Mục lục:
- WBS và Danh sách hoạt động: Có sự khác biệt không?
- WBS và Danh sách hoạt động: Sự khác biệt là gì?
- Tách WBS khỏi Danh sách Hoạt động quan trọng như thế nào?
- Hãy nghĩ về một Thực đơn Bữa tối. . .
- Khi nào chúng tôi lập WBS và danh sách hoạt động?
- Ai lập WBS và Danh sách hoạt động?
- Kệ tiện ích của tôi
- Một nghiên cứu điển hình: Xây dựng một kệ tiện ích
- Cơ cấu phân tích công việc Kệ tiện ích
- Ba danh sách hoạt động có thể có cho một dự án
- Danh sách hoạt động # 1: Cách tiếp cận Tự làm (Tự làm)
- Danh sách Hoạt động # 2: Phương pháp Tiếp cận Người theo Sở thích Sửa chữa Nhà
- Danh sách Hoạt động # 3: Thuê Giải pháp Chuyên nghiệp
- Ba danh sách hoạt động khác nhau cho một WBS
- WBS và Danh sách hoạt động
- Giữ cho WBS và danh sách hoạt động của bạn thẳng
WBS và Danh sách hoạt động: Có sự khác biệt không?
Nhiều nhà quản lý dự án không biết sự khác biệt giữa Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và Danh sách hoạt động. Đối với các dự án nhỏ, sự khác biệt không quan trọng nhiều. Tuy nhiên, khi mọi thứ trở nên phức tạp hơn, điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt và làm tốt công việc tạo ra từng thứ.
WBS và Danh sách hoạt động: Sự khác biệt là gì?
Nhiều nhà quản lý dự án sử dụng các thuật ngữ Cơ cấu phân chia công việc (WBS) và Danh sách hoạt động thay thế cho nhau. Điều này là ổn đối với các dự án nhỏ, đơn giản. Nhưng nó có thể khiến chúng ta gặp rất nhiều rắc rối khi phải chịu trách nhiệm cho các dự án lớn hơn và phức tạp hơn, đặc biệt là những dự án liên quan đến các nhóm có kỹ năng đặc biệt hoặc sử dụng các nhà thầu phụ.
Đây là cách nói khó hiểu:
- WBS là danh sách những gì chúng tôi đang thực hiện.
- Danh sách Hoạt động là danh sách những gì chúng tôi đang làm.
Hãy nghĩ theo cách này, và chúng nghe khá giống nhau… và bạn đang gặp rắc rối.
Vì vậy, chúng ta hãy nghĩ về nó theo cách khác.
- WBS là danh sách các thành phần của có thể phân phối.
- Danh sách Hoạt động là danh sách các hoạt động chúng tôi sẽ tham gia trong suốt dự án.
Bây giờ chúng nghe khá khác nhau. Chúng ta cần cả hai và thứ tự phù hợp là: Lập Cấu trúc Phân tích Công việc trước tiên và Lập Danh sách Hoạt động thứ hai.
Tách WBS khỏi Danh sách Hoạt động quan trọng như thế nào?
Tôi đã từng nói thẳng ra một dự án 10 triệu đô la đã lãng phí 600.000 đô la và chẳng đi đến đâu trong 6 tháng. Họ đã không tạo một danh sách hoạt động riêng biệt từ WBS của họ, và mọi người đang làm sai công việc. Tôi đã làm việc với nhóm chỉ trong hai tuần, và chúng tôi đã giải quyết tất cả. Khi các thành viên trong nhóm đã suy nghĩ về công việc của riêng họ và lập Danh sách hoạt động của riêng họ, mọi thứ trở nên rõ ràng và thẳng thắn, và dự án đã trở lại đúng hướng.
Hãy nghĩ về một Thực đơn Bữa tối…
Hãy tưởng tượng bạn là một nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, và bạn đang lập một danh sách các món sẽ được phục vụ trong một bữa tối được sắp xếp trước mà không có đơn đặt hàng đặc biệt nào. Bạn có thể có một danh sách như thế này:
- Bánh quy hải sản
- Sa lát caesar
- Gà Marsala
- Rau trộn xào
- Mỳ ống
- Tiramisu
Đáng yêu! Và những gì bạn thấy ở trên là Cơ cấu phân chia công việc (WBS) của bữa tối này. Danh sách hoạt động sẽ như sau:
- kế hoạch mua sắm - đi đến cửa hàng nào và mua gì ở mỗi cửa hàng
- công thức nấu ăn cho từng món, với hướng dẫn nấu ăn
- công việc mạ, phục vụ và dọn dẹp sau đó
Một WBS liệt kê các mục; một danh sách hoạt động mô tả các quy trình.
Khi nào chúng tôi lập WBS và danh sách hoạt động?
Việc tạo ra Cơ cấu phân chia công việc và Danh sách hoạt động là một bước ngoặt trong việc lập kế hoạch dự án. WBS được tạo ra như là chi tiết cấp độ tốt nhất của phạm vi dự án đã xác định, sau khi xây dựng dần dần. Nó hoàn thành công việc của chúng tôi về lập kế hoạch phạm vi và chuẩn bị cho chúng tôi lập kế hoạch tất cả tám lĩnh vực quản lý dự án khác, bao gồm cả thời gian. Và bước đầu tiên trong ước tính thời gian và chi phí chi tiết là tạo Danh sách hoạt động. Danh sách Hoạt động phải được chuẩn bị để chúng tôi có thể tạo biểu đồ PERT của mình.
Một WBS tốt giúp việc chuyển đổi từ lập kế hoạch phạm vi sang lập kế hoạch thời gian trở nên dễ dàng. Một khi chúng ta biết rõ ràng những gì chúng ta đang làm, thật dễ dàng để lên kế hoạch chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào .
Ai lập WBS và Danh sách hoạt động?
Giữa WBS và Danh sách hoạt động, có một sự thay đổi lớn về những người đang làm việc trong dự án. Tạo một WBS kêu gọi nhiều đầu vào của khách hàng. Giao tiếp với khách hàng được thực hiện hoặc điều phối bởi người quản lý dự án. Và công việc xây dựng WBS được thực hiện chủ yếu bởi người quản lý dự án hoặc bởi những người thiết kế biết cách khơi gợi các yêu cầu của khách hàng.
Ngược lại, Danh sách hoạt động được chuẩn bị tốt nhất bởi những công nhân thực tế sẽ làm công việc. Nếu họ mô tả cách họ sẽ thực hiện công việc của riêng mình, thì Danh sách hoạt động chính xác hơn. Quan trọng hơn, được hướng dẫn bởi người quản lý dự án, nhóm có thể tìm ra những cách rất hiệu quả để làm việc nhanh chóng và ngăn chặn các vấn đề. Các nhóm lập kế hoạch công việc của riêng họ và tự quản lý sẽ tạo ra những thứ tuyệt vời với chi phí thấp. Khi các thành viên trong nhóm chuẩn bị danh sách hoạt động, họ có động lực và sự tập trung cao độ, do đó, dự án đang trên đường thành công.
Trong xây dựng, WBS được thực hiện bởi kiến trúc sư hoặc một nhà thiết kế kiến trúc trong nhóm của anh ta. Sau đó, tổng thầu sẽ kiểm tra và sửa đổi WBS, đồng thời làm việc với các quản đốc xây dựng thực tế, phát triển Danh sách hoạt động.
Trong lập trình máy tính ngày nay, chúng ta thường có các nhà phân tích-lập trình viên làm cả thiết kế và phát triển ứng dụng. Trong trường hợp đó, người thực hiện công việc không thay đổi. Nhưng vai trò không thay đổi. Nếu bạn làm loại công việc này - và tôi cũng vậy - bạn nên hình dung mình đang thay mũ. Đội một chiếc mũ để lắng nghe khách hàng và thiết kế, và một chiếc mũ khác để ở một mình và lên kế hoạch cho các hoạt động trong công việc của bạn.
Kệ tiện ích của tôi
Bộ kệ tiện ích mà tôi đã xây dựng bằng WBS và một trong những danh sách hoạt động trong bài viết này.
Sid Kemp
Một nghiên cứu điển hình: Xây dựng một kệ tiện ích
Nghiên cứu điển hình này sẽ tạo ra sự khác biệt giữa Cơ cấu phân chia công việc (WBS) và danh sách hoạt động hoàn toàn rõ ràng.
Tôi đã xây dựng một bộ kệ tiện ích trong phòng giặt của mình. Có ba giá trên một bức tường, mỗi giá dài 3 feet. Đây là WBS:
Cơ cấu phân tích công việc Kệ tiện ích
3 kệ gỗ, 3 'x 8 "x 3/4"
6 nẹp, dài 9 ", hai giá để giữ mỗi kệ
2 giá treo tường có thể điều chỉnh để giữ nẹp
6 vít để bắt vít vào tường
6 vít để giữ vít vào tường
Nhân tiện, bức ảnh bên trái cho bạn biết các kệ trông như thế nào.
Ba danh sách hoạt động có thể có cho một dự án
Để cho bạn thấy danh sách hoạt động khác với WBS như thế nào, tôi sẽ tạo ba danh sách hoạt động khác nhau , mỗi danh sách sử dụng cùng một WBS để tạo cùng một bộ giá:
- Danh sách DIY (tự làm) có thể được thực hiện bởi người có kỹ năng làm mộc.
- Người có sở thích sửa nhà tự làm, nhưng không làm mộc.
- Việc thuê một giải pháp chuyên nghiệp trông khá khác biệt!
Danh sách hoạt động # 1: Cách tiếp cận Tự làm (Tự làm)
- Mua neo, vít, giá treo tường và nẹp.
- Mua hai bảng kệ gỗ thông 8 'x 8 "x 3/4" và gỗ óc chó
- Cắt ba giá 3 'từ bảng.
- Làm bẩn bảng và để khô.
- Đo các vị trí trong tường cho các giá treo tường.
- Đánh dấu vị trí của các lỗ vít.
- Kiểm tra các vị trí lỗ vít bằng một mức.
- Khoan 6 lỗ và đặt 6 neo vào tường.
- Gắn 2 giá treo tường có thể điều chỉnh với 6 vít, vít được đặt lỏng lẻo.
- Vặn chặt tất cả các vít.
- Gắn nẹp vào giá treo tường.
- Kiểm tra niềng răng với một mức độ.
- Đặt các kệ trên các thanh giằng.
- Dọn dẹp.
Danh sách Hoạt động # 2: Phương pháp Tiếp cận Người theo Sở thích Sửa chữa Nhà
- Mua tất cả các mặt hàng trong danh sách việc cần làm, bao gồm cả các kệ đã được cắt sẵn, nhuộm sẵn.
- Đo các vị trí trong tường cho các giá treo tường.
- Đánh dấu vị trí của các lỗ vít.
- Kiểm tra các vị trí lỗ vít bằng một mức.
- Khoan 6 lỗ và đặt 6 neo vào tường.
- Gắn 2 giá treo tường có thể điều chỉnh với 6 vít, vít được đặt lỏng lẻo.
- Vặn chặt tất cả các vít.
- Gắn nẹp vào giá treo tường.
- Kiểm tra niềng răng với một mức độ.
- Đặt các kệ trên các thanh giằng.
- Dọn dẹp.
Danh sách Hoạt động # 3: Thuê Giải pháp Chuyên nghiệp
- Mua tất cả các mặt hàng trong danh sách việc cần làm, bao gồm cả các kệ đã được cắt sẵn, nhuộm sẵn.
- Hãy thuê một người khéo tay để lắp đặt các kệ và tự dọn dẹp.
- Trả tiền cho người tiện tay.
Ba danh sách hoạt động khác nhau cho một WBS
Như người ta thường nói, có nhiều cách để lột da mèo. Bạn thấy ở trên ba cách khác nhau để thực hiện cùng một dự án; ba danh sách hoạt động khác nhau. Và bạn có thể thấy rằng mỗi người sẽ có một lịch trình khác nhau và một ngân sách khác nhau.
WBS và Danh sách hoạt động
Giữ cho WBS và danh sách hoạt động của bạn thẳng
Vì vậy, bài học là: Hãy tách riêng WBS và danh sách hoạt động của bạn, và giữ chúng thẳng thắn.
Đối với một dự án nhỏ, đặc biệt nếu bạn đang thực hiện tất cả công việc, bạn có thể chạy chúng cùng nhau.
Nhưng trong một dự án với một nhóm, hoặc một dự án có thể có các cách tiếp cận khác nhau đáng xem xét, hãy thực hiện WBS trước, sau đó lập danh sách hoạt động. Và nếu bạn có thể, hãy yêu cầu nhóm xây dựng danh sách hoạt động của riêng họ.