Cách viết các chính sách và thủ tục cho doanh nghiệp của bạn

Đây là hướng dẫn về cách viết chính sách và thủ tục cho nơi làm việc của bạn.

David Livermore

Chính sách và Thủ tục là gì?

Vậy chính sách và thủ tục là gì? Nói một cách đơn giản, đó là hướng dẫn từng bước về cách thực hiện điều gì đó trong tổ chức của bạn. Nó có thể là một cái gì đó chung chung như những gì được mong đợi của tất cả nhân viên hoặc nó có thể là cách hoàn thành một nhiệm vụ công việc cụ thể. Dù bằng cách nào, một chính sách và thủ tục có thể ghi những suy nghĩ đó ra giấy để mọi người xem và làm theo.

Bài viết này sẽ đề cập đến những điều sau:

• Những gì cần bao gồm trong một chính sách và thủ tục
• Cách định dạng một chính sách và thủ tục.
• Một ví dụ về một
• Lời khuyên
• Ưu và nhược điểm của việc sử dụng một chính sách và thủ tục.

Những gì cần bao gồm trong một chính sách và thủ tục

Dưới đây là những gì cần thiết trong mọi chính sách và thủ tục.

• Header - Tiêu đề này phải bao gồm tên tổ chức của bạn, phòng ban, v.v. Điều này sẽ xác định thủ tục dự kiến ​​dành cho ai.
• Title - Tiêu đề của thủ tục. Cố gắng đừng làm điều này quá lâu. Giúp bạn dễ nhớ và dễ tham khảo.
• Số thủ tục - Đây cũng là để dễ dàng tham khảo. Điều này cho phép các thủ tục theo một thứ tự nhất định trong một cuốn sách, tập tài liệu, cơ sở dữ liệu trực tuyến, v.v. Không chỉ theo thứ tự số, chúng phải có khoảng cách bằng nhau giữa số thủ tục (tức là 100, 105, 110, v.v.).
• Ngày có hiệu lực - Ngày thủ tục có hiệu lực lần đầu tiên. Có thể quan trọng trong việc cố gắng thiết lập một dòng thời gian cho một nhiệm vụ công việc nhất định.
• Ngày sửa đổi - Nếu các thay đổi được thực hiện đối với thủ tục tại một thời điểm, thì ngày này cần được thay đổi thành ngày thủ tục được sửa đổi. Điều này giúp mọi người luôn cập nhật những thay đổi hiện tại.
• Ngày đánh giá - Nếu quy trình đã được xem xét để xem có cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào hay không, thì ngày này cần được thay đổi. Sẽ không có vấn đề gì nếu không có thay đổi nào được thực hiện, ngày này nên được chuyển thành được chỉ định khi nó được xem xét lần cuối.
• Được ủy quyền bởi - Tên của người đã ủy quyền phát hành chính sách và thủ tục. Đây sẽ là một trưởng bộ phận hoặc giám sát viên.
• Chính sách - Điều này nên đi sâu vào ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào. Tuy nhiên, phần này nên ngắn gọn. Tối đa nó phải là một cái nhìn tổng quan về lý do tại sao chính sách có hiệu lực.
• Chỉ thị - Nếu điều gì đó phải được thực hiện hoặc nếu có một hướng dẫn tổng thể mà người đó phải tuân theo, điều này phải có trong chỉ thị. Đừng bao gồm điều này trừ khi có điều gì đó quan trọng cần được chú ý ngay lập tức.
• Thủ tục - Đây sẽ là phần lớn chính sách và thủ tục của bạn. Nó cung cấp các bước được chia thành từng mục về cách thực hiện những gì chính sách quy định.
• Số trang - Nên có một số trang trên mỗi trang.
• Tiêu đề trang - Tiêu đề trang phải bao gồm tiêu đề và số thủ tục của chính sách và quy trình.
• Tên viết tắt - Đây phải là tên viết tắt của người cuối cùng đã xem xét chính sách và thủ tục. Nó cũng phải bao gồm ngày xem xét lần cuối.
• Ví dụ - Chúng sẽ nằm trên các trang riêng biệt sẽ không có tiêu đề, số trang, v.v. Đây là các ví dụ về những gì được mô tả ở các bước quan trọng trong quy trình.

Cách định dạng chính sách và thủ tục

Có một số quy tắc cơ bản khi viết một chính sách và thủ tục:

• Phông chữ - Phông chữ phải là một phông chữ thường được sử dụng và công nhận, nhưng không được coi là thiếu chuyên nghiệp. Ví dụ: Comic Sans là một phông chữ không chuyên nghiệp.
• Kích thước phông chữ - Tối đa bạn không nên sử dụng kích thước phông chữ lớn trong suốt quy trình. Nó phải luôn nhất quán từ thủ tục này đến thủ tục khác.
• Màu sắc - Màu sắc không thực sự cần thiết. Quy trình phải trên nền trắng với phông chữ đen. Tuy nhiên, màu sắc có thể được sử dụng trong các ví dụ.
• Khoảng cách - Phần thủ tục nên được đặt khoảng cách thích hợp để dễ đọc. Nếu không có khoảng cách giữa các bước, thì văn bản sẽ chạy cùng nhau khi ai đó đọc chính sách.
• Lề - Chúng phải được thực hiện ở bất kỳ tiêu chuẩn nào trong tổ chức của bạn dành cho các tài liệu khác. Điều này khiến người dùng có xu hướng đọc và sử dụng quy trình hơn.

Dưới đây là các yêu cầu về kiểu dáng được đề xuất cho từng danh mục mà tôi đã liệt kê ở trên.

• Tiêu đề - Tiêu đề phải luôn ở giữa, in đậm, viết hoa tất cả và ở đầu chính sách. Nó cũng phải có phông chữ kích thước lớn nhất so với phần còn lại của chính sách và thủ tục.
• Số Tiêu đề và Thủ tục - Cả hai điều này phải nằm trên cùng một dòng vì chúng đều được sử dụng để tham chiếu trong chính sách và thủ tục. Chúng có thể có cùng kích thước hoặc nhỏ hơn một chút so với tiêu đề nhưng phải được in đậm và viết hoa. Tiêu đề phải ở ngoài cùng bên trái, với số thủ tục ở ngoài cùng bên phải.
• Ngày Hiệu lực, Sửa đổi và Đánh giá - Tôi đã thấy những điều này được thực hiện theo nhiều cách. Đôi khi chúng ở trong cột riêng của chúng, trong khi những lần khác tôi thấy chúng ở hàng riêng của chúng. Đó là sở thích cá nhân, nhưng chúng phải luôn ở dưới tiêu đề và có phông chữ kích thước nhỏ. Cũng giống như các danh mục trước, những danh mục này phải được in đậm và viết hoa.
• Được ủy quyền bởi - Đây có thể là dòng cuối cùng trong phần trên của chính sách và thủ tục. Phần này phải được in đậm, viết hoa và ở phía ngoài cùng bên trái của tài liệu.
• Chính sách - Cần có điều gì đó để chỉ ra rằng chính sách bắt đầu từ thời điểm này. Thông thường, bạn có thể đặt từ "chính sách" bằng tất cả các chữ cái in hoa và in đậm, trong khi chính sách được giải thích không phải bằng chữ in đậm hoặc viết hoa. Bạn cũng sẽ muốn căn chỉnh văn bản trên tài liệu.
• Chỉ thị - Đây là thứ bạn thường muốn nổi bật, vì vậy nó sẽ được in đậm và viết hoa toàn bộ. Căn đều cho đoạn văn có vẻ tốt về chính sách và thủ tục.
• Thủ tục - Đây là phần khó giải thích nhất vì nó được định hướng rất chi tiết. Về cơ bản, bạn sẽ muốn tách các bước của mình càng nhiều càng tốt. Bạn không muốn các đoạn thông tin, bạn muốn văn bản đơn giản theo sau. Vì vậy, hãy chia nhỏ nhiều nhất có thể bằng cách sử dụng các loại danh sách khác nhau ở các thụt lề khác nhau. Ví dụ: A.1.ia, mỗi ở một thụt lề khác với thụt lề trước nó. Tuy nhiên, khi chuyển sang chữ "B", nó phải có cùng độ thụt vào với chữ "A" trước nó. Ví dụ dưới đây sẽ cho thấy một ví dụ thực tế về điều này.
• Số trang - Nên được căn giữa ở chân trang của tài liệu. Tạo số cho mỗi trang hoặc hiển thị trang hiện tại và tổng số trang (tức là Trang 1/2). Trang đầu tiên không nhất thiết phải có số trang trên đó.
• Tiêu đề trang - Tiêu đề trang trên mỗi trang tiếp theo sau trang đầu tiên phải trông giống như tiêu đề và số thủ tục nằm trên trang đầu tiên.
• Tên viết tắt - Vào cuối mỗi thủ tục, người xem xét / sửa đổi thủ tục nên bao gồm tên viết tắt của họ và ngày họ xem xét / sửa đổi lần cuối.
• Ví dụ - Chúng tách biệt với quy trình đang được viết. Chúng có thể bao gồm ảnh chụp màn hình từ một chương trình, các bảng để xem lại, v.v… Tại điểm liên quan trong quy trình, ví dụ nên được đề cập đến (ví dụ A). Sau đó, ở góc trên bên phải của mỗi ví dụ phải có tham chiếu đến ví dụ đó.

Phông chữ tốt nhất để sử dụng cho chính sách và thủ tục

Có bốn phông chữ tôi khuyên dùng:

1. Arial - Phông chữ này được coi là tiêu chuẩn công nghiệp cho hầu hết các tài liệu. Rất nhiều máy tính mặc định phông chữ này và nó rất dễ đọc. Bạn không bao giờ có thể làm sai với phông chữ này.
2. Times New Roman - Một tiêu chuẩn công nghiệp khác. Nó cũng được sử dụng làm phông chữ mặc định cho một số chương trình máy tính. Một số người coi đây là kiểu cũ mà thế hệ người dùng máy tính đầu tiên nhận ra.
3. Calibri - Để có một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn, bạn có thể sử dụng phông chữ này. Nó dễ nhìn và làm mịn giao diện của tài liệu. Vì chính sách và thủ tục có thể nhàm chán khi đọc và viết, đây có thể là một trong những phông chữ tốt hơn để sử dụng.
4. Georgia - Đây là một phông chữ được sử dụng không phổ biến, nhưng là một phông chữ có thể làm bạn thất vọng. Tôi coi đó là sự giao thoa giữa Arial và Times New Roman.

Tôi sẽ không sử dụng bất kỳ mặt trước nào quá khó đọc hoặc trông không chuyên nghiệp. Không ai sẽ coi trọng chính sách và quy trình nếu sử dụng phông chữ không chuyên nghiệp.

Hình ảnh dưới đây cho thấy tất cả bốn phông chữ đang hoạt động.

Ví dụ về các phông chữ được đề cập ở trên.

David Livermore

Một ví dụ về một chính sách và thủ tục.

David Livermore

Định dạng được sử dụng trong ví dụ về quy trình và chính sách ở trên

Bảng này bao gồm định dạng tôi đã sử dụng trong ví dụ trên. Phông chữ được sử dụng là Arial và văn bản được đặt mặc định ở bên trái trừ khi được chỉ định khác.

thể loại	định dạng
Tiêu đề	14 pt., In đậm, chính giữa
Tiêu đề	14 pt., In đậm
Số thủ tục	14 pt., In đậm
ngày	12 pt., In đậm, chính giữa
Được ủy quyền bởi	12 pt., In đậm, chính giữa
Chính sách	12 pt., "Chính sách" được in đậm, Căn cứ
Chỉ thị	12 pt., In đậm, hợp lý
Thủ tục	12 pt., Hợp lý
Số trang	10 pt., Trung tâm
Đầu trang	12 pt., In đậm
Tên viết tắt	12 điểm

Lời khuyên về Chính sách và Thủ tục

Dưới đây là một số mẹo chung cần tuân theo liên quan đến chính sách và thủ tục.

• Thường xuyên xem xét các thủ tục. Chỉ vì bạn viết một thủ tục không có nghĩa là nó đã xong. Định kỳ, bạn cần phải quay lại và xem xét quy trình của mình để xem có bất kỳ thay đổi nào không. Một số người khuyên bạn nên xem lại chúng vài năm một lần, nhưng tôi thích xem lại chúng mỗi năm, nếu có thể. Hơn nữa, khi có điều gì đó thay đổi trong tổ chức ảnh hưởng đến một thủ tục, thì chính sách và thủ tục đó nên được thay đổi ngay lập tức.
• Hãy xem xét quy trình trước khi có sẵn. Yêu cầu một vài người xem lại quy trình để xác minh xem nó có hợp lý không. Bao gồm nhân viên mới cũng như những người có kinh nghiệm trong quá trình này. Họ có thể cung cấp thông tin mà bạn có thể chưa nghĩ đến. Nếu bạn có một ủy ban thường xuyên xem xét các thủ tục, điều đó thậm chí còn tốt hơn.
• Yêu cầu mọi người xác nhận rằng họ đã xem xét quy trình sau khi nó được phát hành. Khi tôi hoàn thành việc viết hoặc sửa đổi một quy trình, tôi sẽ gửi tất cả cho tất cả nhân viên của mình. Họ ký tên và ghi ngày khi họ xem xét nó. Tôi cũng gửi email cho nhân viên để thông báo về những thay đổi được thực hiện đối với chính sách và thủ tục. Bằng cách này, tôi có tài liệu mà tôi đã thông báo cho mọi người. Trong các tổ chức lớn, việc này nên do người giám sát ở cấp đội hoặc cấp bộ phận xử lý.
• Xây dựng mục lục. Nếu bạn kết thúc việc phát triển nhiều chính sách và thủ tục, hãy xây dựng mục lục để dễ dàng xác định một chính sách cụ thể.
• Cho phép một số chỗ lung tung trong một thủ tục. Nhân viên không nên tuân theo chính sách và thủ tục đối với bức thư. Nó sẽ phục vụ như một hướng dẫn để hoàn thành công việc. Miễn là không có sai sót nào được cam kết và không vi phạm luật, thì có thể được phép có một số thời gian khi thực hiện theo một quy trình.
• Giữ thủ tục càng ngắn càng tốt. Đừng bao gồm mọi kịch bản hoặc tình huống có thể xảy ra. Nếu điều gì đó xảy ra mỗi năm một lần, tại sao phải xây dựng một quy trình về nó? Điều đó tốt nhất có thể được gửi trong một bản ghi nhớ hoặc e-mail.
• Xác minh rằng bạn không vi phạm bất kỳ quy tắc hoặc luật nào trong một quy trình. Trong các tổ chức lớn, bạn có thể phải xác minh rằng bạn không gây hại cho người sử dụng lao động hoặc nhân viên khi phát triển một thủ tục. Nếu cần, hãy bao gồm cơ sở pháp lý tại sao một chính sách và thủ tục được phát triển trong phần chính sách của thủ tục.
• Google nó. Trước khi bạn bắt đầu viết chính sách, hãy tìm kiếm trực tuyến để xem có tổ chức nào khác đã viết chính sách tương tự hay không. Đừng đạo văn quy trình. Thay vào đó, chỉ cần đọc nó và tạo của bạn dựa trên ý tưởng của một trong những bạn tìm thấy.

Ưu điểm của Chính sách và Thủ tục Sử dụng

Dưới đây là những ưu điểm trong việc phát triển chính sách và thủ tục:

• Cho phép một cách thống nhất để thực hiện mọi việc. Nếu không có một chính sách và thủ tục, nó có thể cho phép mọi người làm mọi thứ theo cách họ muốn. Họ có thể thực hiện sai hoặc gây ra lỗi trong quá trình. Chính sách và thủ tục giải quyết vấn đề đó.
• Nó giúp loại bỏ việc liên tục đặt câu hỏi từ nhân viên. Là một giám sát viên, tôi liên tục nhận được câu hỏi từ nhân viên của mình. Bây giờ chính sách và thủ tục của chúng tôi đã được cập nhật đầy đủ, tôi có thể chỉ họ đến thủ tục để trả lời các câu hỏi của họ. Tuy nhiên, đôi khi cần phải làm rõ về thủ tục.
• Chính sách và thủ tục quy định trách nhiệm của nhân viên. Nếu được thực hiện đúng, việc sử dụng chính sách và quy trình có thể giữ nhân viên của bạn đạt được một tiêu chuẩn cụ thể. Ai đó không thể nói rằng họ không biết điều gì đó hoặc không có gì để họ tham khảo. Với chính sách và thủ tục, nó giúp nhân viên nhận thức được những gì họ mong đợi.
• Tuyệt vời để đào tạo nhân viên mới. Khi tôi nhận một nhân viên mới, tôi dành một hoặc hai ngày đầu tiên để làm việc chặt chẽ với họ. Tôi chỉ cho họ phần lớn công việc, nhưng sau đó tôi bỏ đi. Một điều tôi để lại cho họ là chính sách và thủ tục. Khi họ có thắc mắc, tôi hướng dẫn họ đến thủ tục đó. Họ tìm hiểu về công việc và nơi đi nếu họ có thắc mắc. Thêm vào đó, điều này giải phóng tôi để làm công việc của mình.
• Nó có thể thiết lập mục tiêu. Điều tuyệt vời khi có nhiệm vụ công việc bằng văn bản là nó có thể thiết lập mục tiêu cho nhân viên của bạn. Quy trình này có thể phác thảo những việc phải làm và khi nào nó phải đi ngủ. Nhân viên có thể coi đó là mục tiêu của bản thân trong nỗ lực thăng chức, tăng lương, v.v.

Nhược điểm của Chính sách và Thủ tục Sử dụng

Dưới đây là những nhược điểm trong việc phát triển một chính sách và thủ tục:

• Nó ngăn cản sự sáng tạo. Nhân viên cảm thấy như thể họ không có quyền tự do trong việc ra quyết định của mình. Họ sẽ không suy nghĩ lung tung hoặc tìm ra các giải pháp mới, sáng tạo cho một vấn đề nếu họ cảm thấy luôn phải tuân theo một quy trình đã định. Tôi luôn nói với nhân viên của mình rằng các thủ tục là hướng dẫn, không phải là quy tắc cứng và nhanh. Miễn là bạn đạt được mục tiêu thành công, như thế nào không quan trọng.
• Yêu cầu cập nhật liên tục có thể tốn thời gian. Bất cứ khi nào điều gì đó thay đổi, ai đó phải quay lại chính sách để sửa đổi nó. Khi một nhiệm vụ công việc mới phát sinh, một người nào đó phải viết ra quy trình về cách thực hiện nó. Đó là một quá trình rất tốn thời gian. Mỗi tuần, tôi xử lý việc cập nhật, xem xét hoặc lập kế hoạch cách cập nhật chính sách và thủ tục.
• Nó có thể kìm hãm sự phát triển của một tổ chức. Rất nhiều nhân viên quay lại với cụm từ rằng một cái gì đó đã "luôn luôn được thực hiện theo cách này, vậy tại sao phải thay đổi nó?". Điều này không giống như ngăn cản ai đó sáng tạo. Thay vào đó, chính sách và thủ tục có thể kìm hãm sự thay đổi trong tổ chức nếu ai đó có tài liệu cho biết điều gì đó luôn được thực hiện theo một cách nhất định.
• Nhân viên có thể giải thích một bước trong một quy trình theo nhiều cách. Ai đó có thể đọc một bước theo cách này, trong khi người khác có thể đọc một bước theo cách khác, khi người viết quy trình có thể có ý nghĩa hoàn toàn khác. Các từ trên một tờ giấy có thể hiểu được. Vì vậy, khi một thủ tục được phát triển, đặc biệt là một thủ tục dài, cần có một số giao tiếp bằng lời nói về nó.
• Họ thật nhàm chán khi viết. Đôi khi tôi đã dành nhiều ngày liên tục để viết và sửa đổi quy trình. Nó có thể là một quá trình rất dài và được đúc kết, vì vậy nó không phải là điều thú vị nhất trong công việc của tôi. Vấn đề khiến nó trở nên nhàm chán là bạn dễ mắc sai lầm hơn, đó là lý do tại sao việc có nhiều người kiểm tra chính sách sau bất kỳ sửa đổi nào là quan trọng.

© 2014 David Livermore