Mục lục:
- Ưu điểm của công việc bận rộn
- Nhược điểm của công việc bận rộn
- Các loại công việc bận rộn
- Các loại công việc bận rộn
- Kinh nghiệm với công việc bận rộn
Có rất nhiều công việc bận rộn có thể được giao cho một nhân viên.
Được cung cấp bởi geralt, Public Domain, qua Pixabay
Là một người giám sát, đôi khi bạn có thể cần phải giao công việc bận rộn cho nhân viên. Vậy chính xác thì công việc bận rộn là gì? Về cơ bản, đó là công việc giúp nhân viên bận rộn mà có thể không ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức. Tuy nhiên, có một cách mà công việc bận rộn có thể chứng minh là có lợi cho nhân viên và tổ chức, ngay cả khi nó nhằm lấp đầy thời gian cho những gì được coi là công việc vô nghĩa.
Bài viết này đề cập đến lý do tại sao công việc bận rộn có thể có lợi, những cạm bẫy tiềm ẩn và các loại công việc bận rộn. Tôi cũng tự đi vào trải nghiệm bản thân với công việc bận rộn.
Ưu điểm của công việc bận rộn
Có nhiều lợi ích khi giao cho một nhân viên công việc bận rộn:
- Có thể giải phóng bạn cho những vấn đề khác, quan trọng hơn. Về cơ bản, nếu bạn cần phải ở một mình để hoàn thành một dự án quan trọng mà nhân viên không thể thực sự giúp được, thì công việc bận rộn có thể khiến họ mất tập trung để bạn hoàn thành công việc cần thiết.
- Có thể cải thiện kiến thức hoặc kỹ năng của một nhân viên. Đây có thể là cơ hội để cải thiện khả năng của nhân viên, ngay cả khi đó là một kỹ năng thô sơ. Nhân viên thậm chí có thể học được điều gì đó mới có thể mang lại lợi ích cho tổ chức trong tương lai.
- Có thể phát hiện ra một vấn đề tiềm ẩn hoặc cách làm tốt hơn. Trong khi thực hiện công việc, nhân viên nhìn thấy vấn đề và khiến bạn chú ý hoặc họ thấy có cách tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ khác.
Có một lượng lớn tệp để sắp xếp có thể là một loại công việc bận rộn tuyệt vời, nhưng cũng có thể khiến bạn nhàm chán.
Được cung cấp bởi myrfa, Public Domain, qua Pixabay
Nhược điểm của công việc bận rộn
Có những tiêu cực bạn cần xem xét khi giao cho nhân viên công việc bận rộn:
- Nhân viên có thể cảm thấy bị đánh giá thấp. Nếu nhân viên gặp khó khăn khi làm công việc càu nhàu không mang lại lợi ích thực sự, họ có thể cảm thấy như mình không được sử dụng hết khả năng của mình. Họ có thể mất hứng thú với công việc của mình, và thậm chí có thể bỏ đi vì nó.
- Nó có thể cho tổ chức của bạn thấy rằng vị trí này có thể không cần thiết. Nếu cấp trên quan sát thấy chỉ giao công việc bận rộn cho nhân viên, họ có thể cảm thấy rằng những vị trí đó không cần thiết và tìm cách chuyển hoặc loại bỏ vị trí đó.
- Công việc bận rộn có thể trở thành một quy trình chuẩn. Tùy thuộc vào nhiệm vụ, nó có thể được chuyển thành một quy trình chuẩn. Điều này có thể tốt nếu nó cho thấy là một lợi ích, nhưng nó rất có thể chỉ là một nhiệm vụ bổ sung mà không có lợi ích. Mọi người cứ tiếp tục làm vì "nó luôn được thực hiện theo cách này".
Các loại công việc bận rộn
Vậy bạn giao cho nhân viên của mình những công việc bận rộn nào? Tất cả phụ thuộc vào loại nhân viên bạn đang đối phó và những gì bạn muốn hoàn thành, mặc dù đó chỉ là công việc để giữ cho nhân viên bận rộn. Dưới đây là một vài ý tưởng cấp cao.
- Đào tạo. Một trong những cách tốt nhất để lấp đầy thời gian của nhân viên là yêu cầu họ tham gia một số khóa đào tạo. Đào tạo trực tuyến, chẳng hạn như thông qua LinkedIn Learning, có thể rất tốt. Điều này có thể được sử dụng để xây dựng dựa trên các kỹ năng hiện có hoặc kỹ năng mới nếu nhân viên muốn phát triển ở một vị trí khác. Cạm bẫy của điều này là nhân viên có thể bị kiệt sức, vì vậy hãy dàn trải các buổi đào tạo họ làm.
- Các cuộc họp. Yêu cầu cá nhân tham dự các cuộc họp mà họ thường không tham dự, ngay cả khi họ không có phản hồi nào. Họ có thể ghi chú và báo cáo lại những gì họ đã học được. Họ thậm chí có thể có một số phản hồi mà những người khác đã không xem xét.
- Nghiên cứu. Yêu cầu nhân viên nghiên cứu điều gì đó có thể mang lại lợi ích cho tổ chức trong tương lai, hoặc nghiên cứu một dự án thất bại để xem lý do của họ là gì tại sao nó thất bại.
- Tổ chức. Không quan trọng nếu đó là tài liệu trong nhà kho, tủ đựng hồ sơ hay các tệp trên cơ sở dữ liệu. Luôn luôn có tổ chức cần được thực hiện, có thể được thực hiện như công việc bận rộn.
- Yêu cầu họ cho ý tưởng. Bạn có thể bật lại điều này cho nhân viên. Hỏi họ xem họ muốn làm những công việc gì trong thời gian rảnh, bất kể việc đó có ra sao. Đó có thể là một cách tuyệt vời để thực hiện những gì họ muốn đồng thời cho họ một việc gì đó để làm cùng một lúc.
Bảng dưới đây cung cấp các loại công việc bận rộn cụ thể hơn mà một nhân viên có thể làm, nếu bạn đang cần các ý tưởng cụ thể hơn.
Các loại công việc bận rộn
Quét tài liệu |
Tài liệu hiệu đính |
Chuyển đổi PDF sang tài liệu có thể chỉnh sửa |
Nghiên cứu các sự kiện hiện tại áp dụng cho tổ chức |
Sắp xếp đồ dùng văn phòng |
Giám sát sự hiện diện trên mạng xã hội của tổ chức |
Liên hệ với khách hàng để đăng ký |
Xác minh thông tin liên hệ |
Bóng các nhân viên khác |
Tham dự hội thảo trên web |
Tham dự các cuộc họp ở các phần khác |
Cuộc gọi lạnh |
Làm sạch văn phòng |
Tham gia một khóa học đại học vào thời gian công ty |
Đào tạo nhân viên khác |
Kinh nghiệm với công việc bận rộn
Tôi đã có một số kinh nghiệm với công việc bận rộn, cả tốt và xấu, mà tôi chia sẻ dưới đây.
- Trong thời gian bùng phát COVID-19, tất cả nhân viên đều được hướng dẫn làm việc tại nhà. Nhân viên của tôi không có nhiều nhiệm vụ phải thực hiện tại nhà, tuy nhiên, đó là cơ hội tuyệt vời để nhân viên tham gia một số khóa đào tạo trực tuyến về một lĩnh vực mà họ quan tâm. Chúng tôi đã nói về nguyện vọng của họ chỉ vài tuần trước, vì vậy đây là cơ hội hoàn hảo để đào tạo trong lĩnh vực đó ngay cả khi nó không áp dụng cho vị trí hiện tại của họ.
- Một nhân viên không còn có thể thực hiện vai trò mà họ được giao, vì vậy họ được phân công sang một khu vực khác với nhiệm vụ chính là quét tài liệu. Mặc dù đây không phải là một ưu tiên cao và rõ ràng là công việc bận rộn, nhân viên cần được đào tạo về nó và gặp một số khó khăn khi thực hiện nó. Tuy nhiên, đó là nhiệm vụ của công việc và theo thời gian, họ đã chứng tỏ được vai trò đó. Nó cho họ công việc phải làm và cuối cùng thì tổ chức cũng mang lại lợi ích.
- Khi tôi trở thành giám sát viên của khu vực tôi đã làm việc trước đây, một số công việc đang được thực hiện là một quy trình tiêu chuẩn đã được thiết lập, mặc dù đó không phải là lần cuối cùng tôi làm việc ở đó. Tuy nhiên, nó rõ ràng được thực hiện vì công việc bận rộn chỉ để nói rằng một cái gì đó đang được hoàn thành. Ngày đầu tiên, tôi đã ngừng quá trình này, bất chấp sự khó chịu của các nhân viên, những người ngụ ý về cơ bản đó là cách nó luôn được thực hiện. Tuy nhiên, việc dừng công việc bận rộn không có tác động tiêu cực đến tổ chức.
Cuối cùng, hãy đảm bảo không để nhân viên quá tải với quá nhiều công việc bận rộn khiến họ không thể thực hiện nhiệm vụ được giao thường xuyên.
Được cung cấp bởi mrkaushikkashish, Public Domain, qua Pixabay
Tôi muốn biết bạn giao những công việc bận rộn nào cho nhân viên của mình để tôi có thể đưa họ vào bảng của mình. Vì vậy, hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới.
© 2020 David Livermore