Mục lục:
- Mục đích và lợi ích của việc tôn trọng và hỗ trợ người khác tại nơi làm việc
- Duy trì an ninh và bí mật tại nơi làm việc
- Giữ an toàn cho môi trường kinh doanh
- Sự cố liên quan đến bảo mật
- Bảo trì thiết bị
- Phụ lục: "Dữ liệu Báo cáo"
Mục đích và lợi ích của việc tôn trọng và hỗ trợ người khác tại nơi làm việc
Thuộc về một đội khiến tôi cảm thấy mình là một phần của thứ gì đó lớn hơn mình. Trong môi trường định hướng theo nhóm, tôi hiểu được sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức của mình, tôi đóng góp vào thành công chung của tổ chức bằng cách làm việc với các thành viên của mình. Tôi có thể có một chức năng công việc cụ thể và thuộc một bộ phận cụ thể, nhưng thậm chí xa hơn thế, tôi sẽ làm việc với những người khác để đóng góp vào các mục tiêu và thành công chung của tổ chức.
Để làm việc như một phần của nhóm hoặc trong một tổ chức, tôi cần học cách tôn trọng người khác tại nơi làm việc và hỗ trợ người khác trong công việc. Tôi cần biết tổ chức làm gì, cấu trúc của tổ chức là gì và tại sao mỗi nhóm và bộ phận được thành lập, nó làm gì và đóng góp như thế nào. Mỗi đội và mỗi cá nhân cần phải hiểu công việc của họ phù hợp với bối cảnh chung của một tổ chức.
Khi công việc được thực hiện với nỗ lực của cả nhóm, thay vì các cá nhân ngồi một mình hoàn thành nhiệm vụ, một tổ chức có thể phát triển mạnh mẽ, bởi vì công việc sẽ được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách. Để xây dựng công việc nhóm tốt, các thành viên trong nhóm phải giao tiếp với nhau và hỗ trợ lẫn nhau. Sự kết nối này dạy chúng ta chia sẻ mục tiêu công việc và mục tiêu kế hoạch, đồng thời cũng giúp mọi người phát triển với tư cách cá nhân. Khi làm việc nhóm, chúng tôi có thể xác định điểm yếu và điểm mạnh của nhau. Điều này dẫn đến việc đưa ra và nhận phản hồi để cải thiện công việc của một người.
Tôi làm việc trong một môi trường làm việc đa dạng, và tôi gặp những cá nhân khác nhau với những tính cách khác nhau và từ những nền văn hóa khác nhau. Với tư cách là một tổ chức và một tập thể, tôi phải tôn trọng và quý trọng mọi cá nhân, bất kể chủng tộc, phong tục, tín ngưỡng, ngoại hình, v.v. Khi những người đa dạng làm việc cùng nhau, họ mang lại nhiều kỹ năng, tài năng và kinh nghiệm khác nhau. Điều này giúp nhóm và tổ chức hoạt động hết khả năng của họ.
Trước khi phán xét ai, tôi phải bước vào vị trí của họ, để tôi hiểu rõ cảm giác của người đó. Bằng cách đó, tôi sẽ nhìn mọi thứ theo quan điểm của người đó. Tôi luôn nghĩ xem mình sẽ cảm thấy thế nào nếu ở trong hoàn cảnh của người đó. Tôi cần tôn trọng nhu cầu, giá trị văn hóa và sự khác biệt chủng tộc của họ khi phân loại bất kỳ bất đồng nào. Bằng cách đó, tôi khiến người đó cảm thấy mình quan trọng và cho họ thấy rằng tôi quan tâm và luôn sẵn sàng hỗ trợ họ bằng mọi cách có thể. Tôi làm cho họ cảm thấy có giá trị bằng cách lắng nghe họ và ủng hộ sở thích và sở thích của họ, đồng thời coi trọng nhu cầu của họ và tôn trọng tính bảo mật của thông tin khi hoàn cảnh yêu cầu.
Tôi cũng học hỏi được nhiều điều từ mọi người khi làm việc trong môi trường đa dạng. Tôi yêu cầu quan sát và hướng dẫn khi tôi cần hỗ trợ. Tôi cũng hiểu tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ tại nơi làm việc với đồng nghiệp và cấp trên và sử dụng người khác làm nguồn cảm hứng.
Duy trì an ninh và bí mật tại nơi làm việc
An toàn thông tin có nghĩa là bảo vệ thông tin và hệ thống thông tin khỏi bị truy cập, sử dụng, tiết lộ, gián đoạn, sửa đổi hoặc phá hủy trái phép. Bảo mật thông tin liên quan đến tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn có của dữ liệu bất kể dữ liệu ở dạng điện tử, bản in hay các hình thức khác.
Bảo mật là quan trọng vì nhiều lý do. Dữ liệu liên quan đến tuyển dụng và quản lý nhân viên tự động nhạy cảm. Ngoài ra, trong tổ chức của tôi, chúng tôi xử lý một lượng lớn dữ liệu bí mật cho khách hàng của mình. Tất cả chúng đều được lưu trữ trong tủ và máy chủ của tổ chức. Nếu dữ liệu đến tay kẻ xấu, thông tin này có thể bị lạm dụng để thực hiện hành vi gian lận, phân biệt đối xử và các hành vi vi phạm khác.
Mọi tổ chức nên cẩn thận về cách họ xử lý và tôn trọng dữ liệu chuyển qua tay họ.
Sau đây là các yêu cầu pháp lý và phương pháp hay nhất:
• Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu 1998 (được thiết kế để bảo vệ việc thu thập, lưu giữ và sử dụng dữ liệu cá nhân.)
• Đạo luật Nhân quyền 1998
• Luật bảo mật chung
Bảo mật là nghĩa vụ của tất cả mọi người. Nhân viên nên luôn thoải mái thảo luận với cấp trên hoặc người quản lý của họ hàng ngày điều này có ý nghĩa như thế nào trong việc xử lý bất kỳ tài liệu nào của họ. Ngoài ra, tất cả nhân viên cần biết các quy tắc áp dụng cho bất kỳ ngành nghề nào họ làm việc và biết quy trình tại nơi làm việc của họ để đối phó với các rủi ro và vi phạm bị nghi ngờ.
Giữ an toàn cho môi trường kinh doanh
Khi làm việc cho một tổ chức, doanh nghiệp hoặc bất kỳ môi trường làm việc nào, việc tuân thủ các quy trình an toàn, bảo mật và pháp lý là rất quan trọng. Mọi tổ chức đều có thông tin bí mật của riêng mình và phải cẩn thận để bảo vệ những tài liệu này khỏi công chúng, nếu không sẽ dẫn đến những hậu quả tai hại. Tài sản phải được bảo vệ bằng khóa mà chỉ người có thẩm quyền mới có thể mở được. Trong tổ chức của chúng tôi, chúng tôi có các ổ khóa an toàn mà chỉ nhân viên của tổ chức mới có thể mở bằng thẻ quẹt của họ. Phòng của các nhà quản lý được bảo mật bằng khóa số. Tất cả các thông tin và tệp bí mật được bảo mật trong các ngăn tủ mà chỉ nhân viên mới có thể truy cập được.
Cửa chính để vào các văn phòng được bảo mật bằng ổ khóa có thể mở bằng cách quẹt thẻ. Ngoài ra, khi điều hành tổ chức, tất cả nhân viên tuân theo tất cả các yêu cầu pháp lý liên quan đến cách thông tin bí mật được sử dụng và dữ liệu khách hàng được bảo vệ. Ngoài ra, các hợp đồng được ký kết đối với bất kỳ dịch vụ nào được cung cấp và tìm kiếm, nêu rõ tất cả các nhu cầu pháp lý và kết quả nếu sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt yêu cầu.
Nhân viên làm việc trong tổ chức phải mang theo chứng minh thư cá nhân, trong đó ghi rõ họ tên, chức vụ và tên tổ chức cùng với ảnh của họ. Ngoài ra, tất cả các nhân viên nên đảm bảo rằng các nhân viên không xác định, trái phép hoặc không phải là nhân viên không vào tòa nhà mà không có lý do. Bất kỳ khách nào vào tòa nhà đều phải đăng ký tại quầy lễ tân và đăng xuất khi họ rời khỏi cơ sở. Hồ sơ về tất cả tài sản — thiết bị văn phòng, đồ nội thất và bất kỳ vật dụng nào thuộc tổ chức được duy trì trong mọi văn phòng, cùng với các sản phẩm và kiểu dáng. Mỗi thiết bị đều được cung cấp mã số duy nhất được gắn trên thiết bị cùng với tên và số điện thoại của tổ chức. Tất cả các vật dụng (như máy tính xách tay) không được sử dụng hoặc bảo mật sẽ được khóa an toàn.
Bất kỳ vật dụng nào được nhân viên mượn, như máy tính xách tay hoặc máy chiếu, v.v. đều được ký nhận khi mượn và trả. Những vật có giá trị của nhân viên phải được khóa an toàn mọi lúc. Cần phải cẩn thận để tránh trộm cắp sau giờ làm việc trong văn phòng, do đó, luôn đảm bảo rằng tất cả các vật có giá trị và thông tin bí mật được khóa an toàn. Bất kỳ mục nào bị thiếu hoặc bạn cho rằng đã bị thiếu phải được báo cáo cho người quản lý văn phòng. Ngoài ra, bạn phải báo cáo hành vi trộm cắp và bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào cho cảnh sát và thực hiện các hành động pháp lý cần thiết.
Không nên chỉ xử lý các thủ tục giấy tờ bí mật. Chúng phải được cắt nhỏ trước khi xử lý.
Sự cố liên quan đến bảo mật
Khi đề cập đến tính bảo mật và an toàn liên quan đến công việc của tôi và các hồ sơ mà tôi xử lý, tôi sẽ hết sức lưu ý trong việc xử lý các tình huống và tài liệu. Tôi khóa tất cả thông tin và tài liệu bí mật liên quan đến nhân viên và khách hàng trong một tủ khóa. Ngoài ra, các tệp bí mật được lưu trong ổ cứng cũng được bảo vệ bằng mật khẩu để bất kỳ ai có quyền truy cập vào ổ đĩa dùng chung đều không mở được tài liệu. Đây là kết quả của một vấn đề mà tôi đã gặp vào năm ngoái. _________________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) được lưu trong bộ nhớ dùng chung mà các đồng nghiệp khác có quyền truy cập. Tôi đã không lưu chúng trong thư mục “Tài liệu của tôi” là thư mục cá nhân, vì người quản lý của tôi cũng cần quyền truy cập vào các tệp đó. Tôi nhận thấy rằng một đồng nghiệp đã cố gắng mở các tài liệu từ thư mục chứa tất cả _____________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) Đã được cứu. Tôi đã thảo luận với người quản lý của mình sau sự cố này về những gì đã xảy ra, nó ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức, bảo mật thông tin chi tiết của các nhân viên khác và giải thích với cô ấy điều đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các thành viên khác trong nhóm như thế nào. Sau đó, quản lý của tôi hỏi về những gì có thể làm được, tôi đề nghị chúng tôi nên bảo vệ bằng mật khẩu cho tất cả các tệp được bảo mật. Kể từ đó, tất cả các tệp bí mật bất kể chúng được lưu ở đâu đều được bảo vệ bằng mật khẩu và chỉ cung cấp mật khẩu cho người có liên quan mới có quyền mở tệp.
Bảo trì thiết bị
Trong văn phòng, chúng tôi luôn xử lý máy in, máy fax và các tập tin cần tái chế. Hộp mực rỗng và ruy băng fax có thể gây ra các tác động nguy hiểm do hóa chất có trong chúng. Nó liên quan đến các vấn đề sức khỏe và an toàn. Vì vậy chúng được đưa vào khu vực chứa phế liệu nguy hại để xử lý và công ty thu gom thu gom hàng tháng. Ngoài ra, tất cả các hộp và nắp trong đó hộp đựng thuốc, hộp mực và văn phòng phẩm đến được xử lý theo cách bỏ qua tương ứng của chúng, để tránh các vấn đề về sức khỏe và an toàn.
Tôi cũng đảm bảo rằng tất cả các thiết bị, như máy in, máy fax và máy tính, đều ở trong tình trạng hoạt động tốt. Nếu có bất kỳ sự cố CNTT nào, tôi ghi nhật ký cuộc gọi với bàn dịch vụ CNTT và theo dõi bất kỳ sự chậm trễ nào khi trích dẫn số tham chiếu trường hợp.
Phụ lục: "Dữ liệu Báo cáo"
Câu trả lời cụ thể bên dưới này đã được thêm vào đây, vì có yêu cầu từ hai ứng cử viên. Điều này không liên quan đến tuyên bố cá nhân ở trên.
Livingsta
Mô tả các cách báo cáo dữ liệu để
a) Nó đáp ứng các mục đích và mục tiêu đã thống nhất
b) Chính xác và không có sai lệch
Dữ liệu là một nhóm thông tin được sử dụng cho các mục đích khác nhau như phân tích, đánh giá và đi đến kết quả hoặc kết luận nhất định. Báo cáo dữ liệu là một quá trình mà dữ liệu được trích xuất dưới dạng một nguồn hoặc nhiều nguồn và sau đó được chuyển đổi thành một định dạng có thể được sử dụng cho một mục đích. Nó thường được trình bày dưới dạng báo cáo dưới dạng bảng hoặc biểu đồ hoặc thống kê hoặc đồ thị hoặc trên bảng tính, v.v… Những dữ liệu này có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định quan trọng trong tổ chức hoặc với các tổ chức bên ngoài. Vì vậy, báo cáo dữ liệu phải được tạo ra theo cách mà nó đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu của yêu cầu và cũng phải chính xác và không bị sai lệch vì chất lượng dữ liệu là rất quan trọng.
Các cách báo cáo dữ liệu để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu đã thống nhất là:
- Luôn đảm bảo rằng dữ liệu bạn thu thập phục vụ mục đích của báo cáo mà bạn chuẩn bị.
- Kiểm tra để đảm bảo rằng báo cáo có phong cách và định dạng đã thống nhất và những người có liên quan có thể hiểu được dễ dàng.
- Kiểm tra xem yêu cầu là báo cáo chi tiết hay tóm tắt và chuẩn bị báo cáo cho phù hợp.
- Giữ ngôn ngữ đơn giản nhất có thể nếu báo cáo được phân phối cho nhiều đối tượng; một lần nữa điều này phụ thuộc vào mục đích của báo cáo và những gì bạn đang cố gắng đạt được hoặc báo cáo.
- Kiểm tra để đảm bảo rằng báo cáo có cấu trúc được đồng ý / chấp nhận được và các nội dung có tuân thủ các mục đích và mục tiêu của tổ chức hay không. Trong ngắn hạn, nó phải có một cấu trúc hợp lý, với các ý tưởng rõ ràng và được tổ chức tốt.
- Sắp xếp dữ liệu rõ ràng và gọn gàng trong các phần khác nhau với ghi chú hoặc giải thích bất cứ khi nào cần thiết.
- Tốt nhất là không nêu tên hoặc gắn nhãn những người trong báo cáo.
- Phần kết luận phải rõ ràng với kết quả nghiên cứu hoặc phân tích của bạn.
- Bao gồm các khuyến nghị nếu có.
- Luôn luôn tốt khi tóm tắt ở phần đầu về nội dung của báo cáo và mục đích của nó cũng như những gì được thảo luận. Bạn cũng có thể bao gồm lý do tại sao báo cáo này đã được tạo. Bạn có thể đề cập đến các hạn chế của nó, nếu có và đề xuất các lĩnh vực cần cải thiện.
Các cách báo cáo dữ liệu sao cho chính xác và không bị sai lệch là:
- Không bao giờ đưa ra bất kỳ giả định nào về dữ liệu hoặc kết luận vì điều này có thể đe dọa đến hoạt động của tổ chức.
- Kiểm tra ngữ pháp, chính tả và độ chính xác của các số liệu liên quan vì những báo cáo này thể hiện chất lượng của tổ chức. Nếu có bất kỳ phép tính nào liên quan, hãy kiểm tra lại chúng để xem có lỗi nào không. Tốt nhất bạn nên chuyển phần này qua một hoặc hai người khác để xem xét, để tránh bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc số.
- Không có bất kỳ thông tin lặp lại hoặc không liên quan.
- Bạn cần phải rất cụ thể trong báo cáo của mình, sử dụng các từ và số liệu chính xác, rõ ràng để báo cáo của bạn không bị sai lệch.