Mục lục:
- Hệ thống thông tin và các tính năng của chúng
- Yêu cầu pháp lý và tổ chức của thông tin
- Chọn thông tin nào để lưu trữ
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin
- Định dạng và cung cấp thông tin đúng lúc
- Chọn thông tin nào để xóa
- Giải quyết các vấn đề với hệ thống thông tin
William Bout, thông qua Unsplash
Hệ thống thông tin và các tính năng của chúng
Hệ thống thông tin chăm sóc, tạo, xử lý, phân phối và xem xét dữ liệu để giúp nâng cao hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức. Một số ví dụ về hệ thống thông tin bao gồm:
- Hệ thống xử lý giao dịch (TPS): Chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch kinh doanh. Các loại giao dịch khác nhau giữa các tổ chức, nhưng một số ví dụ có thể là đặt hàng, thanh toán, đặt cọc séc, hệ thống tính lương, hệ thống đặt chỗ và kiểm soát hàng tồn kho. Chúng giúp duy trì, bổ sung, thay đổi và xóa dữ liệu.
- Hệ thống thông tin quản lý: Giúp thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để giải quyết vấn đề và ra quyết định. Chúng giúp quản lý bằng cách giám sát hiệu suất, hiệu quả, dữ liệu kế toán và giao dịch. Một số ví dụ bao gồm hệ thống quản lý bán hàng, ngân sách, nhân sự và kiểm soát hàng tồn kho. Thông tin này cần phải chính xác và phù hợp.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định: Hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định. Nó sử dụng các nguồn lực bên trong và bên ngoài để phân tích thông tin hiện có và dự đoán các ảnh hưởng. Chúng giúp tóm tắt các báo cáo, dự báo và biểu đồ. Một số ví dụ bao gồm hệ thống hậu cần và bảng tính.
- Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Chủ sở hữu doanh nghiệp sử dụng hệ thống quan hệ khách hàng để tích lũy và theo dõi các hoạt động của khách hàng, bao gồm mua hàng, lỗi sản phẩm và thắc mắc của khách hàng
- Hệ thống thông minh kinh doanh (BIS): Cung cấp các phân tích dự đoán mô hình bán hàng trong tương lai, tóm tắt chi phí hiện tại và dự báo doanh thu bán hàng.
Yêu cầu pháp lý và tổ chức của thông tin
Điều quan trọng là phải có các quy tắc liên quan đến bảo mật và bí mật của thông tin, vì nó có thể chứa dữ liệu nhạy cảm như:
- Hồ sơ cá nhân
- Hồ sơ biên chế
- Hồ sơ nhân sự
- Dữ liệu tài chính
Nếu không đến tay, thông tin này có thể gây ra mối đe dọa cho doanh nghiệp và khách hàng của họ hoặc được sử dụng để lừa đảo, phân biệt đối xử và các hành vi vi phạm khác.
Có những luật như Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu 1998, nếu không tuân theo, có thể dẫn đến hành động pháp lý.
Chọn thông tin nào để lưu trữ
Các tổ chức không thể giữ tất cả thông tin họ có được. Lưu trữ thông tin sai hoặc không liên quan sẽ không có giá trị sử dụng và chiếm không gian có giá trị, khiến việc truy xuất thông tin trở nên khó khăn hơn.
Khi đưa ra quyết định về thông tin nào nên được lưu trữ, quyết định trước hết sẽ phụ thuộc vào các yêu cầu pháp lý liên quan đến từng loại thông tin cụ thể. Ví dụ: các yêu cầu pháp lý nêu rõ rằng:
- Hồ sơ nguồn nhân lực phải được tổ chức lưu giữ trong sáu năm sau khi kết thúc công việc của một nhân viên
- Hồ sơ sức khỏe và an toàn phải được lưu giữ vĩnh viễn
- Hồ sơ tài khoản phải được lưu giữ từ ba đến sáu năm, tùy thuộc vào loại hình tổ chức
Thông tin như dữ liệu cá nhân liên quan đến khách hàng cũ phải được xử lý khi không còn được sử dụng. Bằng cách làm theo các hướng dẫn này, bạn có thể đảm bảo chỉ lưu trữ thông tin liên quan, giúp bạn dễ dàng tìm thấy khi cần.
Markus Spiske, thông qua Unsplash
Đảm bảo tính chính xác của thông tin
Đạo luật bảo vệ dữ liệu năm 1998 đặt ra các nghĩa vụ đối với các doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu cá nhân mà họ nắm giữ. Thông tin phải luôn được cập nhật khi cần thiết. Một số cách làm như vậy bao gồm:
- Sử dụng cơ sở dữ liệu và bảng tính được cập nhật thường xuyên
- Đặt cảnh báo về thông tin khách hàng và nhân viên để đảm bảo họ được liên hệ khi hệ thống được cập nhật
- Sử dụng đánh giá bên ngoài và nội bộ
- Xem xét và sửa đổi các phương pháp thu thập dữ liệu của bạn
Định dạng và cung cấp thông tin đúng lúc
Thông tin không được cung cấp theo đúng định dạng sẽ cần phải được định dạng lại trước khi được sử dụng, điều này gây ra sự chậm trễ và gây ra nguy cơ thông tin bị thay đổi vô tình. Thông tin không được cung cấp trong khung thời gian đã thỏa thuận có thể không có giá trị sử dụng, vì có thể không có đủ thời gian để giải thích dữ liệu.
Chọn thông tin nào để xóa
Các tổ chức đặt ra các nguyên tắc riêng về thời điểm và thông tin nào có thể bị xóa. Những hướng dẫn này phụ thuộc vào loại hình và quy mô của một tổ chức, không gian có sẵn trong hệ thống nộp đơn trực tiếp hoặc hiện tại và loại thông tin.
Thông tin không liên quan, lỗi thời hoặc không chính xác có thể bị xóa.
Thông tin trong tệp đã lưu trữ chỉ có thể bị xóa khi hết thời gian lưu giữ. Dữ liệu cá nhân sẽ không được lưu giữ lâu hơn mức cần thiết. Việc vứt bỏ dữ liệu cá nhân khi không còn cần thiết sẽ giảm nguy cơ dữ liệu đó trở nên không chính xác, lỗi thời hoặc không liên quan.
Giải quyết các vấn đề với hệ thống thông tin
Các sự cố có thể xảy ra trong hệ thống thông tin và cách giải quyết bao gồm:
- Thông tin không được lưu trữ theo cách chính xác. Ví dụ: sai thứ tự; các tệp không cần thiết đang được lưu giữ; các bản sao đang được lưu trữ; và các tệp bị thiếu. Cách khắc phục vấn đề này là tổ chức cần có những hướng dẫn về cách thức lưu trữ thông tin, giúp việc truy xuất thông tin khi cần nhanh chóng và dễ dàng hơn. Người quản lý cần được thông báo khi thiếu thông tin, vì điều này có thể vi phạm luật bảo vệ dữ liệu. Một cách khác để cập nhật thông tin là có một hệ thống thường xuyên kiểm tra và loại bỏ những thông tin không cần thiết.
- Các vấn đề với hệ thống máy tính như virus. Những điều này cần phải được báo cáo cho người quản lý CNTT hoặc kỹ thuật viên CNTT.
- Trong các tổ chức, có thể xảy ra sự cố giao tiếp dẫn đến thông tin không được truyền tải theo cách chính xác. Những vấn đề này cần được giải quyết giữa nhóm hoặc báo cáo với người quản lý nếu chúng không thể được giải quyết ngay lập tức.
- Hầu hết các tổ chức sử dụng hệ thống xử lý giao dịch để thu thập, lưu trữ, xử lý và đưa ra các chức năng của các hoạt động cốt lõi của một doanh nghiệp. Hệ thống thông tin TPS thu thập dữ liệu từ đầu vào của người dùng và sau đó tạo ra đầu ra dựa trên dữ liệu thu thập được. Các hệ thống này được sử dụng để xử lý hàng trăm giao dịch và yêu cầu nhiều người dùng làm việc trên cùng một tập dữ liệu cùng một lúc. Đôi khi, điều này khiến hệ thống gặp sự cố. Trong trường hợp xảy ra sự cố, điều quan trọng là tổ chức phải sao lưu hệ thống của họ để thông tin không bị mất. Điều quan trọng là các quy tắc phải được thiết lập và tuân theo từng bước để một giao dịch được coi là thành công.
Mục đích của việc lưu trữ thông tin là để nó được giữ trong một môi trường an toàn và bảo mật, tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu. Nó cũng là một yêu cầu pháp lý đối với các tổ chức để lưu trữ thông tin nhất định.