Mục lục:
- Điều tra nhân sự để tìm ra ai đang nói dối
- Bước 1: Thu thập thông tin
- Các thuộc tính của một điều tra viên giỏi
- Bước 2: Phỏng vấn nhân chứng
- Cách Phỏng vấn Nhân chứng trong Điều tra Tại Nơi làm việc:
- Bước 3: Lập hồ sơ Điều tra
- Bước 4: Xác định sự tín nhiệm
- Khi xác định ai nên tin, hãy cân nhắc:
- Vẫn không chắc chắn?
- Tài nguyên bổ sung:
Điều tra nhân sự để tìm ra ai đang nói dối
Đó là một vấn đề phổ biến tại nơi làm việc: một nhân viên khiếu nại một nhân viên khác tố cáo một số hành vi sai trái, chẳng hạn như quấy rối tình dục. Người sử dụng lao động phải có hành động sửa chữa kịp thời để tránh trách nhiệm. Một người nào đó từ bộ phận nhân sự của nhà tuyển dụng phải điều tra để tìm hiểu xem điều gì đã thực sự xảy ra và liệu có cơ sở để xử lý kỷ luật hay không. Nhân viên nhân sự phỏng vấn từng nhân viên để nắm được cả hai mặt của câu chuyện. Không có nhân chứng nào khác cho vụ việc và nhân viên bị tố cáo đã kịch liệt phủ nhận rằng có chuyện gì xảy ra. Thế bây giờ thì thế nào?
Một chuyên gia nhân sự có thể tin rằng có thể làm được nhiều hơn một chút khi đối mặt với một kịch bản "ông nói, bà nói" như đã nêu ở trên. Không bao giờ là một ý kiến hay nếu thực hiện hành động kỷ luật đối với một nhân viên bị buộc tội mà không có bằng chứng đáng kể về tội lỗi. Nhưng nếu nhân viên thực sự đã làm điều gì đó sai trái, bằng cách kết thúc cuộc điều tra là không có kết quả và không thực hiện thêm hành động nào, thì người sử dụng lao động có nguy cơ phải chịu trách nhiệm về một môi trường làm việc thù địch. Tránh mắc phải tình trạng khó khăn này bằng cách học một vài kỹ thuật điều tra cơ bản. Người sử dụng lao động thực hiện một cuộc điều tra nơi làm việc hiệu quả sẽ ở vị trí tốt hơn để xác định ai nói thật và ai nói dối.
Bước 1: Thu thập thông tin
Mục tiêu chính của cuộc điều tra là xác định tính hợp lệ của khiếu nại để người sử dụng lao động có thể giới hạn trách nhiệm của mình bằng cách ngừng các hành vi không phù hợp tại nơi làm việc. Điều tra viên nên bắt đầu bằng cách lập một danh sách các vấn đề sẽ được khám phá, các tài liệu liên quan và các thông tin khác cần được xem xét và những người được phỏng vấn. Danh sách này có thể được mở rộng sau khi thông tin mới được phát hiện.
Tiếp theo, tập hợp các tài liệu và hồ sơ liên quan. Xem xét thông tin nào có thể liên quan đến các cáo buộc cụ thể của đơn khiếu nại. Nếu người khiếu nại cáo buộc điều gì đó không phù hợp xảy ra tại một địa điểm và thời gian cụ thể, có tài liệu nào đưa nhân viên bị buộc tội vào địa điểm đó vào giờ đó không? Nếu có quyền truy cập có kiểm soát vào các khu vực nhất định của nơi làm việc, có thể có hồ sơ an ninh cho thấy khi mọi người ra vào khu vực đó. (Hồ sơ như vậy cũng có thể hữu ích để xác định sự hiện diện của các nhân chứng tiềm năng.)
Các hồ sơ kinh doanh liên quan khác có thể bao gồm nhật ký điện thoại hoặc máy tính, bảng thời gian, băng bảo mật và báo cáo chi phí. Điều tra viên cũng nên xem xét hồ sơ nhân sự của cả người khiếu nại và người bị buộc tội, bất kỳ ghi chú nào do giám sát viên của nhân viên lưu giữ, các chính sách và thủ tục liên quan của công ty, hồ sơ về các khiếu nại trước đó và bất kỳ tài liệu nào về vụ việc bị cáo buộc, chẳng hạn như lời khai của nhân chứng, nếu có sẵn.
Xem lại các tài liệu này trước khi nói chuyện với bất kỳ nhân viên nào, vì biết trước tài liệu nói gì sẽ giúp xác định thời điểm nhân chứng nói dối và sử dụng chúng để chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn.
Các thuộc tính của một điều tra viên giỏi
- Công bằng cả về thực tế và nhận thức của nhân viên khiếu nại, bị can và bất kỳ nhân viên nào khác có thể tham gia vào cuộc điều tra.
- Khả năng khách quan và giữ lại phán xét cho đến khi tất cả các sự kiện đúng.
- Sự thận trọng và khả năng duy trì tính bảo mật để duy trì tính toàn vẹn của cuộc điều tra.
- Kiến thức về luật hiện hành và chính sách của công ty.
- Kỹ năng lắng nghe tốt.
- Khả năng đánh giá bằng chứng.
- Một người sẽ làm nhân chứng tốt nếu được gọi để làm chứng về cuộc điều tra và phát hiện.
Bước 2: Phỏng vấn nhân chứng
Có hai nhân chứng luôn phải được phỏng vấn: nhân viên khiếu nại và bị cáo. Bất kể người khiếu nại đã nộp đơn khiếu nại theo cách nào trước đây, điều quan trọng là điều tra viên phải thực hiện một cuộc phỏng vấn chính thức như một phần của cuộc điều tra. Yêu cầu nhân viên mô tả những gì đã xảy ra, nhưng không đề xuất bất kỳ sự kiện hoặc kết luận nào. Điều tra viên cũng nên chiếu cố sự công bằng và thông báo rằng người sử dụng lao động xem xét đơn khiếu nại một cách nghiêm túc.
Nó cũng rất quan trọng để có được phiên bản của bị cáo về các sự kiện. Bắt đầu với những câu hỏi chung chung ("Bạn có thấy ở cơ quan vào thứ Sáu không?" "Hai người đã nói chuyện gì về ngày hôm đó?") Và tiếp theo là những câu hỏi cụ thể hơn. Nếu nhân viên cho rằng người kia nói dối, hãy khám phá mọi động cơ có thể có để đưa ra yêu cầu sai. Bởi vì sự thật luôn nằm ở đâu đó ở giữa, hãy khám phá những hiểu lầm có thể xảy ra.
Chỉ nói chuyện với người khiếu nại và người bị buộc tội trong hầu hết các trường hợp là không đủ, đặc biệt nếu câu chuyện của họ có nhiều sự khác biệt. Các nhân chứng tiềm năng khác là những người được xác định thông qua việc xem xét tài liệu, những người được một trong hai bên xác định là có kiến thức, người giám sát các bên và đồng nghiệp. Danh sách này có thể mở rộng dựa trên thông tin đã học được trong các cuộc phỏng vấn ban đầu.
Cách Phỏng vấn Nhân chứng trong Điều tra Tại Nơi làm việc:
- Ghi chép.
- Đặt những câu hỏi mở, không phải những câu yêu cầu câu trả lời có hoặc không.
- Hãy nhớ năm câu hỏi để biết được sự thật: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, bằng cách nào.
- Phân biệt giữa quan sát trực tiếp của nhân chứng và tin đồn.
- Nếu nhân chứng đang lặp lại tin đồn, hãy tìm hiểu nguồn thông tin. Nó đến từ người khiếu nại, bị cáo, hay ai đó khác, hay nó chỉ dựa trên tin đồn và ám chỉ?
- Đừng chấp nhận những tuyên bố mang tính kết luận như câu trả lời, hãy tìm hiểu "lý do tại sao".
- Đặt câu hỏi tiếp theo.
- Đặt câu hỏi để xác nhận hoặc bác bỏ thông tin hoặc nhân chứng khác – nhưng không tiết lộ nguồn.
- Hỏi xem có tài liệu hỗ trợ nào không hoặc bất kỳ ai khác có thông tin liên quan.
- Dẹp hết mọi con đường tìm hiểu.
- Giữ trung lập.
- Quan sát phản ứng vật lý và lời nói.
Bước 3: Lập hồ sơ Điều tra
Nên để người quản lý thứ hai có mặt để phỏng vấn để hỗ trợ điều tra viên và ghi chép chi tiết. Các ghi chú không cần phải ghi nguyên văn nhưng phải nắm bắt được bản chất của những gì nhân chứng đã nói. Có sẵn người thứ hai để làm việc này cho phép điều tra viên tập trung vào việc đặt câu hỏi và xây dựng các câu hỏi tiếp theo. Ngoài ra, một người thứ hai sẽ giúp tránh một kịch bản "ông nói, bà nói" khác nếu nhân chứng sau đó thay đổi câu chuyện của họ. "Nhân chứng thầm lặng" này nên có tiếng là đáng tin cậy và chú ý đến từng chi tiết.
Bước 4: Xác định sự tín nhiệm
Trong trường hợp không có nhân chứng, việc giải quyết khiếu nại tại nơi làm việc thường phụ thuộc vào việc điều tra viên xác định xem bên nào, người tố cáo hoặc người khiếu nại, đáng tin cậy hơn. Bằng cách xem xét kỹ lưỡng bằng chứng bằng các kỹ thuật điều tra tốt, điều tra viên nên ở vị trí tốt hơn để đưa ra quyết định này.
Khi xác định ai nên tin, hãy cân nhắc:
- Chất lượng của bằng chứng: Sự kiện tốt hơn kết luận; bằng chứng trực tiếp tốt hơn tin đồn. Cân nhắc khoảng cách và thời gian. Có phải nhân chứng ở quá xa để có thể nhìn rõ không? Các sự kiện đã xảy ra cách đây bao lâu? Lời tường thuật của nhân chứng phải nhất quán nội bộ. Bất kỳ sự khác biệt nào cho thấy nhân chứng có thể ít trung thực hơn.
- Liệu có bằng chứng xác thực: Trong trường hợp không có bằng chứng trực tiếp, ưu thế của bằng chứng tình huống có thể đưa ra trường hợp chống lại bên này hoặc bên kia. Xem xét liệu câu chuyện của nhân chứng có phù hợp với tài liệu hay không. Nếu không có nhân chứng của vụ việc, hãy tìm kiếm tài khoản trực tiếp về hành vi của các bên ngay trước hoặc sau thời gian quy định. Một quan sát đồng thời về việc người khiếu nại khóc ngay sau khi sự việc được cho là xảy ra hỗ trợ phát hiện rằng có điều gì đó tồi tệ đã xảy ra. Có bằng chứng về những vụ việc tương tự trong quá khứ không? Điều này có thể thiết lập một khuôn mẫu hoặc thông lệ. Cuối cùng, hãy cân nhắc xem có cần phải có bằng chứng xác thực để hỗ trợ câu chuyện của nhân chứng hay không. Nếu một nhân chứng khẳng định ai đó đã gọi điện thoại, liệu cuộc gọi có được ghi lại không? Nên có. Nếu không, thật hợp lý khi cho rằng không có cuộc gọi nào.
- Quyền lợi của nhân chứng: Có ai có động cơ nói dối không? Ai đó không có liên quan đến kết quả có thể đáng tin hơn một người có điều gì đó được hoặc mất. Các tuyên bố chống lại lãi suất cũng có thể đáng tin cậy hơn; Thật an toàn khi cho rằng mọi người không nói những điều khiến bản thân trông xấu đi trừ khi những điều đó là sự thật.
Vẫn không chắc chắn?
Đôi khi, bất chấp những kỹ thuật điều tra tốt nhất, những phát hiện của điều tra viên thực sự không thể kết luận được. Điều đó không có nghĩa là nhà tuyển dụng không hài lòng. Ở mức tối thiểu, người sử dụng lao động nên nhắc lại các chính sách của mình và tìm kiếm các cơ hội để đào tạo lại lực lượng lao động để ngăn ngừa các vi phạm trong tương lai.
Tài nguyên bổ sung:
- Một danh sách kiểm tra cho nhà tuyển dụng trước khi sa thải nhân viên
Một danh sách kiểm tra cho nhà tuyển dụng để đánh giá khả năng tiếp xúc pháp lý trước khi sa thải một nhân viên. Giảm nguy cơ kiện tụng lao động sai trái bằng cách chủ động xác định và giải quyết các rủi ro pháp lý về việc nhân viên bị thôi việc trước khi hành động.
- Các chiến lược để tránh yêu cầu
trả đũa của nhân viên Yêu cầu trả đũa của nhân viên đang gia tăng. Tìm hiểu điều gì cấu thành hành vi trả đũa trái pháp luật và điều gì mà người sử dụng lao động có thể làm để tránh trách nhiệm.
© 2011 Deborah Neyens