Cách tạo lưu đồ cơ bản

Biểu đồ luồng là sơ đồ thể hiện sự bắt đầu đến kết thúc của cách thức hoạt động của quy trình, quy trình hoặc thuật toán. Các biểu đồ này được sử dụng để lập tài liệu, thiết kế và phân tích trong mọi lĩnh vực kinh doanh.

Tạo bởi Joshua Crowder

Cách lập kế hoạch lưu đồ

Tạo một sơ đồ cho một quy trình thật dễ dàng. Bạn chỉ cần có công cụ phù hợp và một chút trí tưởng tượng. Để tải xuống bảng tính với các công cụ lưu đồ, hãy nhấp vào đây. Tệp chứa tất cả các ký hiệu cơ bản mà những người chuyên nghiệp nhất sẽ có thể đọc và hiểu. Có hơn 80 biểu tượng mà bạn có thể sử dụng, nhưng sẽ không có ích gì khi học chúng nếu người xem của bạn không biết chúng đại diện cho điều gì. Vì vậy, có thể nói rằng, tệp chứa các ký hiệu phổ biến nhất.

Trước khi bắt đầu, bạn thực sự chỉ cần biết bạn muốn trở thành người mô tả như thế nào. Việc lập biểu đồ các quy trình lớn với rất nhiều chi tiết có thể rất khó. Nên vẽ biểu đồ một vài lần trước khi sử dụng các công cụ điện tử.

Bước 1: Xem xét hướng dòng chảy

Khi bạn bắt đầu một quy trình, có một hình chữ nhật tròn được gọi là thiết bị đầu cuối cung cấp cho người dùng của bạn một hàng đợi. Nơi tốt nhất để bắt đầu quá trình của bạn là đặt thiết bị đầu cuối bắt đầu ở góc trên bên trái của biểu đồ. Không có bất kỳ quy tắc thực sự nào về cách bạn phải tạo lưu đồ, nhưng tôi thấy tốt nhất là bắt đầu một quy trình ở góc trên bên trái và kết thúc quy trình ở góc dưới cùng bên phải của khu vực biểu đồ.

Bắt đầu từ khu vực trên cùng bên trái và chuyển sang khu vực dưới cùng bên phải cho thấy một luồng rõ ràng cho hoạt động. Một số người sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống và điều đó không sao cả miễn là nó nhất quán.

Tạo bởi Joshua Crowder

Bước 2: Thêm làn đường lưu đồ

Khi tạo một sơ đồ, bạn không thực sự muốn dữ liệu của mình ở khắp nơi. Các mục trong quy trình của bạn sẽ dễ hiểu hơn nếu bạn nhóm chúng lại với nhau. Dưới đây là ví dụ về một sơ đồ được phân tách bằng "làn đường". Mặc dù nó không bắt buộc và đôi khi sẽ khó theo dõi, nhưng việc sử dụng các làn đường sẽ giúp biểu đồ của bạn có tổ chức.

Nói chung, khi sử dụng các làn đường như thế này trong một biểu đồ luồng, tên biểu đồ thường là tên biểu đồ luồng đường bơi.

Tạo bởi Joshua Crowder

Bước 3: Sử dụng các biểu tượng Start, Stop và Transition

Để bắt đầu một sơ đồ, bạn cần có một thiết bị đầu cuối. Biểu tượng này bắt đầu quá trình dòng chảy cũng như dừng nó. Thực sự không có lý do nào khác để có nhiều hơn hai thiết bị đầu cuối.

Bạn có thể đến một điểm mà bạn không thể phù hợp với dữ liệu biểu đồ trên một trang nữa. Tại thời điểm này, bạn sẽ sử dụng một trình kết nối ngoài trang. Vì vậy, thay vì sử dụng một thiết bị đầu cuối để kết thúc quá trình, bạn sử dụng một trình kết nối ngoài trang và tham chiếu đến nó như "a". Khi bạn bắt đầu trên trang tiếp theo của mình, hãy tham chiếu trình kết nối ngoài trang đó với "a" với một trình kết nối ngoài trang khác. Tài liệu tham khảo sẽ giúp bạn xác định nơi để lấy lại.

Trình kết nối anon-page hoạt động tương tự, nhưng được sử dụng khi không có đủ chỗ trên một trang để vẽ mũi tên đến phần khác của quy trình. Trong trường hợp này, bạn bỏ qua mũi tên và sử dụng tham chiếu trình kết nối trên trang để đưa bạn đến gần hơn với phần khác của quy trình. Một ví dụ là nếu bạn có một số quy trình lưu vào đĩa, nhưng đĩa nằm ở đầu trang khi tất cả các quy trình cần lưu của bạn nằm ở cuối trang. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng trình kết nối trên trang để giữ cho các dòng khỏi nhầm lẫn các phần khác trong quy trình của bạn.

Theo hướng dẫn chung về biểu đồ luồng, hình dạng này là các ký hiệu duy nhất đại diện cho điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc trong biểu đồ luồng.

Tạo bởi Joshua Crowder

Bước 4: Kết nối các biểu tượng với các dòng

Các dòng là những gì bạn sử dụng để kết nối các biểu tượng của bạn. Một đường thẳng biểu thị việc đi từ phần này sang phần khác của quá trình. Một đường thẳng chỉ di chuyển theo một hướng và không bao giờ ngụ ý chảy ngược lại trong quá trình. →

Ngoài ra còn có một đường hai hướng và liên kết thông tin liên lạc và cả hai đều có hai mũi tên. Đường hai hướng cho thấy một quá trình có thể đi theo một trong hai hướng hoặc tới lui. Bạn có thể sử dụng đường hai chiều để lưu chương trình máy tính vào đĩa, nhưng hãy quay lại vị trí của bạn để quá trình có thể được tiếp tục. Liên kết truyền thông hiển thị một đường truyền thông tin từ máy tính đến máy tính, máy tính đến máy chủ. điện thoại đến điện thoại, fax đến điện thoại hoặc thậm chí từ người này sang người khác.

Lưu đồ không bị hạn chế việc sử dụng các dòng trên. Có nhiều dòng hơn để lập biểu đồ dòng nâng cao hơn.

Tạo bởi Joshua Crowder

Bước 5: Thêm ký hiệu lưu trữ

Dưới đây là các ký hiệu đại diện cho một số loại lưu trữ. Đĩa được sử dụng khi bạn đang lưu một số loại quy trình máy tính như đã nêu trước đó.

Một ký hiệu lưu trữ khác là băng và chủ yếu được gọi là ký hiệu dữ liệu tuần tự. Điều này được sử dụng để sao lưu máy chủ. Thông thường, băng được coi là đĩa sao lưu được lấy ra để lưu trữ an toàn hoặc đĩa được sử dụng để khôi phục thông tin. Bạn thực sự có thể tham chiếu một ổ đĩa flash với biểu tượng này.

Biểu tượng tam giác với mặt phẳng hướng lên là để lưu trữ tệp thủ công. Bạn sẽ cho biết bên trong hình tam giác các tệp được sắp xếp như thế nào (ví dụ: "A" theo thứ tự bảng chữ cái, "N" theo tên).

Ký hiệu lưu trữ

Tạo bởi Joshua Crowder

Bước 6: Thêm ký hiệu quy trình

Một biểu tượng hình chữ nhật nằm trên cạnh dài đại diện cho một quy trình được vi tính hóa. Bạn sẽ muốn sử dụng biểu tượng này khi sử dụng bất kỳ loại tác vụ do chương trình nào điều khiển. Nếu tác vụ đó liên quan đến việc lưu, thì quá trình máy tính sẽ được cập nhật đĩa. Hình thang phục vụ như một quá trình thủ công. Đây có thể là bất kỳ hành động vật lý nào như kiểm tra hoặc nhiệm vụ yêu cầu chuyển động. Hình dạng kim cương là để ra quyết định. Bạn phải đảm bảo rằng bạn đặt bạn có / không và các mũi tên ở các vị trí thích hợp.

Ký hiệu quy trình

Tạo bởi Joshua Crowder

Bước 7: Thêm ký hiệu đầu ra đầu vào

Cuối cùng, chúng ta có các ký hiệu đại diện cho dữ liệu đầu vào và đầu ra. Bạn có cơ hội di chuyển một tài liệu hoặc nhiều tài liệu trong suốt quá trình. Hình thang đại diện cho một đầu vào có khóa. Điều này thực sự có hình dạng của một bàn phím và đại diện cho bất kỳ mục nhập dữ liệu có phím nào.

Đầu vào các ký hiệu đầu ra

Tạo bởi Joshua Crowder

Biểu đồ ví dụ 1: Giải thích

Ví dụ dưới đây cho thấy một quy trình đại diện cho tuổi thọ của một đơn hàng trong một công ty phân phối hạt nhựa. Như bạn có thể thấy, làn đường đã được thảo luận trước đó giữ cho quy trình được tổ chức bằng cách cho người dùng tài liệu biết họ đang ở đâu trong quy trình.

Ví dụ 1 Lưu đồ. Quy trình này được viết để xử lý đơn hàng phân phối hạt nhựa. Khi các vấn đề phát sinh và quá trình không đạt được điểm kết thúc, nó vẫn tương hỗ cho đến khi hoàn thành một đơn đặt hàng.

Tạo bởi Joshua Crowder

Biểu đồ ví dụ 2: Giải thích

Ví dụ 2 cho thấy một quy trình từ cùng một công ty. Chi tiết hơn, biểu đồ này cho thấy các bước chính xác được thực hiện để bắt đầu báo giá cho khách hàng trong hệ thống CRM. Như bạn có thể thấy, quá trình được tiếp tục trên một trang khác với trình kết nối ngoài trang.

Ví dụ 2 Lưu đồ

Tạo bởi Joshua Crowder

Tóm lại là

Tôi hy vọng bạn có thể hưởng lợi từ hướng dẫn ngắn này. Tôi không muốn đưa ra quá nhiều quy tắc của mình vì lập biểu đồ luồng không nên có quá nhiều hạn chế. Công việc của bạn là làm cho quá trình trở nên rõ ràng trên giấy tờ để khán giả biết những gì đang diễn ra trong đầu bạn. Phải nói rằng, hãy giữ cho sơ đồ của bạn đơn giản trừ khi mọi người cần thêm chi tiết. Không có gì tệ hơn việc nhân viên dành thời gian trên các biểu đồ mà không ai chịu dành thời gian để tìm hiểu. Được rồi, còn tệ hơn nữa…

© 2018 Joshua Crowder