Mục lục:
- Các Mục Tiêu Bạn Nên Tập Trung Khi Viết Thư
- Ví dụ về Thư kinh doanh Tin xấu # 1
- Ví dụ thư kinh doanh tin xấu # 2
Kaitlyn Baker qua Unsplash.com
Đôi khi, trong kinh doanh, bạn không thể tránh khỏi việc viết một lá thư có tin xấu. Tuy nhiên, bạn có thể cố gắng viết lá thư theo cách để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nhận, cũng như phá vỡ tin xấu một cách dễ dàng nhất. Bạn không muốn đốt cháy bất kỳ cầu nối nào trong kinh doanh, vì vậy việc viết một bức thư báo xấu hiệu quả thực sự là một lợi thế của bạn.
Các Mục Tiêu Bạn Nên Tập Trung Khi Viết Thư
- Giảm thiểu thiệt hại cho mối quan hệ: Tin xấu không nên xác định mối quan hệ.
- Cho thấy quyết định đó là công bằng và hợp lý: Hãy tưởng tượng bạn ở vị trí của người đọc và cố gắng đưa ra lời giải thích tốt nhất có thể.
- Nói rõ ràng và chắc chắn tin xấu:
- Phần mở đầu nên có phần đệm để giảm thiểu mọi tổn hại cho mối quan hệ. Sử dụng cách mở đầu tích cực hoặc trung lập để duy trì thiện chí.
- Phần nội dung nên bao gồm các lý do để giúp người đọc nhìn thấy nó theo quan điểm của bạn. Bạn muốn thể hiện rằng bạn là người công bằng và hợp lý. Hãy rõ ràng và chắc chắn về tin xấu, nhưng cũng phải ngắn gọn, tích cực và không quan trọng về nó.
- Kết thúc nên có một cử chỉ thiện chí thích hợp, và có lẽ là một giải pháp tiềm năng cho vấn đề của người đọc.
Ví dụ về Thư kinh doanh Tin xấu # 1
Bức thư thẳng thắn và lịch sự. Người viết đã đưa ra một lý do tuyệt vời cho việc từ chối vị trí nhưng cũng để ngỏ cánh cửa cho một mối quan hệ trong tương lai. Người viết cũng đưa ra một giải pháp khả thi ở phần cuối.
Ví dụ thư kinh doanh tin xấu # 2
Bản tin xấu này đề cập đến thực tế là chiếc chảo mà cô Hodges đặt hàng không có sẵn bằng cách nâng cấp nó lên một chiếc chảo lớn hơn, tốt hơn. Ngoài ra, nó có giọng điệu tích cực đến nỗi người đọc có thể không nhận ra rằng cả bộ cô ấy đặt hàng đã không đến đúng giờ, vì hai phần của nó sẽ đến muộn hơn. Bản tin xấu này hoàn toàn không tập trung vào tiêu cực mà chuyển tải thông điệp của nó theo hướng tích cực. Harry Figby cũng mở rộng cơ hội cho mối quan hệ trong tương lai bằng cách thông báo cho bà Hodges về các hoạt động bán hàng và sự kiện sắp tới.