Mục lục:
- Năm yếu tố cần thiết cho một chương trình nghị sự hiệu quả
- Tạo và phân phối chương trình nghị sự
- Yếu tố cần thiết 1: Tiêu đề chương trình làm việc
- Yếu tố cần thiết 2: Mục tiêu của cuộc họp
- Yếu tố cần thiết 3: Nội dung của chương trình nghị sự (Kế hoạch làm việc của cuộc họp)
- Yếu tố cần thiết 4: Phân bổ thời gian, giữ thời gian và gọi câu hỏi
- Yếu tố cần thiết 5: Ứng phó với các vấn đề cấp bách và quan trọng nảy sinh
- Sơ đồ đường đến các cuộc họp thành công
Khám phá 5 khía cạnh thiết yếu của một chương trình làm việc hiệu quả.
Canva
Năm yếu tố cần thiết cho một chương trình nghị sự hiệu quả
Nếu tôi nói với bạn rằng có một điều đơn giản bạn có thể làm để tăng cường sự tham dự và tham gia vào các cuộc họp của mình, bạn sẽ nhảy vào tất cả, phải không? Vâng, được chuẩn bị để nhảy vì có là một điều bạn có thể thực hiện ngay mà sẽ làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn và hiệu quả: Tạo một chương trình với những năm yếu tố thiết yếu và năng suất cuộc họp của bạn sẽ được tăng lên đáng kể.
Tạo và phân phối chương trình nghị sự
Giống như hầu hết các bạn, tôi ngập trong đống giấy tờ và đôi khi cảm thấy như mình cần phải tuyên chiến trên giấy trắng và in trên bất kỳ màu nào khác để có thể tìm thấy thứ mình đang tìm kiếm khi tìm kiếm. Điều đó đang được nói, một chương trình nghị sự không phải là nơi để cắt xén. Chúng tôi có thể chuyển phần lớn quá trình sản xuất của mình sang định dạng điện tử và đọc sách điện tử, nhưng khi nói đến chương trình nghị sự, việc tạo và phân phối bản in ra giấy tại các cuộc họp là rất quan trọng nên tôi luôn tạo thêm các bản sao để phân phát khi gặp mặt trực tiếp và tái -chỉ gửi một bản sao của chương trình làm việc khi họp trực tuyến.
Hãy nghĩ về một chương trình làm việc giống như một lộ trình mà bạn sẽ sử dụng khi lập kế hoạch cho một chuyến đi — các thành phần đều giống nhau và bạn cần biết những thông tin sau:
- Ai sẽ đi với bạn, bạn rời đi khi nào và mấy giờ và từ đâu?
- Tại sao bạn đi?
- Bạn đang đi đâu, những điểm mốc hoặc cột mốc nào bạn sẽ sử dụng để đo lường tiến trình phía trước?
- Bạn có bao nhiêu thời gian để đến đó?
- Điều gì xảy ra nếu bạn gặp phải một ổ gà và có một căn hộ?
Mỗi câu hỏi này đều liên quan đến một yếu tố cần thiết khi tạo ra một chương trình làm việc hiệu quả. Hãy xem xét từng yếu tố.
Yếu tố cần thiết 1: Tiêu đề chương trình làm việc
Mục đích chính của tiêu đề là nhanh chóng xác định những điều sau:
- Pháp nhân, tổ chức hoặc ủy ban đang triệu tập cuộc họp
- Tên của cơ quan triệu tập; đây có phải là Hội đồng, Nhóm cố vấn, Ủy ban
- Ngày và giờ cuộc họp dự kiến bắt đầu và kết thúc
- Địa điểm của cuộc họp
Mặc dù có thể dễ dàng giả định rằng nếu mọi người có mặt tại cuộc họp, họ phải biết địa điểm và thời gian, tuy nhiên, thông tin tiêu đề này bắt đầu đóng vai trò là nền tảng cho một số yếu tố tiếp theo và cũng tạo ra một kho lưu trữ tổ chức để công bố rằng cuộc họp đã thực sự diễn ra vào ngày, giờ và địa điểm thích hợp - giúp tất cả những người tham gia không phải nhớ hoặc cố gắng nhớ lại chính xác thời điểm họ quyết định làm điều gì đó khi được hỏi.
Tiêu đề mẫu có thể trông như thế này:
Hiệp hội chăm sóc trẻ em địa phương
Hội đồng quản trị Họp hàng tháng
Ngày 15 tháng 4 năm 2014 1:00 - 2:00
Thư viện công cộng
Tôi thích căn giữa các tiêu đề chương trình làm việc hơn, nhưng căn trái (nơi tất cả các từ đều được xếp với lề trái) cũng hoạt động. Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, hãy sử dụng cùng một định dạng cho mọi cuộc họp thuộc loại đó. Sự nhất quán bắt đầu với chương trình nghị sự.
Những người tham gia cuộc họp của bạn sẽ đánh giá cao thông tin cuộc họp quan trọng tất cả ở một nơi, trong chương trình làm việc của họ, do đó họ không phải đi tìm kiếm khăn ăn hoặc mảnh giấy nơi họ ghi chú về cuộc họp tiếp theo. Có một mức độ đáng tin cậy mà tiêu đề truyền đạt, nó bao gồm, thông tin và chính thức và bắt đầu đặt nền tảng rằng cuộc họp này sẽ được thực hiện nghiêm túc và sẽ không lãng phí thời gian.
Tôi thường được hỏi ai sẽ soạn thảo chương trình nghị sự và gửi nó đi và câu trả lời đó là một bài báo hoàn toàn khác, nhưng câu trả lời ngắn gọn là người chịu trách nhiệm triệu tập cuộc họp nên chủ động tập hợp năm yếu tố được thảo luận trong này. bài báo. Người khác có thể đã được ủy quyền hoặc được chỉ định thực sự đánh máy hoặc gửi tài liệu, nhưng nội dung của chương trình cần phải nằm trong tay của người chịu trách nhiệm tạo điều kiện cho cuộc họp.
Yếu tố cần thiết 2: Mục tiêu của cuộc họp
Mục tiêu của cuộc họp là câu trả lời cho các câu hỏi, “Tại sao chúng ta họp? Chúng tôi hy vọng đạt được điều gì? ”
Hãy nêu ngay từ đầu chương trình nghị sự mục đích mà cuộc họp này được gọi. Trả lời câu hỏi “tại sao chúng ta lại gặp nhau? Chúng tôi hy vọng đạt được điều gì? ” khi bắt đầu chương trình làm việc giúp tập trung và duy trì sự tập trung của cả nhóm, đặc biệt nếu mọi thứ bắt đầu vượt quá tầm tay. Nếu cuộc họp là cuộc họp thường xuyên được lên lịch hàng tháng, hãy ghi điều đó vào chương trình làm việc, nếu bạn đang họp để thảo luận về một sự kiện, vấn đề hoặc chủ đề - hãy liệt kê những chi tiết cụ thể đó. Và, cuối cùng, nếu tổ chức của bạn có tuyên bố sứ mệnh, hãy nhớ liệt kê tuyên bố sứ mệnh ở vị trí này trong chương trình nghị sự để bạn luôn tập trung.
Có mục đích của cuộc họp được ghi trong chương trình nghị sự cho phép người điều hành và tất cả những người tham gia có cơ hội tập trung lại cuộc hội thoại đã lạc sang chủ đề khác. Một thói quen tuyệt vời là đọc mục đích của cuộc họp và tuyên bố sứ mệnh trước khi cuộc họp đang diễn ra như một sự thừa nhận rằng bạn nghiêm túc với những gì bạn đang dự định hoàn thành và có một kế hoạch. Những người tham gia sẽ không thảo luận hay buôn chuyện một cách vô tâm, hoặc chia sẻ những câu chuyện không liên quan nếu họ có ý thức về mục đích, hoặc nếu mọi thứ diễn ra theo hướng đó, thì việc tập trung lại cuộc trò chuyện xoay quanh mục đích hiện tại là một việc đơn giản.
Từ góc độ lưu trữ của tổ chức, việc liệt kê mục đích của cuộc họp sẽ tạo ra một quy trình tài liệu bằng văn bản để nhìn lại những gì bạn đang làm khi điều gì thực sự hữu ích khi lập kế hoạch cho một sự kiện tương tự hoặc cố gắng nhớ lại khi bạn đã làm điều gì đó. Liệt kê mục đích cuộc họp của bạn cũng giúp bạn đánh giá thành tích của mình và chuyển tiếp tiến độ trong cuộc họp.
Một tuyên bố mục đích mẫu cho chương trình họp:
Mục tiêu: Gặp gỡ để lập kế hoạch đào tạo lãnh đạo
Viết mục đích của cuộc họp đơn giản như trả lời câu hỏi, "Tại sao chúng ta họp?" Nếu không có câu trả lời cho câu hỏi đó hoặc câu trả lời là “Tôi không biết” thì đừng lên lịch cuộc họp hoặc hủy bỏ cuộc họp nếu đó là cuộc họp định kỳ. Thời gian là quá quý giá để họp vì lợi ích của các cuộc họp.
Yếu tố cần thiết 3: Nội dung của chương trình nghị sự (Kế hoạch làm việc của cuộc họp)
Đây là phần chính của cuộc họp, những việc cần phải hoàn thành trong cuộc họp, liệt kê những việc nhạy cảm nhất về thời gian trước, sau đó là những nội dung gây tranh cãi hoặc tốn thời gian nhất và tiếp theo là những hạng mục ít nhạy cảm hơn và tác động thấp và kết thúc bằng một tờ giấy bãi đậu xe.
Trong yếu tố tiếp theo (# 4) Tôi sẽ nói về việc dành bao nhiêu thời gian cho mỗi lĩnh vực này, vì vậy đừng hoảng sợ khi bạn thấy các vấn đề tốn thời gian ở đầu chương trình - không có lý do gì để không vượt qua một chương trình làm việc bận rộn trong một giờ. Không chỉ một giờ là lượng thời gian mà mọi người thường có thể quyên góp hoặc dành cho một nhóm, mà khoảng thời gian chú ý của chúng tôi chỉ có thể xử lý rất nhiều. Các cuộc họp hiệu quả với kết quả năng suất cao trong một giờ, không chỉ có thể thực hiện được mà còn là tiêu chuẩn trong một giờ, nếu tất cả các yếu tố này được sử dụng.
Trách nhiệm lớn nhất của điều hành viên trong việc xử lý một cuộc họp hiệu quả và hiệu quả bằng cách sử dụng các yếu tố này là thu thập nội dung cho chương trình họp và sau đó ưu tiên các phần khác nhau. Điều này có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, tôi thích nhất là gửi thông báo cuộc họp không quá 2 tuần trước cuộc họp cho tất cả những người có trách nhiệm tham dự và yêu cầu họ phản hồi về bất cứ điều gì mà họ muốn thảo luận liên quan. về mục tiêu hoặc có bất kỳ thông tin nào từ các cuộc họp trước đây mà họ muốn cập nhật cho nhóm.
- Mẹo hữu ích - Thông báo cuộc họp bao gồm tất cả thông tin từ Yếu tố cần thiết # 1 & # 2, tiêu đề và mục tiêu.
Nếu bạn biết về các chủ đề sẽ được báo cáo hoặc có một số báo cáo tiêu chuẩn được yêu cầu hoặc mong muốn cho nhóm của bạn, hãy thêm từng mục đó vào chương trình làm việc cũng như bất kỳ mục nào từ cuộc họp cuối cùng chưa được giải quyết. Tôi sử dụng một bãi đậu xe bằng giấy cho những loại vấn đề này.
- Mẹo hữu ích để tổ chức các cuộc họp thành công - bạn không cần phải giải quyết mọi vấn đề trong chương trình làm việc, chỉ cần bắt đầu cuộc thảo luận và khi bạn còn một vài phút nữa so với thời gian quy định, hãy đề nghị xem xét lại những lĩnh vực chưa được giải quyết hoặc đang tranh cãi tại cuộc họp tiếp theo và mọi người thực hiện nghiên cứu hoặc suy nghĩ về các chiến lược và lựa chọn để giải quyết vấn đề. Điều này sẽ chỉ hiệu quả nếu bạn cố ý đặt vấn đề vào bãi đậu xe và sau đó đặt vấn đề đó thành ưu tiên trong cuộc họp tiếp theo và thực sự xem lại chủ đề. Ngay cả khi chủ đề vẫn còn gây tranh cãi hoặc tốn thời gian khi bạn gặp lại, nó cần được xem lại nếu bạn nói rằng nó sẽ được xem lại, ngay cả khi nó để đưa nó trở lại bãi đậu xe hoặc để lên lịch một cuộc họp dành riêng cho giải quyết một chủ đề hoặc vấn đề.
Bây giờ chúng ta hãy tập hợp nội dung của chương trình nghị sự (kế hoạch làm việc cuộc họp) với nhau:
Nếu nhóm là nhóm bắt buộc phải tuân theo Quy tắc trật tự của Roberts, hoặc một số nguyên tắc tổ chức khác, thì mỗi thành phần đó cần phải được đưa vào chương trình nghị sự. Ví dụ về các mục đó có thể bao gồm: Gọi đặt hàng, Điểm danh, Phê duyệt chương trình làm việc, Đọc biên bản cuộc họp trước, Phê duyệt biên bản cuộc họp trước, Báo cáo của Chủ tịch, Báo cáo của nhân viên, Doanh nghiệp mới, Doanh nghiệp cũ, Ngày họp tiếp theo, Điều chỉnh.
Có thể có các yếu tố bắt buộc khác trong nội dung chương trình của bạn, vì vậy hãy đảm bảo xác nhận bất kỳ quy định nào liên quan đến nhóm cụ thể của bạn trước khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi quan trọng nào, tuy nhiên, tôi sẽ kết hợp hầu hết các yếu tố này, chỉ theo một thứ tự khác và thêm một vài yếu tố. Một nội dung chương trình làm việc lý tưởng cho tôi bao gồm các mục sau theo thứ tự này:
- Gọi đặt hàng (2 phút)
- Gọi cuộc họp để đặt hàng, vào thời gian đã định và đọc mục đích của cuộc họp
- Chào mừng và giới thiệu (5 phút)
- Mọi người nêu tên, vai trò của họ tại cuộc họp và những thông tin khác liên quan đến trách nhiệm của họ với tổ chức hoặc trong cuộc họp
- Dọn phòng (5 phút)
- Xem lại hình thức và quy tắc điều hành của cuộc họp
- Xác nhận ngày và giờ cuộc họp tiếp theo trước khi bắt đầu cuộc họp
- Xem lại chương trình làm việc (2 phút)
- Hỏi xem có ai có gì để thêm không
- Thông qua biên bản cuộc họp trước (3 phút)
- Xác nhận rằng biên bản cuộc họp đã được phân phối, xem xét và yêu cầu thay đổi hoặc chỉnh sửa
- Phê duyệt khi cần thiết, hoặc do hội đồng quản trị mà bạn chịu trách nhiệm ra lệnh
- Báo cáo của Tổng thống (5 phút)
- Sử dụng thời gian này để thu hút mọi người tập trung và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, đồng thời có thể chia sẻ rằng chúng tôi còn rất nhiều việc, hoặc có một việc đặc biệt cần phải xử lý, chào mừng các thành viên mới vào ủy ban, v.v., Số ít người điều hành cần có vài phút để thiết lập giọng điệu, cuộc họp sẽ diễn ra suôn sẻ hơn - phần này chỉ mất vài phút.
- Báo cáo nhân viên (5 phút)
- Đây là lĩnh vực mà tôi thấy rất nhiều cuộc họp diễn ra khá rắc rối, nếu có nhân viên nào cần báo cáo với nhóm, hãy làm việc với nhân viên đó để báo cáo những thông tin quan trọng đối với nhiệm vụ trong cuộc họp đó.
- Tất cả các báo cáo của nhân viên đánh giá hoạt động của một tổ chức phải được viết và phân phát trước cuộc họp.
- Một báo cáo nhân viên hiệu quả không nên dài hơn 5 phút, nếu họ đang báo cáo về một vấn đề hoặc chủ đề đang được thảo luận trong cuộc họp, thì họ nên báo cáo thông tin đó trong thời gian đó (doanh nghiệp mới hoặc cũ).
- Nếu bạn không có nhân viên, thì đây không phải là vấn đề, tuy nhiên, điều tương tự cũng xảy ra khi các ủy ban báo cáo và vì vậy tôi sẽ giải quyết một báo cáo thích hợp của ủy ban tiếp theo.
- Báo cáo của Ủy ban Thường vụ, tức là Tài chính, Nhân sự, v.v. (2 báo cáo @ 5 phút - 10)
- Báo cáo của ủy ban thường vụ có thể là yếu tố cản trở sự tồn tại của một cuộc họp hiệu quả, vì vậy hãy ghi nhớ những chiến lược sau khi đặt báo cáo của ủy ban thường vụ vào chương trình nghị sự:
- Hầu hết các báo cáo của ủy ban thường vụ có thể được trình bày bằng văn bản và lý tưởng là trước thời hạn, nếu báo cáo không thể được phân phối sớm hơn ngày họp, thì hãy đối chiếu chúng và trong một gói với tất cả những thứ khác sẽ được phân phối trong thời gian đó. gặp gỡ.
- Nếu đề cập đến một báo cáo, người báo cáo chỉ nên nêu bật các mục mà nhóm cần hành động tại cuộc họp đó và nếu lập báo cáo bằng lời nói - các mục duy nhất nên được báo cáo là những mục mà nhóm sẽ thực hiện (quyết định về) trong cuộc họp đó.
- Nếu ủy ban có thông tin mới để báo cáo về điều gì đó mới cho nhóm - tuy nhiên, thông tin đó nên được đưa vào Doanh nghiệp mới, tuy nhiên, nó có thể được tham chiếu trong báo cáo của ủy ban, chẳng hạn như “chúng tôi sẽ đề xuất một phương thức thanh toán mới trong quá trình kinh doanh mới”. nhưng đó là mức độ của báo cáo - nếu mọi người muốn biết thêm, họ nên ngồi vào ủy ban đó.
- Hầu hết các ủy ban thường trực nên dành 5 phút để báo cáo và nếu không có báo cáo nào ngoài báo cáo bằng văn bản (cụ thể là nếu họ không có gì mới để báo cáo mà nhóm của bạn cần hành động) thì có thể thông qua.
- Đối với các cuộc họp hiệu quả và năng suất, chỉ giải trí trong công việc kinh doanh mà nhóm có nhu cầu hành động hoặc đưa ra quyết định. Các bản cập nhật và thông tin cơ bản có thể được trình bày dưới dạng văn bản trước thời hạn, hoặc được phân phát tại cuộc họp để xem xét trước cuộc họp tiếp theo.
- Doanh nghiệp cũ (từ Bãi đậu xe trong các cuộc họp trước) (2 hành động @ 5 phút - 10)
- Thảo luận có giới hạn thời gian, báo cáo và hành động về công việc không được giải quyết tại các cuộc họp trước.
- Hãy chắc chắn rằng bạn với tư cách là người điều hành cuộc họp biết mọi thứ sẽ được giải quyết trong thời gian này và liệu đó có phải là thông tin hay hành động hay không (cần bỏ phiếu hoặc quyết định).
- Sẵn sàng đặt vấn đề trở lại bãi đậu xe nếu sau thời gian quy định, rõ ràng là nhóm vẫn chưa sẵn sàng hành động.
- Theo quy luật chung, một khi một vấn đề đã đi vào bãi đậu xe cho hơn 4 cuộc họp và / hoặc có cảm xúc hoặc năng lượng đáng kể xung quanh vấn đề hoặc nó phức tạp đáng kể - tôi lên lịch một cuộc họp để bắt đầu giải quyết vấn đề đó vấn đề. Nếu cộng đồng đang phản hồi một vấn đề khẩn cấp có một số thành phần đã đề cập trước đó, thì một cuộc họp đặc biệt, chuyên dụng sẽ hữu ích.
- Mỗi mục trong chương trình nghị sự thuộc lĩnh vực kinh doanh mới nên được phân bổ không quá 10 phút.
- Doanh nghiệp mới (2 hành động @ 5 phút - 10 phút)
- Hoạt động kinh doanh mới là bất kỳ hạng mục hoặc vấn đề nào phát sinh từ một ủy ban, nhân viên hoặc nhóm yêu cầu hành động hoặc quyết định của nhóm đã tập hợp.
- Phương pháp hiệu quả nhất để xử lý công việc kinh doanh mới là cắt bỏ các hạng mục sẽ được giải quyết bởi những vấn đề phức tạp và tốn thời gian nhất trước và hạn chế thời gian giới thiệu
- Mục đích của hoạt động kinh doanh mới là giới thiệu chủ đề, xác định thông tin hoặc nguồn lực nào sẽ cần thiết để tiếp tục và sau đó cung cấp thông tin cần thiết trước cuộc họp tiếp theo, nơi vấn đề bây giờ sẽ xuất hiện dưới dạng Kinh doanh cũ
- Tôi có xu hướng dành tối đa 10 phút cho một hạng mục kinh doanh mới trừ khi nhóm đưa ra vấn đề sẵn sàng chuẩn bị nhóm trước để mọi người đến cuộc họp chuẩn bị hành động.
- Bãi đậu xe (3 phút)
- Khu vực này của chương trình nghị sự là nơi các vấn đề cần được phân tích thêm, các nguồn lực hoặc thông tin sẽ được xử lý cho đến khi chúng xuất hiện tại cuộc họp tiếp theo với tư cách là Công việc cũ.
- Chính điều này đã khiến cho mọi người phải có một bản sao bằng văn bản, họ có thể điền vào chỗ trống trong khu vực bãi đậu xe và sử dụng nó để ghi chú những gì họ cần để đưa ra quyết định về một chủ đề hoặc vấn đề cụ thể.
- Trong khoảng thời gian này, bạn sẽ thương lượng ở đâu, khi nào và làm thế nào để tiến hành từng mục)
Đây là những thành phần của một kế hoạch làm việc hiệu quả cho một cuộc họp, hay còn được gọi là chương trình nghị sự. Một tính năng quan trọng của việc mọi người đều có bản sao bằng văn bản của riêng mình là họ có thể theo dõi quãng đường mà mọi người trong chuyến đi đang đi. Mỗi mục trong chương trình làm việc có thể được đánh dấu khi nó đã hoàn thành và mốc thời gian chỉ tiếp tục. Nói về tích tắc…
Đồng hồ, bộ hẹn giờ, chuông và gậy nói chuyện giúp điều hành viên đảm bảo rằng cuộc họp sẽ diễn ra và bắt đầu cũng như kết thúc đúng giờ
Kathy Stutzman
Yếu tố cần thiết 4: Phân bổ thời gian, giữ thời gian và gọi câu hỏi
Phân bổ và duy trì thời gian, bao gồm cả việc bắt đầu và kết thúc đúng giờ là một vấn đề tôn trọng đơn giản. Các cuộc họp diễn ra kịp thời chứng tỏ rằng thời gian của người tham gia là có giá trị. Phân bổ lượng thời gian tối đa cho mỗi và mọi mục trong chương trình và gắn bó với nó. Mặc dù một số người có thể không cảm thấy thoải mái khi “đặt câu hỏi”, nhưng đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất của một cuộc họp hiệu quả.
Vì điều này rất quan trọng, tôi muốn vui vẻ với nó và có danh tiếng trên toàn thế giới về các cuộc họp kịp thời của tôi, bạn có thể đọc rằng tôi tôn trọng những người mà tôi gặp. Vì vậy, đây là một số cách thú vị để giữ một cuộc họp đúng giờ:
- Sử dụng bộ hẹn giờ và đặt nó ở đầu mỗi báo cáo,
- Bắt đầu và kết thúc đúng giờ không có vấn đề gì. Nếu không phải tất cả mọi người ở đó, đừng vòng vo để tóm tắt lại tất cả những gì họ đã bỏ lỡ, đó là trách nhiệm của họ. Vì một cuộc họp sắp kết thúc và dường như vẫn còn rất nhiều việc cần phải hoàn thành, hãy thăm dò ý kiến của nhóm để xem có điều gì CẦN hành động trước khi kết thúc và chuyển nó lên đầu cuộc thảo luận - mọi thứ khác đều có thể đi dưới dạng báo cáo bằng văn bản hoặc đợi cho đến cuộc họp tiếp theo.
- Tôi có một cái chuông rất lớn mà tôi mang theo và đặt ở bàn đầu - Tôi đã được biết là rung nó để di chuyển mọi thứ hoặc để triệu tập các nhóm đã chia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận thêm, và thỉnh thoảng tôi gặp ai đó người không muốn ngừng nói chuyện và sẽ bấm chuông một cách lịch sự để triệu tập lại nhóm.
- Đưa ra các báo cáo và đọc các bài tập trước thời hạn để không sử dụng thời gian cho việc đọc và chuẩn bị cuộc họp.
- Thương lượng với những người khác được lên lịch báo cáo về thời gian họ cần nếu người khác cho biết họ cần thêm thời gian.
- Nếu có một vấn đề thực sự cần thêm nhiều thời gian, hãy lên lịch một cuộc họp riêng để tìm hiểu kỹ các vấn đề phức tạp hơn và báo cáo lại cho nhóm sau.
- Sử dụng gậy nói hoặc micrô để mọi người có cơ hội phát biểu.
Phát triển danh tiếng về việc bắt đầu và kết thúc đúng giờ cũng như kiểm soát thời gian dự kiến để bắt đầu công việc kinh doanh sẽ đảm bảo rằng mọi người tham dự và tham gia vào các cuộc họp mà bạn đang hỗ trợ. Đó là một trong những cách đơn giản nhất để nói, "Tôi tôn trọng bạn, thời gian của bạn và đóng góp của bạn cho cuộc họp này."
Yếu tố cần thiết 5: Ứng phó với các vấn đề cấp bách và quan trọng nảy sinh
Tất nhiên, một trường hợp khẩn cấp quan trọng sẽ phát sinh trong cuộc họp và việc lập kế hoạch cho vấn đề đó trong chương trình làm việc là cực kỳ quan trọng để đạt được một cuộc họp hiệu quả và năng suất. Hoặc ai đó là “chuyên gia” muốn chứng thực về kiến thức của họ, hoặc đưa ra lời kêu gọi nhiệt tình về điều gì đó lạc đề hoặc theo thời gian. Một điều hành viên linh hoạt sẽ sử dụng Bãi đậu xe để “đậu” một vấn đề gây tranh cãi, tình cảm hoặc phức tạp. Tất cả các chương trình mà tôi tạo ra đều có tính năng Bãi đậu xe.
Không cần biết mức độ nghiêm trọng của vấn đề, việc gì cũng có thể đậu, dù chỉ là tạm thời, cho đến khi cuộc họp kết thúc, hoặc cho đến khi có thể tổ chức một cuộc họp đặc biệt mới. Chỉ thực tế là có một nơi để đưa ra các vấn đề khó, tạo ra sự cho phép cho bất kỳ người tham gia nào xác định rằng một chủ đề hoặc vấn đề sẽ tiếp diễn theo thời gian và cần được chú ý thêm tại một cuộc họp khác.
Tính trung thực của Bãi đỗ xe sẽ chỉ tốt khi chú ý đến việc đẩy những vấn đề đó ra khỏi bãi xe và đến một cuộc họp khác phù hợp hơn hoặc kịp thời hơn, vì vậy để đảm bảo rằng đây là một công cụ hữu hiệu, nó phải được sử dụng, được sử dụng tốt, và nó phải được sử dụng nhất quán - khi đó nó sẽ là một chiến lược hiệu quả cho các cuộc họp hiệu quả.
Nếu bạn đang tạo điều kiện cho các cuộc họp, hoặc một người tham gia các cuộc họp, 5 yếu tố cần thiết này để xây dựng một lộ trình tuyệt vời sẽ giúp hướng dẫn bạn đến đích cuối cùng; một cuộc họp mà mọi người đều cảm thấy có giá trị, được lắng nghe và gắn bó. Điều này có thể thực hiện được bằng cách xây dựng chương trình nghị sự trước tiên, nhưng cũng có thể bằng cách phân phối nó và sau đó thực hiện theo các yếu tố được liệt kê ở đây; kết quả sẽ nhanh chóng và bạn sẽ sớm thấy số người tham dự và tham gia tăng lên. Nếu bạn đột nhiên thấy mình đang ở giữa một cuộc họp “đặc biệt”, hãy dừng nhóm lại và nhanh chóng soạn thảo chương trình làm việc để ngăn nó trở thành trò chuyện phiếm, trừ khi tất nhiên, đó là một phiên động não; và đó là một bài báo khác.
Như mọi khi, tôi mong nhận được phản hồi từ bạn về các chiến lược mà bạn thấy hữu ích và có ý nghĩa trong việc tạo kết nối giữa mọi người.
Một chương trình làm việc tốt sẽ hướng dẫn bạn giống như một lộ trình để cuộc họp thành công, tăng năng suất và hiệu quả
Kathy Stutzman
Sơ đồ đường đến các cuộc họp thành công
Bản đồ đường đi | Phần tử chương trình nghị sự |
---|---|
Bạn sẽ đi với ai, khi nào, lúc nào và đi từ đâu? |
Tiêu đề chương trình làm việc |
Tại sao bạn đi? |
Mục tiêu / Mục đích cuộc họp |
Bạn đi đâu? Các mốc và mốc là gì? |
Nội dung của chương trình nghị sự (Nhiệm vụ) |
Bạn có bao nhiêu thời gian để đến đó? |
Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ trong chương trình làm việc |
Điều gì xảy ra nếu bạn gặp phải ổ gà, ổ gà? |
Bãi đậu xe |