Mục lục:
- Xác định và Khung vấn đề
- Phân loại vấn đề
- Làm việc với một giải pháp
- Trả lời báo cáo vấn đề
- Quan sát – định hướng – quyết định – hành động
Carnegie Hall ở New York
Mô hình danh mục vấn đề của FJG
Hầu hết mọi thứ chúng ta làm trong cuộc sống là để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Ý tôi là, hãy nghĩ về điều này trong một giây. Chúng tôi liên tục xem xét một số loại vấn đề và quyết định cách giải quyết. Chúng ta đưa ra nhiều quyết định trong tình trạng căng thẳng và có ít thời gian để suy nghĩ thấu đáo. Do đó, chúng tôi ngay lập tức tìm kiếm một giải pháp đã hoạt động trước đó. Nhưng cách tiếp cận này khiến chúng ta bị mắc kẹt trong vòng lặp đi lặp lại giải quyết cùng một vấn đề với cùng một giải pháp. Nhưng nếu bản chất của vấn đề thay đổi thì sao? Giải pháp của một người chắc chắn sẽ mất tác dụng và nó sẽ xảy ra vào thời điểm tồi tệ nhất có thể. Do đó, sẽ rất hữu ích khi sử dụng một phương pháp có tổ chức để hiểu một vấn đề và cuối cùng giải quyết nó. Điều đầu tiên chúng ta cần làm là xác định vấn đề là gì.
Xác định và Khung vấn đề
Trong 7 thói quen của những người hiệu quả, thói quen thứ 5 của Stephen R. Covey là: “ Tìm hiểu trước để hiểu”. Hiểu được vấn đề là rất quan trọng vì nó chỉ đơn giản cho phép chúng ta biết những gì chúng ta cần giải quyết. Nhiều người trong chúng ta lãng phí thời gian quý báu để giải quyết vấn đề sai. Rất ít người trong chúng ta có thể đủ khả năng để mất thời gian như vậy. Vì vậy, một cách tốt để bắt đầu là sử dụng một danh sách kiểm tra đơn giản, nơi người ta có thể đặt những câu hỏi ngắn gọn nhưng sâu sắc.
- Loại vấn đề nào chúng ta đang phải đối mặt?
- Bạn đang nhìn thấy hoặc cảm nhận được điều gì khiến bạn nghĩ rằng có vấn đề?
- Có những biểu hiện của vấn đề mà tôi có thể chỉ ra không?
- Nó xảy ra khi nào và như thế nào?
- Nó đang xảy ra ở đâu và cho ai?
- Tại sao nó lại xảy ra?
Dựa trên các câu hỏi trên, người ta cần chuẩn bị một bản tường trình vấn đề để làm điểm khởi đầu cho việc hiểu rõ và phân tích giải quyết vấn đề một cách tập trung. Một ví dụ về định dạng câu lệnh vấn đề đơn giản nhưng hiệu quả là 5 chữ W: ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao. Một tuyên bố như vậy chốt lại vấn đề và khuôn khổ của nó, mặc dù sơ khai, đôi khi có thể mở rộng hiểu biết của chúng ta về vấn đề.
Phân loại vấn đề
Sự phân đôi của kiểm soát là một khái niệm triết học và tâm lý học quan trọng. Đó là một công cụ giải quyết vấn đề xác định cách một người cần để ứng phó thành công với những thách thức trong cuộc sống. Đầu tiên, bạn xác định các yếu tố của tình huống mà bạn có thể kiểm soát. Sau đó, các yếu tố mà bạn không thể kiểm soát, nhưng bạn có thể ảnh hưởng. Và cuối cùng, người ta xác định và những thứ mà người ta không thể kiểm soát cũng như không ảnh hưởng, buộc người ta phải thích ứng cho phù hợp. Tương tự như vậy, các vấn đề phải được đưa vào quan điểm để hiểu được những gì bạn có thể và không thể hoàn thành. Điều này cho phép một người tập trung năng lượng và nỗ lực vào nơi chúng sẽ có tác động nhiều nhất.
Một cách để làm điều này là sử dụng Mô hình Hạng mục Vấn đề do tác giả tạo ra để phân loại vấn đề phải đối mặt theo tầm ảnh hưởng và tầm quan trọng liên quan.
Mô hình hiển thị bốn góc phần tư danh mục và hai trục. Trục y thể hiện mức độ ảnh hưởng (từ thấp đến cao) đối với vấn đề và trục x thể hiện mức độ quan trọng và / hoặc mức độ ưu tiên. Mỗi góc phần tư là danh mục mà vấn đề rơi vào dựa trên mức độ ảnh hưởng và tầm quan trọng của vấn đề.
Hạng mục I là Bỏ qua. Trong góc phần tư này, một vấn đề có tầm quan trọng thấp và chúng tôi không muốn lãng phí nhiều năng lượng cho nó. Do đó, nó sẽ bị bỏ qua trong tương lai gần, có thể được coi là một trường hợp lạnh.
Loại II là Thu hoạch. Loại vấn đề này có thể được phân tích và giải quyết nếu thời gian cho phép, nếu các vấn đề có mức độ ưu tiên cao hơn không xuất hiện. Các vấn đề trong góc phần tư này phải được duy trì hoạt động, xem xét và giải quyết khi có thể. Thách thức là nếu chúng bị bỏ qua quá lâu, chúng sẽ chồng chất lên nhau và theo khối lượng và vận tốc của chúng trở thành những vấn đề lớn hơn có thể cản trở sự tiến bộ ở quy mô lớn hơn.
Loại III là Giải quyết. Đây là những vấn đề có tầm quan trọng / ưu tiên cao mà chúng ta có thể và cần giải quyết. Trong trường hợp như vậy, cá nhân hoặc tổ chức phải có các kỹ năng tiên quyết để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Hạng mục IV là Quản lý. Sẽ có những vấn đề quan trọng cần giải quyết nhưng lại phức tạp và năng động đến mức chúng cần có thời gian để giải quyết.
Làm việc với một giải pháp
Bây giờ chúng ta đã định hình vấn đề và phân loại vấn đề, đã đến lúc bắt đầu xác định các quy trình hành động (COA) để giải quyết vấn đề. Khi chúng tôi coi cách hành động tốt nhất, chúng ta nên cân nhắc những điểm sau:
- COA nào có khả năng giải quyết vấn đề lâu dài nhất?
- COA nào là khả thi nhất, có thể chấp nhận được và phù hợp để thực hiện hiện nay?
- Rủi ro liên quan đến mỗi COA là gì?
Tại thời điểm này, sẽ rất hữu ích khi hiểu cách một nhà lãnh đạo có thể giao tiếp tốt nhất với nhóm của mình và các cố vấn đáng tin cậy để nhận phản hồi và tạo ra một bộ giải pháp cho một vấn đề cụ thể. Ba cách có thể dẫn đến phản hồi hiệu quả và phát triển COA là động não, vận động chính sách và điều tra.
Tất cả chúng ta đều hiểu cách động não thu thập càng nhiều ý tưởng càng tốt, sau đó sàng lọc chúng để tìm ra ý tưởng tốt nhất. Điều này hoạt động tốt nhất khi bạn tập hợp một nhóm đồng nghiệp có thể thoải mái đưa ra các ý tưởng mà không có sự hiện diện của lãnh đạo cấp cao để vượt qua các đánh giá thực tế hoặc nhận thức. Hai cách khác là vận động và tìm hiểu.
Khi vận động, mỗi thành viên trực tiếp nêu ý kiến của mình. Mặc dù nó cho phép tất cả người chơi biết vị trí của những người còn lại, nhưng nó không cho phép hiểu nhiều vì có rất ít cuộc điều tra về vị trí của nhau. Quá trình này, nếu không được giám sát cẩn thận, có thể dẫn đến việc hoàn toàn ủng hộ một vị trí cụ thể vì có thể cảm thấy rằng trưởng nhóm được chỉ định đang thúc đẩy chương trình nghị sự của mình và muốn kiểm soát những người trong nhóm phản đối đề xuất.
Mặt khác, điều tra cố gắng tạo ra một sân chơi bình đẳng hơn bằng cách sử dụng các câu hỏi để cung cấp thông tin về vấn đề. Nó cho phép mọi người thách thức vấn đề thông qua câu trả lời của họ cho một câu hỏi. Phương pháp này có thể cho phép nhiều người tham gia hơn vì nó có xu hướng tạo ra bầu không khí chia sẻ và đối thoại.
Phương pháp cuối cùng có thể được gọi là phương pháp lai. Đây là nơi người lãnh đạo kết hợp các khía cạnh tốt nhất của vận động và điều tra vào diễn ngôn giải quyết vấn đề.
Trả lời báo cáo vấn đề
Trước đó, chúng tôi đã nói về việc tạo một tuyên bố vấn đề để cho phép chúng tôi bắt đầu phân tích mở ra cánh cửa để tạo ra các khóa học hành động cho vấn đề của chúng tôi. Bây giờ, chúng ta cần phát triển một thủ tục để phản hồi lại tuyên bố vấn đề của chúng ta. Một cách hữu ích là trong đề xuất giải pháp bảy bước của tác giả này.
- Đặt lại vấn đề. Đây là lần cuối cùng để đảm bảo giải quyết đúng vấn đề.
- Điểm xuất phát; chúng ta đã ở đâu.
- Điểm cuối mong muốn dựa trên các quy trình hành động. Có thể là nhiều hơn một.
- Tại sao điều quan trọng đối với chúng tôi là giải quyết vấn đề? Lý thuyết nhấn mạnh vấn đề là gì?
- Dữ liệu cho chúng ta biết điều gì? Các chỉ số cho chúng ta đến kết luận của chúng ta là gì?
- Chỉ trình bày phân tích thực tế. Đừng bao giờ bẻ cong dữ liệu để đưa ra ý kiến thiên lệch. Hãy để dữ liệu tự nói lên.
- Đưa ra đề xuất.
Quan sát – định hướng – quyết định – hành động
Cho đến thời điểm này, chúng ta có một việc cuối cùng cần làm theo chu trình lặp OODA của John Boyd, quan sát – định hướng – quyết định – hành động ; chúng ta cần phải hành động — đưa ra quyết định. Một quyết định táo bạo, đầy đủ thông tin là mục tiêu. Tuy nhiên, sẽ có lúc cần phải đưa ra quyết định trước khi tất cả thông tin truy nã được đưa ra. Một quyết định rất quan trọng vì không có gì tệ hơn là quá muộn.
Theo thuật ngữ thí điểm, máy bay không tự bay. Phi công chỉ huy phải lái máy bay và không bao giờ có thể chấp nhận là hành khách của nó, do đó anh ta / cô ta có thể gặp nguy hiểm. Hãy chỉ huy và kiểm soát và quyết đoán. Đây là một khả năng nền tảng cho một nhà lãnh đạo thành công.
Với kế hoạch hành động của bạn trong tay, người ta phải ghi nhớ một số điều quan trọng.
- Cẩn thận xem xét các chỉ số bạn mong đợi để bắt đầu nhìn thấy. "Tình hình sẽ như thế nào khi chúng ta giải quyết vấn đề?"
- Cần thực hiện những bước nào để thực hiện giải pháp thay thế tốt nhất trong một mốc thời gian có thể chấp nhận được. Thời gian hiếm khi là một người bạn.
- Bạn sẽ giám sát việc thực hiện kế hoạch như thế nào?
- Bạn sẽ cần những nguồn nào?
- Ai chịu trách nhiệm và họ có các thẩm quyền cần thiết không?
- Giao tiếp, giao tiếp và giao tiếp.
- Đừng quên, luôn có việc khác để làm. Bạn cần phải cảnh giác. Hãy chú ý đến những vấn đề như lớp học Mẫu giáo và không có gì khiến bạn ngạc nhiên.
Cuối cùng, một nhà lãnh đạo phải có được kết quả. Nếu một người muốn một nhóm gắn bó và hướng tới kết quả, tầm nhìn, hướng dẫn và động lực phải phù hợp với thách thức. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm trong toàn tổ chức thể hiện vai trò lãnh đạo theo cả cách định lượng và định tính, nơi tất cả đều tập trung vào kết quả trong khi hiểu và tối đa hóa các kỹ năng giữa các cá nhân. Vì vậy, hãy để vấn đề đến, chiến đấu để giải quyết chúng và hoàn thiện hơn mỗi ngày. Hãy nhớ rằng, chúng ta cần luyện tập để đến được Carnegie Hall.
© 2019 Fernando Guadalupe Jr