10 Quy tắc vàng trong quản lý dự án

Thực hiện theo các quy tắc này để làm cho bất kỳ dự án nào hoạt động hết công suất.

Canva.com

Tôi đã tham gia quản lý các dự án và danh mục đầu tư của các dự án trong hơn 30 năm và có một vài quy tắc vàng mà tôi học được từ tất cả các dự án này là tiêu chuẩn cho bất kỳ loại dự án nào. Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ một số điều này với bạn.

Nếu bạn áp dụng những quy tắc này cho bất kỳ dự án nào bạn thực hiện, bạn sẽ rất có thể có được một dự án thành công và không bị căng thẳng trong tay!

Quy tắc quản lý dự án

Hiểu phạm vi
Hiểu mục tiêu của các bên liên quan
Kế hoạch
Dự phòng
Giao tiếp với nhóm
Thử nghiệm sớm / nguyên mẫu
Giám sát
Báo cáo cho khách hàng và quản lý các kỳ vọng
Giao hàng
Tổ chức cuộc họp tổng kết / bài học kinh nghiệm

1. Hiểu phạm vi

Điều này có vẻ như tôi đang nói rõ ràng nhưng điều quan trọng là bạn phải biết dự án nói về cái gì. Bạn đang cố gắng xây dựng hoặc đạt được điều gì? Có đặc điểm kỹ thuật bằng văn bản cho dự án mà bạn phải tuân thủ không? Các mục tiêu kinh doanh đang thúc đẩy dự án là gì?

Nói chuyện với những người có liên quan đến quyết định tiếp tục với dự án. Đây có thể là nhân viên bán hàng trong tổ chức của bạn (nếu bạn đang thực hiện dự án với tư cách là nhà cung cấp cho một công ty khác) hoặc người quản lý cấp cao trong tổ chức của bạn nếu đó là dự án nội bộ.

Tìm hiểu mong đợi của khách hàng của bạn (cho dù là khách hàng nội bộ hay khách hàng bên ngoài). Họ đã từng làm điều gì tương tự trước đây chưa và họ cảm thấy dự án đó diễn ra như thế nào — điều gì tốt và điều gì có thể được thực hiện tốt hơn?

Đảm bảo rằng bạn hiểu bất kỳ yêu cầu kỹ thuật nào cho dự án — nếu được yêu cầu, hãy nói chuyện với nhân viên kỹ thuật trong nhóm của bạn hoặc người quản lý / phụ trách CNTT của bạn.

2. Hiểu mục tiêu của các bên liên quan

Trước khi bạn bắt đầu một dự án, hãy cố gắng tìm hiểu xem tất cả các bên liên quan là ai. Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện một dự án cho một khách hàng bên ngoài, bạn có thể có các bên liên quan sau:

Nhà tài trợ kinh doanh— đây là người đang đút tay vào túi và tiêu tiền với bạn hoặc tổ chức của bạn. Họ sẽ muốn giao hàng chất lượng đúng hẹn mà không phải trả thêm phí cho những người đã thỏa thuận.
Người quản lý dự án khách hàng— đây là người trong tổ chức khách hàng của bạn mà bạn sẽ liên lạc nhiều nhất trong suốt dự án. Họ sẽ muốn có một dự án không căng thẳng và phức tạp. Họ sẽ muốn có cái nhìn tốt trong mắt sếp và bạn có thể thấy rằng thù lao hoặc tiền thưởng của họ sẽ gắn liền với sự thành công của dự án.
Chuyên gia khách hàng— có thể bạn sẽ phải tham gia với một chuyên gia khách hàng vào một thời điểm nào đó trong dự án. Họ sẽ muốn có ý kiến đóng góp và ý kiến trong thiết kế và sẽ muốn cảm thấy chuyên môn của họ được lắng nghe và chú ý. Họ cũng thường thiếu thời gian (vì họ là chuyên gia trong lĩnh vực của họ)
Các nhà cung cấp khác— đôi khi bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ phụ thuộc vào thông tin đầu vào từ một nhà cung cấp khác của khách hàng của bạn hoặc họ sẽ chờ đợi ý kiến đóng góp từ bạn. Bạn sẽ phải làm việc (thường thông qua Người quản lý dự án khách hàng của bạn) với nhà cung cấp này và giữ cho họ hài lòng.
Sếp của bạn— sếp của bạn sẽ muốn báo cáo về tình hình dự án của bạn (để đảm bảo rằng bạn đang giữ cho khách hàng này hài lòng và tạo ra lợi nhuận cho tổ chức của bạn).

Hãy chắc chắn hiểu từ mỗi nhà tài trợ dự án điều gì sẽ làm cho dự án này thành công theo quan điểm của họ.

3. Kế hoạch

Bây giờ tôi không thể nhấn mạnh điều này đủ — kế hoạch, kế hoạch, kế hoạch. Liệt kê các nhiệm vụ liên quan đến dự án và các nguồn lực (người và vật) cần thiết. Xem xét sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ — cái gì không thể bắt đầu trước khi cái khác bắt đầu hoặc hoàn thành, v.v.

Sử dụng các công cụ như MS Project hoặc thậm chí một bảng tính Excel đơn giản để hỗ trợ lập kế hoạch của bạn. Sắp xếp những người và những thứ bạn sẽ cần trước thời hạn và lên kế hoạch thực hiện một số thử nghiệm ban đầu và QA để giải quyết các vấn đề ban đầu.

4. Dự phòng

Dù kế hoạch của bạn có tốt đến đâu thì mọi thứ vẫn không diễn ra như mong đợi. Cuộc sống sẽ can thiệp. Đảm bảo thêm một số dự phòng vào kế hoạch của bạn. Đây có thể là nguồn lực bổ sung hoặc thời gian thừa trong lịch trình của bạn, nhưng điều này sẽ tạo ra sự khác biệt giữa giao hàng bình tĩnh và điên cuồng vào 2 giờ sáng vào đêm muộn để hoàn thành việc giao hàng cuối cùng.

Nếu dự án của bạn dành cho khách hàng bên ngoài, hãy khuyến khích họ ngay từ đầu xây dựng ngân sách dự phòng (có thể là 10%). Điều này sẽ cho phép họ di chuyển một số chỗ trong phạm vi và có nghĩa là sẽ dễ dàng hơn để hoàn thành dự án mà không cần phải quay lại Mua sắm cho mỗi thay đổi nhỏ.

5. Giao tiếp với nhóm

Rất có thể bạn sẽ không hoàn thành dự án này một mình. Đừng quên rằng nhóm của bạn không thể đọc suy nghĩ và bạn sẽ cần giao tiếp với họ để đưa họ vào cuộc, thu hút ý tưởng, động não và cho họ biết thời hạn là bao nhiêu. Hãy trung thực và lắng nghe suy nghĩ của họ về cách hoàn thành công việc nhanh hơn hoặc tốt hơn.

Nếu dự án của bạn kéo dài nhiều tuần hoặc nhiều tháng (hoặc thậm chí nhiều năm), hãy thiết lập thời gian họp thường xuyên với nhóm. Nếu nhóm của bạn phân tán trên toàn cầu, bạn có thể tổ chức cuộc họp này vào thời điểm thuận tiện cho tất cả thông qua cuộc gọi hội nghị hoặc phiên họp, chẳng hạn như phiên Zoom hoặc Webex.

Đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm hiểu được bức tranh toàn cảnh hơn và tất cả họ đều hiểu tác động của họ khi thực hiện một công việc tốt (hoặc xấu) đối với các thành viên khác trong nhóm.

Viết một bản tóm tắt dự án để giúp các thành viên mới tham gia nhanh chóng và bắt kịp tốc độ.

6. Thử nghiệm sớm / nguyên mẫu

Bất kể bạn đang xây dựng cái gì, đừng quá sa đà vào sản xuất mà không thử nghiệm xem bạn đang làm như thế nào. Nếu có thể, hãy xây dựng một nguyên mẫu sớm và đưa điều đó cho những người ra quyết định để họ lấy ý kiến. Bạn nhận được thông tin đầu vào này càng sớm thì bạn càng ít phải làm lại sau này.

Thử nghiệm ban đầu hoặc nguyên mẫu nên cố gắng kiểm tra tất cả các khía cạnh của sản phẩm. Yêu cầu CNTT, người dùng cuối, các bên liên quan và những người khác tham gia vào thử nghiệm sớm này.

7. Màn hình

Khi bạn đã đăng ký nguyên mẫu và thử nghiệm ban đầu, bạn có thể chuyển sang phát triển toàn diện. Đây là nơi mà phần lớn nỗ lực sẽ được sử dụng.

Điều quan trọng là phải giám sát dự án của bạn trong suốt giai đoạn này. Đặt các mục tiêu và thời hạn tạm thời và đừng bỏ lỡ những mục tiêu này - coi mỗi mục tiêu như một thời hạn của khách hàng.

Tiếp tục kiểm tra lại với nhóm và khách hàng / các bên liên quan để đảm bảo rằng các kỳ vọng vẫn như cũ và bạn đang có mục tiêu đáp ứng những điều này.

8. Báo cáo cho khách hàng và quản lý các kỳ vọng

Khách hàng muốn biết những gì đang xảy ra. Họ không thích bị bỏ lại trong bóng tối mà không có báo cáo về việc mọi thứ đang diễn ra như thế nào. Và họ không thích những điều bất ngờ.

Hãy nhớ báo cáo thường xuyên cho khách hàng của bạn và cho họ biết mọi thứ đang diễn ra như thế nào với dự án của họ — suy cho cùng thì đó cũng là tiền của họ!

Nếu họ không ủng hộ thỏa thuận (cung cấp phản hồi, cung cấp bất kỳ điều gì!), Hãy thông báo cho họ biết và cho họ biết sự chậm trễ của họ sẽ ảnh hưởng đến tiến trình hoặc ngân sách như thế nào.

9. Giao hàng

Ngày D đã đến. Nói cho khách hàng biết trước khi giao hàng khi nào sẽ giao hàng — họ có nên mong đợi điều đó đầu tiên vào buổi sáng theo giờ của họ, điều cuối cùng vào đêm hôm đó, buổi trưa, v.v. Khách hàng có thể tức giận nếu họ nghĩ rằng việc giao hàng sẽ đến với họ vào sáng hôm đó, và bạn thực sự định giao hàng vào khoảng thời gian trước nửa đêm!

Khi bạn đã giao hàng, hãy nhớ nói với khách hàng rằng việc giao hàng đã được thực hiện và cho họ biết các bước tiếp theo là gì. Họ có đăng ký, cung cấp phản hồi, thông báo cho những người đánh giá khác, v.v. không?

Nếu phân phối của bạn là phần mềm và bạn đang gửi nó bằng điện tử, hãy đảm bảo kiểm tra xem những gì bạn đã tải lên (ví dụ: lên trang FTP), trên thực tế, có thể được tải xuống, giải nén và chạy thành công hay không.

Hãy cảnh giác với thành viên nhóm kỹ thuật cho rằng chỉ vì họ tải lên, nó phải còn đầy đủ và nguyên vẹn!

10. Tổ chức cuộc họp tổng kết / rút kinh nghiệm

Khi tất cả đã được ký kết và dự án đã kết thúc, hãy lên kế hoạch tổ chức một cuộc họp đánh giá. Cuộc họp này sẽ mang đến cho bạn cơ hội thu hút phản hồi tốt (giả sử bạn đã hoàn thành tốt công việc!), Để lưu ý nơi có thể thực hiện các cải tiến trong các dự án tương lai và cung cấp cho khách hàng phản hồi về phần họ đã chơi.

Tổ chức cuộc họp nội bộ với nhóm của bạn trước bất kỳ cuộc họp đánh giá hậu dự án nào với khách hàng của bạn.

Trung thực nhưng ngoại giao. Khen ngợi khi cần khen ngợi và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng nếu bạn cảm thấy điều đó sẽ cải thiện quá trình vào lần sau.

Ghi lại những phát hiện.