Mục lục:
- Giới thiệu
- Vai trò của các cuộc họp
- Các yêu cầu pháp lý và tổ chức có thể áp dụng cho việc lập biên bản
- Lợi ích của Biên bản như một bản ghi chính xác các cuộc thảo luận và quyết định
- Các tài liệu thường được sử dụng trong các cuộc họp: Huyền thoại, Biên bản, Các vấn đề phát sinh, Bảng hành động
Livingsta's Photography
Giới thiệu
Bài báo này được viết để giúp các ứng viên đang theo đuổi trình độ của họ trong Kinh doanh và Quản trị. Điều này không có nghĩa là nó sẽ không hữu ích / hữu ích cho người khác. Bài viết này sẽ mang lại lợi ích cho bất kỳ ai làm việc cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức và mất vài phút để tạo ra hồ sơ chính xác về các cuộc thảo luận và quyết định được thực hiện trong các cuộc họp và ghi nhật ký hành động như một phần trong vai trò công việc của họ.
Để có thể lập biên bản tại một cuộc họp, một người cần có kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng đánh giá, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch. Ghi lại phút không chỉ là ngồi xuống một cuộc họp và viết ghi chú. Nó bao gồm rất nhiều sự chuẩn bị trước và sau cuộc họp và cũng cần nhiều kỹ năng để đưa ra một biên bản ghi chép tốt nhất.
Trước khi cuộc họp thực sự diễn ra, người ta cần chuẩn bị cho cuộc họp về địa điểm, người tham dự, chương trình làm việc, giải khát, yêu cầu truy cập và tài liệu cần thiết. Đối với bất kỳ bài thuyết trình nào, bạn cần sẵn sàng với tất cả các thiết bị như máy tính xách tay, máy chiếu trên cao, các tài liệu và tài liệu cần thiết để trình bày ý tưởng.
Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy ghi chú lại mọi thay đổi vào phút chót đối với chương trình. Luôn giữ một bản sao của các vấn đề phát sinh trong cuộc họp cuối cùng và các điểm hành động. Trong khi mất vài phút, tốt nhất là nên có một bản mẫu phù hợp với yêu cầu, phong cách và tiêu chuẩn của tổ chức.
Sau khi hoàn thành đơn vị này, ứng viên sẽ có kiến thức tốt về vai trò của các cuộc họp, tại sao cuộc họp được tổ chức, các yêu cầu pháp lý và tổ chức có thể áp dụng cho việc lập biên bản, tại sao lập biên bản và lợi ích của chúng, lý do tại sao phải lập biên bản chính xác và các tài liệu khác nhau được sử dụng trong các cuộc họp như một phần của quy trình lập biên bản, trước và sau cuộc họp.
Thí sinh cũng sẽ có kiến thức về các loại biên bản và cách viết biên bản, cách cấu trúc và viết biên bản với giọng điệu chính xác của ngôn ngữ, cách lưu trữ và mục đích của việc lưu trữ chúng một cách an toàn và bảo mật. Những điều này được thảo luận trong phần thứ ba của loạt bài này.
Trước khi bắt đầu đơn vị này, người ta cần biết định nghĩa hoặc ý nghĩa của phút.
Biên bản là tài liệu chính thức và là bản tóm tắt các bản ghi của một cuộc họp. Chúng chính xác và chứa thông tin về những gì đã được thảo luận trong một cuộc họp, những khuyến nghị là gì, các quyết định của các cuộc thảo luận và các điểm hành động của chúng.
Biên bản được viết tốt sẽ ngắn gọn, chính xác và đầy đủ thông tin, và chúng sẽ được trình bày một cách hợp lý với các cuộc thảo luận, khuyến nghị, quyết định và điểm hành động rõ ràng.
Vai trò của các cuộc họp
Từ điển định nghĩa cuộc họp là " Một cuộc tụ họp được sắp xếp chính thức " hoặc " Hành động xã hội tập hợp vì một số mục đích chung ."
Cuộc họp là sự tập hợp của hai hoặc nhiều người để thảo luận, chia sẻ thông tin và đạt được thỏa thuận. Các cuộc họp có thể diễn ra theo nhiều cách khác nhau như gặp mặt trực tiếp, cuộc gọi hội nghị, hội nghị truyền hình,… Một cuộc họp không nên lãng phí thời gian và phải hiệu quả. Các cuộc họp hiệu quả diễn ra với kế hoạch phù hợp và phải có mục đích và kết quả.
Vai trò của các cuộc họp là:
- Để phối hợp hành động, cho một quyết định được đồng ý chung.
- Để đưa ra quyết định nhanh hơn so với các cuộc gọi điện thoại và email. Ví dụ: nó có thể khiến mọi người bực bội khi đổ chuông và để lại thư thoại hoặc gửi email cho họ và chờ trả lời trong một thời gian dài.
- Ví dụ: để tiết kiệm thời gian, bạn có thể nói một điều gì đó mất hơn 15 phút để viết trên một email mà người nhận vẫn có thể không rõ ràng, có thể được nói chuyện sau hai phút nếu bạn gặp mặt trực tiếp.
- Để chia sẻ thông tin, để đạt được hoặc tìm kiếm ý tưởng và thông tin và làm rõ mọi thứ.
- Để giải quyết các vấn đề hoặc bất kỳ vấn đề nào và hoạch định chiến lược làm việc.
- Để thảo luận các vấn đề của tổ chức hoặc phòng ban một cách chi tiết, khi điều này có thể khó khăn thông qua liên lạc qua email.
- Để tránh nhầm lẫn, xung đột và khác biệt.
- Để thảo luận về các dự án hoặc bất cứ điều gì liên quan đến công việc và cách thực hiện.
- Để làm rõ và giải quyết các xung đột và giải quyết các tranh chấp.
- Đưa ra quyết định về các vấn đề được thảo luận và giúp theo dõi các hành động chống lại bất kỳ quyết định nào được đưa ra trong quá khứ.
- Để giúp đưa ra quyết định nhanh hơn, vì mọi người đều có mặt ở một nơi để thảo luận và quyết định.
- Đàm phán về các hợp đồng và thỏa thuận tùy thuộc vào tổ chức hoặc các vấn đề liên quan.
- Để cho mọi người có cơ hội nói và nói lên suy nghĩ và ý tưởng của họ.
- Để đưa ra các quyết định và hành động khẩn cấp trong thời điểm cần thiết - quản lý khủng hoảng.
- Để giúp xây dựng nhóm và tạo động lực.
- Để giúp thiết lập các mục tiêu và mục tiêu.
Nói chung, vai trò của cuộc họp là thực hiện một số cuộc thảo luận quan trọng và đưa ra quyết định bằng cách tập hợp tất cả các thành viên có liên quan đến một nơi. Điều này sẽ tránh được nhiều cuộc điện thoại, email và những nhầm lẫn liên quan, giúp đưa ra quyết định rõ ràng và chỉ định hành động cho người hoặc người hoặc bộ phận có liên quan.
Các yêu cầu pháp lý và tổ chức có thể áp dụng cho việc lập biên bản
Biên bản họp phải đáp ứng các yêu cầu về pháp lý và tổ chức của tổ chức, vì nhiều lý do.
Các yêu cầu tối thiểu được mong đợi của biên bản là, chi tiết về
- Cuộc họp diễn ra ở đâu?
- Cuộc họp diễn ra khi nào bao gồm ngày giờ?
- Ai có mặt trong cuộc họp và vai trò khác nhau của họ trong cuộc họp?
- Ai đã vắng mặt?
- Cuộc họp diễn ra như thế nào?
- Điều gì đã xảy ra tại cuộc họp?
- Những gì đã được thảo luận tại cuộc họp?
- Điều gì đã được quyết định và các điểm hành động chính thức của các cuộc thảo luận và quyết định?
Biên bản đóng vai trò là tài liệu ràng buộc pháp lý trong nhiều tình huống và trong nhiều tổ chức và có thể được tạo ra làm bằng chứng cho các cuộc thảo luận và quyết định nhất định khi có những thách thức pháp lý trong tương lai.
Biên bản cần phải có ngày của cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp và cả thời gian và địa điểm nếu có thể. Biên bản cần ghi lại sự hiện diện của một số đại biểu, vì hầu hết các quyết định hợp lệ cần có số người tối thiểu để đưa ra quyết định. Ví dụ: trong tổ chức của tôi, khi Người quản lý hoạt động đưa ra các quyết định trong cuộc họp nhóm, họ mong đợi một trưởng nhóm có mặt để quyết định có hiệu lực như một phần của yêu cầu pháp lý và tổ chức của tổ chức chúng tôi.
Lợi ích của Biên bản như một bản ghi chính xác các cuộc thảo luận và quyết định
Biên bản được thực hiện trong cả các cuộc họp chính thức và không chính thức, và cuộc họp có thể là một cuộc họp ngắn hoặc cuộc họp ủy ban / hội đồng quản trị hoặc một cuộc thảo luận nhóm, v.v. Phong cách của biên bản thay đổi tùy theo mục đích.
Biên bản là bản ghi lại một sự kiện hoặc cuộc họp và do đó được ghi lại để có bằng chứng chính thức về những gì đã xảy ra hoặc những gì đã được thảo luận và quyết định trong một cuộc họp. Nó giúp những người không thể tham dự cuộc họp và cũng giúp tổ chức hoặc công ty để tham khảo trong tương lai. Vì lý do này, phút phải chính xác.
Mục đích và lợi ích của biên bản như một bản ghi chính xác của các cuộc thảo luận và quyết định là:
- Nhiều công ty sẽ không chỉ có biên bản để tham khảo và ghi lại mà còn phải chia sẻ những thông tin này với các công ty hợp danh và người sở hữu cổ phần của họ. Trong những trường hợp này, biên bản cung cấp bằng chứng cho việc diễn ra các cuộc họp và cũng phản ánh chất lượng và tiêu chuẩn của tổ chức.
- Chúng cung cấp hồ sơ về các cuộc thảo luận và quyết định và do đó được coi là bộ nhớ và lịch sử của tổ chức.
- Các biên bản sẽ cần được chia sẻ với công chúng khi đến các cơ quan quản lý nhà nước. Vì vậy, các bản ghi của cuộc họp sẽ có sẵn để công chúng xem vì mọi người sẽ muốn biết kết quả của các cuộc họp và thảo luận và chúng được thực hiện như thế nào.
- Biên bản có thể được sử dụng để giám sát các quyết định và hành động được đề cập trong trường hợp có xung đột trong tương lai.
- Sẽ có những điểm hành động trong vài phút cần được thực hiện và những điểm này sẽ giúp thực hiện những thay đổi và cải tiến cho tổ chức và do đó, những phút sẽ là lời nhắc nhở về những hành động đó, người cần thực hiện chúng và trong khung thời gian mà nó cần được thực hiện.
- Việc chia sẻ biên bản với những người liên quan không thể tham dự sẽ giúp họ thông báo về bất kỳ thay đổi, thảo luận và quyết định nào.
- Nói chung, những biên bản này giúp tổ chức phát triển và cũng giúp xây dựng các phòng ban và các thành viên trong nhóm.
Mẫu mẫu cho Chương trình họp
Livingsta - Được tạo trong MS Word
Các tài liệu thường được sử dụng trong các cuộc họp: Huyền thoại, Biên bản, Các vấn đề phát sinh, Bảng hành động
Đối với bất kỳ cuộc họp nào diễn ra theo cách thủ tục, cần có một số tài liệu quan trọng và cần thiết liên quan mà không có cuộc họp sẽ không diễn ra suôn sẻ.
Các tài liệu cần thiết cho một cuộc họp là:
Chương trình nghị sự - Chương trình làm việc là một tài liệu được tạo bởi thư ký hoặc quản trị viên hoặc bất kỳ ai ở vị trí hoặc vai trò công việc tương tự. Sau đó, nó được phê duyệt bởi người chủ trì và được chuyển đến các thành viên khác sẽ tham dự cuộc họp. Nó có thể được phân phối dưới dạng điện tử hoặc dưới dạng bản cứng. Tốt nhất là luôn có một vài bản sao dự phòng.
Chương trình làm việc có chi tiết về tên cuộc họp, ngày họp, thời gian cuộc họp và địa điểm cuộc họp ở trên cùng. Tiếp theo là những người tham dự, lời xin lỗi và khách / diễn giả. Sau đó theo dõi các mục trong chương trình nghị sự, nơi các vấn đề khẩn cấp và quan trọng được liệt kê ở đầu danh sách. Các mục bắt buộc trong danh sách chương trình nghị sự là, biên bản trước đó hoặc Xác nhận biên bản trước đó, các vấn đề phát sinh và bất kỳ công việc kinh doanh nào khác. Phần còn lại là các mục được thu thập từ các thành viên có liên quan tham gia cuộc họp.
Mẫu biểu mẫu cho Bảng điểm danh
Livingsta - Được tạo trong MS Word
Bảng điểm danh - Tài liệu này là danh sách tất cả những người tham dự cuộc họp. Để có chi tiết chính xác, một vài cột được bao gồm như, Tên, Chức vụ, Số liên lạc, Địa chỉ email. Điều này sẽ giúp người lập biên bản ghi lại tên trong biên bản và cũng sẽ giúp liên hệ với họ dễ dàng khi cần thiết, đặc biệt là khi có các thành viên bên ngoài tham dự cuộc họp. Vui lòng xem một định dạng ở bên phải mà tôi sử dụng trong tổ chức của mình để tham dự.
Điều này thường không được sử dụng cho các cuộc họp nội bộ mà được sử dụng cho các cuộc họp có sự tham gia của khách hàng bên ngoài hoặc các tổ chức đối tác. Nhưng luôn tốt khi có một cuộc họp mà có rất nhiều thành viên hoặc các phòng ban khác nhau đang tham gia một cuộc họp và có thể có những người mà bạn không nhận ra. Điều này cũng cắt giảm thời gian của bạn trong việc viết ra danh sách những người tham dự, đặc biệt là khi có một số lượng lớn người tham dự.
Bảng chú giải thuật ngữ và từ viết tắt - Nếu cuộc họp bao gồm thảo luận về kinh doanh trong đó các thuật ngữ kỹ thuật và từ viết tắt sẽ được sử dụng và nếu có những người tham dự không quen với các thuật ngữ và từ viết tắt đó, tốt nhất bạn nên đưa ra một danh sách gồm một mô tả ngắn gọn hoặc ý nghĩa. Điều này sẽ giúp họ theo dõi cuộc họp một cách dễ dàng và ngăn chặn quá nhiều gián đoạn không cần thiết.
Mẫu biên bản mẫu
Livingsta - Được tạo trong MS Word
Quy tắc đạo đức / quy tắc ứng xử - Quy tắc này không được sử dụng trong tất cả các cuộc họp, nhưng có thể được sử dụng trong các cuộc họp hội đồng quản trị và các cuộc họp có sự tham gia của công chúng, v.v. Đây là tập hợp các nguyên tắc và kỳ vọng được đặt ra cho các thành viên, theo đó họ phải tuân thủ khi tham gia cuộc họp. Nó được đặt ra để cuộc họp diễn ra suôn sẻ và thành công. Trong một số cuộc họp, nó được sử dụng để bảo vệ quyền tự do ngôn luận.
Biên bản trước - Đây là những biên bản từ cuộc họp trước và được đưa đến cuộc họp để đọc và xác nhận. Ngoài ra, các điểm hành động từ cuộc họp trước cũng được kiểm tra xem chúng đã được thực hiện chưa, hoặc các hành động đang ở trạng thái nào, nếu không được thực hiện, lý do của việc đó được thu thập và ghi lại trong biên bản cùng với các hành động hoặc quyết định cần thiết.
Ghi chép (Biên bản) - Ghi chép là bước lập biên bản. Đây là tài liệu chính trong cuộc họp vì mọi thứ diễn ra hoặc được thảo luận hoặc quyết định đều được ghi lại. Các ghi chú do thư ký hoặc quản trị viên hoặc một nhân viên văn phòng tương tự ghi xuống và chúng được viết ra theo một phong cách đã thống nhất tuân theo các chính sách và thủ tục của tổ chức. Có thể sử dụng một mẫu để tiện ghi chú.
Mẫu mẫu cho Ghi chú hành động
Livingsta - Được tạo trong MS Word
Các tài liệu đính kèm vào biên bản - Đôi khi trong các cuộc họp, một chính sách hoặc thủ tục hoặc một báo cáo có thể phải được đọc và đồng ý. Trong trường hợp này, tài liệu này sẽ được đưa vào cuộc họp để các thành viên đọc và tài liệu này sẽ phải được đính kèm với biên bản. Chi tiết về cách thực hiện điều này sẽ được thảo luận trong một phần khác của bài này.
Giấy tờ trình bày - Một số cuộc họp sẽ có giấy tờ trình bày. Mặc dù các bài thuyết trình được thực hiện trên màn hình lớn với máy chiếu từ trên cao, nhưng tốt hơn hết là bạn nên cung cấp cho tất cả những người tham dự một bản sao để họ có một bản ghi về những gì đã được trình bày và nó cũng sẽ giúp họ ghi lại những điểm quan trọng sẽ hữu ích hoặc hữu ích cho họ để tham khảo trong tương lai khi bài thuyết trình tiếp tục.
Bảng hành động - Bảng này không bắt buộc, nhưng để rõ ràng và được tổ chức hợp lý, những gì bạn có thể làm là, thu thập tất cả các điểm hành động từ cuộc họp trước và đề cập đến trạng thái của từng điểm, để dễ dàng thực hiện hơn họ trong cuộc họp. Ngoài ra, bất kỳ điểm hành động nào cho cuộc họp hiện tại cũng có thể được ghi chú trên trang tính đó, trong khi một số hành động có thể có liên kết với các hành động trước đó. Nó cũng sẽ dễ dàng hơn vào cuối cuộc họp để tóm tắt tất cả các điểm hành động từ trang tính này. Tuy nhiên, điều này là không bắt buộc. Những người khác nhau hoạt động khác nhau, vì vậy bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào thuận tiện và điều đó sẽ làm cho quy trình đơn giản và dễ dàng hơn cho bạn.
Ngoài những tài liệu này, tùy thuộc vào cuộc họp và mục đích của nó, nhiều tài liệu khác như thông báo cuộc họp, báo cáo tài chính, báo cáo nghiên cứu, báo cáo dự án, thư từ, báo cáo của chủ tọa, v.v., có thể là tài liệu được sử dụng trong cuộc họp.
Vui lòng theo liên kết bên dưới để điều hướng đến phần tiếp theo của đơn vị này, nơi vai trò của người chủ trì cuộc họp và trách nhiệm của họ, cách người ghi phút làm việc cùng với người chủ trì trong cuộc họp, cách lắng nghe hiệu quả và ghi chú và mục đích của làm rõ bất kỳ nghi ngờ nào trong cuộc họp được thảo luận.
Biên bản - Phần II
Tôi hy vọng điều này đã được một số giúp đỡ cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc. Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc bất kỳ phản hồi nào liên quan đến bài viết này. Nếu bạn cảm thấy rằng nó không bao gồm các chủ đề liên quan, vui lòng phản hồi!
Cảm ơn bạn.
Livingsta