Mục lục:
- 1. Gửi tài liệu trước
- 2. Giới hạn lời mời
- 3. Đặt ra các quy tắc nền tảng cơ bản, nhưng đừng Nag
- 4. Xoay vai trò một cách khôn ngoan
- 5. Bắt đầu với một tích cực
- 6. Tránh Khắc phục sự cố Chi tiết
- 7. Đặt các chủ đề ít quan trọng nhất ở cuối
rawpixel
Các cuộc gọi hội nghị thường làm được nhiều việc hơn là tạo ra các cuộc trò chuyện đa nhiệm và linh hoạt trên Slack hoặc Gchat. Điều tồi tệ nhất của chúng, chúng hoàn toàn lãng phí thời gian của mọi người và có thể làm mất tinh thần nếu cuộc gọi được quản lý kém. Đôi khi những cuộc gọi này là không thể tránh khỏi, vì chúng cần thiết về mặt hậu cần hoặc vì một số cấp cao hơn yêu cầu chúng, vì vậy đây là cách tận dụng tối đa chúng.
1. Gửi tài liệu trước
Việc gửi trước chương trình làm việc để mọi người có thể báo trước với bất kỳ điều gì họ cần thêm. Điều này làm giảm khả năng mọi người "Ồ, còn một điều nữa!" giống như mọi người đã nói lời tạm biệt của họ trong cuộc gọi.
Nếu bạn định tham khảo một tài liệu nhất định hoặc tài liệu trực quan khác, mọi người có thể để sẵn tài liệu đó trong cuộc gọi. Rắc rối một số con số và sau đó phải lặp lại chúng ba lần chắc chắn là một sự lãng phí thời gian. Ngay cả khi tài liệu được đề cập có trong hộp thư đến của mọi người, hãy thử gửi lại vào ngày trước cuộc gọi, đặc biệt nếu tài liệu được gửi cách đây vài tuần hoặc vài tháng.
Bạn cũng nên đảm bảo thông báo trước cho mọi người nếu họ sẽ chịu trách nhiệm cập nhật về một dự án nhất định. Mặc dù đôi khi không thể tránh khỏi những yêu cầu vào phút cuối và các nhà quản lý thường nên chuẩn bị cho khả năng này, nhưng tốt nhất bạn nên thông báo cho mọi người thay vì cho rằng họ biết và đưa họ vào vị trí.
2. Giới hạn lời mời
Có hai nhóm người cần suy nghĩ: những người cần tham gia cuộc gọi và những người không cần phải như vậy nhưng vẫn có thể có lợi nếu có. Những người trong danh mục đầu tiên đó có thể là những người ra quyết định và trưởng nhóm với các bản cập nhật cần cung cấp. Việc xác định những người này khá dễ dàng.
Loại thứ hai có thể bao gồm những người có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào về một tình huống cụ thể hoặc những người đang theo đuổi vai trò lãnh đạo và có thể hưởng lợi khi tham gia cuộc gọi. Nó không nhất thiết phải bao gồm mọi nhân viên hoặc mọi bộ phận. Hãy nhớ rằng, dành thời gian cho các cuộc gọi hội nghị có thể lãng phí sức người khi các nhà quản lý chỉ có thể đưa ra các cập nhật quan trọng cho nhóm của họ sau đó. Nếu nghi ngờ, hãy tham khảo ý kiến của các nhà quản lý và trưởng nhóm về cách sử dụng hiệu quả thời gian của họ.
Tùy thuộc vào tổ chức của bạn, bạn có thể mời tất cả mọi người nhưng chỉ bắt buộc tham dự đối với một số người nhất định. Điều này cho phép các bên quan tâm tham gia, tìm hiểu thêm và hy vọng cuối cùng sẽ đóng góp được điều gì đó. Đảm bảo truyền đạt những kỳ vọng khác nhau này một cách rõ ràng — và hãy nhớ rằng càng nhiều người trong cuộc gọi, thì càng có nhiều thời gian!
3. Đặt ra các quy tắc nền tảng cơ bản, nhưng đừng Nag
Các nguyên tắc về thời điểm đặt câu hỏi, người dự kiến sẽ tham gia và nhớ nói tên của bạn khi tham gia hoặc phát biểu nên được thông báo, có thể trong cùng một email chứa chương trình làm việc. Hãy nhớ rằng những hướng dẫn này thường sẽ có những ngoại lệ hợp lý, hoặc một tân binh có thể không quen với văn hóa làm việc của tổ chức bạn. Sẽ không có ai là người hoàn hảo khi nhớ tắt tiếng điện thoại của họ, vì vậy hãy đảm bảo không bấm vào người vì tiếng ồn xung quanh nhỏ hoặc các vi phạm nhỏ khác.
Nếu có điều gì đó thực sự cản trở cuộc gọi, hãy thử nói rộng “Mọi người có thể đảm bảo rằng điện thoại của họ bị tắt tiếng nếu họ ở nơi nào đó ồn ào không?” Ngay cả khi bạn biết chính xác thủ phạm là ai. Đưa ra phản hồi gián tiếp nhất có thể có thể giúp những nhân viên có thiện chí không cảm thấy bị mắng mỏ hoặc không được chào đón.
4. Xoay vai trò một cách khôn ngoan
Việc chỉ định mọi người vai trò mà không cân nhắc đến sự sẵn lòng và kỹ năng của họ có thể chỉ khiến cuộc họp hội nghị của bạn trở nên tẻ nhạt hơn. Hãy thử giao các vai trò ghi chú, thiết lập chương trình làm việc và hỗ trợ cho những người thực sự muốn lãnh đạo. Trong các trường hợp khác, bạn có thể muốn tìm kiếm các thành viên trong nhóm quan tâm đến chủ đề của một cuộc gọi cụ thể. Dù lý do có thể là gì, hãy đảm bảo cho mọi người biết lý do tại sao bạn yêu cầu họ đảm nhận vai trò này, vì điều này có thể giúp cải thiện sự tự tin và tinh thần của họ.
Thật tuyệt khi thỉnh thoảng có một giọng nói tươi mới chạy các cuộc gọi. Có thể một trong những người quản lý khu vực rất được yêu thích và nhóm của bạn có thể thích thú với việc anh ấy hoặc cô ấy làm mọi thứ.
Mặc dù sự luân chuyển ngẫu nhiên hoặc theo lịch trình của các vai trò có vẻ công bằng, nhưng điều này có thể phản tác dụng. Tân binh có thể sẽ khiến bạn bực bội nếu bạn bắt họ phải chịu trách nhiệm ghi chú về một thứ mà họ mới toanh. Có lẽ cũng không tốt khi giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp khẩn cấp và có thể phải rời khỏi cuộc gọi giữa chừng.
5. Bắt đầu với một tích cực
Mặc dù bạn không muốn làm quá mức và có vẻ thiếu chân thành, nhưng thật tốt khi bạn nên thừa nhận khi đã hoàn thành một công việc tuyệt vời hoặc nỗ lực đặc biệt đã được thực hiện. Nếu một nhóm hoặc cá nhân cụ thể vừa hoàn thành một điều gì đó lớn lao, hãy cởi mở với điều đó, ngay cả khi nó không quá liên quan đến cuộc gọi. Bạn cũng có thể gửi lời cảm ơn tới ai đó vừa trở lại sau một chuyến công tác lớn hoặc có thể là toàn bộ văn phòng nếu họ đến từ múi giờ nơi vẫn còn vào sáng sớm. Điều này có thể thiết lập âm báo tích cực cho một cuộc gọi khác.
Tuy nhiên, đừng làm cho phần này quá dài, nếu không nó chỉ lãng phí thời gian. Ngoài ra, hãy cẩn thận để tránh dùng lời khen ngợi cho những người giống nhau trong mỗi cuộc gọi, vì điều này có thể phản tác dụng và làm giảm tinh thần ở những người khác.
6. Tránh Khắc phục sự cố Chi tiết
Giữ chủ đề rõ ràng là một mục tiêu cho các cuộc gọi hội nghị, nhưng đôi khi bạn gặp phải những tình huống khó khăn trong đó câu hỏi của ai đó là chủ đề, nhưng nó phức tạp hoặc rất cụ thể đối với tình huống của họ. Nếu nó hoàn toàn không áp dụng được cho những người khác trong cuộc gọi, đừng ngại trả lời “Đó là một mẹo nhỏ khá đặc trưng cho văn phòng. Chúng ta có thể thảo luận về điều này ngoại tuyến không? ”
Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể thử một lý do cụ thể hơn, chẳng hạn như “Tôi biết một số người trong nhóm nhân sự có một cuộc họp khác phải đến sau 10 phút; chúng ta có thể hoãn cuộc thảo luận này vì nó không liên quan đến họ không? " Phần quan trọng là đảm bảo người hỏi không cảm thấy câu hỏi của họ không phù hợp hoặc nặng nề — nó chỉ cần được xử lý ở một thời điểm hoặc địa điểm khác.
7. Đặt các chủ đề ít quan trọng nhất ở cuối
Mặc dù mục tiêu luôn là để cuộc gọi hội nghị kết thúc đúng giờ, nhưng có một số ngày, các vấn đề kỹ thuật hoặc các vấn đề phức tạp có thể khiến cuộc gọi hội nghị kéo dài hơn. Cũng có thể trường hợp khẩn cấp sẽ xuất hiện, buộc ít nhất một người phải rời khỏi cuộc gọi.
Nếu cuộc gọi của bạn được lên lịch kéo dài hơn nửa giờ, thì khả năng cao là người quản lý bận rộn hoặc người ra quyết định khác sẽ phải chạy đến một cuộc họp khác khẩn cấp hơn, cho dù có kế hoạch hay không. Cố gắng đưa bất kỳ mục nhạy cảm về thời gian nào yêu cầu đầu vào của chúng sớm hơn trong cuộc gọi. Mặc dù có thể đưa một người quản lý bị mất tích trở lại vòng lặp sau đó, nhưng điều đó cần thời gian và sự chú ý trong ngày của bạn — hoặc của người khác.