Mục lục:
- Giới thiệu
- Trạng thái đèn dừng
- Cập nhật trạng thái
- Lịch trình cột mốc
- Đang trên chuyến bay và công việc sắp tới
- Rủi ro và Vấn đề
Giới thiệu
Viết cập nhật trạng thái dự án hàng tuần có thể cảm thấy như một công việc vặt, nhưng chúng là một công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý dự án duy trì một dự án đúng tiến độ. Báo cáo tình trạng dự án hàng tuần giúp lãnh đạo cấp cao và nhóm dự án cập nhật về tình trạng của dự án, cung cấp cho bạn một diễn đàn để đưa ra các rủi ro và vấn đề trước mặt mọi người, đồng thời cung cấp cho bạn một con đường khác để tiếp tục đẩy các ngày quan trọng trước mặt mọi người để đảm bảo mọi người luôn tập trung vào chúng. Bài viết này trình bày về các yếu tố quan trọng bạn nên đưa vào mỗi báo cáo tình trạng dự án hàng tuần.
Chỉ báo đèn dừng màu xanh lá cây, vàng hoặc đỏ đơn giản có thể thông báo rất nhiều về trạng thái của dự án rất nhanh chóng.
Bộ ngoại giao Hoa Kỳ
Trạng thái đèn dừng
Trạng thái đèn dừng là chỉ báo màu xanh lá cây, vàng hoặc đỏ. Màu xanh lá cây cho biết rằng dự án đang đúng tiến độ và không có vấn đề gì. Màu vàng chỉ ra rằng có những rủi ro tiềm ẩn, nếu không được giải quyết, sẽ ảnh hưởng nhất định đến tiến độ dự án hoặc ngân sách dự án. Màu đỏ chỉ ra rằng dự án đang gặp vấn đề đáng kể và tác động đến phạm vi, thời gian hoặc ngân sách là khó tránh khỏi. Sau khi giải quyết một dự án đang ở trạng thái màu đỏ, bạn sẽ cần xác định lại đường cơ sở của dự án, tại thời điểm đó bạn có thể chuyển nó ra khỏi trạng thái đèn đỏ.
Cập nhật trạng thái
Phần cập nhật trạng thái là một bản tóm tắt ngắn, được viết ra cho biết dự án hiện đang ở đâu. Tốt nhất, điều này nên được giới hạn ở một vài câu đánh lên các nốt cao. Nói chung, điều này sẽ cho biết nhóm đang ở đâu trong việc đạt được mốc dự án tiếp theo. Ngoài ra, nếu dự án hiện đang gặp phải một trở ngại lớn, đây là một nơi tốt để gọi ra điều đó để nó lọt vào tầm ngắm của lãnh đạo cấp cao. Ngoài ra, nếu dự án của bạn có nhiều giai đoạn, hãy bao gồm cập nhật trạng thái ngắn gọn liên quan đến trạng thái của từng giai đoạn hoặc một phần quan trọng của dự án.
Bao gồm các mốc quan trọng của dự án và ngày liên quan của chúng mang đến cho mọi người các hộp cấp cao để kiểm tra để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng.
Tin tức về Project Accelerator
Lịch trình cột mốc
Các mốc quan trọng là những ngày quan trọng mà nhóm dự án phải đạt được trong quá trình phát triển dự án. Ví dụ: một cột mốc quan trọng có thể là bản demo về những gì bạn đang làm cho các nhà đầu tư hoặc các bên liên quan chính hoặc ngày hoàn thành dự kiến. Bạn cần gọi các ngày mốc quan trọng trên báo cáo tình trạng dự án hàng tuần của mình để đảm bảo rằng cả các bên liên quan chủ chốt của dự án và nhóm dự án đều không bị mất dấu.
Đang trên chuyến bay và công việc sắp tới
Bao gồm một phần trong bản cập nhật trạng thái dự án hàng tuần của bạn tóm tắt những gì các thành viên trong nhóm dự án hiện đang làm và công việc mà họ sẽ chuyển sang sau đó. Bạn sẽ có thể thu thập thông tin này từ sự kết hợp của lịch trình dự án và cơ cấu phân tích công việc. Điều này cũng giúp giữ cho người quản lý dự án luôn kiểm tra, vì nó buộc họ phải liên lạc với mọi người để xác nhận những gì họ đang làm và những nhiệm vụ họ sẽ chuyển sang tiếp theo. Nó cũng mang lại cho các thành viên trong nhóm dự án một con đường khác để đưa ra bất kỳ vấn đề nào họ đang gặp phải hoặc những rủi ro đang cận kề.
Rủi ro và Vấn đề
Phần cuối cùng, nhưng vẫn rất quan trọng, bạn cần đưa vào báo cáo tình trạng dự án hàng tuần là về các rủi ro và vấn đề. Phần gọi ra rủi ro cần phải chỉ ra rõ ràng tất cả các rủi ro tiềm ẩn đối với dự án mà bạn nhìn thấy trên đường chân trời và kế hoạch bạn có để giảm thiểu những rủi ro đó trong trường hợp chúng trở thành vấn đề. Đây không phải là một môn khoa học chính xác và không có cách nào để chuẩn bị cho mọi thứ, nhưng bạn muốn đảm bảo rằng bạn đã xác định được mọi thứ có thể và bạn có ý tưởng sơ bộ về cách bạn sẽ kiểm soát nó trong trường hợp nó trở thành vấn đề. Phần vấn đề nên liệt kê tất cả các vấn đề hiện đang gặp phải trong dự án và các hành động đang được thực hiện để giải quyết chúng.
© 2017 Max Dalton