Thống nhất ngân sách: ước tính, ưu tiên và nguồn tài chính, mục đích và lợi ích của việc lập ngân sách

Bài báo này được viết dựa trên Đơn vị NVQ “ Đồng ý Ngân sách.” Đây là đơn vị cấp 3 với giá trị tín dụng là 4.

Có hai phần trong đơn vị này; phần đầu tiên được đánh giá dựa trên kiến thức và hiểu biết, phát biểu cá nhân, câu hỏi, thảo luận và các bằng chứng khác. Phần thứ hai được đánh giá dựa trên các bằng chứng thông qua các thủ tục khác nhau.

Ý nghĩa của việc đồng ý ngân sách

Nếu bạn có một số mục tiêu đã định lượng mà bạn cần đạt được, hoặc bạn biết bạn cần phải đối phó với những tình huống quan trọng có thể phát sinh bất cứ lúc nào, bạn sẽ cần một kế hoạch. Bạn sẽ cần lập kế hoạch tiết kiệm, thu nhập và chi tiêu của mình và điều này áp dụng cho cả mục tiêu cá nhân và mục tiêu kinh doanh. Tóm lại, bạn sẽ cần phải “đồng ý một ngân sách”.

Ngân sách là gì?

Ngân sách là một tài liệu tài chính lập kế hoạch tiết kiệm, chi tiêu, thu nhập và chi tiêu trong tương lai. Ngân sách có thể được lập kế hoạch bởi các cá nhân hoặc bởi các doanh nghiệp hoặc tổ chức để họ dự báo liệu họ có thể hoạt động với thu nhập và chi phí theo kế hoạch của họ hay không. Ngân sách cũng sẽ cho biết doanh nghiệp sẽ hoạt động như thế nào trong năm tài chính tiếp theo.

Nhiều loại ngân sách

Có thể có nhiều loại ngân sách khác nhau dựa trên tình hình hoặc bộ phận của doanh nghiệp được đề cập và cũng như các số liệu tài chính có sẵn.

Khi không có đủ số liệu tài chính, một ngân sách được chuẩn bị dựa trên các ước tính từ năm trước và đây được gọi là Ngân sách Dự báo.
Ngân sách dựa trên số tiền mặt sẽ được chi tiêu trong năm tài chính tiếp theo được gọi là Ngân sách Tiền mặt.
Nếu chi phí được tính cho việc bắt đầu một doanh nghiệp mới, bao gồm chi phí của tất cả các tài sản cần thiết để bắt đầu kinh doanh, thì nó được gọi là Ngân sách Khởi sự Kinh doanh.
Và có Ngân sách Hiệu suất dựa trên các dịch vụ hoặc dự án mà ngân sách được tạo ra bằng cách đánh giá từng mục riêng lẻ.
Một ước tính về doanh số bán hàng trong tương lai của một công ty được gọi là Ngân sách Bán hàng.

Có nhiều loại ngân sách khác, tất cả tùy thuộc vào mục đích, mục tiêu và các yếu tố khác liên quan.

Tại sao việc tạo ngân sách lại quan trọng?

Lập kế hoạch với ngân sách sẽ cho bạn một cái nhìn rõ ràng về số tiền sẽ đến và số tiền bạn sẽ chi tiêu. Vì vậy, trước khi thực sự chi tiêu cho một thứ gì đó, bạn có thể quyết định xem liệu nó có ảnh hưởng đến tài chính của năm đó hay không. Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, đạt được mục tiêu, giảm chi phí không mong muốn và quản lý tiền hiệu quả. Tạo ngân sách sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và nghi ngờ, bởi vì bạn đã biết mình có gì và mong đợi điều gì.

Các kỹ năng và quy trình cần thiết để phát triển ngân sách

Có nhiều quy trình khác nhau mà người ta cần biết và hiểu trước khi xây dựng và thống nhất ngân sách. Một số trong số chúng được thảo luận dưới đây:

Cách sử dụng ước tính khi xây dựng dự thảo ngân sách (phần 1.1)
Cách xác định các ưu tiên và các nguồn tài chính cần thiết khi chuẩn bị ngân sách (phần 1.2)
Mục đích và lợi ích của việc xác định các ưu tiên khi chuẩn bị ngân sách (phần 1.3)
Mục đích và lợi ích của việc đánh giá và biện minh chi phí và thu nhập ước tính (phần 1.4)

Hiểu cách phát triển ngân sách

Lập ngân sách có nhiều giai đoạn khác nhau và các yếu tố khác nhau cũng cần được xem xét. Một dự thảo ngân sách được tạo ra trong đó có các đề xuất về các khoản chi tiêu và đầu tư cho giai đoạn ngân sách đã đề cập.

Giải thích Cách sử dụng Ước tính khi Xây dựng Dự thảo Ngân sách (Phần 1.1)

Khi xây dựng dự thảo ngân sách, người ta sẽ xem xét ngân sách của các năm tài chính trước đó, báo cáo thu nhập và dòng tiền của doanh nghiệp. Khi dự tính thu nhập và chi phí, hãy hết sức thận trọng và thận trọng và luôn sử dụng các số liệu thực tế chính xác và chắc chắn nếu bạn có chúng trong tay. Cũng sẵn sàng quản lý các biến thể trong giá trị ước tính của ngân sách.

Lưu ý: Trường hợp bạn không có số liệu thực tế, khi ước tính chi phí, hãy ước tính mức cao nhất có thể, ví dụ hóa đơn điện nước cao nhất; khi ước tính thu nhập, hãy đoán một giá trị thấp, chẳng hạn như lấy một giá trị mang lại ít thu nhập nhất cho một dịch vụ.

Khi sử dụng ước tính để xây dựng ngân sách dự thảo, hãy chuẩn bị danh sách tất cả các nguồn lực mà bạn sẽ cần để xây dựng ngân sách. Tập hợp tất cả các nguồn lực và cuối cùng kết hợp chúng lại với nhau để phát triển ngân sách. Bạn sẽ cần chuẩn bị điều này trước khi bắt đầu năm tài chính (tài chính).

Những điều quan trọng cần tuân thủ khi thực hiện theo quy trình trên là:

Bạn cần tạo một danh sách tất cả các chi phí. Phân loại các khoản chi phí riêng biệt và lập danh sách. Ví dụ, văn phòng phẩm, thiết bị, tiền lương và bảo hiểm. Lập danh sách chi phí ước tính và sử dụng chi phí của năm trước để tham khảo.
Tìm kiếm bất kỳ hạn chế nào, như số tiền chi tiêu tối đa hoặc tối thiểu, hoặc khoảng thời gian được phân bổ cho các nhiệm vụ và dự án nhất định và tính đến những hạn chế này.
Bước tiếp theo là tạo danh sách tất cả các khoản thu nhập. Phân loại như trên và chuẩn bị một danh sách tất cả các nguồn mà qua đó bạn sẽ có thu nhập và số tiền ước tính cho mỗi nguồn. Ví dụ: thu nhập từ các dịch vụ được cung cấp, sản phẩm được giao, tài trợ bên ngoài, thuế, bán hàng hoặc bất kỳ sự kiện gây quỹ nào.
Tạo mối liên hệ giữa thu nhập và chi phí. Bạn có một danh sách cả thu nhập và chi phí. Tìm ra nguồn thu nhập sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tạo một đề cương tương tác.

Tốt nhất nên tham khảo lời khuyên từ những người có kinh nghiệm và kỹ năng trong khi chuẩn bị ngân sách vì không phải ai cũng có kỹ năng tự lập ngân sách, đặc biệt là trong các tổ chức hoặc công ty lớn.
Trong khi bạn có một danh sách các khoản chi, hãy phát triển một danh sách ưu tiên có tính đến những khoản chi nào đóng góp vào sự phát triển của tổ chức hoặc để đạt được một mục tiêu cụ thể. Viết ra chi phí ước tính cho từng nhiệm vụ ưu tiên (xem xét tất cả các chi phí như nhân viên, tiền lương, vận chuyển, nguồn lực, hóa đơn điện nước và bất kỳ chi phí liên quan nào khác).
Đừng cho rằng sẽ có sự phù hợp chặt chẽ giữa thu nhập và chi phí. Những khoản chi tiêu bất ngờ có thể phát sinh bất cứ lúc nào, và do đó, khôn ngoan là bạn nên dành tiền để chi tiêu linh tinh.

Lập danh sách những điều bạn muốn thực hiện lần đầu tiên trong năm tài chính mới; ví dụ: tăng lương, mở rộng hoặc tân trang không gian văn phòng. Tạo danh sách chi phí ước tính cho những việc này.
Cách tốt nhất để liệt kê tất cả các dữ liệu trên là sử dụng một bảng tính với thu nhập và chi phí được liệt kê cùng với các nguồn. Nếu giá trị dự kiến của thu nhập và chi phí xấp xỉ bằng nhau thì ngân sách được gọi là ngân sách cân bằng. Nếu chi phí của bạn thấp hơn thu nhập, thì bạn có thặng dư và bạn có thể xem xét liệu có thể làm gì để cải thiện doanh nghiệp hoặc tổ chức hay không. Nếu chi phí cao hơn thu nhập thì sẽ bị thâm hụt, và tổ chức sẽ phải tìm cách cắt giảm chi phí; chẳng hạn như cắt giảm hóa đơn điện nước và văn phòng phẩm, hoặc tìm kiếm các sự kiện gây quỹ hoặc quyên góp.

Lưu ý: Khi bạn có kinh nghiệm xây dựng ngân sách, việc soạn thảo ngân sách cho những năm sắp tới sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn sẽ biết nơi để tìm kiếm thông tin và nguồn lực cũng như cách xác định các ưu tiên.

Giải thích cách xác định các ưu tiên và nguồn tài chính cần thiết khi chuẩn bị ngân sách (Phần 1.2)

Để duy trì hoạt động kinh doanh, các ưu tiên cần phải được xác định chính xác (lập ngân sách theo hướng ưu tiên) và lập kế hoạch và quản lý tài chính tốt.

Logic đằng sau việc lập ngân sách theo hướng ưu tiên là các nguồn tài chính phải được phân bổ cho các hạng mục ngân sách — ví dụ như dịch vụ hoặc dự án — dựa trên hiệu quả của mục ngân sách này trong việc đạt được các mục tiêu và mục tiêu có giá trị cao cho tổ chức. Vì vậy, các mục trong ngân sách được xếp hạng dựa trên các dữ kiện trên và kinh phí được phân bổ cho phù hợp.

Bây giờ chúng ta cần xem xét các cách xác định các ưu tiên và các nguồn tài chính.

Làm thế nào một người nào đó có thể xác định các ưu tiên?

Bạn cần có kỹ năng, kinh nghiệm, tư duy logic và kiến thức tốt về cách tổ chức hoạt động hoặc vận hành. Nếu bạn đã soạn thảo ngân sách của năm trước, thì bạn sẽ có ý tưởng về cách bạn xác định các yếu tố này và điều này sẽ giúp bạn thực hiện nhiệm vụ dễ dàng hơn. Các hạng mục được ưu tiên là những dịch vụ mang lại giá trị cao nhất cho tổ chức hoặc công ty.

Một số cách bạn có thể xác định các quỹ tài trợ khi phát triển ngân sách

Nếu bạn dự thảo ngân sách trong (các) năm trước, hãy sử dụng danh sách thu nhập và chi phí dự kiến đó làm cơ sở. Sử dụng báo cáo tài chính gần đây của công ty hoặc tổ chức để biết các số liệu về doanh số và lợi nhuận. Có thể có những thay đổi nhỏ hoặc dao động trong các số liệu nhất định và các ưu tiên cũng sẽ thay đổi. Hãy ghi chú lại tất cả những thay đổi này và tính đến tất cả các yếu tố trên trong khi soạn thảo ngân sách.

Khi ưu tiên các mục trong ngân sách, hãy xem xét kỹ lưỡng từng mục và tầm quan trọng của nó đối với tổ chức. Điều tra các lĩnh vực mà mục này sẽ có tác động và liệt kê các bộ phận phụ thuộc vào mục này; ví dụ: cải thiện dịch vụ CNTT, cải tiến công nghệ, cắt giảm chi phí, năng suất tại nơi làm việc, v.v. Hỏi những người phù hợp để cung cấp thông tin và ý tưởng — ví dụ: nhân viên hoặc quản lý cấp cao, tùy thuộc vào tổ chức — và đi đến quyết định ưu tiên một mục.
Tìm kiếm các mục đích cơ bản mà tổ chức điều hành, chẳng hạn như hạnh phúc của cộng đồng, hỗ trợ cuộc sống lành mạnh, cung cấp dịch vụ chất lượng cho người lớn tuổi hoặc cung cấp các sản phẩm gia đình chất lượng với giá cả hợp lý. Lập một kế hoạch chiến lược để xác định các ưu tiên.
Bạn có thể thực hiện các cuộc khảo sát, cuộc họp hoặc các nhóm tập trung, bao gồm cả với công chúng, để đi đến quyết định về việc ưu tiên một dịch vụ.

Một khi đưa ra quyết định hợp lý về danh sách ưu tiên, chúng ta cần phân bổ nguồn lực cho những việc này. Để làm được điều này, chúng ta cần xác định rõ nguồn tài chính.

Các cách xác định các nguồn tài chính cần thiết khi chuẩn bị ngân sách

Các nguồn lực sẽ được yêu cầu cho các khoản chi liên tục, các khoản chi ngắn hạn và các khoản chi một lần.

Xem qua danh sách ưu tiên cho các chi phí mà bạn có. Bạn có thể tham khảo mẫu phân bổ nguồn lực của năm trước và làm theo điều đó, hoặc thực hiện các thay đổi nếu có sẵn phương án thay thế thiết thực và có lợi hơn. Một mặt hàng có thể cần nhiều tiền hơn mặt hàng khác, chỉ vì nó ở mức độ ưu tiên cao hơn. Một số dịch vụ có thể có tài trợ chung.
Xem xét từng khoản chi và vẽ phác thảo tất cả những gì phụ thuộc vào khoản chi cụ thể đó; ví dụ, các phòng ban, các khu vực dịch vụ và các khu vực hoạt động. Điều tra tác động của ngân sách đối với các lĩnh vực hoạt động này và sử dụng thông tin này, lập danh sách ưu tiên. Tham khảo các báo cáo tài chính trước đó. Tìm hiểu lợi ích của việc chi tiêu cho những lĩnh vực này trong khi coi chúng là ưu tiên.
Kiểm tra xem có đủ nguồn lực cho tất cả các mục được ưu tiên nhất định hay không và nếu thiếu, bạn có thể tìm kiếm nhà tài trợ, sắp xếp các sự kiện để quyên góp tiền hoặc làm việc với các tổ chức hợp tác để giảm hoặc chia sẻ chi phí.

Lưu ý: Tùy thuộc vào tổ chức hoặc công ty bạn làm việc, quy mô và cách thức hoạt động, bạn có thể cần một ngân sách tổng thể hoặc nhiều ngân sách riêng lẻ cho các hoạt động khác nhau.

Giải thích Mục đích và Lợi ích của việc Xác định Các Ưu tiên Khi Chuẩn bị Ngân sách (Phần 1.3)

Biết cách xác định các ưu tiên để phát triển ngân sách cũng mang lại nhiều lợi ích.

Mục đích và lợi ích của việc xác định các ưu tiên khi chuẩn bị ngân sách là:

Ngân sách giúp bạn quản lý số tiền hiện có một cách rất hiệu quả.
Xác định các ưu tiên và các nguồn lực sẵn có sẽ giúp người ta phân bổ các nguồn lực thích hợp cho các dự án có liên quan hoặc ưu tiên.
Khi bạn đã có một ngân sách được lập kế hoạch tốt, bạn có thể giám sát hiệu quả hoạt động của tổ chức để xem liệu các mục tiêu và mục tiêu đã được đáp ứng hay chưa. Bất kỳ sai sót nào đã xảy ra trong các quyết định ngân sách hoặc bất kỳ hiệu suất yếu / thấp trong kinh doanh do lập ngân sách không hiệu quả đều có thể được sử dụng để cải thiện quá trình ra quyết định trong tương lai.

Bạn có thể hoạch định các mục tiêu, mục tiêu và hiệu suất trong tương lai của tổ chức.
Xác định hiệu quả các ưu tiên sẽ giúp bạn thiết lập ngân sách trong tương lai chính xác hơn.
Bạn sẽ có một ý tưởng rõ ràng về thời điểm thực hiện các hành động cần thiết nếu có bất cứ điều gì nằm ngoài kế hoạch.
Bạn sẽ có thể xác định các vấn đề ngay cả trước khi chúng xảy ra vì bạn sẽ theo dõi ngân sách: ví dụ: nhu cầu tài chính khẩn cấp hoặc các vấn đề với dòng tiền.
Lập ngân sách phù hợp theo các ưu tiên sẽ giúp tổ chức hoạt động trơn tru và sẽ tăng động lực cho nhân viên.

Giải thích Mục đích và Lợi ích của việc Đánh giá và Biện minh cho Chi phí và Thu nhập Ước tính (Phần 1.4)

Sau khi xác định các ưu tiên và nguồn lực cho các mục ngân sách, bạn cần phải dành ra chi phí cho từng mục trong ngân sách. Để làm điều này một cách hiệu quả, bạn cần phải điều tra và đánh giá số tiền cần thiết cho từng mục trong ngân sách. Một phân tích chi phí-lợi ích được thực hiện trong quá trình này.

Bạn có thể đánh giá xem có khoản mục ngân sách nào phù hợp với các nguyên tắc chi phối hoạt động của tổ chức hay không.
Bạn có thể xác định xem lợi ích của một hành động có vượt quá chi phí hay không hoặc liệu năng suất sẽ tăng lên nhờ ngân sách.
Bạn sẽ có thể xác định xem có nhu cầu về ngân sách bổ sung hay không, nếu lý do là thích hợp hoặc nếu chúng là chính đáng.
Bạn có thể tránh những thay đổi vào phút cuối hoặc sửa đổi kế hoạch ngân sách sắp tới và sẵn sàng đối mặt với chúng.
Bạn có thể xác định các lĩnh vực có thể yêu cầu chi tiêu bổ sung, ví dụ: các dự án có thể phát sinh thêm bất kỳ khoản chi phí nào và hãy chuẩn bị
Bạn có thể chắc chắn rằng các ước tính là thực tế và chính xác và thực hiện chúng mà không cần lo lắng.
Bạn có thể cắt giảm chi phí hoặc tránh chi phí trong khi đánh giá nếu bạn thấy rằng chi phí đó không phải là yêu cầu hoặc nhu cầu.
Bạn sẽ dễ dàng quyết định xem các hợp đồng (bàn giao một dự án cho các cơ quan đã ký hợp đồng) sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với việc tổ chức trực tiếp làm một dự án hay không.

Đây là một bài viết đi kèm về đàm phán ngân sách thay thế và các kỹ năng cần thiết để đồng ý ngân sách.

Tôi hy vọng bạn tìm thấy thông tin ở đây hữu ích. Xin đừng ngần ngại để lại đề xuất, kinh nghiệm và ý tưởng của bạn trong phần bình luận bên dưới.

Cảm ơn đã ghé qua.

Tất cả tốt nhất!

Livingsta