Mục lục:
- 1. Phân tích tình huống
- 2. Hãy rõ ràng vai trò của bạn là gì
- 3. Bảo vệ lịch trình của bạn
- 4. Tận dụng Quy tắc 80/20
- 5. Kiểm tra bản thân
- 6. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ
- Lên kế hoạch trước
- Giao tiếp
- Sắp xếp công việc của bạn
- Tự động hóa khi có thể
- Nghỉ ngơi đầy đủ
Bạn có thấy rằng bạn có quá nhiều thứ phải quản lý cùng một lúc?
Ảnh của Robert Bye trên Unsplash
1. Phân tích tình huống
Việc lấp đầy lịch trình của bạn với các hoạt động và luôn bận rộn không nhất thiết có nghĩa là bạn đang quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả. Liên tục di chuyển ở tốc độ cao có những hạn chế riêng của nó, không ít trong số đó bao gồm căng thẳng.
Thực tế là chúng ta không thể thực sự kiểm soát hoặc quản lý thời gian. Những gì chúng ta có thể quản lý là chính chúng ta. Giảm tốc độ là cần thiết để chụp toàn bộ bức ảnh.
Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi: Đây có phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất của tôi không? Có cách nào thông minh hơn để đạt được những gì tôi cần làm hôm nay mà không tốn nhiều thời gian không?
Bản thân sự bận rộn có thể là một vấn đề. Có những lúc bận rộn trở thành một cách tiếp cận trốn tránh — một phương tiện để tránh những vấn đề quan trọng khác trong cuộc sống của một người.
Do đó, rút lui để suy ngẫm thay vì liên tục dồn mình vào các hoạt động có thể tiết kiệm thời gian và làm cho những nỗ lực của bản thân trở nên hiệu quả và có lợi hơn.
Có một tầm nhìn rõ ràng là rất quan trọng
Ảnh của You X Ventures trên Unsplash
2. Hãy rõ ràng vai trò của bạn là gì
Ngay cả ở nơi làm việc bình thường, các vấn đề liên quan đến quản lý thời gian kém có thể dẫn đến tình huống quản lý khủng hoảng trong đó vai trò và trách nhiệm ban đầu của một nhân viên bị lu mờ và anh ta thấy mình dành toàn bộ thời gian cho những gì không có trong mô tả công việc ban đầu.
Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải đặt ra một tầm nhìn rõ ràng về những gì cần phải hoàn thành và vai trò và trách nhiệm của bạn là gì. Nếu bạn không biết mình đang đi đâu, con đường nào sẽ đưa bạn đến đó. Bạn cần phải có một tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng liên tục làm chuẩn mực cho sự tiến bộ của mình.
Nếu bạn được tuyển dụng, bạn có thể cần phải có một cuộc họp với quản lý trực tiếp của mình để làm rõ các ưu tiên của bạn nằm ở đâu. Mở ra cuộc thảo luận này cũng có thể có lợi theo những cách khác. Nó có thể giúp sắp xếp lại lịch trình của bạn để tránh kiệt sức và tạo điều kiện giao nhiệm vụ bổ sung cho các thành viên khác trong nhóm.
Cần biết rằng do bản chất thay đổi của thế giới kinh doanh, các ưu tiên có thể thay đổi và các trách nhiệm cùng với chúng. Điều này đặc biệt đúng đối với những người tự kinh doanh. Tổ chức quản lý thời gian của bạn sao cho cân nhắc những thay đổi đó.
Bảo vệ thời gian của bạn
3. Bảo vệ lịch trình của bạn
Thời gian là tài sản quý giá nhất mà bạn có. Hầu hết những thứ khác trong cuộc sống đều có thể thay thế được, nhưng thời gian thì không. Bạn sẽ không bao giờ lấy lại được những năm tháng đã sử dụng hết của cuộc đời mình. Điều tương tự cũng áp dụng cho từng giây tích tắc ngay bây giờ.
Do đó, không chỉ cần thiết mà còn bắt buộc phải bảo vệ thời gian của bạn một cách cẩn thận. Giữ một danh sách hành động và khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ ưu tiên của mình và dành thời gian không bị quấy rầy để hoàn thành chúng, hãy cố gắng để đảm bảo không có bất kỳ sự can thiệp nào.
Điều này bao gồm các biện pháp như kích hoạt thư thoại của bạn, tắt thông báo email, hạn chế cuộc gọi đến, tận dụng các cuộc họp ảo thay vì cuộc họp trực tiếp, yêu cầu các cuộc hẹn trên lịch, sử dụng dấu hiệu 'Không làm phiền'.
Ví dụ: nếu bạn đã lên lịch một cuộc họp kéo dài trong 15 phút, hãy đảm bảo tất cả những người tham gia tuân thủ giới hạn thời gian và bám sát chủ đề trong tầm tay. Có thể bố trí riêng cho mọi vấn đề không liên quan mà không thể xử lý trong khung thời gian bạn đã đặt.
Ngoài những điều trên, hãy liên tục xem xét các cách giải phóng thời gian của bạn. Điều này sẽ làm cho bạn hiệu quả hơn. Tất cả số phút tiết kiệm được từ mỗi hoạt động khi kết hợp với nhau vào cuối ngày có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể.
4. Tận dụng Quy tắc 80/20
Doanh nghiệp càng phát triển lớn mạnh thì trách nhiệm càng nhiều và yêu cầu quản lý thời gian hiệu quả càng lớn.
Những gì có thể bắt đầu như một hoạt động của một người có thể nhanh chóng trở nên khổng lồ, với những yêu cầu đáng kinh ngạc, đến nỗi mọi thứ sẽ vượt khỏi tầm kiểm soát nếu không có sự quản lý thích hợp.
Các nhiệm vụ điển hình mà bạn sẽ cần chuẩn bị trước bao gồm tạo và quản lý chiến lược kinh doanh, giám sát nhân viên, sắp xếp tài khoản, tìm kiếm thêm cơ hội kinh doanh.
Do đó, điều quan trọng là phải tìm ra một cách hiệu quả để thực hiện tất cả các công việc mà vẫn có một cuộc sống. Là một doanh nhân, bạn có thể bị cuốn vào việc làm việc chăm chỉ để hoàn thành các thời hạn đến mức bạn không xác định được đâu là ưu tiên và đâu là thứ thực sự đang đánh cắp thời gian của bạn, từng giây từng phút.
Theo quy tắc 80/20, 80% kết quả đạt được từ 20% thời gian và công sức đã đầu tư. Quy tắc này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ưu tiên thời gian cho những gì hiệu quả nhất. Xác định những công việc cụ thể có ảnh hưởng lớn nhất đến doanh nghiệp của bạn và dành thời gian để làm những công việc này mỗi ngày.
Nếu 80% kết quả kinh doanh của bạn là do 20% thời gian và công sức bạn đã bỏ ra, thì đây là tỷ lệ bạn nên tập trung nhiều nhất vào đó.
Rất nhiều chủ doanh nghiệp do dự khi nói đến các nhiệm vụ thuê ngoài và ủy thác, bởi vì họ cảm thấy rằng làm như vậy chỉ làm tăng cơ sở chi phí của họ.
Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng và đã đến lúc bạn phải thuê người làm việc cho mình, hãy đào tạo họ trong 20% và giao những nhiệm vụ này cho họ. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ có thể tạo ra đủ để trang trải chi phí thuê nhân công mới. Nhân rộng bản thân theo cách này sẽ làm cho hoạt động hiệu quả hơn và mang lại lợi nhuận.
Theo dõi cách bạn sử dụng thời gian của mình
5. Kiểm tra bản thân
Dành ra một tuần trong đó bạn sẽ duy trì hồ sơ chi tiết về các hoạt động của mình và lượng thời gian dành cho mỗi hoạt động. Bạn càng chi tiết, phân tích sẽ càng chính xác.
Cách tốt nhất để tiếp cận điều này là chia nhỏ ngày thành các phần 15 hoặc 30 phút và sau đó ghi lại những việc bạn làm trong các khoảng thời gian đó. Bài tập này sẽ giúp bạn đếm từng giây.
Bảng chấm công không chỉ cần thiết cho các công ty. Chúng hữu ích cho các doanh nghiệp ở mọi cấp độ, bao gồm dịch giả tự do và chủ sở hữu duy nhất. Bạn có thể chọn giữ một bảng chấm công dựa trên máy tính hàng ngày hoặc bảng chấm công trên giấy.
Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần có một cuốn sổ ghi chép hoặc nhật ký mang theo bên mình ở mọi nơi và thiết lập lời nhắc để giúp đảm bảo bạn tiếp tục ghi nhật ký sử dụng thời gian thích hợp.
Một khi bạn bắt tay vào kiểm toán bản thân theo cách này, bạn sẽ cần có kỷ luật để duy trì nó. Mục tiêu của bài tập này là có một bản ghi có thể được phân tích. Ghi nhật ký liên tục các hoạt động của bạn và thời gian đã sử dụng sẽ giúp bạn xác định thời gian của mình đi đâu và loại bỏ lãng phí thời gian.
Sự lãng phí thời gian như vậy bao gồm các cuộc họp không cần thiết, thực hiện công việc mà người khác nên làm, gián đoạn điện thoại hoặc email, trùng lặp nhiệm vụ, các hoạt động có mức độ ưu tiên thấp, dập lửa, lập kế hoạch sai và vô tổ chức.
Bạn sẽ có thể xác định những gì không hiệu quả, gây rối và không cần thiết trong ngày điển hình của bạn. Bất cứ điều gì không trực tiếp đóng góp hoặc hỗ trợ việc hoàn thành vai trò và trách nhiệm của bạn là một dấu hiệu đỏ.
Quá trình này cũng sẽ cho phép bạn xác định các hoạt động hiệu quả để bạn có thể xác định liệu thời gian được phân bổ cho chúng có thực sự phù hợp hay không. Bạn sẽ có thể có một bức tranh rõ ràng về số tiền đang được đầu tư vào 20% hoạt động tạo ra 80% kết quả trong cuộc sống và kinh doanh của bạn.
6. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ
Lên kế hoạch trước
Lập kế hoạch trước ngày, tuần và tháng của bạn. Việc lập kế hoạch của bạn nên tính đến các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc thiếu một phương pháp quản lý thời gian có cấu trúc dẫn đến những khó khăn bao gồm thiếu thời hạn, các cam kết kinh doanh và cá nhân mất cân bằng và áp lực từ các cam kết của người khác.
Điều này dẫn đến tình trạng xấu đi. Hiệu suất bị ảnh hưởng tiêu cực và thay vì mang lại lợi nhuận, các hoạt động trở nên nặng nề. Mặt khác, lập kế hoạch trước và áp dụng các nguyên tắc quản lý thời gian thích hợp một cách nhất quán khiến họ trở thành thói quen. Chúng bắt đầu chảy tự nhiên như một phần của cuộc sống hàng ngày của bạn.
Giao tiếp
Thu hút các bên liên quan tham gia vào các quyết định mà bạn đang bắt tay vào thực hiện. Giao tiếp với đồng nghiệp, người quản lý, nhà cung cấp, các nhóm khác và khách hàng của bạn, những người có lợi ích nhất định và sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi bạn thực hiện.
Chia sẻ thông tin này với các thành viên trong gia đình của bạn để họ có thể hỗ trợ và cho bạn không gian bạn cần để tiếp tục.
Sắp xếp công việc của bạn
Bắt đầu với các nhiệm vụ đi trước khi bạn giải quyết các nhiệm vụ đến. Gửi thông tin liên lạc quan trọng cần thiết cho ngày đầu tiên. Sau khi giải quyết được vấn đề đó, hãy ổn định để xử lý thư đến.
Xây dựng thói quen bắt đầu với những trách nhiệm đang chờ xử lý trước khi bắt đầu những công việc mới. Giải quyết các công việc tồn đọng trước khi bắt tay vào các nhiệm vụ mới.
Tự động hóa khi có thể
Tự động hóa các công việc hàng ngày của bạn nhiều nhất có thể. Ví dụ: nếu công việc của bạn yêu cầu đọc và đánh máy nhiều, bạn có thể sử dụng các ứng dụng Chuyển văn bản thành giọng nói và chuyển văn bản thành văn bản miễn phí để tiết kiệm thời gian.
Nghỉ ngơi đầy đủ
Đừng quên nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ. Điều này sẽ ngăn chặn sự tích tụ căng thẳng trên tâm trí và cơ thể của bạn. Có đủ thời gian để nghỉ ngơi và làm mới bản thân sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và đầu óc tỉnh táo hơn.