Mục lục:
- Giới thiệu:
- 1.1 Mục đích của các cuộc họp là gì?
- 1.2 Các yêu cầu về tổ chức và pháp lý có thể áp dụng đối với tính năng thực hiện theo phút là gì?
- 1.3 Tại sao biên bản phải là một bản ghi chính xác các cuộc thảo luận và quyết định?
- 1.4 Mục đích của các tài liệu và thuật ngữ thường được sử dụng trong các cuộc họp là gì?
- 2.1 Vai trò của người chủ trì và các trách nhiệm chính thức khác trong các cuộc họp là gì?
- 2.2 Bạn hợp tác với chủ tọa như thế nào khi lập biên bản?
- 3.1 / 2 Tại sao bạn nên lắng nghe tích cực khi dành vài phút và bạn làm điều đó như thế nào?
- 3.3. Làm thế nào để bạn ghi chú trong các cuộc thảo luận được tổ chức tại các cuộc họp?
- 3.4 / 5 Tại sao bạn nên làm rõ và làm như thế nào?
- 3.6 Bạn sắp xếp, lựa chọn và cấu trúc thông tin như thế nào để lập biên bản?
- 3.7 Sử dụng đúng giọng điệu và ngôn ngữ chuyên nghiệp trong vài phút có nghĩa là gì?
Dành vài phút là điều quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào.
David Travis, CC0, qua Unsplash
Giới thiệu:
Đơn vị này là đơn vị tùy chọn Nhóm B ở Cấp độ 2 với 4 tín chỉ. Phần này giúp ứng viên có kiến thức và hiểu rõ về các công việc trong khi lập biên bản, vai trò của người chủ trì và người lập biên bản trong các cuộc họp, quy trình lập biên bản, chuẩn bị lập biên bản và cách tuân thủ các quy trình, chính sách và hướng dẫn của tổ chức khi lập biên bản. phút
Vui lòng tìm một tuyên bố cá nhân liên quan đến đơn vị này!
Tái bút: Xin lưu ý, vui lòng không sao chép bất cứ thứ gì được gửi ở đây và hiển thị chúng trong tệp của bạn. Điều này đã được xuất bản ở đây, hoàn toàn là để giúp bạn có được ý tưởng / hiểu biết về những gì họ mong đợi bạn viết và cách bạn phải viết. Bạn sẽ phải liên quan đến khu vực làm việc và tổ chức của mình và gắn bó với nó trong khi chuẩn bị hồ sơ. Cảm ơn bạn đã hợp tác của bạn.
1.1 Mục đích của các cuộc họp là gì?
Mục đích chính của các cuộc họp là để chia sẻ ý tưởng và bày tỏ những suy nghĩ khác nhau. Các cuộc họp được sử dụng trong hầu hết mọi tổ chức như một cách truyền đạt thông tin cho những người khác, nơi chức năng chính của họ là thông báo, tìm kiếm ý tưởng, tìm kiếm sự làm rõ, giải quyết vấn đề, thảo luận đề xuất / cách làm việc, đưa ra quyết định và giải quyết tranh chấp.
1.2 Các yêu cầu về tổ chức và pháp lý có thể áp dụng đối với tính năng thực hiện theo phút là gì?
Biên bản phải là một bản mô tả chính xác chương trình của cuộc họp. Cấu trúc của biên bản tuân theo danh sách các mục trong chương trình. Để mất vài phút một cách hiệu quả, bạn cần chuẩn bị sẵn mẫu dựa trên các mục trong chương trình. Để lại nhiều không gian để viết các ghi chú khi cuộc họp diễn ra. Điều này sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn và chuyển đổi các hạng mục một cách suôn sẻ khi cuộc họp diễn ra.
Biên bản là tài liệu pháp lý dùng làm bằng chứng cho các tài liệu tham khảo sau này liên quan đến bất kỳ cuộc thảo luận nào được thực hiện trong cuộc họp. Biên bản phải có tiêu đề, thời gian, ngày tháng, địa điểm họp, tên người tham dự, lời xin lỗi, khách đến thăm, mục, hành động cần thiết và ngày cho cuộc họp tiếp theo.
Đảm bảo viết ra các hành động cho từng mục trong chương trình và cho ai. Biên bản phải chính xác, vì mọi người sẽ tham khảo nó trong tương lai và họ sẽ có thể hiểu chính xác những gì đã xảy ra trong cuộc họp.
1.3 Tại sao biên bản phải là một bản ghi chính xác các cuộc thảo luận và quyết định?
Biên bản phải được viết chính xác và ngắn gọn để bất kỳ người nào, dù họ có tham dự cuộc họp hay không, đều có thể biết được những gì đã diễn ra.
Biên bản đóng vai trò là hồ sơ chính thức về các hành động xảy ra tại cuộc họp và tạo thành hồ sơ lịch sử cho một nhóm hoặc một bộ phận. Ngay cả khi mọi người quên nhớ lại những gì đã xảy ra trong một cuộc họp hoặc những gì đã được thảo luận và quyết định, biên bản sẽ giúp họ tham khảo lại và thu được thông tin đó. Biên bản cũng ghi lại các hành động được thực hiện và các hành động cần được thực hiện. Vì vậy, nó hoạt động như một lời nhắc nhở về thời hạn phải được đáp ứng. Biên bản cũng cung cấp thông tin cho những người không có mặt trong cuộc họp.
1.4 Mục đích của các tài liệu và thuật ngữ thường được sử dụng trong các cuộc họp là gì?
Tài liệu cuộc họp được tạo ra khi doanh nghiệp đang họp để thảo luận các vấn đề liên quan đến hoạt động hiện tại và hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.
Ba tài liệu cuộc họp phổ biến là:
- Thông báo cuộc họp (chi tiết như ngày, giờ, loại cuộc họp, địa điểm, mục đích của cuộc họp)
- Chương trình nghị sự (liệt kê chi tiết chương trình họp)
- Biên bản (Biên bản / bằng chứng về cuộc họp với các chi tiết như địa điểm và thời gian cuộc họp, mục đích cuộc họp, người tham dự, chủ tọa cuộc họp, lời xin lỗi, chương trình làm việc, xem xét biên bản cuộc họp trước, ngày, giờ, địa điểm cuộc họp tiếp theo và thời gian bế mạc cuộc họp)
2.1 Vai trò của người chủ trì và các trách nhiệm chính thức khác trong các cuộc họp là gì?
Vai trò của Chủ tọa là đảm bảo ghi chép chính xác về cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm
- Giúp người lập biên bản thỏa thuận các mục trong chương trình làm việc.
- Thực hiện theo trình tự các mục trong chương trình.
- Thông báo cho người xem xét phút về bất kỳ mục nào cần được xóa khỏi chương trình đã thỏa thuận.
- Tóm tắt các điểm, quyết định hoặc hành động cụ thể đã thống nhất cho từng mục trong chương trình trước khi chuyển sang mục tiếp theo.
- Đồng ý và cung cấp một bản tóm tắt cho các cuộc thảo luận dài.
- Xem lại biên bản khi chúng được viết dưới dạng bản nháp.
2.2 Bạn hợp tác với chủ tọa như thế nào khi lập biên bản?
Tôi thảo luận với chủ tọa trước khi cuộc họp bắt đầu thông qua các mục trong chương trình nghị sự, và cả về bất kỳ khách nào đang tham dự cuộc họp. Tôi nhận được lời khuyên về thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp nếu không có phòng thông thường nơi tổ chức cuộc họp. Khi nghi ngờ, tôi hỏi liệu có cần thêm một cuộc thảo luận cụ thể vào biên bản hay không. Tôi cũng làm rõ mọi điều khoản kỹ thuật được thảo luận trong cuộc họp để tránh ghi sai thông tin. Sau cuộc họp, tôi soạn thảo biên bản sớm nhất có thể và được người quản lý của tôi phê duyệt trước khi phân phát cho các thành viên.
3.1 / 2 Tại sao bạn nên lắng nghe tích cực khi dành vài phút và bạn làm điều đó như thế nào?
Tôi nên tích cực lắng nghe trong khi ghi lại biên bản, bởi vì chúng đóng vai trò như một bản ghi quyết định và thông tin chi tiết cho bất kỳ điều gì được thảo luận và thống nhất trong cuộc họp.
Sau đây là một số cách tôi làm điều đó:
- Tôi cần lắng nghe phân tích, tìm kiếm ý chính và chi tiết.
- Tôi làm rõ những điều tôi không hiểu hoặc yêu cầu chủ tọa nhắc lại những sự kiện mà tôi không hiểu.
- Tôi cân nhắc đến cảm xúc của các diễn giả và những người tham dự.
- Tôi chủ động và sẵn sàng đáp ứng.
- Tôi loại bỏ sự phân tâm (tiếng ồn, gián đoạn, v.v.) và tập trung vào người nói để không bỏ lỡ những điểm quan trọng và hành động cần được ghi lại.
3.3. Làm thế nào để bạn ghi chú trong các cuộc thảo luận được tổ chức tại các cuộc họp?
Tôi đến cuộc họp sớm, tôi chắc chắn rằng tôi biết người chủ trì là ai, tôi ngồi cạnh Chủ tọa và kiểm tra xem mọi người đã có đầy đủ giấy tờ (chương trình) chưa và lấy những tờ giấy dự phòng. Tôi đã đọc kỹ tất cả các giấy tờ trước cuộc họp và hỏi tên của những người có mặt. Hãy lắng nghe cẩn thận, viết ra những từ chính và viết ra quyết định. Tôi yêu cầu làm rõ và kiểm tra các ghi chú của tôi với ghế.
3.4 / 5 Tại sao bạn nên làm rõ và làm như thế nào?
Bất kỳ nghi ngờ nào phát sinh trong khi viết biên bản phải được làm rõ, vì chúng là các quyết định được thực hiện như một nhóm và chúng hỗ trợ cho việc tham khảo trong tương lai.
Tôi làm rõ mọi thứ bằng cách yêu cầu chủ tọa hoặc nhóm lặp lại hoặc nói chậm một chút nếu tôi nghi ngờ về bất kỳ cuộc thảo luận nào. Tôi cho mình thời gian để lắng nghe và loại bỏ sự phân tâm.
3.6 Bạn sắp xếp, lựa chọn và cấu trúc thông tin như thế nào để lập biên bản?
Tôi sử dụng một mẫu nhất quán để tạo ra biên bản. Mục đích của cuộc họp khác nhau giữa các loại cuộc họp, do đó, bố cục của biên bản cũng có thể khác nhau.
Mẫu được sử dụng cũng sẽ giúp bạn dễ dàng xác định thông tin quan trọng và nó phải nhất quán trong một loạt các cuộc họp.
Tôi cấu trúc biên bản như sau:
- Tiêu đề của cuộc họp.
- Ngày và giờ của cuộc họp.
- Danh sách tất cả những người có mặt dưới tiêu đề "Hiện tại".
- Danh sách tất cả những người không có mặt nhưng đã gửi lời xin lỗi, danh sách này nên có tiêu đề "Lời xin lỗi".
- Xác nhận rằng biên bản cuộc họp trước đã được thống nhất. Ngày của cuộc họp trước đó nên được bao gồm.
- Bất kỳ sửa đổi hoặc hành động nào phát sinh từ biên bản cuộc họp trước đó phải được viết ra.
- Mọi vấn đề phát sinh từ các biên bản trước đó nên được đưa vào tiêu đề các vấn đề sẽ được thảo luận.
- Biên bản phải luôn tuân theo thứ tự đã được tuân theo trong cuộc họp.
- Ngày gặp mặt tiếp theo.
3.7 Sử dụng đúng giọng điệu và ngôn ngữ chuyên nghiệp trong vài phút có nghĩa là gì?
Biên bản là một bản ghi lại chính xác những gì đã xảy ra trong cuộc họp. Vì vậy, nó nên có một bản ghi các cuộc thảo luận và hành động. Nó nên tập trung vào các mục đã được thảo luận và có thông tin rõ ràng về những gì đã được quyết định cho mỗi mục. Biên bản phải được viết thành câu hoàn chỉnh và đủ chi tiết. Làm như vậy sẽ giúp bất kỳ độc giả nào không có mặt trong cuộc họp hiểu được những gì thực sự đã được thảo luận.
Tái bút: Xin lưu ý, vui lòng không sao chép bất cứ thứ gì được gửi ở đây và hiển thị chúng trong tệp của bạn. Điều này đã được xuất bản ở đây, hoàn toàn là để giúp bạn có được ý tưởng / hiểu biết về những gì họ mong đợi bạn viết và cách bạn phải viết. Bạn sẽ phải liên quan đến khu vực làm việc và tổ chức của mình và gắn bó với nó trong khi chuẩn bị hồ sơ. Cảm ơn bạn đã hợp tác của bạn.