Mục lục:
- Đánh giá hiệu suất của nhân viên
- Đánh giá hiệu suất lúng túng
- Cách Chuẩn bị cho Đánh giá Hiệu suất của Nhân viên
- Cách Viết Đánh giá Hiệu suất của Nhân viên
- Câu chuyện kinh dị về đánh giá hiệu suất của nhân viên
- Cách Đánh giá Nhân viên Hiệu quả
- Cách Tiến hành Đánh giá Hiệu suất của Nhân viên
- Sau khi Đánh giá Hiệu suất của Nhân viên
Đánh giá hiệu suất của nhân viên
Đánh giá kết quả làm việc của một nhân viên có thể là điều khó nhất mà bạn làm với tư cách là một nhà lãnh đạo. Về cơ bản, bạn phải xem xét hiệu suất của họ trong một khoảng thời gian nhất định và tóm tắt nó trong một vài mẩu giấy có thể xác định tương lai của họ với tổ chức của bạn. Nếu bạn đánh giá kém, người đó có thể bị kẹt ở vị trí hiện tại của họ mãi mãi. Nếu bạn đưa ra một đánh giá xuất sắc, thì bạn có thể thúc đẩy họ đến những điều tốt hơn. Điều tồi tệ nhất của nó là bạn có thể đưa ra một đánh giá không chính xác có thể làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn trong tương lai.
Hướng dẫn này sẽ giúp bạn trong tất cả các khía cạnh của quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Đánh giá hiệu suất lúng túng
Cách Chuẩn bị cho Đánh giá Hiệu suất của Nhân viên
Trước khi bạn nghĩ đến việc viết hoặc tiến hành đánh giá hiệu suất, bạn phải chuẩn bị cho nó. Các mẹo dưới đây giải thích cách thực hiện điều đó.
- Giữ nhật ký các hoạt động của họ. Ghi lại, bằng giấy hoặc nhật ký máy tính, các hoạt động của nhân viên. Đừng viết ra những nhiệm vụ cơ bản mà họ phải hoàn thành. Thay vào đó, hãy ghi lại bất kỳ hành động tích cực hoặc tiêu cực nào mà họ thực hiện có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu suất của họ. Hãy nhớ rằng một số tổ chức có thể yêu cầu nhân viên biết nếu có bất kỳ tài liệu nào được lưu giữ trên họ.
- Giữ các bản sao của công việc đã thực hiện. Nếu một nhân viên hoàn thành xuất sắc một bản báo cáo, thì hãy giữ một bản sao của nó. Nếu bạn nhận được e-mail từ một người khác khen nhân viên đã hoàn thành tốt công việc, hãy giữ lại một bản sao của email đó. Điều tương tự cũng xảy ra với bất kỳ điều gì xấu liên quan đến nhân viên. Cũng giống như mẹo cuối cùng, nhân viên có thể cần được thông báo về bất kỳ tài liệu nào được lưu giữ trên họ.
- Cung cấp phản hồi theo định kỳ. Đừng đợi cho đến khi đánh giá để đưa ra phản hồi về hiệu suất của họ. Cung cấp cho họ phản hồi liên tục để họ biết liệu họ có đang làm tốt công việc hay không hoặc có những lĩnh vực nào họ cần phải tiếp tục. Điều này cho họ thời gian để cải thiện các lĩnh vực bạn đã thảo luận. Nếu một nhân viên không cải thiện, thì bạn có thể nêu rõ trong đánh giá rằng bạn đã khuyên họ cần cải thiện ở điểm nào, nhưng họ đã không làm được như vậy.
- Nói chuyện với người giám sát của riêng bạn. Nếu bạn có một bản đánh giá khó chuẩn bị, hãy thảo luận với người giám sát của chính bạn. Tư vấn cho họ về những mối quan tâm của bạn và suy nghĩ của bạn về nó. Tốt hơn hết là bạn nên từ chối một số ý tưởng của người khác. Thêm vào đó, nếu đó là một đánh giá kém, cấp trên của bạn nên biết về nó.
- Xem xét các tiêu chuẩn. Đảm bảo cho mỗi và mọi đánh giá rằng bạn tuân theo các tiêu chuẩn do tổ chức của bạn đặt ra. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ không cho ai đó một đánh giá tốt, khi họ có thể chỉ là tiêu chuẩn. Hoặc, đưa ra đánh giá tiêu chuẩn khi ai đó thực sự có thể kém. Cố gắng duy trì sự nhất quán nhất có thể.
Ghi lại các ghi chú trong khi viết đánh giá hiệu suất của nhân viên sẽ giúp đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì.
Được cung cấp bởi StartupStockPhotos, Public Domain, qua Pixabay
Cách Viết Đánh giá Hiệu suất của Nhân viên
Bây giờ bạn đã chuẩn bị cho một bản đánh giá hiệu suất của nhân viên, đã đến lúc viết nó. Các bước dưới đây là nguyên tắc mà bạn nên làm theo khi gõ nó ra.
- Rút ra tất cả các tài liệu liên quan đến nhân viên. Điều này sẽ bao gồm bất kỳ ghi chú nào bạn đã thực hiện, bản sao của các tài liệu liên quan đến nhân viên, hồ sơ của họ và các tiêu chuẩn tuyển dụng. Nó cũng không bao giờ đau khi sử dụng hướng dẫn này như một tài liệu tham khảo.
- Viết chỉ dựa trên hiệu suất của họ. Đừng viết đánh giá dựa trên cảm xúc cá nhân của bạn về nhân viên hoặc những gì người khác cho rằng nhân viên đó làm hoặc không làm. Đánh giá phải dựa trên kết quả công việc có thể quan sát được và chỉ điều đó.
- Bắt đầu với nhiệm vụ chung của nhân viên là gì. Đừng viết những gì bạn mong đợi ở họ, nhưng hãy viết ra những gì họ chịu trách nhiệm. Điều này sẽ hữu ích khi bạn tham khảo hiệu suất công việc thực tế của họ.
- Không bao giờ sử dụng từ "thường" khi viết về hiệu suất thực tế của họ. Một người nào đó thường không thể giỏi hay dở ở một thứ gì đó. Họ có hoặc không. Thường là quá mơ hồ về một từ.
- Đừng bao giờ dùng từ "thái độ". Từ đó luôn luôn có ý nghĩa tiêu cực với nó. Ngay cả khi bạn nói ai đó có thái độ tốt, điều đó vẫn nghe tiêu cực. Thay vào đó, hãy sử dụng những từ như "phong thái" hoặc "triển vọng".
- Đừng bắt đầu quá nhiều câu với từ "bạn". Nếu bạn bắt đầu nhiều câu liên tiếp bằng từ "bạn", có vẻ như bạn đang chỉ tay vào chúng, ngay cả khi nó có ý nghĩa tích cực. Ví dụ, "Bạn đã làm tốt nhiệm vụ này. Bạn đã làm nó một cách hiệu quả. Bạn đã hoàn thành nó một cách nhanh chóng." Tất cả những gì tôi nghe thấy khi đọc đó là "bạn, bạn, bạn".
- Bắt đầu với điều tốt, sau đó kết thúc với điều xấu. Nhân viên của bạn sẽ luôn lo lắng khi bạn bắt đầu đọc bản đánh giá. Nếu bạn bắt đầu với những mặt tích cực, họ sẽ thư giãn. Sau đó, bạn có thể đi vào tiêu cực, nếu có.
- Đừng chỉ nói ai đó tốt hay xấu. Bạn cần phải cung cấp lời biện minh đó. Đừng chỉ nói, "Bạn rất giỏi khi nhập nhiều biểu mẫu cùng một lúc" mà không nói rõ lý do tại sao điều đó thật tuyệt. Nó có tiết kiệm thời gian không? Nó có giúp quá trình nhanh hơn không? Gì? Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có điều gì đó không tốt để nói. Ví dụ: "Bạn không thể hoàn thành nhiều bài tập trong thời gian." Tại sao họ lại thất bại? Nó đã có tác động gì? Điều này không chỉ chứng minh cho đánh giá của bạn về nhân viên mà còn giúp họ mở rộng tầm mắt để nhìn thấy điều đó trên giấy tờ.
- Nếu lỗi chỉ xảy ra một hoặc hai lần hoặc không nghiêm trọng về bản chất, chỉ cần bỏ qua lỗi đó. Nếu ai đó chỉ mắc một sai lầm lớn trong khoảng thời gian một năm, đó thực sự là một kỷ lục khá tốt. Bạn không nên dựa dẫm vào một sai lầm trong đánh giá của họ.
- Nếu họ nhận được thư viết trong thời gian đánh giá, bạn có thể đề cập đến họ trong bản đánh giá, nhưng hãy giữ chúng ngắn gọn. Nếu các lỗi hoặc hành vi mẫu mực vẫn tiếp diễn sau khi viết bài, hãy ghi lại điều đó trong bản đánh giá. Điều đó sẽ giúp minh chứng cho việc đánh giá hiệu suất hơn nữa. Nếu họ không làm bất cứ điều gì đáng chú ý khác sau khi viết lên, hãy ghi lại điều đó.
- Cung cấp một số mục tiêu. Trên mỗi đánh giá cung cấp các mục tiêu để họ hoàn thành cho kỳ đánh giá tiếp theo. Hướng những mục tiêu này về phía tiêu cực của chúng để chúng biết bạn mong đợi điều gì ở chúng. Nếu không có tiêu cực nào, thì hãy nêu những gì bạn muốn nhân viên đó đạt được.
- Nếu bạn đưa ra xếp hạng tổng thể là tốt hay xấu, hãy đảm bảo rằng bạn có nhiều xếp hạng khác hỗ trợ xếp hạng tổng thể đó. Một người nào đó không thể tốt một chút trong một hạng mục và xứng đáng được đánh giá tổng thể tuyệt vời. Điều tương tự cũng xảy ra nếu bạn cho họ một đánh giá tổng thể kém. Chỉ một vài sai lầm không đủ để chứng minh cho một đánh giá tổng thể tồi tệ.
- Nếu bạn yêu cầu họ ký tên vào bản đánh giá, hãy đảm bảo rằng một phần của bản đánh giá nằm trên một trong những trang mà họ ký tên. Đừng làm điều đó trên một trang riêng biệt. Nếu họ ký vào một trang có một phần đánh giá, điều đó sẽ chứng minh rằng đó là cùng một đánh giá mà họ nhận được. Nếu sau đó họ quay lại phàn nàn rằng đó không phải là đánh giá giống như vậy, bạn có thể chứng minh rằng đó là sự thật.
- Nhờ người khác đọc bản đánh giá. Đây phải là người ở cùng cấp độ với bạn hoặc cao hơn, giống như sếp của bạn. Một bộ mắt khác luôn tốt để xem bạn có mắc lỗi gì không, bỏ sót điều gì, v.v.
- Cuối cùng, hãy đi theo bản năng ruột của bạn. Bạn biết nhân viên. Bạn đã tương tác với họ. Hãy đi với những gì bạn cảm thấy là đúng.
Câu chuyện kinh dị về đánh giá hiệu suất của nhân viên
Người giám sát của tôi vào thời điểm đó đã cho một nhân viên khác đánh giá thành tích của họ. Một phần của bản đánh giá là một tờ bìa, nơi có thể đánh giá các xếp hạng cá nhân của nhân viên. Người giám sát của tôi định cho nhân viên một vài xếp hạng "Trên Tiêu chuẩn" và phần còn lại sẽ là "Tiêu chuẩn". Thay vào đó, cô ấy đã nhầm lẫn một số xếp hạng "Xuất sắc" và phần còn lại là "Trên tiêu chuẩn". Cô ấy phát hiện ra điều này sau khi cô ấy tiến hành đánh giá.
Cô ấy đã cố gắng sửa nó sau đó, nhưng nhân viên từ chối ký vào bản đánh giá mới, điều này chỉ gây ra thêm vấn đề.
Cách Đánh giá Nhân viên Hiệu quả
Cách Tiến hành Đánh giá Hiệu suất của Nhân viên
Đã đến lúc phần khó nhất của quy trình - tự tiến hành đánh giá. Dưới đây là một số mẹo chung liên quan đến quá trình này.
- Đừng đọc đánh giá từng từ một. Tóm tắt và nói chuyện với nhân viên. Hãy nhìn thẳng vào họ và tỏ ra bán tín bán nghi về điều đó. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn. Hãy để họ nói quá. Phản ứng của họ sẽ giúp bạn dẫn dắt bạn đi đâu trong suốt quá trình đánh giá.
- Đừng thể hiện quá nhiều cảm xúc. Tôi đã từng có nhân viên khóc, la hét và ném lại đánh giá về tôi khi họ không đồng ý với điều đó. Đừng tức giận hoặc khó chịu. Nếu bạn thể hiện cảm xúc, thì nhân viên sẽ cảm thấy rằng bạn không ủng hộ những gì bạn đã viết, hoặc họ có thể lợi dụng cảm xúc để chống lại bạn.
- Hãy chuẩn bị cho những bất ngờ. Bạn có thể nghĩ rằng bạn biết nhân viên sẽ phản ứng như thế nào, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Hãy chuẩn bị để hỗ trợ đánh giá với các ví dụ về hiệu suất của họ để chống lại bất kỳ sự bộc phát hoặc phản ứng ngạc nhiên nào.
- Luôn kết thúc đánh giá bằng những lời tích cực và khuyến khích. Đừng kết thúc nó bằng một ghi chú tồi, ngay cả với một đánh giá tồi tệ. Khuyến khích họ cải thiện và hỗ trợ bạn.
- Đưa ra những đánh giá không tốt ngay trước khi nhân viên nghỉ việc. Điều này sẽ giúp họ hạ hỏa và trở lại với tâm trạng tốt hơn trong tuần tới.
- Luôn luôn có người ngồi với bạn trong quá trình đánh giá. Họ sẽ làm nhân chứng và giữ cho bạn rõ nếu có điều gì xấu xảy ra. Thêm vào đó, họ có thể ghi chú nếu bạn cho rằng đó là một đánh giá khó.
- Cung cấp cho nhân viên bất kỳ ghi chú hoặc bản sao nào được lưu giữ trong suốt năm. Điều này sẽ cho phép họ xem tiến trình của họ như thế nào, nhắc nhở họ về một số sự cố nhất định, v.v. Hãy nhớ rằng một số tài liệu nội bộ nhất định có thể không dành cho họ, vì vậy hãy đảm bảo bạn tuân thủ các chính sách của tổ chức về vấn đề đó.
- Hỏi nhân viên nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào khi kết thúc đánh giá. Điều này sẽ cho phép họ rời khỏi phòng với một ý tưởng rõ ràng về những gì vừa xảy ra.
Sau khi Đánh giá Hiệu suất của Nhân viên
Có một số điều cần làm sau khi bạn tiến hành đánh giá:
- Xóa mọi ghi chú và lấy ra mọi tài liệu có thể liên quan đến năm trước. Nếu đó là đánh giá hàng năm, thì về cơ bản họ sẽ bắt đầu lại cho năm tiếp theo. Họ phải luôn có một khởi đầu mới.
- Cung cấp một bản sao đánh giá cho nhân viên. Điều này có thể được thực hiện bởi bộ phận Nhân sự của riêng bạn, nhưng nếu không, hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp bản sao đánh giá trực tiếp cho nhân viên.
- Xem xét toàn bộ quá trình đánh giá. Xem lại mọi thứ bạn đã làm khi chuẩn bị, viết và thực hiện đánh giá. Cố gắng tìm những lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện cho lần đánh giá tiếp theo mà bạn xử lý.
Hãy nhớ rằng - việc đánh giá không được gây ngạc nhiên cho nhân viên. Họ nên biết rõ về sự tiến bộ của mình trong suốt thời gian đánh giá.
© 2012 David Livermore