Mục lục:
- Thanh toán gộp so với Thanh toán ròng
- Tổng mức lương
- Thanh toán ròng
- Bảng thời gian
- Giờ bình thường so với Giờ làm thêm
- Làm thế nào để bạn tính thời gian làm thêm giờ nếu nhân viên làm việc 42 giờ?
- Khấu trừ thuế
- Mẫu thuê mới
- Những điều quan trọng khác cần biết
- Thời hạn thanh toán
- Yêu cầu về bảng lương cuối quý và cuối năm
Gần đây, tôi đã nhận một công việc làm việc cho một công ty nhân sự toàn cầu trong bộ phận dịch vụ khách hàng của họ và đã trải qua một khóa đào tạo 10 tuần về bảng lương. Đây là một con đường kinh doanh mới mà trước đây tôi chưa từng tiếp xúc. Trong quá trình đào tạo của mình, tôi đã học được những kiến thức cơ bản về bảng lương.
Bài viết này sẽ đề cập đến thuật ngữ của bảng lương và thuế của nó, rất hữu ích khi cố gắng tìm hiểu cách thực hiện các nhiệm vụ bắt buộc.
Trước tiên, hãy bắt đầu với định nghĩa về bảng lương, đó là:
- Gửi ngân phiếu lương cho nhân viên, bằng séc trực tiếp hoặc gửi trực tiếp.
- Lưu giữ hồ sơ về mức lương của nhân viên, khấu trừ thuế, các khoản khấu trừ, thời gian nghỉ việc được trả lương, v.v.
- Kế toán tổng thu nhập của mọi nhân viên trong một năm tài chính.
Thanh toán gộp so với Thanh toán ròng
Sự khác biệt giữa lương gộp và lương ròng là gì. Thực ra nó khá đơn giản.
Tổng mức lương
Số tiền này bao gồm tổng tiền lương của nhân viên được tính trước khi bất kỳ khoản nào được lấy ra (chẳng hạn như thuế, các khoản khấu trừ, v.v.). Làm thế nào để bạn tính toán tổng lương cho nhân viên làm công ăn lương hoặc theo giờ?
- Theo giờ: Tỷ lệ trả lương nhân với giờ làm việc bằng tổng lương gộp.
- Mức lương: Số tiền lương đã đặt cho nhân viên trong kỳ lương đó bằng tổng lương gộp.
Thanh toán ròng
Số tiền này bao gồm tổng lương của nhân viên, hoặc tổng số tiền, trừ đi tất cả các khoản khấu trừ và khấu trừ thuế. Tiền lương ròng bằng số tiền mà nhân viên được trả trên phiếu lương hoặc tiền gửi trực tiếp của họ.
Xác minh các yêu cầu về mức lương tối thiểu ở cả cấp tiểu bang và liên bang
Liên hệ với Bộ Lao động Tiểu bang của bạn hoặc Bộ Lao động Hoa Kỳ để tìm hiểu luật quy định về mức lương tối thiểu ở tiểu bang của bạn. Trong trường hợp nhân viên của bạn phải tuân theo các yêu cầu về mức lương tối thiểu của cả liên bang và tiểu bang, bạn phải trả cho nhân viên mức cao hơn trong hai mức lương tối thiểu.
Bảng thời gian
Một phương pháp nên được sử dụng để theo dõi thời gian của mỗi nhân viên về thời gian họ đến và đi làm, ăn trưa và bất kỳ thời gian cá nhân nào được nghỉ trong ngày làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhân viên làm việc theo giờ, vì số giờ làm việc của họ được sử dụng để tính lương thường xuyên cũng như bất kỳ thời gian làm thêm giờ nào. Có hai phương pháp phổ biến để thu thập thời gian của nhân viên:
- Thẻ đục lỗ thủ công : Đây là thẻ xác định nhân viên và được sử dụng để đục lỗ thủ công vào máy, đóng dấu thời gian trên thẻ. Sau đó, một người trong bảng lương nhập thời gian đó vào hệ thống của họ theo cách thủ công.
- Theo dõi thời gian điện tử: Thẻ từ hoặc dấu ngón tay cái có thể được sử dụng để nhắc máy ghi thời gian điện tử cho nhân viên. Không ai phải nhập những khoảng thời gian này theo cách thủ công, vì chúng được ghi vào thời điểm bấm đồng hồ của nhân viên.
Bất kể phương pháp nào được sử dụng, mục đích là để ghi lại thời gian của nhân viên một cách chính xác để họ được trả cho đúng số giờ làm việc.
Giờ bình thường so với Giờ làm thêm
Sự khác biệt giữa giờ bình thường và giờ làm thêm là gì?
- Tỷ lệ thông thường: Đây là tỷ lệ trả lương thường xuyên hoặc trả thẳng của nhân viên. Đó là mức lương thông thường của họ, ví dụ như $ 12 / giờ. Số tiền này được nhân với 40 giờ làm việc đầu tiên của họ.
- Làm thêm giờ: Nếu người lao động làm việc trên 40 giờ, họ được trả tiền làm thêm giờ cho số giờ làm thêm. Đây là tỷ lệ trả lương thông thường của họ, được nêu dưới dạng thời gian cộng với một nửa tỷ lệ trả lương thông thường của họ, được ghi là "rưỡi". Bạn nhân số tiền này với số giờ làm việc để nhận được tỷ lệ làm thêm giờ của họ.
Đối với ví dụ trên, nếu mức lương thông thường của nhân viên là 12 đô la / giờ, thì mức làm thêm giờ của họ là 18 đô la / giờ (12 đô la + 6 đô la = 18 đô la). Bạn cũng có thể tính thời gian làm thêm của nhân viên theo cách này: ($ 12 + ($ 12X0,5) = $ 18) hoặc ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).
Làm thế nào để bạn tính thời gian làm thêm giờ nếu nhân viên làm việc 42 giờ?
40 giờ X $ 12 = $ 480 lương thông thường
2 giờ X $ 18 = $ 36 làm thêm giờ
Tổng cộng = ($ 480 bình thường + $ 36 làm thêm giờ) = $ 516 tổng lương
Khấu trừ thuế
- Nhân viên toàn thời gian: Đối với nhân viên không được coi là nhân viên hợp đồng, chủ lao động khấu trừ thuế từ tiền lương của họ đối với thuế thu nhập liên bang, tiểu bang và địa phương. Các khoản khấu trừ thuế của mỗi nhân viên được xác định khác nhau dựa trên W-4 của họ mà họ đã hoàn thành tại thời điểm thuê. Người sử dụng lao động nên đảm bảo rằng họ đang giữ lại số tiền chính xác của liên bang, Medicare và an sinh xã hội cho mỗi nhân viên.
- Nhân viên hợp đồng: Những nhân viên này có trách nhiệm đóng thuế thu nhập của chính họ vào cuối năm, vì chủ nhân không khấu trừ thuế từ lương của họ.
Mẫu thuê mới
Có một số biểu mẫu mà nhân viên cần phải hoàn thành tại thời điểm tuyển dụng của họ. Các biểu mẫu này bao gồm W-4 để khấu lưu thuế thu nhập liên bang, một biểu mẫu khấu lưu thuế thu nhập của tiểu bang, và biểu mẫu I-9 để đủ điều kiện làm việc.
- Đơn xin việc: Thông tin trong đơn xin việc có thể được sử dụng để nhập vào hệ thống bảng lương của bạn về tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của nhân viên, v.v. Thông tin này có thể được xác minh, chẳng hạn như các nhà tuyển dụng trước đây và / hoặc trình độ học vấn.
- Biểu mẫu khấu lưu thuế thu nhập liên bang W4 : Mẫu đơn này cung cấp thông tin về tình trạng hôn nhân của nhân viên, số lượng người phụ thuộc và số tiền khấu lưu bổ sung được bầu của họ.
- Mẫu Khấu Lưu Thuế Thu Nhập Tiểu Bang: Trước tiên, bạn phải đăng ký với cơ quan quản lý doanh thu của tiểu bang với tư cách là chủ nhân ở tiểu bang đó. Họ sẽ thông báo cho bạn về những hình thức nào và số thuế phải khấu trừ cho nhân viên.
- Mẫu I-9 - Mẫu đơn này để xác minh tính đủ điều kiện làm việc và yêu cầu người thuê mới cung cấp bằng chứng về tính đủ điều kiện của họ, có thể bao gồm giấy khai sinh hoặc thẻ xanh của họ. Nhà tuyển dụng sẽ xác minh thông tin này, nhưng không cần gửi đến cơ quan nhà nước.
Những điều quan trọng khác cần biết
- Xác minh điện tử: Người sử dụng lao động có thể sử dụng hệ thống xác minh điện tử để kiểm tra I-9 của họ và so sánh nó với cơ sở dữ liệu liên bang để đảm bảo rằng nhân viên đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ.
- Hệ thống Thông báo Việc làm của Tiểu bang: Người sử dụng lao động phải đăng ký nhân viên của họ với tiểu bang, điều này cho phép tiểu bang thu thập thông tin và các khoản thanh toán chẳng hạn như tiền bồi thường (ví dụ tiền cấp dưỡng nuôi con, tiền bồi thường, v.v.) từ những nhân viên này.
Có một số biểu mẫu bạn phải điền, với tư cách là nhân viên và chủ lao động, để bảng lương và thuế của bạn diễn ra suôn sẻ.
phasinphoto
Thời hạn thanh toán
Đây là khoảng thời gian định kỳ mà nhân viên được trả lương. Đây có thể là khoảng thời gian hàng tuần, hai tuần, nửa tháng hoặc hàng tháng. Biết số tiền trả cho mỗi kỳ một năm là rất quan trọng để tính toán số tiền mà nhân viên sẽ nhận được cho mỗi kỳ trả lương.
- Hàng tuần: 52 kỳ lương / năm
- Hai tuần một lần: 26 kỳ lương / năm
- Nửa tháng: 24 kỳ lương / năm
- Hàng tháng: 12 kỳ lương / năm
Yêu cầu về bảng lương cuối quý và cuối năm
Các biểu mẫu sau có thể được sử dụng để nộp thuế cho người sử dụng lao động với IRS hoặc cơ quan tiểu bang của bạn:
- Biểu mẫu 941 (Hàng quý): Biểu mẫu IRS này tóm tắt các khoản tiền lương đã trả và được sử dụng bởi người sử dụng lao động cho dù họ có được miễn thuế hay không. Hàng quý, chủ lao động sẽ báo cáo số tiền thuế lương liên bang đã khấu trừ, thuế an sinh xã hội, thuế y tế và bất kỳ khoản thanh toán và / hoặc khấu lưu liên quan nào khác.
- Biểu mẫu 940 (Hàng năm): Biểu mẫu IRS này được sử dụng bởi các nhà tuyển dụng để báo cáo tiền lương đã trả và thuế thất nghiệp liên bang đã được tích lũy trên những mức lương tuân theo FUTA trong cả năm.
- Thuế Thất nghiệp của Tiểu bang: Hầu hết người sử dụng lao động trả cả thuế thất nghiệp của liên bang và tiểu bang.
- Mẫu W-2: Cung cấp W-2 cho nhân viên của bạn trước thời hạn. Bạn sẽ cần nộp các biểu mẫu W-2 cho Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội bằng cách nộp đơn điện tử và / hoặc nộp các biểu mẫu thực tế.