Mục lục:
- Các loại phút khác nhau
- Các kiểu viết khác nhau được sử dụng trong vài phút
- Cách sắp xếp, lựa chọn và cấu trúc thông tin để tạo biên bản
- Giọng điệu chính xác và sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp trong vài phút
Livingsta's Photography
Bài viết này là một trong nhóm ba bài viết về lập biên bản (hai bài còn lại là về mục đích của cuộc họp và biên bản, và vai trò của người chủ trì cuộc họp và người ghi biên bản. Bài viết này giải thích các loại biên bản khác nhau, các cách viết khác nhau được sử dụng trong việc lập biên bản, phân loại, lựa chọn và cấu trúc thông tin để tạo ra biên bản, giọng văn chính xác và cách sử dụng ngôn ngữ chuyên môn trong biên bản.
Các loại phút khác nhau
Có nhiều loại biên bản khác nhau và loại biên bản mà bạn viết sẽ tùy thuộc vào mục đích sử dụng của biên bản. Thông thường, một loại biên bản không chính thức đơn giản được sử dụng trong các cuộc họp nhóm, trong khi một loại biên bản chính thức chi tiết được viết nếu biên bản dành cho khán giả bên ngoài. Vì vậy loại biên bản phụ thuộc vào đối tượng và mục đích.
Về cơ bản có ba loại phút:
- Biên bản nguyên văn
- Biên bản thảo luận
- Ghi chú hành động
Số phút nguyên văn:Nguyên văn có nghĩa là “Chính xác những từ được sử dụng bởi một nhà văn hoặc người nói” hoặc “từng từ một”. Biên bản này được sử dụng đặc biệt khi có tranh chấp nào đó và mỗi lời nói của người nói sẽ phải được ghi lại. Nó được sử dụng trong các cuộc họp hội đồng quản trị chính thức hoặc các cuộc họp thường niên chung hoặc trong các tình huống pháp lý mà một người ghi lại cuộc thảo luận từng từ một. Tất cả các tranh luận và bình luận được đưa ra đều được ghi lại. Thông thường nó sẽ là một tình huống mà cuộc thảo luận tập trung vào một cá nhân cụ thể. Vì nó có thể là một quá trình tẻ nhạt, tùy thuộc vào tính chất nhạy cảm của các vấn đề được thảo luận, người ghi âm sẽ phải sử dụng máy ghi âm hoặc sẽ phải sử dụng tốc ký và sau đó gõ các ghi chú sau đó. Cần phải cẩn thận trong khi ghi âm để đoạn ghi âm không lọt vào tay kẻ xấu.Ví dụ về các tình huống mà biên bản chính xác được thực hiện là kháng cáo, điều trần công khai, họp hội đồng, hội đồng kỷ luật, thủ tục khiếu nại, v.v.
Biên bản kín đáo: Các loại biên bản này được sử dụng khi diễn ra các cuộc họp chính thức hơn như cuộc họp ủy ban hoặc hội đồng quản trị. Chúng có nội dung chính của cuộc thảo luận và các điểm hành động. Những cuộc họp kiểu này có khả năng có khán giả bên ngoài, những người sẽ truyền bá thông tin được thảo luận trong cuộc họp. Vì vậy biên bản sẽ có dạng đoạn văn, gọn gàng từng phần và theo thứ tự thảo luận.
Rất hiếm khi thấy những người được đề cập bằng tên của họ trong các loại biên bản này vì các hành động và thảo luận sẽ được thực hiện bởi hội đồng quản trị hoặc ủy ban và do đó sẽ được đề cập là hội đồng quản trị hoặc ủy ban trong biên bản. Biên bản sẽ do thư ký hoặc một người có vai trò tương tự lập, người này sẽ không tham gia thảo luận và do đó sẽ được tự do ghi lại biên bản một cách chính xác. Thư ký trong trường hợp này sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị chương trình nghị sự, sắp xếp cho cuộc họp như địa điểm, giải khát, theo dõi các điểm hành động, thông báo cho chủ tọa và phân phát các giấy tờ liên quan khác.
Điểm hành động: Đây là loại biên bản phổ biến nhất và thường được ghi dưới dạng ghi chú ngắn với chi tiết các quyết định và ghi chú hành động. Các cuộc thảo luận không được ghi lại chi tiết, mà chỉ được đề cập. Biên bản này được thực hiện tại các cuộc họp nhóm, thảo luận nhóm nhỏ, họp nội bộ, thảo luận dự án, vv Như tên của nó, các biên bản này chỉ có một danh sách các quyết định hoặc ghi chú ngắn gọn với các điểm hành động. Chúng tập trung vào kết quả và hành động trong tương lai. Nó có một phong cách trang trọng và có thể được viết dưới dạng gạch đầu dòng vì chúng chỉ được lưu hành nội bộ. Thường thì người ghi phút cũng tham gia cuộc họp trong các cuộc thảo luận. Những phút này rất đơn giản, có thể được viết ra nhanh hơn và chính xác. Các cuộc họp này cũng có một chương trình nghị sự, được chuẩn bị bởi các quản trị viên hoặc bất kỳ ai phụ trách cuộc họp.Đôi khi một trong những người tham gia chỉ viết ra ghi chú khi cuộc họp tiếp tục.
Tất cả những điều trên là các loại biên bản và điều quan trọng là sử dụng từng loại một cách hợp lý và hiệu quả.
Các kiểu viết khác nhau được sử dụng trong vài phút
Cách viết biên bản là công việc quan trọng nhất trong quy trình lập biên bản. Ghi biên bản có nghĩa là ghi chú được thực hiện khi cuộc họp diễn ra hoặc khi bạn đang họp. Bạn cần ghi lại theo cách mà bạn sẽ hiểu sau này khi lập biên bản. Không có quy tắc cụ thể nào phải tuân thủ, vì mọi người đều có cách viết biên bản riêng.
Các kiểu viết khác nhau được sử dụng khi lập biên bản là:
- Sẽ rất tốt nếu bạn có một dàn ý phù hợp với chương trình làm việc, vì vậy bạn có thể dễ dàng ghi chú bên dưới mỗi mục khi cuộc thảo luận tiếp tục
- Chuẩn bị sẵn danh sách những người tham dự và đánh dấu chọn họ khi họ bước vào phòng và điều này sẽ cung cấp cho bạn danh sách những người vắng mặt. Điều này sẽ hữu ích vì bạn không phải viết ra tên của tất cả những người tham dự vì nó có thể tốn thời gian và khó hiểu khi có một nhóm lớn.
- Ghi lại tên cuộc họp, ngày, giờ và địa điểm cuộc họp, bao gồm các mục đã được bỏ lại mà không thảo luận vì lý do nào đó, vì chúng sẽ cần được gọi lại trong tương lai. Cũng đừng quên ghi ngày giờ cuộc họp tiếp theo vào cuối.
- Đừng cố gắng nắm bắt mọi thứ trừ khi nó là những phút nguyên văn. Lắng nghe cẩn thận và nắm bắt các chi tiết quan trọng. Đừng viết những câu dài, chỉ ghi nhanh các điểm (gạch đầu dòng) bằng cách sử dụng ngôn ngữ chuyển tiếp. Cũng tránh lặp lại và cụ thể.
- Nếu việc ghi chú trở nên quá khó khăn do quá nhiều cuộc thảo luận và tham khảo chéo, v.v., bạn luôn có thể cho phép xem cuộc họp có thể được ghi lại trên thiết bị ghi âm hay không. Đảm bảo rằng những người tham gia nhận thức được điều này. Điều này giúp ích rất nhiều cho việc làm rõ mọi thứ trong khi tạo biên bản.
- Khi nói đến biên bản nguyên văn, hãy viết ra từng từ một dưới các tiêu đề có liên quan vì điều này sẽ hữu ích khi bạn tạo biên bản. Bạn cần phải là một người viết nhanh cho điều này, và tốt nhất là biết tốc ký. Viết ra càng nhiều càng tốt là điều quan trọng và bất cứ điều gì không cần thiết có thể để lại sau đó, bởi vì nếu bạn bỏ qua một số thông tin, bạn có thể sẽ không thể nhớ chúng sau này khi viết biên bản.
- Đối với các biên bản thảo luận, hãy viết ra những điểm quan trọng cho mỗi cuộc thảo luận để bạn được nhắc nhở về những gì đã được thảo luận trong khi lập biên bản. Một lần nữa, tốt nhất là viết dưới các tiêu đề thích hợp để tránh nhầm lẫn trong khi lập biên bản.
- Đối với ghi chú hành động, hãy sử dụng các gạch đầu dòng để ghi chú lại những điểm quan trọng. Bạn có thể sử dụng một mẫu với các cột cho chủ đề được thảo luận, quyết định và hành động
- Bạn nên sử dụng các từ viết tắt khi viết, ngay cả đối với tên của các thành viên, vì điều này sẽ giúp viết nhanh hơn. Đảm bảo sử dụng các chữ viết tắt mà bạn tuân theo vì các chữ viết tắt khác sẽ không có ý nghĩa gì khi bạn xem các ghi chú sau này trong khi lập biên bản. Một số ví dụ là, Biên bản (phút), Cơ quan quản lý (GB), Chuẩn bị (chuẩn bị), Quan trọng (hiển thị), v.v.
- Luôn viết ra các cuộc thảo luận theo thứ tự mà chúng đã được thảo luận, nhưng bạn vẫn có thể có số mục theo chương trình. Ví dụ: nếu mục 7 trong chương trình được thảo luận lần thứ ba trong cuộc họp, hãy viết nó ra dưới dạng cuộc thảo luận thứ ba, nhưng bạn có thể có số 7 bên cạnh nó để dễ dàng tham khảo với chương trình.
Tất cả các biên bản phải ngắn gọn và chính xác, và để đạt được điều này, các ghi chú phải được viết chính xác theo đúng trình tự và văn phong. Làm cho việc viết ghi chú càng đơn giản càng tốt bằng cách thực hiện một số chuẩn bị trước cuộc họp và nếu việc viết ghi chú diễn ra suôn sẻ, điều này sẽ làm cho nhiệm vụ tạo biên bản đơn giản hơn nhiều. Biên bản cũng nên giúp những người không thể tham dự cuộc họp hiểu rõ ràng những gì đã diễn ra tại cuộc họp mà không cần đến một cuộc họp khác để làm rõ về các cuộc thảo luận tương tự.
Cách sắp xếp, lựa chọn và cấu trúc thông tin để tạo biên bản
Lập biên bản là công việc tiếp theo trong quy trình lập biên bản. Tốt nhất bạn nên viết biên bản càng sớm càng tốt sau cuộc họp vì bạn sẽ ghi nhớ mọi thứ tốt hơn. Khi viết biên bản, không cần ghi tất cả những gì đã viết ra trong quá trình ghi chép. Cần có đủ thông tin để những người không tham dự cuộc họp có thể theo dõi và nắm bắt nội dung mà không bị nhầm lẫn hoặc cần thông tin thêm. Vì vậy, hãy viết ra những điểm chính / quan trọng.
Điểm đầu tiên cần nhớ là đánh số biên bản. Mỗi mục được thảo luận trong một cuộc họp hoặc mỗi mục trong chương trình đã được thảo luận có một ghi chú ngắn gọi là một phút. Minutes hoàn toàn là một tập hợp các ghi chú ngắn. Vì vậy, để tiện cho việc đọc và làm theo, và để tham khảo, tốt nhất bạn nên đưa ra một con số cho mỗi phút.
Mỗi mục trong chương trình nghị sự hoặc mỗi cuộc thảo luận cần có giải thích (nếu là biên bản thảo luận) hoặc ghi chú ngắn gọn (nếu là ghi chú hành động) về những gì đã được thảo luận với các điểm chính của cuộc thảo luận, mọi bất đồng, quyết định và hành động. Bạn nên có một mẫu chuẩn cho biên bản nếu cuộc họp lặp lại định kỳ, vì điều này sẽ làm cho công việc viết biên bản đơn giản hơn. Bất kỳ mục nào trong chương trình làm việc, là tiêu chuẩn, có thể được thêm vào mẫu biên bản.
Các mục tiêu chuẩn trên tất cả các phút là:
- Chức danh / tên của cuộc họp / hội đồng / ủy ban
- Ngày gặp mặt
- Thời gian gặp gỡ
- Địa điểm / địa điểm
- Danh sách những người tham dự - đây là những người đã được mời tham gia cuộc họp
- Danh sách lời xin lỗi - những người đã nhận được lời xin lỗi
- Danh sách những người vắng mặt - những người được mời nhưng không tham dự và không gửi lời xin lỗi
- Xác nhận Biên bản trước đó cùng với ngày họp trước
- Các sửa đổi phát sinh từ các biên bản trước đó
- Những vấn đề phát sinh
- Tóm tắt các cuộc thảo luận, quyết định và hành động
- Các vấn đề đang tiến hành hoặc hoãn lại hoặc đã hoàn thành
- Bất kỳ doanh nghiệp nào khác
- Ngày họp tiếp theo
Đối với các mục còn lại, hãy thêm / tạo các tiêu đề trên mẫu của bạn. Bây giờ bạn có một bố cục với các tiêu đề cho tất cả các mục được thảo luận trong cuộc họp. Bây giờ hãy xem qua các ghi chú của bạn và thêm thông tin có liên quan như các cuộc thảo luận, quyết định và điểm hành động trên hoặc bên dưới mỗi tiêu đề, loại bỏ thông tin không liên quan.
Việc lập biên bản không phải là một nhiệm vụ quá khó khăn, vì có một tiêu chuẩn hoặc phong cách hoặc mẫu đã thống nhất được sử dụng để viết biên bản. Cấu trúc của biên bản cũng phụ thuộc vào chương trình làm việc vì biên bản được viết theo thứ tự thảo luận các mục trong chương trình.
Trong trường hợp bất kỳ báo cáo hoặc chính sách hoặc thủ tục nào được thông qua trong cuộc họp, chúng phải được đính kèm vào biên bản. Khi biên bản có tệp đính kèm, chú thích Att xuất hiện ở lề của biên bản. Tham chiếu cũng được thực hiện trên trang đầu của tệp đính kèm để cho biết tên cuộc họp hoặc ủy ban hoặc hội đồng quản trị, ngày họp và mục trên biên bản chứa tệp đính kèm. Phần đính kèm này phải được nộp cùng với biên bản sau khi được phê duyệt.
Một khi bạn đã soạn thảo biên bản, nó có thể được gửi đến chủ tọa để làm rõ và sau đó phê duyệt. Sau khi được chủ tọa phê duyệt, chúng có thể được phân phát cho những người có liên quan, đó là những người đã tham dự và những người cần thực hiện các quyết định. Nó có thể hữu ích nếu danh sách hành động cùng với ngày hạn chót được đính kèm cùng với biên bản, để những người tương ứng thực hiện chúng dễ dàng hơn.
Nếu sau khi phát, mọi người yêu cầu chỉnh sửa thì có thể ghi chú lại và đưa đến cuộc họp sau để chủ tọa cùng với các thành viên có mặt trong cuộc họp xác minh, làm rõ. Chỉ sau khi tất cả các thay đổi được thực hiện, biên bản được đồng ý và ký tên là chính xác.
Giọng điệu chính xác và sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp trong vài phút
Trong khi viết, giọng văn của người viết rất quan trọng, vì điều này truyền tải thông điệp và thể hiện thái độ, cảm xúc đối với chủ thể từ người viết và có tác dụng đối với người đọc. Các tông màu thích hợp được sử dụng, phụ thuộc vào đối tượng là ai và cũng phụ thuộc vào thông tin được viết.
Biên bản là tài liệu nghiệp vụ không chỉ người nội bộ xem mà bất kỳ ai bên ngoài tổ chức cũng có thể xem được ngay cả khi đó là cuộc họp nội bộ vào những thời điểm liên quan đến vấn đề pháp lý. Vì vậy, điều quan trọng là phải viết chúng ra một cách chuyên nghiệp bằng giọng điệu và ngôn ngữ chuyên nghiệp / trang trọng. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tài liệu có các câu ngắn gọn và rõ ràng, bám sát trọng tâm và sử dụng các từ đơn giản dễ hiểu.
Biên bản nên được viết ở thì quá khứ vì chúng là về một cuộc họp hoặc cuộc thảo luận đã diễn ra trong quá khứ. Sử dụng giọng bị động nếu bạn có thể trong khi viết ra phút, vì điều này sẽ loại bỏ việc sử dụng tên của bất kỳ cá nhân nào, nhưng chỉ sử dụng giọng bị động sẽ không có ý nghĩa và gây khó hiểu. Vì vậy, hãy luôn sử dụng kết hợp các câu thoại chủ động và bị động trong khi viết ra biên bản.
Biên bản có chi tiết về những gì đã được một nhóm thành viên thảo luận và quyết định trong cuộc họp, do đó, tốt nhất là viết biên bản với tư cách là người thứ ba. Bằng cách đó, bạn tạo khoảng cách với bài viết của mình và viết ra mọi thứ một cách trung lập. Sử dụng các cụm từ như, “chủ tọa đã nói rằng”, “điều đó đã được ghi nhận”, “ủy ban đã quyết định điều đó”, “nó đã được quyết định”, v.v. Trong trường hợp các điểm được đưa ra bởi một người cụ thể hoặc khi thỏa thuận được thực hiện bởi một cá nhân, điều quan trọng là chỉ rõ người đó và những gì họ đã nói, vì nó sẽ giúp ích cho việc tham khảo sau này.
Các lời nói trong cuộc họp không được viết chính xác trong biên bản mà phải chuyển sang một ngôn ngữ khác có thể chấp nhận được đối với các tài liệu chuyên môn. Nếu các thành viên trong cuộc họp đã sử dụng tiếng lóng, đừng đưa chúng vào biên bản mà hãy thay thế bằng những từ thích hợp. Nếu chúng không liên quan đến quyết định hoặc không quan trọng, chỉ cần bỏ qua chúng. Tương tự như vậy khi các tranh luận hoặc bất đồng xảy ra trong các cuộc họp, đừng viết chúng ra dưới dạng tranh luận, thay vào đó hãy sử dụng các cụm từ thay thế như “nhiều quan điểm đã được bày tỏ” hoặc “nhiều ý kiến đã được bày tỏ”. Điều này không nói rõ người đã bất đồng, nhưng cho người đọc biết rằng đã có một cuộc thảo luận vì bất đồng.
Sử dụng các cụm từ hoặc từ như, “đã quan tâm”, “giám đốc đã nêu rõ”, “hội đồng quản trị giải thích”, “giám đốc điều hành đã yêu cầu”, “bày tỏ quan ngại về”, “đề xuất với cuộc họp”, “nêu vấn đề”, v.v… Điểm lưu ý tiếp theo là kiểm tra chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Đừng chỉ dựa vào kiểm tra chính tả và ngữ pháp trên trình soạn thảo tài liệu của bạn. Tốt nhất là đọc thủ công biên bản sau khi bạn đã soạn thảo chúng và nhờ người khác đọc và phản hồi.
Tôi hy vọng điều này đã được một số giúp đỡ cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc. Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc bất kỳ phản hồi nào liên quan đến trung tâm này. Nếu bạn cảm thấy rằng nó không bao gồm các chủ đề liên quan, vui lòng phản hồi!
Cảm ơn bạn.
Livingsta