5 Quy tắc để có email chuyên nghiệp hơn

Giữ thông tin liên lạc bằng văn bản của bạn chuyên nghiệp

Có thể bạn đã từng nghe điều này: “Cách bạn viết cũng quan trọng như những gì bạn viết”. Ngày nay, “thương hiệu cá nhân” của một ai đó là tất cả - cả trực tuyến và trong thế giới chuyên nghiệp. ” Giữ cho email của bạn chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ một cách lâu dài cho thương hiệu cá nhân của bạn.

Theo nhiều cách, các chương trình email và tin nhắn tức thời cho phép hình ảnh tương đương với việc nghe trộm cuộc trò chuyện điện thoại. Có những blog đưa ra lời khuyên về cách viết một email “giống như một ngày nào đó sẽ được đọc trong một phiên tòa xử trảm.” Những blog này có rất nhiều lời khuyên về những gì không nên làm, nhưng rất ít về những gì một người nên làm hoặc tại sao điều đó lại quan trọng.

Dưới đây là năm quy tắc "không nên làm" hàng đầu của tôi và các đề xuất về những việc nên làm thay vào đó:

Quy tắc 1: Nhận thức về phản ứng của bạn (hay còn gọi là "Không mạo hiểm")

Đây có thể là cái khó nhất để làm theo. Đây là tình huống phổ biến nhất mà tôi đã quan sát:

Bạn nghe thấy điều gì đó trong một cuộc họp ảo và phản ứng của bạn là ngay lập tức gửi một tin nhắn tức thì, biểu tượng cảm xúc (nếu IM của bạn có khả năng đó) hoặc email cho người cũng có mặt trong cuộc họp.

Rủi ro là gì?

Nếu người mà bạn đang gửi nhận xét đang chia sẻ màn hình của họ với lượng khán giả lớn hơn nhưng người đó quên tắt thông báo email của họ và / hoặc giữ màn hình IM đóng… thì nhận xét của bạn hiện ở chế độ công khai.

Đừng nghĩ trong một phút mà không ai để ý - tin tôi đi, MỌI NGƯỜI NÓI RỒI.

Để làm gì?

1. Nếu nhận xét của bạn có liên quan đến chủ đề của cuộc họp: hãy phát biểu trong cuộc họp.
2. Nếu nhận xét của bạn chỉ đơn giản là phản ứng ruột thịt: hãy giữ nó cho riêng mình trong một phút và lắng nghe cuộc trò chuyện gần hơn một chút. Có thể câu nói mà bạn phản ứng chỉ là một phần của câu chuyện.
3. Chờ cho đến sau cuộc họp: nếu nó thực sự tốt hay xấu, hãy lưu nó để thảo luận riêng sau khi cuộc họp kết thúc.

Quy tắc 2: Kiểm tra kỹ email của bạn sẽ được gửi đến ai

Do tốc độ kinh doanh nhanh chóng, tất cả chúng tôi luôn cảnh giác cao độ và mọi thứ đều đến hạn vào ngày hôm qua.

Đây là một kịch bản có thể xảy ra:

Ai đó gửi email. Sau đó, trong năm phút hoặc ít hơn, người đó sẽ xuất hiện tại bàn làm việc của bạn, nhận cuộc gọi hoặc tin nhắn tức thì "Bạn có nhận được email của tôi không?"

Cuối cùng, bạn học cách dừng bất kỳ việc gì đang làm để đọc mọi email gửi đến ngay lập tức. Do đó, bạn cũng có động lực để phản hồi ngay lập tức.

Sau đó, bạn phát hiện ra rằng thư trả lời của bạn đã đến nhầm (những) người trong công ty.

Làm sao chuyện này lại xảy ra?

Có lẽ bạn nhấn "trả lời tất cả" theo thói quen thay vì chuyển tiếp email khi bắt đầu một cuộc trò chuyện bên lề. Có lẽ người gửi đã gõ sai tên hoặc bạn trùng tên với người khác trong công ty.

Để làm gì?

1. Trước khi bạn nhấn gửi: hãy dành thêm một phút để đọc lại mọi thứ: danh sách người nhận, email của bạn nói chung (có thể thông điệp của bạn không rõ ràng, bạn bỏ từ, v.v.);
2. Cố gắng hủy tin nhắn ngay khi bạn nhận ra lỗi. Nếu tính năng “Nhắc lại tin nhắn này” không hoạt động:

Quy tắc 3: Giữ cá nhân tách biệt với chuyên gia

Nếu bạn chưa tự mình làm điều này, bạn đã từng nghe những câu chuyện như thế này:

Một email rất cá nhân không chỉ được gửi đến người dự định mà còn đến TOÀN BỘ CÔNG TY.

CÓ !!! Yếu tố bối rối không nằm ngoài bảng xếp hạng… cho cả người gửi và người nhận.

Để làm gì?

LUÔN LUÔN giữ công việc và email cá nhân của bạn riêng biệt, đồng thời tránh đăng nhập vào phiên bản trực tuyến của tài khoản Gmail, MSN, Yahoo hoặc Hotmail từ máy tính xách tay (hoặc máy tính để bàn) của bạn.

Việc kết hợp email cá nhân và email doanh nghiệp vào một vị trí dễ dàng hơn để bạn có thể theo dõi cả hai. Tuy nhiên, bây giờ điện thoại di động của chúng ta thông minh và mạnh mẽ như máy tính xách tay (máy tính bảng, v.v.), việc kết hợp sổ địa chỉ email không còn cần thiết nữa.

Quy tắc 4: Nhận thức về đối tượng của bạn

Ngay cả khi email của bạn dành cho một đối tượng cụ thể, nó có tiềm năng được chuyển tiếp đến bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu trong công ty hoặc hơn thế nữa.

Trong thế giới doanh nghiệp, bạn không bao giờ chỉ viết thư cho bạn bè hoặc đồng nghiệp của mình. Bạn nên luôn cho rằng email sẽ được đọc bởi người cao hơn trong công ty. Lựa chọn tốt nhất của bạn là tiếp cận mọi email như thể bạn đang viết thư cho người quản lý, sếp của người quản lý hoặc khách hàng.

Đồng thời , tránh sử dụng biệt ngữ trong ngành, từ viết tắt hoặc những từ chỉ giáo sư văn học đại học của bạn có thể sử dụng. Những thứ này không làm cho bạn trông thông minh hơn… nó chỉ làm phiền người đọc và khiến thông điệp của bạn khó hiểu hơn.

QUY TẮC 5: Xem ngôn ngữ của bạn

Điều này không chỉ có nghĩa là “không chửi thề” (hoặc giữ nó là “PG” như xếp hạng phim) - điều đó nên hiển nhiên. Nếu không, hãy trò chuyện với bộ phận Nhân sự.

'Xem bạn ngôn ngữ' cũng có nghĩa là giữ nó "PC" (đúng về mặt chính trị).

HÃY NHỚ: Bất kỳ ai trong hoặc ngoài công ty đều có thể đọc email của bạn. Vì không có cách nào để biết người đọc cuối cùng có thể là ai, hãy giữ ngôn ngữ và giọng điệu của bạn trung lập.

Nếu bạn không chắc chắn thì sao?

1. Nhờ người cộng tác đáng tin cậy đọc email và đưa ra phản hồi hoặc đề xuất về cách thông điệp có thể tốt hơn.
2. Viết email (không có người nhận) sau đó lưu nó vào thư mục "nháp" của bạn một lúc. Ngày hôm sau (hoặc muộn hơn ngày hôm đó nếu bạn có hạn chót), hãy xem lại nó.

• Nó vẫn cho biết những gì bạn nghĩ là bạn đang viết?
• Email có thể hiện bạn là người chuyên nghiệp không? Nếu không, hãy sửa chữa nó hoặc yêu cầu giúp đỡ.

RẤT CẨN THẬN khi đăng lên mạng xã hội.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, nhà thầu độc lập, v.v. - bạn nên có các trang truyền thông xã hội riêng cho doanh nghiệp của mình. Đảm bảo nhận xét và bài đăng của bạn phải liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang cung cấp.

Nếu bạn đã có một ngày tồi tệ, đừng quảng bá nó trên Facebook hoặc Twitter, và đừng làm phiền công ty bạn đang làm việc. Bạn bè trên Facebook của đồng nghiệp hoặc cấp trên của bạn (trong quá khứ và hiện tại) có thể không hiểu. Ngoài ra, nhiều công ty hiện có các chương trình theo dõi cách thức và thời điểm tên công ty của họ được sử dụng và bởi ai (xem sổ tay công ty của bạn).

Đừng quên - các nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ cố gắng truy cập vào (các) trang của bạn để quyết định xem bạn có “phù hợp” với công việc hay không. Không mất nhiều thời gian để đặt danh tiếng của bạn (thương hiệu cá nhân) và đánh mất danh tiếng trong một cuộc phỏng vấn hoặc lời mời làm việc.

Kế hoạch tốt nhất của bạn: nhấc điện thoại lên (đúng là có số điện thoại trên đó) và gọi cho người mà bạn tin tưởng để trút bỏ bực bội.

Khi bạn làm việc trong môi trường công ty, điều quan trọng cần nhớ là không có thông tin liên lạc nào của bạn là riêng tư. Mọi email bạn gửi (cả nội bộ và bên ngoài) đều có thể được đọc bởi bất kỳ ai quan tâm đến chủ đề này. Nói sai điều, trả lời tất cả hoặc gửi sai người, và bạn có thể đang đặt uy tín nghề nghiệp (thương hiệu cá nhân), công việc của bạn và công ty vào rủi ro.

Cuối cùng, lời khuyên tốt nhất là chỉ cần sử dụng ý thức chung của bạn và giữ cho cá nhân tách biệt khỏi công việc càng nhiều càng tốt. Như bộ phim Bố già năm 1972 nhắc nhở chúng ta - “Đó không phải là chuyện cá nhân, mà là công việc.”