Các quy tắc vàng của tổ chức văn phòng

Một văn phòng có tổ chức có nghĩa là một đầu óc có tổ chức. Đọc tiếp để tìm hiểu các mẹo tổ chức tuyệt vời.

Canva.com

Chúng tôi có thể đã giảm số lượng giấy mà chúng tôi xử lý, nhưng điều đó không làm cho việc giải quyết tất cả các nhu cầu cạnh tranh về thời gian của chúng tôi trở nên dễ dàng hơn. Trên thực tế, nó khó hơn, bởi vì "thủ tục giấy tờ" có rất nhiều định dạng khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sắp xếp công việc của mình, các quy tắc vàng vẫn được áp dụng.

Quy tắc vàng về tổ chức công việc của bạn

1. Xử lý từng mẩu giấy, email hoặc tin nhắn điện thoại chỉ một lần
2. Khi bạn đã làm xong, hãy gửi nó vào một nơi thích hợp.
3. Khi hoàn thành xong, hãy đóng thùng hoặc lưu trữ nó.

Tất nhiên, trong cuộc sống thực, rất khó để đạt được những mục tiêu này. Nhưng chỉ cần cố gắng tuân thủ các quy tắc, bạn sẽ làm cho cuộc sống của mình dễ dàng hơn nhiều.

Quy tắc vàng: Xử lý mỗi mục chỉ một lần

Khi bạn bận rộn, bạn sẽ dễ dàng đặt một hóa đơn hoặc bất cứ thứ gì sang một bên và nói rằng bạn sẽ "làm sau". Thực tế là, bạn đã nhìn vào nó, vì vậy bạn đã bị gián đoạn. Sẽ tiết kiệm thời gian hơn để làm điều gì đó với nó, hơn là đóng nó hoặc đặt nó xuống.

Tôi biết, bạn sẽ nói, "nhưng tôi phải đến ngân hàng / truy cập internet / đến Bưu điện để thanh toán hóa đơn này, và tôi không thể làm điều đó ngay bây giờ." Tôi hiểu điều đó - nhưng ý tưởng là bạn phải đi xa nhất có thể để đạt được mục tiêu đó, ngay cả khi đó chỉ là một bước nhỏ.

Tùy chọn 1 — Thực hiện một bước nhỏ về phía trước

Giả sử bạn phải đến Bưu điện để thanh toán hóa đơn này. Trong trường hợp đó, hãy cất hóa đơn vào ví, để khi đi mua sắm lần sau, bạn sẽ không thể quên nó. Hoặc nếu bạn phải truy cập internet, hãy đặt hóa đơn bằng máy tính. Bạn có thể có một khay chứa hồ sơ cho "những việc cần làm", hoặc có thể bạn sẽ chỉ đặt hóa đơn lên trên bàn phím, để bạn không thể bỏ lỡ nó vào lần đăng nhập tiếp theo. Nếu đó là email hoặc tin nhắn, hãy chuyển nó vào thư mục "việc cần làm" hoặc thêm lời nhắc.

Tùy chọn 2 — Ủy quyền

Nếu ai đó phải làm gì đó với tài liệu, chắc chắn bạn nên dành vài phút để gọi điện hoặc gửi email cho người đó ngay lập tức , bất kể bạn bận đến đâu. Điều đó có nghĩa là trong khi bạn bận, người kia đã giải quyết vấn đề — tiến độ đang được thực hiện.

Tiền boa!

Khi bạn đã hoàn thành một tài liệu, đừng để nó ở nơi bạn có: hãy tập thói quen cất nó ngay lập tức và đúng vị trí của nó.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không có "nơi thích hợp"

Nếu bạn không có một "nơi thích hợp", sau đó tổ chức một cái gì đó ngay bây giờ! Bạn cần một "vị trí thích hợp" cho các mục bạn đã hoàn thành và một nơi thích hợp cho các mục mà bạn vẫn phải thực hiện.

Nó có thể đơn giản như một tệp concertina (một tệp bìa cứng lớn có nhiều khe cắm, mỗi ô cho mỗi chữ cái trong bảng chữ cái hoặc với các nhãn mà bạn có thể tự quyết định). Ngay cả khi tất cả những gì bạn có thể quản lý là một hộp các tông có nhãn "hóa đơn", một hộp khác có nhãn "thuế", hãy đảm bảo rằng bạn có một thứ gì đó.

Tiền boa!

Hãy nhớ rằng, đôi khi "nơi thích hợp" là thùng đựng giấy vụn. Bạn không cần phải giữ mọi thứ!

Bạn không cần giữ hóa đơn hộ gia đình

Trừ khi bạn đang kinh doanh tại nhà và cần khai thuế, bạn không cần phải giữ các hóa đơn hộ gia đình mãi mãi. Hóa đơn điện, ga và điện thoại có thể được vứt bỏ ngay khi bạn nhận được hóa đơn của tháng tiếp theo và bạn có thể thấy họ đã nhận được thanh toán của bạn. Lý do duy nhất để giữ hóa đơn điện nước là nếu bạn muốn theo dõi việc sử dụng và nhiều nhà cung cấp hiện có thể cung cấp cho bạn thông tin này trực tuyến hoặc theo yêu cầu.

Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể muốn đăng ký một khoản vay trong tương lai gần, hãy giữ bản sao kê ngân hàng của sáu tháng, vì ngân hàng có thể tính phí in lại chúng cho bạn. Nếu không, một khi bạn đã kiểm tra một bản kê khai và biết nó là chính xác, thì việc giữ nó sẽ không có giá trị gì, trừ khi bạn cần nó cho nhân viên thuế. Điều tương tự cũng có thể áp dụng cho phiếu thanh toán - hãy kiểm tra các quy định thuế địa phương của bạn.

Lưu trữ

Khi bạn đã hoàn thành tài liệu nhưng cần giữ lại, phương pháp tiết kiệm nhất là phong bì.

Phong bì lớn chiếm ít không gian hơn nhiều so với các bìa cứng hoặc bìa cứng, vì vậy chúng là cách tiết kiệm không gian nhất để lưu trữ các tài liệu mà bạn phải giữ, nhưng hiếm khi cần xem xét. Chúng cũng rẻ! Bạn có thể cất phong bì trong vali cũ hoặc trong hộp đựng đồ trang trí từ nhà ga của bạn.

Khi bạn hoàn thành một dự án thuộc bất kỳ hình thức nào, hãy bỏ mọi thứ vào một phong bì. Dán nhãn phong bì với chủ đề và ngày tháng bằng chữ viết to đẹp, bằng bút dày. Một ví dụ có thể là đăng ký một khoản thế chấp - khi bạn đã hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ, bạn có thể sẽ không bao giờ xem lại các giấy tờ nữa, bạn sẽ chỉ trả góp. Vì vậy, hãy cho tất cả thư mời và tài liệu ngân hàng vào một phong bì và cất nó vào một nơi an toàn.

Các thư mục cồng kềnh chiếm quá nhiều dung lượng

Còn về thuế thì sao?

Đối với thuế cũng vậy. Bạn phải giữ thông tin về thuế hàng năm của mình trong vài năm (kiểm tra các yêu cầu địa phương của bạn), nhưng bạn có thể sẽ không bao giờ xem lại chúng trừ khi bạn được kiểm toán. Cho thuế của mỗi năm vào một phong bì riêng, dán nhãn và cất chúng đi.

Nếu tuân theo quy trình này, bạn sẽ không cần nhiều dung lượng để lưu trữ các tài liệu đang hoạt động của mình, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng giữ ngăn nắp và lưu trữ những thứ mới hơn.

Tiền boa!

Hãy tạo thói quen xem lại hồ sơ của bạn vào cuối mỗi năm tài chính.

Mỗi cuối năm, hãy dọn dẹp tất cả những tài liệu mà bạn sẽ không cần đến trong năm mới - phong bì và cất vào kho, hoặc bỏ vào thùng. Làm tương tự cho máy tính của bạn.

Các tài liệu sẽ dễ dàng hơn để gửi và tìm kiếm, và việc nộp hồ sơ "đang hoạt động" của bạn sẽ không chiếm nhiều dung lượng.

Đã sắp xếp!