5 bước dễ dàng để có những cuộc trò chuyện khó khăn ở nơi làm việc

Nếu bạn làm việc ở bất kỳ vị trí lãnh đạo nào, từ trưởng nhóm cho đến CEO, sẽ có lúc bạn thấy mình phải nói chuyện không thoải mái với các nhân viên khác. Đó là một phần của bất kỳ vai trò lãnh đạo nào và không nên tránh. Để trở thành một nhà lãnh đạo mạnh mẽ hơn, bạn sẽ cần phải đối mặt với cả khía cạnh tốt và xấu trong vai trò của mình.

Tuy nhiên, có những cách để đối phó với những loại tình huống này có thể giúp nhóm, bộ phận hoặc công ty của bạn phát triển và trở nên mạnh mẽ hơn, và những cách có thể gây thiệt hại cho nhóm, bộ phận hoặc công ty của bạn. Tất cả các nhà lãnh đạo giỏi sẽ muốn giảm thiểu bất kỳ thiệt hại nào và thay vào đó sử dụng điều này như một cơ hội để củng cố nhóm của họ và vị trí lãnh đạo của họ.

Khi một vấn đề được đưa ra ánh sáng, điều này có thể liên quan đến hiệu suất, nghỉ ốm, tranh cãi tại nơi làm việc hoặc bất kỳ chủ đề nào có thể khiến bạn hoặc nhân viên khác không thoải mái, bạn sẽ cần hiểu cách tốt nhất để quản lý kỳ vọng của nhân viên để giảm thiểu bất kỳ xung đột nào và giải quyết vấn đề kịp thời và công bằng..

Bài viết này sẽ thảo luận về năm bước chính mà bạn nên làm theo để có những buổi nói chuyện thành công về những chủ đề khó ở nơi làm việc của bạn.

Khi bạn có thể gặp khó khăn trong cuộc trò chuyện

Bây giờ và sau đó, nếu bạn làm việc trong vai trò giám sát, có thể là trưởng nhóm, giám sát hoặc quản lý, bạn sẽ phải đối mặt với một tình huống khó khăn với những người làm việc dưới quyền của bạn.

Các cuộc trò chuyện khó khăn có thể liên quan đến nhiều chủ đề, nhưng phổ biến nhất là liên quan đến hiệu suất hoặc hạnh kiểm kém, các vấn đề cá nhân của nhân viên có thể ảnh hưởng đến công việc của họ hoặc điều tra các khiếu nại và bất bình.

Nhớ lại; Cho dù bạn có thể không muốn có những kiểu trò chuyện như thế nào đi chăng nữa, thì việc có chúng luôn tốt hơn là không có, và bạn có chúng càng sớm thì càng tốt. Vấn đề càng được giải quyết và xử lý sớm càng dễ dàng giải quyết.

Bước một: Bạn có phải là người phù hợp cho công việc?

Trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác, hãy đảm bảo rằng bạn là người phù hợp để tham gia cuộc trò chuyện này. Nếu bạn không chắc chắn, hãy kiểm tra với người quản lý hoặc bộ phận nhân sự của bạn. Nếu bạn là người phù hợp với công việc, tốt nhất hãy đảm bảo rằng bộ phận Nhân sự và / hoặc người quản lý của bạn biết chính xác những gì bạn đang dự định làm. Điều này cũng sẽ giúp bạn cảm thấy được hỗ trợ nhiều hơn.

Một khi bạn đã thành lập, bạn là người phù hợp cho công việc; sau đó là thời gian để có được nứt!

Bước hai: Việc cần làm trước cuộc họp / cuộc trò chuyện

Đảm bảo rằng bạn biết sự thật, điều gì đã xảy ra, khi nào và tại sao. Bạn cần biết 100% những gì đã và đang diễn ra. Làm thế nào bạn có thể mong đợi có một cuộc thảo luận hữu ích với chỉ một nửa sự kiện theo ý của bạn?

Hãy suy nghĩ về những gì bạn biết về người bạn cần nói chuyện, có phải lý do bạn cần nói với họ điều bạn mong đợi ở họ không? Hay là nó hoàn toàn không có tính cách? Hãy tính đến điều này trước khi nói chuyện với họ, có thể có sự hiểu lầm và bạn muốn đi vào cuộc thảo luận này với một tâm trí cởi mở nhất có thể.

Kiểm tra các chính sách của công ty bạn; bạn có thể cần phải tư vấn một cách hành động, vì vậy bạn nên biết chính sách của công ty là gì, để có thể cố vấn.

Bước ba: Lập kế hoạch cuộc họp

Khi lập kế hoạch cuộc họp, hãy ghi nhớ những điều sau:

Trò chuyện trực tiếp hiệu quả hơn một cuộc điện thoại.
Ngồi đối diện với ai đó là một cách nói rất trang trọng, ngồi cạnh họ sẽ ít đe dọa hơn.
Cho phép trong thời gian; bạn không muốn cuộc họp gấp rút, nhân viên có thể muốn nói chuyện dài dòng về tình huống, vì vậy hãy đảm bảo bạn dành đủ thời gian cho cuộc họp.
Bạn cũng nên cân nhắc một chút để có giải pháp khả thi, điều này có thể khó khăn do bạn chưa thảo luận vấn đề với nhân viên, nhưng bạn đã nhận thức được vấn đề và có một số ý tưởng về kết quả tiềm năng.

Bước bốn: Điều hành cuộc họp

Khi tổ chức cuộc họp, hãy ghi nhớ những điều sau:

Đặt ra ngay từ đầu cuộc họp sẽ diễn ra như thế nào và các vấn đề cần thảo luận, rõ ràng và ngắn gọn.
Luôn khách quan và không phán xét.
Áp dụng một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp.
Hãy cụ thể nhất có thể, sử dụng các ví dụ nếu có thể.
Sử dụng ngôn ngữ và cử chỉ hỗ trợ / khuyến khích.
Ghi chép.

Đặt câu hỏi nhưng đừng làm gián đoạn vài phút một lần. Nếu có thể, hãy cố gắng lưu câu hỏi của bạn cho đến khi nhân viên nói xong.

Luôn nhớ rằng bạn là người phụ trách cuộc họp. Việc duy trì cuộc họp diễn ra tùy thuộc vào bạn, bạn sẽ cần phải dừng cuộc trò chuyện đi theo con đường không liên quan.

Vì vậy, tóm lại, cuộc họp của bạn sẽ giống như sau:

Mở cuộc họp; giải thích tại sao cuộc họp diễn ra và những gì sẽ được thảo luận.
Hãy xem xét các vấn đề, rõ ràng và ngắn gọn.
Yêu cầu một lời giải thích.
Lắng nghe những gì nhân viên nói, lắng nghe và giữ một tâm trí cởi mở.
Cùng nhau khám phá các vấn đề.
Đồng ý về con đường phía trước

Cuộc họp thành công

Bước năm: Một con đường phía trước

Một khi bạn đã có cuộc họp của mình, bạn nên ở một vị trí để quyết định một con đường phía trước. Thật vậy, nếu có thể, điều này nên được thực hiện trong cuộc họp.

Bạn cần phải suy nghĩ rõ ràng về cách tốt nhất để giải quyết tình huống để ngăn chặn nó xảy ra một lần nữa. Hãy nhớ rằng đây không chỉ là giải pháp tốt nhất cho bạn và công ty mà còn là quyết định tốt nhất cho cả nhân viên.

Nếu cần, bạn có thể thảo luận vấn đề với những người quản lý khác, có kinh nghiệm hơn hoặc với bộ phận nhân sự.

Phần kết luận

Cuối cùng, bạn cần phải quyết định xem mình có phải là người thích hợp để thảo luận hay không, nếu có thì bạn cần phải điều tra vấn đề một cách kỹ lưỡng. Sau khi đã điều tra kỹ lưỡng, bạn cần dành thời gian để lên kế hoạch cẩn thận cho cuộc họp của mình, đừng chỉ chăm chăm vào nó. Sau khi đã lên kế hoạch, cuộc họp của bạn cần thực sự diễn ra. Vào cuối cuộc họp, trong một tình huống lý tưởng, bạn sẽ có thể thống nhất về một con đường tiến tới với nhân viên của mình. Nếu không thì bạn cần phải đưa ra quyết định càng sớm càng tốt.