3 Bí quyết để hạn chế sự trì hoãn trình bày

Bạn có bị trì hoãn thuyết trình không? Tìm một số mẹo để hoàn thành bản trình bày của bạn đúng thời gian mà không phải vội vàng vào phút cuối.

Pexels

Bài thuyết trình của bạn sẽ đến hạn vào tuần tới. Các trang trình bày không được thực hiện. Nội dung của bạn là một mớ hỗn độn, dài dòng và thiếu giá trị. Và bạn đang nghĩ, "À, tôi sẽ hoàn thành việc này trong tích tắc; có thể đợi một vài ngày…"

Hai ngày nữa là đến giờ chiếu: "Việc này mất nhiều thời gian hơn dự kiến; tôi sẽ chỉ sửa nó."

"Hãy chắp cánh cho nó" không phải là giải pháp

Đây là một kịch bản quen thuộc với nhiều người thuyết trình. Đôi khi, bạn chỉ đơn giản là bị choáng ngợp với quá nhiều thứ, và bạn không thể dành thời gian để lo lắng cho bài thuyết trình sắp diễn ra trong tương lai gần. Tôi gọi hiện tượng này là 'Trì hoãn thuyết trình'.

Chúng tôi biết tác động xấu của việc trì hoãn đối với năng suất của chúng tôi. Sự chần chừ của bản trình bày khác biệt như thế nào? Đầu tiên, những tác động tai hại của công việc vào phút cuối ở đây được kết hợp trên sân khấu, hiển nhiên để khán giả xem xét kỹ lưỡng. Khi bạn trình bày, bạn đang đại diện cho chính mình. Một bài thuyết trình nửa vời phản ánh một cách khủng khiếp về uy tín và tính chuyên nghiệp của bạn. Nó khiến bạn trông thiếu chuẩn bị, vô tổ chức và thậm chí có thể lười biếng.

'Chắp cánh nó' không hoạt động trong nửa thời gian. Bạn có thể toát ra sức hút đến mức tràn ra khỏi tai, nhưng nếu bạn không thực sự biết bạn đang nói về điều gì hoặc mang lại bất kỳ giá trị nào, khán giả sẽ thấy ngay những trò tai quái này.

Cách thúc đẩy bản thân làm việc trên bài thuyết trình của bạn

Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng. Đầu tư thời gian để biết về công việc của bạn và hoàn thành công việc đúng cách. Tuy nhiên, sự thật của vấn đề là bạn không thể đơn giản gạt bỏ cam kết của mình để đưa cả Picasso lên trang trình bày và Ralph Waldo Emerson trên kịch bản của bạn. Một cái gì đó phải cho đi. Là một người ủng hộ các bài thuyết trình hiệu quả, tôi đưa ra một số lối tắt khả thi mà bạn có thể tạo cho mình.

Hack # 1: Hiểu đó là một quá trình

Hãy thừa nhận rằng việc tạo ra một bản trình bày tốt là tổng hợp các phần, một quá trình từng bước, nếu bạn muốn. Tận dụng thời gian rảnh rỗi để lấp đầy những khoảng trống này sẽ đảm bảo bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và tránh ảnh hưởng quá nhiều đến chất lượng.

Bạn có thể có 'hệ thống' của riêng mình, nhưng việc tuân theo một quy trình có cấu trúc sẽ giúp bạn 'hoàn thành' nhanh hơn rất nhiều và cho bạn thời gian để nỗ lực làm cho nó gần đến mức 'hoàn hảo'.

Hack # 2: Sử dụng lại công việc trước đây

Trái ngược với những gì một số chuyên gia truyền thông đề xuất, bạn chỉ đơn giản là không có thời gian để tạo một bản trình bày tùy chỉnh cho khán giả của bạn từ đầu.

Nếu bạn là một nhà đào tạo hoặc làm việc trong một bộ phận tập trung, rất có thể cuối cùng bạn sẽ nói lại về cùng một khái niệm hoặc ý tưởng. Không có gì ngăn cản bạn sử dụng hình ảnh hoặc phiên âm cụ thể mà bạn đã dày công tạo ra trước khi tạo bản trình bày tiếp theo của mình.

Hack # 3: Thuê ngoài các phần của bài thuyết trình của bạn

Đây là phương sách cuối cùng nếu bạn không thể dành thời gian. Hãy để một chuyên gia đỡ gánh nặng cho bạn bằng cách thuê ngoài các phần của bài thuyết trình của bạn cho họ. Ví dụ, thuê một nhà thiết kế nếu bạn gặp vấn đề với thiết kế. Hãy nhờ sự trợ giúp của một người viết quảng cáo nếu bạn đang lúng túng về nội dung.

Lưu ý rằng tôi đã không đề nghị tách bản thân hoàn toàn khỏi quy trình; bạn nên biết rõ nhất về bài thuyết trình của mình. Đưa chút độc đáo của bạn vào đó. Đóng góp của bạn có thể ở dạng trang bị cấu trúc thông điệp hoặc phác thảo thiết kế.

Nghịch lý hoàn hảo

Tôi khá cầu toàn, vì tôi chắc rằng nhiều người trong chúng ta cũng vậy. Những ngày còn trẻ, tôi rất thích vẽ động vật. Tôi sẽ vẽ các chi, tai và đầu, và để lại đôi mắt cuối cùng; Tôi luôn làm nó rối tung lên. Tôi sẽ nghiền nát tờ giấy và nhanh chóng vứt bỏ sinh vật khốn khổ.

Khi nói đến thiết kế bài thuyết trình, mọi thứ không khác nhiều. Tôi không ngừng theo đuổi ý tưởng về sự hoàn hảo. Tôi đã thực hiện 50-60 chỉnh sửa nhỏ trên một slide trước khi tôi hài lòng. Sau đó, một lần nữa, tôi không bao giờ thực sự hài lòng.

Nhận ra rằng không có gì có thể trở nên hoàn hảo

Không nghi ngờ gì nữa, những hành động này khiến tôi được chú ý vì công việc tốt, nhưng nó cũng ảnh hưởng xấu đến tiến độ giao hàng của tôi. Trong ba giờ, tất cả những gì tôi đã làm là ba lần trượt trên tổng số 60? Tôi đã phải hoãn việc tải lên, gửi bài và các thời điểm trình bày.

Không có gì sai khi muốn trở nên 'hoàn hảo' phải không? Sai lầm. Sự hoàn hảo là một huyền thoại. Mọi thứ sẽ không bao giờ hoàn hảo, ít nhất là với bạn. Nhưng chúng có thể 'đủ tốt' hoặc tốt hơn.

Tôi đã dành hàng giờ để tập trung vào các chi tiết nhỏ trong các khu vực phút nhất định, do đó ảnh hưởng đến chất lượng nói chung. Khi thời hạn đến, tôi chỉ đơn giản là không thể cung cấp những gì tôi có vào thời điểm đó. Tôi chỉ có một nửa chiếc ô có thể sử dụng được.

Hoàn thành nó đi

Trong những tình huống mà bạn bị kéo dài thời gian (hoặc không) thì việc cân nhắc chi phí cơ hội là tất cả. Bạn có muốn có một vài siêu slide nhưng hoàn toàn không thể thuyết trình hay có một bộ bài đầy đủ tiêu chuẩn chấp nhận được để thuyết trình.

Tôi rất quan tâm đến việc làm thế nào để mọi thứ trở nên tuyệt vời, nhưng có một ranh giới nhỏ giữa 'đủ tốt' và làm quá mức. Tôi không khuyến khích bạn giao hàng một sản phẩm dởm, nhưng việc trì hoãn một sản phẩm 'đủ tốt để giao hàng' cũng tệ. Câu châm ngôn cũ rất đúng: “Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo”.

Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo.

Những gì thực sự quan trọng?

Nướng bài thuyết trình của bạn từng lớp một. Xây dựng chúng từ đầu. Nếu điều đó xảy ra, bạn đã hết thời gian, bạn vẫn sẽ ở một vị trí tốt để thuyết trình bất kể. Một người bạn huấn luyện viên diễn thuyết của tôi, Benjamin Loh, có điều này để nói:

Đó là tất cả về việc ưu tiên các bit quan trọng để đưa nó đến mức 'Hoàn thành' hoặc 'Đủ tốt' trước khi mong muốn vượt qua điều đó.