Mục lục:
- Mô tả công việc là gì?
- Tại sao Người Quản lý Nên Thường xuyên Cập nhật Mô tả Công việc?
- 1. Tuyển dụng và Thuê
- 2. Định hướng nhân viên mới
- 3. Phòng ở ADA
- 4. Khiếu nại của nhân viên
- 5. Vấn đề bồi thường
- 6. Phí EEOC
- 7. Đánh giá hiệu suất
- Mô tả công việc chính xác là quan trọng
- Đặt Mô tả Công việc thành Ưu tiên Nơi làm việc
Điều quan trọng là phải cập nhật thường xuyên các mô tả công việc để phản ánh chân thực về công việc đang được thực hiện.
Tác giả
Bản mô tả công việc là công cụ hữu hiệu mà nhà tuyển dụng cần có tại nơi làm việc. Là một bản tóm tắt các nhiệm vụ và nhiệm vụ được giao cho một vị trí, bản mô tả công việc có thể hữu ích cho nhà tuyển dụng vì nhiều lý do: để tuyển dụng nhân viên mới, hoàn thành đánh giá hiệu suất, để điều tra các khiếu nại tại nơi làm việc và để hiểu những điều cần thiết các chức năng của công việc khi chúng liên quan đến ADA.
Bản mô tả công việc được cập nhật thường xuyên và chính xác có thể đặc biệt quan trọng đối với việc phân công nhiệm vụ vì chúng liên quan đến việc đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. Chúng là những công cụ rất hữu ích hỗ trợ người giám sát và nhân viên thực hiện công việc.
Để tạo đúng bản mô tả công việc, người ta phải bao gồm một số yếu tố của công việc.
Tác giả
Mô tả công việc là gì?
Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết định nghĩa của bản mô tả công việc để hiểu vai trò của họ tại nơi làm việc. Bản mô tả công việc được tạo sau khi phân tích công việc. Phân tích đó xem xét các chức năng thiết yếu của công việc và những yêu cầu tối thiểu nào cần thiết để thực hiện thành công các chức năng được giao. Danh sách các thông số kỹ thuật hoặc "mô tả" là những gì trở thành mô tả công việc. Hệ thống Học tập SHRM (Mô-đun 2, Lập kế hoạch Lực lượng Lao động và Việc làm 2006) định nghĩa mô tả công việc là tóm tắt các đặc điểm quan trọng của một công việc, bao gồm:
Các thành viên của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) nhận ra tầm quan trọng của việc mô tả công việc chính xác thông qua các mô tả công việc hiệu quả tại nơi làm việc. Để biết thêm thông tin về mô tả công việc và các vấn đề về nguồn nhân lực khác, người ta có thể xem trang web SHRM, www.shrm.org.
Tất cả các công việc, bao gồm tạm thời, nên có các mô tả công việc được cập nhật để cung cấp mô tả chính xác về công việc.
Tác giả
Tại sao Người Quản lý Nên Thường xuyên Cập nhật Mô tả Công việc?
Các nhà quản lý thường được giao nhiệm vụ xem xét và sửa đổi các bản mô tả công việc để đảm bảo chúng mô tả đúng công việc. Có một số lý do để cập nhật mô tả công việc. Hãy xem xét những điều sau:
1. Tuyển dụng và Thuê
Khi một chỗ trống xảy ra ở nơi làm việc, người giám sát phải thực hiện các bước để tìm người thay thế để lấp đầy chỗ trống. Một trong những bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng là lấy ra bản mô tả công việc gần đây nhất để xem xét các yêu cầu tối thiểu và các chức năng cần thiết của công việc cần điền.
Khi các mục tiêu và mục tiêu bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trong kế hoạch chiến lược tổng thể của tổ chức, người giám sát sẽ phát hiện ra rằng bản mô tả công việc đôi khi không còn thực sự mô tả công việc cần thực hiện. Việc thay đổi các ưu tiên do nhân viên hạn chế và / hoặc thay đổi nơi làm việc trong cơ cấu tổ chức thường sẽ gây ra sự thay đổi đối với những gì thực sự cần phải hoàn thành của công việc. Một khi mô tả công việc được cập nhật để phản ánh công việc phải làm, nhà tuyển dụng sẽ sẵn sàng đăng vị trí tuyển dụng cho các ứng viên nộp hồ sơ.
Ngoài ra, một số nhà tuyển dụng đăng mô tả công việc trên trang web của họ để ứng viên xem xét trước khi điền vào đơn xin việc trực tuyến. Khi người tìm việc có quyền truy cập vào bản mô tả công việc, họ có thể hiểu rõ hơn liệu kỹ năng của họ có phù hợp với những kỹ năng của vị trí đã đăng hay không. Cả nhà tuyển dụng và nhân viên có thể tránh được rất nhiều thời gian lãng phí khi bản mô tả công việc được đăng tải hoặc cung cấp cho những người tìm việc quan tâm đến công việc đã đăng.
2. Định hướng nhân viên mới
Nhân viên mới sẽ nhận được một bản mô tả công việc của họ vào ngày đầu tiên làm việc. Ví dụ: trong quá trình định hướng cho nhân viên mới, nhân viên mới nhận được rất nhiều thủ tục giấy tờ về các chính sách của chủ nhân, thông tin về tiền lương, phúc lợi sức khỏe và / hoặc các lợi ích khác dành cho nhân viên toàn thời gian. Đồng thời khi nhận được thông tin đó, họ cũng có thể nhận được bản sao mô tả công việc của mình.
Một lần nữa, mô tả công việc này nên được cập nhật để cung cấp cho nhân viên mới mô tả chính xác về công việc họ đã được thuê để làm. Một nhân viên mới sẽ dễ mất cảm tình với công việc mới khi công việc mà anh / cô ấy nghĩ rằng anh ấy đang ứng tuyển khác rất nhiều so với những gì được đăng trên trang web. Người sử dụng lao động có thể mất những nhân viên giỏi, những người chọn không ở lại với người chủ mới của họ vì lý do này.
Cũng nên yêu cầu nhân viên ký vào bản mô tả công việc để có thể đặt một bản có chữ ký vào hồ sơ nhân sự. Bản sao có chữ ký sẽ chỉ đơn giản cho biết rằng người đó đã nhận được bản sao mô tả công việc mô tả công việc mà anh / cô ta đã được thuê để thực hiện.
3. Phòng ở ADA
Để xác định xem có thể bố trí chỗ ở hợp lý cho nhân viên hoặc người xin việc khuyết tật hay không, tổ chức phải xem xét mô tả công việc của công việc. Tòa án có thể sẽ xem xét một cách bất lợi cho người sử dụng lao động tạo ra bản mô tả công việc sau khi một nhân viên đưa ra yêu cầu về chỗ ở. Việc tạo điều kiện chỉ có thể được thực hiện khi có bản mô tả công việc được cập nhật cho công việc đó.
4. Khiếu nại của nhân viên
Những nhân viên đến phòng Nhân sự hoặc với người giám sát trực tiếp của họ để phàn nàn về một khía cạnh nào đó trong công việc của họ, thường sẽ có lợi khi xem bản mô tả công việc của họ. Bản mô tả công việc liệt kê chức năng thiết yếu của công việc thường gây tranh cãi đối với nhân viên cảm thấy họ được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ nằm ngoài mô tả công việc của họ.
Trong khi nhiều người sử dụng lao động có một dòng được liệt kê trong mô tả công việc cho "tất cả các nhiệm vụ khác được giao", người giám sát không được giao cho nhân viên những công việc nằm ngoài mô tả công việc của họ. Ngôn ngữ như vậy được đưa vào để cung cấp một số tính linh hoạt cho người sử dụng lao động khi có thể có một số công việc tạm thời hoặc nằm ngoài trách nhiệm thông thường. Khi nhân viên thường xuyên được giao những nhiệm vụ này, cuối cùng sẽ có một nhân viên không hài lòng hoặc bất mãn và cảm thấy họ không được đối xử công bằng.
5. Vấn đề bồi thường
Các chuyên gia bồi thường đánh giá mô tả công việc để xác định mức lương phải trả cho việc thực hiện công việc. Xác định mức lương cho một công việc là một lý do quan trọng khác giúp mô tả công việc phải chính xác và hiện tại. Vì không có gì bất thường khi có những thay đổi đáng kể tại nơi làm việc, ban giám đốc nên xem xét và / hoặc cập nhật mô tả công việc hàng năm hoặc khi cần thiết.
Ngoài ra, nhân viên có thể thách thức người sử dụng lao động nếu họ cảm thấy bị trả lương thấp cho công việc nằm ngoài mô tả công việc mà họ thường xuyên thực hiện. Vấn đề này có thể đặc biệt rắc rối nếu có các chính sách theo ngôn ngữ hợp đồng công đoàn quy định cách thức trả lương cho một nhân viên cho công việc bổ sung được thực hiện.
6. Phí EEOC
Khi người sử dụng lao động nhận được Khoản phí Phân biệt đối xử từ một nhân viên hoặc nhân viên cũ thông qua hệ thống khiếu nại của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EEOC), ban quản lý có nhiệm vụ điều tra khiếu nại và đưa ra phản hồi bằng văn bản về các chi tiết của Khoản phí. Thông thường, tài liệu được cung cấp sẽ bao gồm mô tả công việc. Mô tả công việc đó được lấy từ hồ sơ nhân sự của nhân viên hoặc từ tin đăng sẽ cung cấp mô tả tốt về các nhiệm vụ và yêu cầu của công việc đó cho điều tra viên của EEOC.
7. Đánh giá hiệu suất
Khi người giám sát chuẩn bị hoàn thành đánh giá hiệu suất cho một nhân viên, sẽ rất hữu ích khi xem lại mô tả công việc của vị trí để hoàn thành các yếu tố đánh giá khác nhau trên mẫu đánh giá. Nó sẽ cung cấp một cấu trúc để từ đó đánh giá việc thực hiện vì nó liên quan đến các nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau của công việc.
Mô tả công việc chính xác là quan trọng
Mô tả công việc phải chính xác để đáp ứng nhu cầu của những trách nhiệm tại nơi làm việc được liệt kê ở trên. Mặc dù chúng không có nghĩa là quá chi tiết về số lượng nhiệm vụ được thực hiện hoặc mọi tình huống có thể xảy ra mà nhân viên có thể phải đối mặt trong công việc của họ, chúng nên bao gồm phạm vi và mức độ chung của công việc phải thực hiện.
Người giám sát nên thường xuyên xem xét các bản mô tả công việc để đảm bảo rằng chúng đưa ra một bức tranh tốt về trách nhiệm công việc là gì. Hoạt động việc làm như doanh thu, khiếu nại của nhân viên và các vấn đề khác của nhân viên thường đưa vấn đề này lên hàng đầu cho ban quản lý.
Đặt Mô tả Công việc thành Ưu tiên Nơi làm việc
Bản mô tả công việc là tài liệu quan trọng cần lưu giữ tại nơi làm việc. Như đã đề cập ở trên, mô tả công việc có thể được sử dụng trong nhiều công việc nhân sự diễn ra thường xuyên hoặc ít thường xuyên hơn (Phí EEOC, đánh giá hiệu suất hàng năm, v.v.). Thông tin có trong hồ sơ được sử dụng như một phương tiện lưu trữ hồ sơ.
Giống như bất kỳ tài liệu nào khác, mô tả công việc nên được lưu trong hồ sơ cho những thời điểm mà chúng phải được sử dụng cho một số mục đích ở nơi làm việc. Khi tầm quan trọng của họ không được công nhận và chúng không được sử dụng hiệu quả để phản ánh công việc mà họ thể hiện, các nhà tuyển dụng được giao nhiệm vụ giải quyết nhiều vấn đề không cần thiết.