5 cách chủ doanh nghiệp có thể giảm chi phí

Năm mẹo và thủ thuật để giảm chi phí (dành cho chủ doanh nghiệp)

Marten Bjork qua Unsplash.com

Trong nền kinh tế này, các CEO đang muốn hoàn thành hai điều: tăng doanh thu và giảm chi phí. Quản lý thành công hai lĩnh vực này, doanh thu và chi phí, tạo ra lợi nhuận tăng lên. Chỉ quản lý một cái và bỏ qua cái kia thường có nghĩa là đau đầu và căng thẳng, và trong một số trường hợp, đóng cửa.

Thật dễ dàng cho các CEO và chủ doanh nghiệp tập trung vào việc tăng doanh thu. Tăng doanh thu có nghĩa là làm việc trên các nhiệm vụ quan trọng, hay nói cách khác, làm việc trên các nhiệm vụ “là công việc kinh doanh”: tức là xây dựng tiện ích con tốt hơn, bán các tài khoản lớn và tìm kiếm hoặc tăng lợi thế cạnh tranh đó.

Đối với nhiều người, việc kiểm soát và giảm chi phí là một vấn đề cần suy nghĩ, đôi khi là một sự phân tâm. Các chi phí liên quan trực tiếp đến doanh thu thường được giám sát rất chặt chẽ. Chúng bao gồm chi phí vật liệu, bán hàng và lao động. Tuy nhiên, có thể dễ dàng bỏ qua một số chi phí liên quan đến việc “vận hành doanh nghiệp” như các chức năng kế toán (ví dụ: bảng lương, A / P, A / R), quản lý nguồn nhân lực và quản lý hồ sơ.

Việc không kiểm soát hoặc giám sát các chi phí gián tiếp này thường dẫn đến nhiều vấn đề, chẳng hạn như tăng lãng phí, rủi ro gian lận, chi phí lao động tăng cao và chi phí cơ hội cao hơn. Dưới đây là năm cách mà một CEO hoặc chủ doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn và giảm chi phí gián tiếp của họ.

1. Áp dụng một “Phương pháp” cho Chứng điên

Một trong những điều đầu tiên cần làm để giành quyền kiểm soát hoạt động mà bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đang thực hiện là áp dụng một phương pháp hoặc hệ thống cho hoạt động đó. Ví dụ: thay vì chỉ xáo trộn một chồng giấy ngẫu nhiên, không có tổ chức mỗi khi bạn đang tìm kiếm một thứ gì đó cụ thể, bạn có thể sắp xếp các giấy tờ theo thứ tự bảng chữ cái theo chủ đề. Làm điều này cho phép bạn xác định nhanh hơn những gì bạn đang tìm kiếm mỗi khi bạn truy cập vào chồng giấy tờ đó.

Áp dụng hệ thống sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái các giấy tờ có nghĩa là bạn có thể tìm thấy mọi thứ chỉ trong vài giây chứ không phải vài phút. Nhân số tiền tiết kiệm đó với mỗi lần bạn tìm kiếm thứ gì đó, rồi tính chi phí thời gian của bạn, và bạn bắt đầu thấy rằng một thứ đơn giản như bảng chữ cái có thể giúp bạn tiết kiệm tiền.

Bảng chữ cái chỉ là một ví dụ mà tất cả mọi người có thể liên tưởng đến minh họa sự thiếu hiệu quả của việc tấn công một công việc mà không có quy trình sẵn có giúp tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.

Áp dụng một phương pháp tiêu chuẩn cho hoạt động kinh doanh được gọi là “quản lý quy trình kinh doanh” hoặc BPM. Sử dụng ví dụ trên, các giấy tờ không tự sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái một cách kỳ diệu, vì vậy cần phải thực hiện một quy trình để đảm bảo rằng các giấy tờ được lưu trữ ở trạng thái được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái của chúng.

2. Tự động hóa

Tự động hóa quy trình có thể là một trong những cách nhanh nhất để giảm chi phí. Đúng vậy, chi phí. Nếu được thực hiện đúng cách, tự động hóa có thể giảm nhiều hơn chi phí lao động. Tự động hóa cũng có thể giảm chi phí sửa chữa lỗi bằng cách loại bỏ lỗi do con người (và các biến khác) ra khỏi quy trình. Tự động hóa cũng sẽ giúp loại bỏ chất thải và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.

Để làm rõ quan điểm về việc giảm chi phí lao động — tự động hóa không nhất thiết có nghĩa là bạn sẽ có thể tham gia vào việc giảm lực lượng trên quy mô lớn. Điều đó có nghĩa là nhân viên của bạn sẽ có thể tập trung nỗ lực chính xác hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Tự động hóa không có nghĩa là triển khai robot hoặc chi số vốn lớn cho các hệ thống máy tính phức tạp lớn. Việc triển khai quy trình tự động có thể đơn giản như xây dựng macro trong bảng tính Excel hoặc có thể phức tạp như triển khai một nền tảng hình ảnh tài liệu hoàn toàn mới. Trong cả hai trường hợp, tương tự như việc áp dụng “phương pháp chống lại sự điên rồ”, bạn sẽ có thể xác định thời gian và / hoặc tài liệu đang được lưu ở đâu và chuyển nó thành đô la.

3. Công nghệ

Công nghệ là phương tiện để tự động hóa nhưng không nên nhầm lẫn với tự động hóa. Như đã nêu ở trên, tự động hóa có thể đơn giản như sử dụng Excel để tính toán mức sử dụng vật liệu hoặc cơ sở dữ liệu Access để triển khai hệ thống theo dõi quy trình làm việc đơn giản. Công nghệ cho phép bạn nắm bắt thông tin ở quy mô không thể đạt được trong quy trình thủ công.

Sử dụng đúng công nghệ cho đúng công việc sẽ nâng cao chất lượng, tăng tốc độ và giảm lãng phí. Công nghệ không nên bị giới hạn vì chỉ là động cơ thúc đẩy hoạt động thông qua các bước cải tiến quy trình, nó cũng có thể được sử dụng để đưa công việc vào hệ thống (ví dụ: quét tài liệu giấy hoặc nhận email) và thoát công việc khỏi hệ thống (ví dụ:, thực hiện in hoặc giao diện dữ liệu đầu ra).

Công nghệ phù hợp sẽ làm cho cuộc sống của nhân viên trở nên dễ dàng hơn và bắt đầu tổng hợp thông tin có giá trị về mức độ hiệu quả của công ty bạn đang thực hiện cả các quy trình quản trị và cốt lõi.

4. Giám sát

Thông tin là chìa khóa để cải tiến quy trình. Không quan trọng nếu thông tin đó được thu thập thông qua một quy trình tự động hoặc nếu thông tin đó được biên dịch bằng công nghệ. Điều quan trọng là bạn có thông tin trong tầm tay để bạn có thể xác định các mẫu và xu hướng chính để xác định quỹ đạo chi phí cho các quy trình của mình. Là một Giám đốc điều hành, bạn đã quen với việc thực hiện loại giám sát này với dữ liệu tài chính, dữ liệu thị trường và khi đọc các chỉ số hiệu suất chính của hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn.

Thông tin về tất cả các quy trình trong doanh nghiệp của bạn phải có sẵn cho tất cả các bên liên quan trong tổ chức của bạn. Điều này cho phép các bên liên quan đó (tức là người quản lý văn phòng, người quản lý mua hàng, người quản lý kho, v.v.) thực hiện phân tích giống như bạn sẽ làm cho toàn bộ doanh nghiệp của mình, nhưng ở mức độ phù hợp với lĩnh vực trách nhiệm của họ. Giờ đây, các bên liên quan của bạn được trao quyền để đưa ra quyết định sáng suốt về thay đổi quy trình có ý nghĩa. Họ có thể nhìn thấy lợi ích (hoặc thiếu) của những thay đổi đó, bắt đầu quá trình loại bỏ các sai sót trong quy trình và chi phí.

5. Quyền sở hữu

Giờ đây, các bên liên quan của bạn có thông tin để giám sát các quy trình của họ, họ sẽ bắt đầu cảm thấy có trách nhiệm và quyền sở hữu hơn thay vì chỉ quản lý hiện trạng. Xử lý các bên liên quan cảm thấy như họ đang đóng góp vào sự thịnh vượng của công ty dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ chiến lược về cách họ có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc và các nguồn lực khác của tổ chức; hơn là quản lý các cuộc khủng hoảng và chi phí vượt mức một cách phản ứng.

Đôi khi, rất khó để một CEO từ bỏ một số quyền kiểm soát đối với một số quy trình nhất định. Đã bao nhiêu lần bạn nói, “Tất cả các khoản chi tiêu vượt quá $ 1000 phải có sự chấp thuận của tôi,” hoặc “Tôi phải chấp thuận tất cả các yêu cầu thuê mướn mới”? Làm điều này làm chậm sự phát triển của công ty bạn; cho phép người quản lý của bạn làm công việc của họ, cho phép bạn làm công việc của bạn. Việc trao lại quyền sở hữu cho người quản lý của bạn dễ dàng hơn nhiều khi có phương pháp, công nghệ và giám sát.

Phần kết luận

Luôn có một khoản chi phí để thay đổi cách hoạt động kinh doanh của bạn (tức là thực hiện thay đổi quy trình). Bất kỳ thay đổi nào trong quá trình ít nhất cũng nên phân tích chi phí / lợi ích nhanh chóng. Thay đổi càng lớn thì phân tích càng sâu. Phân tích sự thay đổi quy trình có thể là một nỗ lực phức tạp. Định lượng các khoản tiết kiệm chi phí trong các lĩnh vực như chất thải và chất lượng có thể khó hơn so với các lĩnh vực tìm thấy về thời gian và nguồn lực.

Phương pháp triển khai, tự động hóa, công nghệ, giám sát và quyền sở hữu đưa bạn đến gần hơn với khả năng xác định chi phí thực sự của việc cải tiến bằng cách cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định đó. Cải tiến quy trình thường mất thời gian và trong một số trường hợp, chi phí cải tiến quy trình được tính trước trong dự án. Đừng đánh mất mục tiêu dài hạn và từ bỏ dự án cải tiến quy trình quá sớm.

Những cách quản lý chi phí này đã được thử nghiệm thời gian. Có rất nhiều phương pháp luận trên thị trường mà bạn có thể thực hiện cũng như các giải pháp phần mềm / phần cứng sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để điều hành doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn. Với tư cách là Giám đốc điều hành, bạn phải bắt đầu quá trình thay đổi.