Cách tốt nhất để tổ chức biên lai

Các bước đơn giản này có thể giúp bạn sắp xếp biên nhận của mình.

VirginiaLynne CC-BY qua Hubpages

Hệ thống tổ chức biên nhận nhanh chóng và dễ dàng

Bạn có mất quá nhiều thời gian để tìm biên lai để trả lại một món hàng không? Bạn đã sẵn sàng cho thời gian nộp thuế chưa, hay là đang tranh giành để đến kịp ngày 15 tháng 4? Nếu bạn giống tôi, bạn có thể bị cám dỗ chỉ để các biên lai chất đống cho đến khi chúng thành một mớ hỗn độn không thể phân loại được. Đó là lý do tại sao cách tốt nhất để tổ chức biên lai là giữ cho hệ thống của bạn:

• Đơn giản để nhớ.
• Nhanh chóng để làm giấy tờ.
• Dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần.

Luôn ghi nhớ ba mục tiêu này sẽ giúp bạn sử dụng bốn bước đơn giản sau đây để tạo ra một hệ thống phù hợp với bạn.

1. Chọn một hệ thống

Không có hệ thống nộp hồ sơ nào là hoàn hảo. Bạn luôn phải cân nhắc chi phí để có một hệ thống chi tiết giúp dễ dàng tìm thấy các biên lai với thời gian nộp các biên lai đó. Dưới đây là bốn hệ thống khác nhau với những ưu và nhược điểm của mỗi hệ thống.

Binder System for Receipts có nhiều công việc hơn một chút nhưng giúp bạn tìm thấy mọi thứ một cách nhanh chóng. Sử dụng Bộ phân chia chỉ mục bỏ túi để nộp các biên lai nhỏ hơn.

VirginiaLynne CC-BY qua HubPages

Chất kết dính

Với một bìa cứng có thẻ chỉ mục để tách các loại biên nhận, bạn có thể dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần. Hệ thống này hoạt động hiệu quả nhất đối với những người thường xuyên xem lại biên lai vì bạn có thể dễ dàng lật qua lật lại các phần khác nhau và vì bìa giữ các giấy tờ theo thứ tự. Nếu bạn luôn nộp các giấy tờ mới ở phía trước hoặc phía sau, bạn có thể nhanh chóng xem qua các biên lai theo thứ tự thời gian.

Tôi đã sử dụng hệ thống này để sắp xếp các biên lai của bố mẹ chồng khi anh ấy có quyền giám hộ đối với họ vì chúng tôi phải báo cáo thường xuyên về thu nhập và chi phí của họ và tôi cần có thể dễ dàng tìm thấy các biên nhận.

Ưu và nhược điểm của việc sử dụng chất kết dính

• Mất nhiều thời gian nhất để nộp hồ sơ
• Dễ dàng nhất để giữ các tệp theo thứ tự trong tháng.
• Tốt nhất cho các biên lai bạn cần tham khảo thường xuyên
• Gọn gàng và dễ để trên giá sách.
• Bị giới hạn bởi kích thước của sổ ghi chép hoặc bạn có thể sử dụng nhiều sổ ghi chép.

Thư mục Tệp nhanh chóng, dễ dàng và có thể mở rộng.

VirginiaLynne, CC-BY, qua HubPages

Các thư mục tập tin

Hệ thống thư mục tệp là hệ thống dễ sử dụng nhất và nhanh nhất, vì vậy bạn có cơ hội tốt hơn để thực sự giữ mọi thứ được ngăn nắp. Sau 6 tháng chậm trễ trong việc điền vào hệ thống sổ tay của tôi cho các biên lai của gia đình chúng tôi, cuối cùng tôi quyết định quay trở lại với các tập hồ sơ. Tôi đặt các giấy tờ chưa mở ở phía trước và thường đặt chúng vào vị trí khi khu vực phía trước được lấp đầy hoặc khoảng một lần một tháng.

Gợi ý: giữ các giấy tờ mà bạn biết rằng bạn sẽ cần sau này trong một tệp cùng nhau. Tôi đưa tất cả thông tin thuế của mình, bao gồm cả các khoản đóng góp từ thiện, vào một tệp.

Ưu và nhược điểm của việc sử dụng thư mục tệp

• Không tốn kém và đơn giản.
• Chỉ cần cặp hồ sơ và tủ hoặc hộp đựng hồ sơ.
• Nhanh chóng để nộp hồ sơ.
• Có thể mở rộng với mọi kích thước và số lượng tệp.
• Khó tìm giấy hơn Hệ thống Notebook.

VirginiaLynne, CC-BY qua HubPages

Mở rộng tệp

Đối với một dự án tổ chức nhỏ hơn, hãy lấy một tệp mở rộng có các phần và tab. Nếu bạn là sinh viên chỉ có một vài loại biên lai, hoặc nếu bạn muốn sắp xếp các khoản thu từ một dự án như dự án cải tạo nhà ở, đây là một cách tuyệt vời để làm điều đó. Tôi cũng đã sử dụng hệ thống này cho tất cả các thủ tục giấy tờ cho việc nhận con nuôi của chúng tôi và tôi thường sử dụng một tệp mở rộng nhỏ cho các kế hoạch đi nghỉ.

Ưu và nhược điểm của việc sử dụng tệp mở rộng

• Giữ mọi thứ trong một tệp gọn gàng, di động.
• Tuyệt vời để sắp xếp biên nhận bạn muốn giữ vĩnh viễn.
• Tốt cho các lô giấy nhỏ.
• Xách tay.
• Không hoạt động cho nhiều giấy tờ.

Tệp kỹ thuật số

Tôi bắt đầu không cần giấy tờ, và bạn có thể cũng vậy. Rất nhiều công ty muốn bạn làm việc "không cần giấy tờ" và có thể thưởng cho bạn khi làm như vậy. Giờ đây, một số cửa hàng như Home Depot cho phép bạn nhận biên lai qua email thay vì nhận bằng giấy. Hơn nữa, bạn có thể quét để chụp ảnh các biên lai không phải dạng kỹ thuật số. Tuy nhiên, bạn vẫn cần nhớ:

• Sắp xếp các tệp kỹ thuật số: đừng chỉ tập hợp tất cả các biên nhận của bạn vào một tệp, hãy dành thời gian tạo các nhóm tệp của bạn và đảm bảo gắn nhãn từng biên nhận của bạn khi bạn tạo nó, nếu không bạn sẽ phải đau đầu khi phải mở từng biên bạn cố gắng tìm một cái gì đó.
• Sao lưu: vi rút máy tính hoặc sự cố máy tính có thể ảnh hưởng đến hệ thống của bạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có biên nhận trên máy tính có sao lưu đám mây chẳng hạn như Carbonite.

Biên lai kỹ thuật số có thể giúp bạn bớt đau đầu trong việc kê khai giấy tờ, nhưng chỉ khi bạn cẩn thận. Bạn nên đảm bảo thực sự tải xuống biên nhận của bất kỳ báo cáo quan trọng nào mà bạn có thể cần sau này vì nhiều công ty chỉ lưu giữ hồ sơ 12 tháng về biên nhận sao kê của bạn. Ví dụ: khi tôi gửi yêu cầu Bảo hành Mở rộng Thẻ Tín dụng cho một máy rửa bát bị hỏng, họ yêu cầu bản sao kê gốc của chúng tôi từ 15 tháng trước. Nó không có sẵn bất kỳ