Mục lục:
- Giới thiệu:
- 1.1 / 2 Mục đích của các thủ tục bảo mật để xử lý thư hoặc gói hàng là gì?
- 2.1 Tại sao bạn nên phân phối / gửi thư đến đúng người nhận trong khoảng thời gian đã thỏa thuận?
- 2.2 Cơ cấu tổ chức và tên, vai trò, vị trí của các cá nhân và nhóm là gì?
- 2.3 Những dịch vụ thư nội bộ và thư bên ngoài nào có sẵn cho các tổ chức?
- 2.4 Đưa ra lý do chọn dịch vụ thư nội bộ và thư bên ngoài
- 2.5 Bạn sử dụng những phương pháp nào để tính cước phí?
- 2.6 Những loại sự cố nào có thể xảy ra với thư đến và thư đi và bạn giải quyết những vấn đề này như thế nào?
Giới thiệu:
Đơn vị này là đơn vị tùy chọn Nhóm B ở Cấp độ 2 với tổng cộng ba tín chỉ. Đơn vị này giúp ứng viên thể hiện kỹ năng của mình trong các dịch vụ thư. Ứng viên sẽ có kiến thức tốt về việc tuân theo các quy trình an toàn và bảo mật trong khi xử lý thư nội bộ và thư gửi đi, cả thư đến và thư đi, và lý do thư phải được xử lý như vậy. Họ sẽ có một kiến thức tốt về các dịch vụ khác nhau có sẵn, tại sao những dịch vụ đó lại cần thiết và cách chúng được sử dụng. Họ sẽ biết lựa chọn các dịch vụ cụ thể tùy theo nhu cầu và mức độ ưu tiên, tính toán bưu phí, xử lý các vấn đề, tuân theo các thủ tục và báo cáo các lỗi và sự cố.
Một tuyên bố cá nhân cho đơn vị này cũng đã được bao gồm!
1.1 / 2 Mục đích của các thủ tục bảo mật để xử lý thư hoặc gói hàng là gì?
Thư có thể có thông tin bí mật. Nó có thể bao gồm thông tin cá nhân về nhân viên hoặc chứa bí mật kinh doanh như tên của khách hàng và thông tin bí mật liên quan đến doanh nghiệp, khách hàng và khách hàng. Thư và các gói cũng phải được kiểm tra các tính năng đáng ngờ. Vì vậy các thủ tục bảo mật sẽ phải được tuân theo.
Ví dụ, khi chúng tôi nhận được thư hoặc bưu kiện từ các địa chỉ lạ hoặc có dạng, hình dạng hoặc kích thước đáng ngờ, các thủ tục bảo mật phải được tuân theo và báo cáo cho người quản lý văn phòng.
2.1 Tại sao bạn nên phân phối / gửi thư đến đúng người nhận trong khoảng thời gian đã thỏa thuận?
Thư phải luôn được gửi đi hoặc phân phối đến đúng người nhận, vì chúng có thể là thông tin quan trọng và bí mật không được tiết lộ cho người khác. Chúng cũng phải được phân phối đúng thời gian, để nhiệm vụ được chỉ định trên email được hoàn thành trong khoảng thời gian đã đề cập và thời hạn được đáp ứng, để chúng tôi tránh các khiếu nại hoặc các vấn đề nghiêm trọng khác.
2.2 Cơ cấu tổ chức và tên, vai trò, vị trí của các cá nhân và nhóm là gì?
Tôi đã không công bố câu trả lời của tôi ở đây, vì đó là thông tin bí mật. Bạn có thể vẽ sơ đồ luồng cho tổ chức của mình hoặc có thể sử dụng trang web của tổ chức nếu bạn có. Bắt đầu với trưởng bộ phận của bạn, sau đó phân nhánh cho các nhóm và người quản lý khác nhau, và cuối cùng kết thúc với các thành viên trong nhóm của bạn. Đảm bảo rằng bạn đề cập đến tên, chức vụ và vị trí của từng người để có chân dung rõ ràng.
Hi vọng điêu nay co ich!
2.3 Những dịch vụ thư nội bộ và thư bên ngoài nào có sẵn cho các tổ chức?
Các dịch vụ thư nội bộ hiện có dành cho việc phân phối thư trong các văn phòng và phòng ban của ______________________ (loại bỏ vì mục đích bảo mật) . Chúng được thu thập và giao hàng ngày.
Thư bên ngoài được gửi qua ___________________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) . Dịch vụ thư bên ngoài được sử dụng, khi thư có thể hoặc không bao gồm các tiêu chí dịch vụ thư nội bộ. Ví dụ, nơi thư phải được chuyển đến khách hàng, hoặc các công ty khác, hoặc thư từ ngoài quận. Nó cũng được giao và thu tiền hàng ngày.
2.4 Đưa ra lý do chọn dịch vụ thư nội bộ và thư bên ngoài
Các dịch vụ thư từ bên ngoài được lựa chọn nơi gửi ngoài quận và nơi dành cho các công ty hoặc khách hàng khác. Đó sẽ là những khu vực không thuộc khu vực văn phòng ___________________ (loại bỏ vì mục đích bảo mật) .
Thư nội bộ được sử dụng khi cần gửi thư đến các văn phòng hoặc phòng ban thuộc ____________________ (loại bỏ vì mục đích bảo mật) . Thư nội bộ tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Vì vậy thư nào có thể gửi qua thư nội bộ thì được gửi qua phương tiện đó và chỉ còn lại là gửi qua hệ thống thư bên ngoài.
2.5 Bạn sử dụng những phương pháp nào để tính cước phí?
Bài viết phải được sắp xếp theo mức độ khẩn cấp và quan trọng như hạng nhất hay hạng hai. Bất kỳ bài viết ở nước ngoài phải được sắp xếp. Người ta cần biết phí bưu điện cho các bài đăng có kích thước khác nhau, và cả phí bưu điện cho thư số lượng lớn. Dịch vụ thư có thể giảm giá cho thư số lượng lớn và nó chỉ có thể được áp dụng nếu chúng tôi sắp xếp thư trước.
Nếu chúng tôi cần gửi một món hàng và đảm bảo nó sẽ được gửi vào ngày làm việc tiếp theo hoặc cùng ngày, hoặc nếu thư cần được gửi vào thời điểm chuyển phát đã được ghi lại, chúng tôi phải tìm cước phí bưu điện và khung thời gian gửi thư đó gửi đi và gửi đi cho phù hợp.
2.6 Những loại sự cố nào có thể xảy ra với thư đến và thư đi và bạn giải quyết những vấn đề này như thế nào?
Các vấn đề chính có thể xảy ra là chậm trễ, gửi thiếu và thư đáng ngờ. Để tránh bị chậm trễ, chúng ta phải gửi thư đúng thời điểm, đúng bưu phí. Để tránh việc gửi thiếu một tài liệu quan trọng, nó có thể được gửi thông qua hình thức phân phối được ghi lại để người ta theo dõi việc gửi. Bất kỳ thư hoặc gói hàng đáng ngờ nào phải được xử lý hết sức cẩn thận và báo cáo cho người phụ trách có liên quan.
© 2012 livingsta