9 Các lĩnh vực quản lý dự án (và tại sao chúng quan trọng)

Các vấn đề thành công của dự án

Thực tế là trong cuộc sống và kinh doanh, hầu hết các dự án đều thất bại. Nhưng thành công mới quan trọng. Bất cứ khi nào một dự án thất bại, thời gian và tiền bạc sẽ bị lãng phí. Đôi khi, sinh mạng bị mất, như trong một nhiệm vụ cứu hộ sau một cơn bão hoặc thảm họa thiên nhiên khác.

Có hai loại dự án. Một là, theo chuyên gia kinh doanh Joseph M. Juran, "Một vấn đề được lên lịch để giải quyết." Nếu một dự án như thế này không thành công, tất cả thời gian, công sức và tiền bạc bị lãng phí, và vấn đề vẫn là ở chúng ta. Loại dự án còn lại là nỗ lực biến ước mơ thành hiện thực. Khi loại dự án này thất bại, giấc mơ không bao giờ thành hiện thực. Ví dụ, vào đầu tháng này, một công ty có tầm nhìn lớn đã đóng cửa. Tôi biết hai mươi người đã mất một phần lớn thu nhập của họ, và hàng trăm người khác. Và công ty đã giúp hàng nghìn người, nhưng nó đã biến mất.

Thực tế là, hơn một nửa số dự án thất bại - và điều đó đề cập đến các dự án được thiết kế tốt, được quản lý tốt, và bao gồm cả những dự án được giao trễ và vượt quá ngân sách. Tỷ lệ thành công thực sự — các dự án mang lại kết quả có thể chấp nhận được hoặc tuyệt vời đúng thời hạn và dưới ngân sách, là rất nhỏ.

Chúng tôi có thể làm tốt hơn nhiều. Chúng tôi làm điều đó bằng cách chú ý đến tất cả các phần của một dự án, tức là bằng cách quản lý chín lĩnh vực quản lý dự án khi chúng áp dụng cho dự án của chúng tôi.

Trong bài viết này

Chúng tôi sẽ xem xét:

Định nghĩa thành công của dự án
Cách xác định mục tiêu dự án
Chín lĩnh vực quản lý dự án
Cách tôi áp dụng các lĩnh vực này trong kịch bản ví dụ thực tế
Ba giai đoạn của một dự án, bao gồm chuẩn bị, thực hiện và theo dõi

Mục tiêu: Dự án thành công

"Dự án thành công" nghe có vẻ như một mục tiêu mơ hồ khủng khiếp. Thực ra nó không mơ hồ mà nó chung chung quá.

Chúng tôi có thể dễ dàng làm cho nó cụ thể cho từng dự án. Và, trên thực tế, định nghĩa cụ thể về mục tiêu của dự án là bước đầu tiên dẫn đến thành công của dự án. Viện Quản lý Dự án (PMI) chính thức định nghĩa một dự án là "một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất." Các yếu tố chính là:

Mỗi dự án là tạm thời. Nó sẽ không tiếp diễn mãi mãi. Nó sẽ bắt đầu vào một ngày nhất định và kết thúc vào một ngày sau đó.
Mỗi dự án là duy nhất. Mỗi dự án mang lại một số kết quả mới, mới lạ, khác nhau.
Mỗi sản phẩm mang lại một số kết quả cụ thể khi nó được thực hiện.

Xác định Mục tiêu Dự án

Dưới đây là một số mẫu về mục tiêu của dự án:

Chúng tôi sẽ có một đám cưới tuyệt vời với 300 khách mời vào ngày 20/6.
Một cây cầu bốn làn xe mới giữa Đảo Marcos và đất liền sẽ được thông xe vào ngày 30 tháng 11 với chi phí dưới 4 triệu USD.
Bản phát hành phần mềm Amazing Planning mới nhất của chúng tôi, phiên bản 10.0, sẽ được phát hành vào ngày 20 tháng 8 với mức giá $ 29,99 với tất cả các lỗi đã biết từ bản thử nghiệm beta đã được khắc phục với chi phí phát triển dưới 50.000 đô la.

Như bạn có thể thấy, các dự án vừa mang tính cá nhân, vừa mang tính kinh doanh. Bạn cũng sẽ thấy rằng một định nghĩa dự án tốt bao gồm những gì sẽ được chuyển giao, khi nào và chi phí bao nhiêu. (Có một khoản chi phí cho đám cưới, nhưng đó là chi phí cá nhân. Tôi không bao gồm vì đó không phải việc của bạn.)

Những ví dụ này minh họa ba lĩnh vực đầu tiên của một dự án mà chúng ta phải quản lý.

Phạm vi là một từ hoa mỹ để chỉ những gì chúng tôi đang làm.
Địa chỉ thời gian: khi nào dự án sẽ bắt đầu; khi nào nó sẽ kết thúc, mang lại kết quả; thời gian từ đầu đến cuối; và số lượng nỗ lực (giờ người) làm việc.
Chi phí là một định nghĩa về chi phí của dự án.

Đây là ba lĩnh vực đầu tiên của dự án mà chúng tôi xác định và chúng tôi gọi chúng là các yếu tố Kết quả (r) vì chúng có thể được đo lường bằng các kết quả rõ ràng, có thể xác định được. Đối với phạm vi, mục tiêu đạt được hoặc không. Về thời gian: Hoặc là một lần, hoặc là muộn. Về chi phí: Chúng tôi ở trong ngân sách hoặc đã vượt quá ngân sách. Để tìm hiểu thêm về các yếu tố kết quả này và tại sao chúng được gọi là Tam giác Sắt, bạn có thể đọc Cách lập Kế hoạch Quản lý Dự án.

Nhưng các yếu tố kết quả (r) là không đủ. Nếu chúng ta chỉ làm việc với ba yếu tố này, dự án của chúng ta sẽ thất bại.

Chín lĩnh vực quản lý dự án là gì?

Phạm vi, Thời gian, Chi phí, Rủi ro, Chất lượng, Truyền thông, Nguồn nhân lực, Mua sắm, Tích hợp

Một ví dụ thực tế: Chuyến đi trong ngày

Khoảng nhiều năm trước, vợ chồng tôi đã có một ngày thực sự vui vẻ. Là một nhà quản lý dự án, tôi muốn nói rằng đó là bởi vì tôi đã quản lý nó như một dự án. Dù sao, đó là một ví dụ điển hình về cách thành công của dự án không chỉ dựa vào ba yếu tố (r) kết quả: phạm vi, thời gian và chi phí.

Kế hoạch của chúng tôi là dành một ngày thứ bảy của tháng 6 và hái vải (chúng tôi rất thích quả vải thiều) tại một trang trại vải thiều do chính bạn hái cách nơi chúng tôi sống khoảng một giờ về phía bắc. Chúng tôi muốn mang về nhà 5 pound vải, đủ để chúng tôi sống cả mùa hè. Vải thiều có giá 4 đô la / pound và xăng cho chuyến đi khoảng 10 đô la, vì vậy tổng chi phí dự án là 30 đô la.

Kết quả dựa trên quy trình

Nghe có vẻ đơn giản. Hầu hết các dự án nghe có vẻ đơn giản. Nhưng khi bạn dừng lại và nghĩ rằng có bao nhiêu điều không ổn, điều đó sẽ kể một câu chuyện khác. Dưới đây là một loạt những điều có thể xảy ra sai sót, được sắp xếp để minh họa cho chín lĩnh vực quản lý dự án.

Phạm vi. Nếu chúng tôi bị lạc, và không bao giờ tìm thấy trang trại vải thiều - không có vải!
Thời gian. Nếu chúng tôi bắt đầu muộn, chúng tôi sẽ đến vào giữa ngày. Hái vải trong nắng nóng chẳng vui chút nào. Và, đối với một chuyến đi trong ngày, không có niềm vui nào là dự án thất bại!
Giá cả. Giáo sư! Vải là một loại trái cây rất nhạy cảm. Họ cần một cái lạnh và một ít đá, nếu không họ sẽ hỏng trước khi chúng tôi về nhà. Thêm $ 5 cho bộ làm mát Styrofoam và $ 1 cho đá.
Rủi ro. Điều gì sẽ xảy ra nếu chiếc xe bị hỏng - một ngày khốn khổ! Hãy điều chỉnh nó và kiểm tra trước khi chúng tôi đi.
Chất lượng. Chọn cẩn thận! Chúng tôi chỉ muốn mang về nhà những quả vải tốt nhất.
Thông tin liên lạc. Lên ô tô, nửa tiếng nữa là tới nhà. "Em yêu, em có bản đồ không?" "Cái gì! Tôi tưởng anh có bản đồ?"
Nguồn nhân lực. "Em yêu, đã đến lúc phải dậy và hái vải chưa?" "Cô đi đi, tôi cảm thấy không thích. Hơn nữa, bạn của tôi, Barbara đang dẫn tôi đi ăn trưa." Một chuyến đi trong ngày vừa trở thành một cuộc ly hôn!
Tạp vụ. Cuộc điện thoại sáng sớm thứ bảy. "Ông Kemp, cảm ơn ông rất nhiều vì đã mang xe của ông đến để chỉnh sửa ngày hôm qua. Thật không may, chúng tôi đã sao lưu và chúng tôi chưa bắt đầu làm việc." "Nhưng nó đáng lẽ phải được thực hiện vào tối hôm qua!" "Tôi hiểu, thưa ông, nhưng thực sự, chúng tôi đang cố gắng hết sức. Xe của ông sẽ có sẵn vào khoảng năm giờ chiều nay. Cảm ơn ông đã chọn Trung tâm Dịch vụ Ô tô Nhanh chóng & Đáng tin cậy!" Không có xe, không có chuyến đi, không có vải!
Hội nhập. Chúng tôi đang lê bước trở lại xe với những quả vải của mình. "Em yêu, tủ mát ở đâu?" "Tôi trả tiền cho nó, tôi nghĩ bạn mang nó ra khỏi cửa hàng." "Tôi mang nó ra khỏi cửa hàng và bạn cất nó vào cốp xe." "Không, tôi mở cốp xe. Tôi tưởng anh bỏ cái thùng lạnh vào." "Nhưng anh đã đóng hòm." "Tôi đóng cốp lại vì nghĩ rằng anh để thùng lạnh vào." "Không, tôi đặt thùng lạnh xuống đất, bởi vì bạn không mở cốp xe đủ nhanh." "Vậy là bạn đang nói lỗi của tôi khi bạn để máy lạnh trong bãi đậu xe của cửa hàng tạp hóa!" Không có máy làm mát; vải nóng; vợ giận.

Như bạn có thể thấy, nhiều thứ có thể xảy ra sai sót trong quá trình của một chuyến đi đơn giản trong ngày. Có thể sai thêm bao nhiêu nữa đối với một dự án kinh doanh 10.000 đô la, hoặc mười triệu đô la!

Nếu chúng ta nhìn nhận một cách trung thực, những loại vấn đề này luôn xảy ra trên mọi dự án. Và đó là lý do tại sao hầu hết các dự án đều thất bại. Nhưng thành công dễ dàng hơn bạn nghĩ - nếu bạn chú ý đến cả chín lĩnh vực.