4 giai đoạn của một cuộc họp hiệu quả, được giải thích

Ảnh của rawpixel.com qua Unsplash

Trong gần như mọi tập của phiên bản Mỹ của The Office , Michael Scott kỳ quặc của Steve Carell đã dẫn nhân viên của mình vào phòng họp để bắt đầu một cuộc họp không tốt, chẳng đi đến đâu và thường kết thúc bằng việc một người nào đó bị đe dọa chấm dứt hợp đồng, bị thương thể xác hoặc không mong muốn ôm. Trong cuộc sống thực, các cuộc họp tại nơi làm việc (hoặc các cuộc họp ở bất cứ đâu, thực sự - nhà thờ, chương trình sau giờ học hoặc thậm chí là ngồi lại với gia đình của bạn) có thể cảm thấy tùy tiện và không thoải mái như nhau. Nếu vấn đề là phải động não và cuối cùng đạt được giải pháp, thì việc tụ tập xung quanh bàn họp hoặc tập hợp 40 nhân viên thông qua Zoom mà không có phương hướng xác định giống như nhảy trên một chiếc thuyền buồm không có buồm. Bạn thực sự không đi đâu cả.

Hãy làm theo các bước sau để các cuộc họp bắt đầu và kết thúc tốt hơn với nhiều tiến bộ được thực hiện ở giữa.

Mẹo để có một cuộc họp hiệu quả

Chọn thời gian và địa điểm không làm các thành viên phân tâm. Có một cuộc họp một giờ trước khi ăn trưa trong một văn phòng đối diện với căng tin sẽ hoàn toàn không hứng thú với những người tham dự.
Nếu bạn có thể tiến hành cuộc họp ảo, hãy làm điều đó. Không có lý do gì để yêu cầu mọi người dời ngày của họ để gặp nhau ở một địa điểm nữa.
Hãy chắc chắn rằng mục đích của bạn có một mục đích chắc chắn và xác định. Cuộc họp để thảo luận về cách cắt giảm ngân sách của quý tới không đủ hẹp. Thực hiện chủ đề "Quyết định Ba Điều Chúng ta Không Cần Tiêu tiền Trong Quý Tiếp theo."
Chỉ mời những người có liên quan đến vấn đề của cuộc họp. Mọi người thường không thích đi họp, vì vậy đừng bắt bất kỳ ai không cần thiết để giải quyết vấn đề tham dự.
Tạo các quy tắc cơ bản trước khi cuộc họp bắt đầu và đảm bảo rằng tất cả những người tham dự đều có bản sao — một quy tắc cơ bản tuyệt vời là "không làm gián đoạn nhau".
Gửi các email tiếp theo trong vòng 24 giờ sau cuộc họp, xác nhận và các quyết định được đưa ra và ai sẽ thực hiện các vai trò cụ thể trong các quyết định này.

4 giai đoạn của cuộc họp hiệu quả

Điều đầu tiên cần nhận biết về việc tiến hành các cuộc họp hiệu quả là chúng không chỉ kết hợp với nhau một cách kỳ diệu khi bạn bước vào một phòng họp ngột ngạt. Giống như bất kỳ buổi họp mặt tuyệt vời nào, có một yếu tố là lập kế hoạch và chuẩn bị, nếu không có yếu tố này, một cuộc họp thực sự hoàn toàn vô nghĩa.

Bốn giai đoạn của cuộc họp hiệu quả là:

Sự chuẩn bị. Đây là thời điểm để thực sự xác định cuộc họp của bạn là gì. Đó có phải là một phiên động não về cách sử dụng tốt hơn các thực tập sinh mùa hè không? Bạn đang cố gắng quyết định xem nên chi thêm tiền vào đâu trong ngân sách của bộ phận nghệ thuật? Có một chủ đề thảo luận chính được hình thành tốt là chìa khóa cho sự thành công của cuộc họp bởi vì những người tham dự muốn cảm thấy như thời gian thêm này ngoài thói quen của họ là đáng giá.
Cuộc họp. Trong cuộc họp, bạn sẽ chắc chắn làm theo chương trình nghị sự bạn hình thành trong quá p sửa chữa sao cho tất cả chìa khóa nói điểm được đưa lên, và tất cả mọi người được trao một cơ hội để đóng góp đầu vào mà không đi off-topic, làm cho buổi làm việc dài hơn nó cần phải là.
Đóng cửa. Một vài phút trước khi cuộc họp dự kiến kết thúc, bạn sẽ kết thúc các cuộc thảo luận, đặt thời gian cho cuộc họp tiếp theo, nếu cần và xem xét cơ hội để những người tham dự liên hệ với bạn nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác.
Theo sát. Việc theo dõi cũng quan trọng đối với chất lượng cuộc họp như giai đoạn chuẩn bị. Đây là nơi bạn thu hẹp mọi khoảng cách và buộc chặt mọi đầu lỏng lẻo để đảm bảo rằng các quyết định đưa ra trong cuộc họp được thực hiện đúng.

Trong tất cả các khâu của một cuộc họp, khâu cần nhiều thời gian nhất là khâu chuẩn bị. Hòa nhập vào một môi trường yên tĩnh và vạch ra những gì bạn muốn từ cuộc họp sắp tới, chỉ tập trung vào những gì sẽ giúp thực hiện các cải tiến.

Ảnh của Alejandro Escamilla qua Unsplash

Chuẩn bị cho một cuộc họp hiệu quả

Quyết định mục đích của cuộc họp

Ở đây chúng ta đang ở giai đoạn quan trọng nhất của việc lập kế hoạch cho một cuộc họp — quyết định lý do tại sao bạn họp. Để quyết định mục đích của cuộc họp ngay từ đầu, hãy tự hỏi mình hai câu hỏi đơn giản:

Vấn đề gì cần được giải quyết?
Tại sao vấn đề cần được giải quyết?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ là mục đích của cuộc họp.

Chọn thời gian và địa điểm tốt nhất

Hãy suy nghĩ về thời gian và địa điểm có lợi cho việc động não và thảo luận cởi mở và loại thiết lập nào sẽ phù hợp nhất với quy mô nhóm của bạn.

Nếu bạn chọn một địa điểm từ xa, bạn có thể sử dụng dịch vụ trò chuyện video như Zoom, một cuộc gọi hội nghị đơn giản hoặc thậm chí là một cuộc thảo luận trò chuyện thông qua dịch vụ messenger. Một lợi ích to lớn của các cuộc họp từ xa là thời gian có thể linh hoạt hơn nhiều vì người tham dự có thể tham gia qua điện thoại của họ từ bất cứ đâu.

Nếu bạn chọn gặp mặt trực tiếp, hãy cân nhắc chọn thời điểm mà tiếng ồn ào của bụng bầu và mắt không nhìn chằm chằm vào đồng hồ. Một cuộc họp ngay trước khi tan sở hoặc ngay trước bữa trưa có lẽ là một ý tưởng tồi.

Tạo chương trình làm việc

Tiếp theo, bạn sẽ cần tạo một chương trình làm việc. Đôi khi được gọi là "lộ trình", chương trình sẽ hướng dẫn cuộc họp và giúp bạn với tư cách là người điều khiển và những người khác có liên quan, theo dõi xem bạn đang ở đâu và bạn nên đi đâu.

Một chương trình họp tốt sẽ bao gồm:

Các chủ đề cần thảo luận
Các điểm chính liên quan đến từng chủ đề cụ thể
Thời gian bắt đầu và kết thúc được xác định cho cuộc họp
Phòng cho câu hỏi trước khi kết thúc

Một chương trình có thể trông giống như sau:

Lịch họp

3:00 chiều Cuộc họp bắt đầu

3: 00-3: 05 Giới thiệu người tham dự và chủ đề

3: 05-3: 20 Thảo luận về chủ đề và các luận điểm

3: 20-3: 30 Câu hỏi

3:30 chiều Cuộc họp kết thúc

Thời gian kết thúc: 3:30 chiều

Chủ đề quan tâm chính: Chúng ta nên đặt máy bán hàng tự động mới ở đâu?

Sẽ có ba máy bán hàng tự động mới — hai máy bán đồ ăn nhẹ và một máy bán đồ uống
Nên đặt tất cả các máy bán hàng tự động ở một nơi hay dàn trải trong tòa nhà?
Mã báo cháy nêu rõ không thể đặt các máy bán hàng tự động gần lối ra của tòa nhà

Vui lòng gửi email đến [email protected] trước ngày 28 tháng 6 nếu bạn có thêm các câu hỏi và thắc mắc.

Chương trình này hoạt động vì nó đưa ra các nguyên tắc rõ ràng cho đường dẫn của cuộc họp. In chương trình làm việc của bạn ra và phát cho từng người tham dự khi bắt đầu cuộc họp hoặc gửi email trước để mọi người có cơ hội xem lại chương trình và tham khảo lại trong suốt cuộc họp. Bạn cũng nên đăng nó ở bất cứ nơi nào bạn đang họp để nó luôn ở trước mặt bạn và những người tham dự trong suốt cuộc thảo luận.

Chọn và mời thành viên tham gia cuộc họp

Quyết định xem ai nên có mặt tại cuộc họp và tại sao
Gửi yêu cầu của thành viên qua email, tin nhắn hoặc một hình thức giao tiếp chuyên nghiệp khác

Thiết lập các quy tắc cơ bản

Các ranh giới giúp duy trì một xã hội hoạt động ở trạng thái chủ yếu là dân sự. Hãy coi cuộc họp của bạn như một xã hội nhỏ và thiết lập một số ranh giới, được gọi là Quy tắc cơ bản. Để thiết lập các quy tắc cơ bản cho một cuộc họp hiệu quả, hãy cụ thể và giải quyết những phiền nhiễu tiềm ẩn như:

Công nghệ. Có nên để điện thoại và máy tính trong cuộc họp không?
Tôn trọng các thành viên khác. Không nên làm gián đoạn, nói to, nói qua tiếng lại hoặc quá lâu.
Nghỉ giải lao. Nếu cuộc họp sẽ kéo dài, liệu có khoảng nghỉ nào không và các thành viên nên gặp lại nhau khi nào và ở đâu?

Mục tiêu quy tắc cơ bản

Các quy tắc cơ bản phải cụ thể và đảm bảo rằng mọi người có mặt trong cuộc họp đều có cơ hội tham gia và tham gia vào một môi trường hiệu quả.

Chỉ định các vai trò quan trọng

Giống như bất kỳ cỗ máy được bôi trơn nào, một cuộc họp thành công cần nhiều hơn người tiến hành. Bạn sẽ cần chỉ định ba nội dung quan trọng trong cuộc họp để giúp cuộc họp diễn ra liên tục từ đầu đến cuối.

Người hướng dẫn

Người điều hành giúp cuộc họp đi đúng hướng, thực thi các quy tắc cơ bản và giúp hướng dẫn các thành viên quay lại mục đích của cuộc họp nếu cuộc trò chuyện lạc đề.

Máy chấm công

Máy chấm công sẽ theo dõi thời gian bắt đầu và kết thúc đã xác định của cuộc họp, định kỳ nhắc nhở các thành viên về thời gian đã trôi qua và thời gian còn lại.

Máy ghi âm

Máy ghi âm ghi lại các ý tưởng được đưa ra trong cuộc họp và đảm bảo yêu cầu làm rõ nếu cuộc trò chuyện trở nên khó hiểu để tất cả thông tin ghi lại đều hữu ích và có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo hiệu quả sau cuộc họp.

Mua sắm và tổ chức tài liệu

Quyết định những tài liệu cần thiết cho cuộc họp và thu thập chúng trước giờ họp. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay, hãy kiểm tra xem nó sẽ không chỉ bắt đầu cập nhật giữa chừng cuộc họp và nếu bạn muốn mọi người ghi chú, hãy lấy đủ bút và giấy ghi chú để lướt qua. Nếu bạn định trình bày dữ liệu, hãy dành thời gian tạo một vài hình ảnh trực quan để hỗ trợ các con số của bạn.

Đến với cuộc họp, sẵn sàng tiếp nhận một hoặc hai vấn đề đã được xác định rõ. Quá nhiều điểm thảo luận có thể cản trở tiến trình thực sự và dẫn đến việc thảo luận không chính xác.

Ảnh của Tim Gouw qua Unplash

Cuộc họp

Giới thiệu

Tiến hành giới thiệu ngắn gọn để tất cả các thành viên cuộc họp làm quen với nhau, sau đó nêu mục đích của cuộc họp và xem qua các quy tắc cơ bản để mọi người hiểu rõ về diễn biến cuộc họp.

Nêu mục đích của cuộc họp

Xem qua mục đích của cuộc họp, lý do tại sao tất cả các bạn ở đó và những gì bạn hy vọng sẽ đạt được (để đi đến quyết định thống nhất về vị trí hoặc địa điểm tốt nhất cho ba máy bán hàng tự động mới).

Xem lại chương trình làm việc

Đối với các cuộc họp trực tiếp, hãy gửi bản in của chương trình làm việc bao gồm các chủ đề thảo luận, các điểm thảo luận và thời gian bắt đầu và kết thúc.

Đối với các cuộc họp từ xa, hãy kiểm tra kỹ xem mọi người đã được gửi và có quyền truy cập vào chương trình làm việc trước khi bạn bắt đầu. Hãy dành thêm một phút cho những người tham dự để họ có thể hiểu trước khi đi sâu vào cuộc thảo luận.

Đặt thời gian để kết thúc cuộc họp và bám sát nó. Nhân viên và đồng nghiệp của bạn sẽ đánh giá cao sự quyết đoán của bạn. Khuyến khích mọi người gửi email cho bạn nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào để không ai cảm thấy bị bỏ rơi.

Ảnh của Eder Pozo Perez qua Unsplash

Bế mạc cuộc họp

Kết thúc

Ngay cả khi cuộc họp diễn ra thực sự tốt đẹp và mọi người đều đưa ra những ý tưởng tuyệt vời, điều quan trọng là phải tuân thủ thời gian kết thúc cuối cùng được thiết lập ở đầu cuộc họp. Nếu còn nhiều điều cần thảo luận, điều này có thể được thực hiện trong giai đoạn theo dõi .

Để có một kết thúc suôn sẻ:

Hãy dành một vài phút vào cuối cuộc họp để các thành viên hỏi và trả lời câu hỏi.
Quyết định xem giải pháp đã đạt được chưa hoặc nó sẽ được thảo luận lại vào cuộc họp tiếp theo.
Nếu một giải pháp đã đạt được, hãy tạo một kế hoạch hành động với một mốc thời gian cụ thể.
Nếu vẫn chưa đạt được giải pháp, hãy đưa ra một thời gian họp khác sẽ diễn ra trong tương lai gần.

Lập kế hoạch hành động

Khi đã đến lúc tạo một kế hoạch hành động, bạn cần bao gồm các yếu tố sau:

Giải pháp. Giải pháp là di chuyển cả ba máy bán hàng tự động đến một vị trí trung tâm, với máy bán đồ uống ở giữa để các máy dễ định vị và tất cả đồ ăn nhẹ có thể được mua ở một nơi.
Cách thực hiện giải pháp. Để thực hiện giải pháp này, các máy móc sẽ được chuyển đến khu vực hành lang đối diện với các phòng tắm.
Ai sẽ tham gia thực hiện giải pháp và vai trò cụ thể của họ. Jackie sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thông báo cho họ về vị trí các máy sẽ được lắp đặt, và Juan sẽ gặp họ vào ngày lắp đặt để đảm bảo rằng các máy được lắp đặt ở vị trí thích hợp.
Mốc thời gian cho quy trình giải pháp. Jackie sẽ gọi điện cho các nhà cung cấp vào sáng thứ Hai để cung cấp thông tin và đặt ngày lắp đặt trong khi Juan sẽ liên hệ với người quản lý của anh ấy để yêu cầu nghỉ các công việc buổi sáng thường ngày của anh ấy để gặp gỡ các nhà cung cấp.

Trong vòng một tuần sau cuộc họp, hãy liên hệ với những người tham dự qua email để làm rõ bất kỳ câu hỏi nào và giải quyết các mối quan tâm xuất hiện sau cuộc họp. Giữ các đường dây liên lạc cởi mở để hưởng lợi đầy đủ từ cuộc họp của bạn.

Ảnh của Andrew Neel qua Unsplash

Theo sát

Gửi email theo dõi

Giữ đà cho cuộc họp tiếp tục sau khi cuộc họp kết thúc bằng cách gửi ghi chú của máy ghi âm cho những người tham dự cuộc họp trong một email tiếp theo. Nhắc nhở mọi người về nhiệm vụ của Jackie và Juan, đồng thời đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin liên hệ của bạn nếu có bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào phát sinh.

Gửi email theo dõi cá nhân

Đối với những người được chọn để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để triển khai giải pháp, hãy gửi email để kiểm tra tiến độ và thảo luận về bất kỳ vấn đề nào có thể cản trở tiến trình. Đảm bảo rằng Juan đã được người quản lý của anh ấy đồng ý nghỉ việc để gặp gỡ các nhà cung cấp và kiểm tra kỹ vào chiều thứ Hai xem Jackie đã liên hệ với các nhà cung cấp để xác nhận thời gian và địa điểm lắp đặt hay chưa.

Thực hiện theo các hướng dẫn đơn giản này để có một cuộc họp ngắn gọn và hiệu quả cao sẽ giúp bạn và đồng nghiệp của bạn nắm bắt được các vấn đề mà không bị chúng làm cho trật tự.