Mục lục:
- Lập kế hoạch bằng văn bản
- Tìm ra loại thời gian của bạn
- Sắp xếp bàn làm việc
- Giới hạn các biểu tượng trên màn hình của bạn
- Xóa các tab thừa của trình duyệt
- Sử dụng các ứng dụng hữu ích
- Nghỉ giải lao khi cần thiết
- Mẹo bổ sung
Theo Nielsen (một công ty phân tích dữ liệu toàn cầu hàng đầu), người Mỹ trung bình dành gần 12 giờ mỗi ngày để sử dụng phương tiện truyền thông thông qua thiết bị điện tử. Chúng ta dành phần lớn thời gian để xem truyền hình, nhưng gần 5 giờ dành cho các thiết bị kết nối internet mỗi ngày ngoài giờ làm việc. Ai trong chúng ta, những người làm việc tự do hoặc làm việc tại nhà phải đối mặt với những phiền nhiễu mà chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy đang diễn ra xung quanh mình. Thường quá dễ tìm cách không hiệu quả. Là nhân viên từ xa, chúng ta phải có động lực để tự bắt đầu và tránh trì hoãn để có thể tập trung vào công việc chúng ta phải làm trên máy tính của mình.
Có nhiều cách để chúng ta trở nên hiệu quả hơn trong cuộc sống làm việc của mình. Một số phương pháp để tăng năng suất có thể được tìm thấy trực tuyến. Tuy nhiên, bảy mẹo được đề cập trong bài viết này sẽ là nền tảng cho một thói quen thành công. Thực hiện theo các mẹo này và năng suất của bạn có thể sẽ tăng lên.
Cathryn Lavery trên Unsplash
Lập kế hoạch bằng văn bản
Có nhiều người ủng hộ việc viết ra các mục tiêu và nhiệm vụ hàng ngày của bạn. Nhiều người cảm thấy thành tựu khi họ có thể kiểm tra thực tế một mục đã hoàn thành. Bạn có thể cảm thấy có trách nhiệm đối với các nhiệm vụ được viết ra. Một số nghiên cứu cho thấy rằng ngày làm việc của bạn được liệt kê trước mặt bạn sẽ làm tăng khả năng hoàn thành mọi thứ cần phải làm.
Có nhiều cách để sắp xếp danh sách các mục tiêu trong ngày làm việc. Nó có thể đơn giản như một tờ giấy nhớ hoặc phức tạp như một bảng kế hoạch thích hợp. Nhiều người sử dụng lịch biên tập, lịch có thể được điều chỉnh cho các công việc không viết lách mà ít gặp rắc rối. Dù bạn chọn phương pháp nào, hãy liệt kê từng nhiệm vụ bạn cần hoàn thành, bất kỳ thời hạn nào bạn có thể có và các lưu ý liên quan đến từng nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập trung cho công việc. Tạo danh sách việc cần làm của bạn vào đầu ngày làm việc hoặc tạo nhiệm vụ của ngày hôm sau vào cuối mỗi ngày làm việc. Biết những gì cần phải làm sẽ cho phép bạn bắt đầu nhanh hơn.
Cá nhân tôi thấy một hệ thống sổ tay và giấy ghi chú có lợi nhất cho mình. Là một nhà văn, tôi có một nguồn ý tưởng cho các bài báo và sách trong tương lai mà tôi có thể tham khảo. Tôi cũng có một bảng kế hoạch hàng ngày tự làm để tôi có thể liệt kê các mục tiêu viết của mình trong tháng, tuần và ngày. Tôi thường sử dụng các ghi chú dán để thêm thông tin như những thứ cần nghiên cứu, những ý tưởng đến với tôi và số lượng từ. Tôi nhận thấy rằng việc tạo ra một hệ thống mà tôi có thể dễ dàng sắp xếp lại mọi thứ sẽ mang lại cho tôi cảm giác hoàn thành tốt nhất.
Tìm ra loại thời gian của bạn
Đã có nhiều nghiên cứu về năng suất và thời điểm mọi người hoạt động trí óc nhiều nhất. Một số người trong chúng ta là người buổi sáng, và một số người trong chúng ta là cú đêm. Một số người trong chúng ta đang ở đâu đó giữa hai thái cực này. Những thuật ngữ này chỉ đơn giản là nhãn xác định khi nào chúng ta có khả năng làm việc hiệu quả nhất. Một phần tốt trong chúng ta rơi vào đâu đó giữa chim sớm và cú đêm. Nếu bạn may mắn, thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn nằm trong phạm vi "bình thường" thay vì ở một đầu cực đoan. Nếu không, bạn có thể làm một số điều để làm việc hiệu quả hơn.
Dành một hoặc hai tuần theo dõi một cách có ý thức khi bạn cảm thấy có động lực nhất để làm việc. Khi bạn đã có ý tưởng chung về thời gian hiệu quả nhất của mình, bạn có thể lập kế hoạch lịch trình làm việc của mình để phù hợp với những khoảng thời gian này. Nếu có thể, hãy cố gắng không thúc ép bản thân làm việc trong những giờ kém hiệu quả nhất. Mặc dù có thể buộc phải thay đổi kiểu đồng hồ bấm giờ hoặc đồng hồ bên trong, nhưng việc làm theo nhịp điệu tự nhiên của cơ thể bạn thường dễ dàng hơn nhiều. Theo dõi thói quen ngủ của bạn cũng có thể có lợi. Khám phá khi nào bạn dễ ngủ nhất và thức dậy sẽ cho biết khi nào bạn nên ngủ. Thức một thời gian dài sau khi đi ngủ là dấu hiệu cho thấy bạn đang đi ngủ quá sớm. Ngủ quên trước khi lên giường có thể có nghĩa là bạn đang thức quá khuya. Nếu bạn có thể, hãy làm việc với cơ thể của bạn chứ không phải chống lại nó.
Jesus Hilario H. trên Unsplash
Sắp xếp bàn làm việc
Sự bừa bộn được chứng minh là nguyên nhân làm tăng cortisol. Cortisol tăng cao gây ra nhiều vấn đề về sức khỏe, bao gồm tăng cân, bệnh tim, các vấn đề về trí nhớ, khó ngủ, tiểu đường, lo lắng và trầm cảm. Giảm thiểu sự lộn xộn xung quanh khu vực làm việc của bạn có thể giúp giảm căng thẳng (và mức cortisol). Điều này có thể làm tăng khả năng tập trung của bạn. Nguy cơ mắc nhiều vấn đề sức khỏe của bạn cũng có thể giảm xuống. Bàn làm việc ngăn nắp giúp bạn tập trung vào công việc và tránh mất thời gian tìm kiếm những thứ bạn cần. Giữ một khu vực làm việc ngăn nắp, không lộn xộn là một cách dễ dàng để giảm thiểu một số vấn đề cùng một lúc.
Loại bỏ các vật dụng gây mất tập trung nếu chúng không cần thiết ngay lập tức cho công việc. Để điện thoại di động của bạn ở phòng khác nếu không cần thiết. Nếu đúng như vậy, hãy tham khảo mẹo thảo luận về các ứng dụng hữu ích. Bất cứ điều gì không cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay nên được đặt ở một nơi khác. Các thủ tục giấy tờ nên được đưa vào một hệ thống hồ sơ dễ sử dụng và không vướng bận. Trong suốt cả ngày, và đặc biệt là vào cuối ngày làm việc, bạn nên dọn dẹp bàn làm việc của mình. Điều này mang lại cho bạn một khởi đầu mới cho ngày hôm sau và giúp giảm thiểu sự lộn xộn không cần thiết.
Giới hạn các biểu tượng trên màn hình của bạn
Theo thống kê, có hai loại người dùng máy tính - những người có quá nhiều biểu tượng trên màn hình, nơi mà mọi thứ rất khó tìm và những người có thể có nhiều hoặc ít biểu tượng nhưng có thể nhanh chóng xác định được thứ họ đang tìm kiếm. Theo Tâm lý học hiện tại, lộn xộn gây ra sự gia tăng cortisol và mức độ căng thẳng cao hơn. Ngay cả sự lộn xộn ảo cũng có thể kích hoạt các triệu chứng này.
Các chuyên gia khuyên bạn nên khai báo màn hình của bạn vì một số lý do. Cách tiếp cận tối giản cho màn hình của bạn giúp giảm bớt sự lộn xộn về mặt hình ảnh, điều này có thể giúp bạn có khả năng tập trung vào công việc đang làm. Việc có ít mục hơn trên máy tính để bàn sẽ hạn chế việc làm giảm tốc độ xử lý của máy tính. Khi bạn có nhiều tệp trên màn hình của mình, điều đó có thể ảnh hưởng đến tốc độ máy tính phản hồi các lệnh của bạn. Máy tính của bạn càng cũ thì hiệu ứng này càng dễ nhận thấy. Có thể không có sự chậm lại đáng kể với các hệ thống mới hơn và nhanh hơn.
Xóa nội dung tải xuống, ảnh chụp màn hình, tệp đã lưu, thư mục và các phím tắt chương trình mà bạn không thường xuyên sử dụng. Hầu hết các chương trình có thể được truy cập thông qua các tính năng tìm kiếm gốc của máy tính. Tệp có thể được lưu trữ trong các thư mục cài đặt sẵn như Tài liệu. Các chương trình và thư mục được truy cập thường xuyên có thể được giữ trên màn hình, mặc dù có một số người ủng hộ Không có tệp trên màn hình, nơi mọi thứ được truy cập thông qua Start Menu, Finder, Search hoặc Dock.
Một số có thể thấy không có gì trên máy tính để bàn mang lại cảm giác hài lòng vào cả đầu và cuối ngày. Bạn có thể thấy việc có một thư mục trung tâm trên màn hình, nơi tất cả các tệp được sắp xếp thành một hệ thống phân cấp là tốt nhất để cải thiện năng suất. Thử nghiệm các phương pháp khác nhau để xem cách nào phù hợp nhất với bạn.
Lộn xộn và chần chừ
Tâm lý học hiện tại nói rằng có một mối liên hệ đáng kể giữa sự lộn xộn và sự trì hoãn. Sự bừa bộn cũng dẫn đến giảm mức độ hài lòng trong cuộc sống.
Xóa các tab thừa của trình duyệt
Nhiều người trong chúng ta cảm thấy tội lỗi khi mở nhiều tab trên trình duyệt web và một số chương trình chạy cùng một lúc. Khi chúng ta có quá nhiều lựa chọn trước mắt, chúng ta sẽ dễ dàng quên mất rằng chúng ta nên tập trung vào công việc thay vì hàng tá trang web chúng ta muốn truy cập vào đêm hôm trước hoặc nhiều trang mạng xã hội rất dễ bị cuốn vào.. Nhìn nhanh các tab của bạn có thể thấy bạn vẫn duyệt vài giờ sau đó mà không hề đạt được tiến bộ nào trong công việc. Sau đó, chúng tôi thấy mình cố gắng vội vàng để bắt kịp, tự nhủ rằng lẽ ra chúng tôi phải làm việc sớm hơn và điều đó sẽ không xảy ra nữa vào ngày mai. Tuy nhiên, ngày mai có thể nhanh chóng trở thành sự lặp lại của sự trì hoãn vô ích.
Để chống lại chu kỳ không hoạt động này, hãy đảm bảo bạn giữ số lượng tab mở trên trình duyệt web của mình ở mức tối thiểu. Đánh dấu trang các trang web bạn định truy cập khi không làm việc cho phép bạn giữ cho trình duyệt của mình không bị phân tâm. Số lượng tab tối thiểu liên quan đến công việc sẽ giúp bạn tiếp tục làm việc. Giữ một thư mục dấu trang dành riêng cho các trang web bạn muốn truy cập trong thời gian ngừng hoạt động để giữ cho chúng được ngăn nắp và sẵn sàng. Đóng các chương trình không cần thiết để hoàn thành công việc của bạn cũng là một ý kiến hay. Việc để các ứng dụng chạy ngầm vừa gây mất tập trung vừa làm chậm máy tính của bạn. Thay vào đó, chỉ chạy các chương trình bạn cần cụ thể cho công việc. Nếu có thể, hãy chỉ mở những cái bạn đang sử dụng vào thời điểm đó.
Sử dụng các ứng dụng hữu ích
Đôi khi, sự cám dỗ để làm bất cứ điều gì khác ngoài công việc là quá nhiều. Bạn có thể nói với bản thân rằng bạn sẽ nghỉ ngơi và kiểm tra phương tiện truyền thông xã hội hoặc email trong "chỉ một giây", chỉ để thấy mình không trở lại làm việc sau những gì được cho là nghỉ ngơi ngắn hạn. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó khăn khi quay lại làm việc sau khi nghỉ ngơi. Những người làm việc tại nhà rất dễ nói "chỉ vài phút nữa thôi" và để ngày tháng trôi qua. Sự trì hoãn tiếp tục.
Một trong những cách giúp xây dựng kỷ luật tự giác là sử dụng các ứng dụng và công cụ để hỗ trợ bạn tạo thói quen. Có rất nhiều ứng dụng miễn phí có sẵn cho mọi nền tảng. Các tính năng phổ biến của cái gọi là ứng dụng chống xã hội bao gồm bộ chặn trang web và bộ hẹn giờ. Những điều này ngăn bạn truy cập các trang web nhất định trong khoảng thời gian bạn chỉ định. Điện thoại di động thường đi kèm với tính năng Không làm phiền để ngăn điện thoại của bạn phát ra thông báo và cuộc gọi. Nhiều điện thoại hiện có các tính năng cho phép thực hiện các cuộc gọi và thông báo đã được phê duyệt. Một số ứng dụng sắp xếp ngày của bạn thành các khối công việc và thời gian nghỉ ngơi. Thử một vài ứng dụng chống trì hoãn sẽ giúp bạn tập trung vào công việc là một bước tốt để tăng năng suất.
Luca Bravo trên Unsplash
Nghỉ giải lao khi cần thiết
Thường xuyên nghỉ làm không phải là một ý kiến tồi. Buộc bản thân làm việc khi bạn không thể tập trung hoàn toàn không giúp ích cho năng suất. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng hầu hết mọi người hoạt động tốt hơn trong công việc nếu họ được phép nghỉ giải lao ngắn trong ngày. Đối với hầu hết mọi người, khoảng thời gian nghỉ ngơi trong vòng mười lăm phút có thể giúp bạn tập trung lại tâm trí. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng có một ranh giới nhỏ giữa việc nghỉ ngơi quá ngắn và quá dài. Thời gian nghỉ càng dài thì năng suất càng giảm khi một người quay lại làm việc. Thông thường, ba mươi phút là giới hạn tối đa để duy trì năng suất cao. Những nghiên cứu tương tự cũng nói rằng không nghỉ đủ và ép bản thân làm việc khi bạn không thể tập trung làm giảm năng suất một cách đáng kể.
Khi bạn thấy mình đang gặp khó khăn trong công việc, bạn nên nghỉ ngơi. Bạn không nên dành thời gian nghỉ ngơi trên máy tính vì nó có thể đánh lừa bộ não của bạn rằng bạn vẫn đang cố gắng làm việc. Thay vào đó, tốt nhất bạn nên rời khỏi bàn làm việc hoàn toàn và tìm một nhiệm vụ không liên quan đến công việc. Tốt nhất là bạn nên thư giãn, tập thể dục, dọn dẹp, đọc sách hoặc bất cứ thứ gì khác không thể nhầm lẫn với công việc.
Lên lịch cho bữa trưa đó!
Đối với những người làm việc từ xa, việc lên lịch ăn trưa mỗi ngày là điều cần thiết. Đừng ăn tại bàn làm việc, mà thay vào đó, hãy hoàn toàn rời khỏi công việc và dành 30 đến 60 phút cho bữa trưa. Đây là thời gian chết quan trọng để thiết lập lại tâm trí và tham vọng của bạn.
Nhìn chung, cần có kỷ luật tự giác và chăm chỉ để làm việc hiệu quả ở nhà. Rất dễ dàng tìm ra cách để không làm việc tốt nhất của bạn. Có rất nhiều tài nguyên trực tuyến giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn. Hy vọng rằng các thủ thuật được cung cấp ở đây đã cung cấp một khuôn khổ để giúp bạn bắt đầu.
Mẹo bổ sung
- Mặc quần áo đi làm hàng ngày để đặt mình vào tư duy làm việc.
- Cân nhắc khai báo ổ cứng máy tính của bạn để có tổ chức tối đa.
- Thiết lập giờ làm việc phù hợp với bạn.
- Làm việc trên bàn, không phải trên giường hoặc đi văng.
- Nhiều ứng dụng và trang web cung cấp âm nhạc và tiếng ồn trắng để giúp bạn tập trung vào công việc của mình.
- Làm ở nhà không nhất thiết phải ăn vặt. Tích trữ đồ ăn nhẹ lành mạnh.
© 2020 Anne Ryefield