Mục lục:
- Xác định các hoạt động
- Ước tính thời lượng hoạt động
- Hoạt động theo trình tự
- Các loại mối quan hệ hoạt động
- Tạo sơ đồ mạng
Hiểu được những điều cơ bản về sơ đồ mạng và sau đó là cách tạo sơ đồ mạng cơ bản, là yếu tố quan trọng để vượt qua kỳ thi Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP). Bài viết này trình bày về những điều cơ bản này, khám phá mọi thứ từ việc xác định các hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động, trình tự các hoạt động và cuối cùng, xây dựng một sơ đồ mạng đơn giản.
Xác định các hoạt động
Bước đầu tiên để xây dựng một sơ đồ mạng lịch trình là xác định các hoạt động của bạn. Việc xác định các hoạt động liên quan đến dự án của bạn được thực hiện tốt nhất khi làm việc từ cấu trúc phân tích công việc mà bạn nên có, vì bạn đã nên xác định các gói công việc và phân phối cấp cao. Việc xác định các hoạt động cho dự án của bạn đòi hỏi bạn phải phân tách các gói công việc đó thêm một bước nữa thành các khối công việc có thể dễ dàng sử dụng hơn để tạo các ước tính và lập lịch trình công việc.
Kết quả đầu ra chính của việc xác định các hoạt động mà bạn sẽ cần biết cho bài kiểm tra PMP là danh sách hoạt động và các thuộc tính hoạt động. Danh sách hoạt động chứa ID cấu trúc phân tích công việc được liên kết với hoạt động, tên hoạt động, mô tả hoạt động và cuối cùng là tên của các tài nguyên được liên kết với hoạt động trên một hoạt động. Tài liệu thuộc tính hoạt động chứa ID cấu trúc phân tích công việc, tên hoạt động, mô tả hoạt động và cuối cùng là các hoạt động tiền nhiệm và kế thừa đối với một hoạt động, mối quan hệ với hoạt động tiền nhiệm và hoạt động kế nhiệm cũng như các yêu cầu kỹ năng cho hoạt động đó.
Danh sách hoạt động
1/3Ước tính thời lượng hoạt động
Bây giờ chúng ta đã có danh sách các hoạt động và hiểu biết về công việc liên quan đến các hoạt động đó, chúng ta cần ước tính thời lượng công việc liên quan đến các hoạt động đó. Có ba cách tiếp cận chính mà bạn cần làm quen đối với PMP khi nói đến ước tính thời lượng kích hoạt: tương tự, tham số và 3 điểm.
Một ước tính tương tự là khi bạn sử dụng thông tin thực tế liên quan đến nỗ lực trong quá khứ, trước đó làm cơ sở cho những nỗ lực liên quan đến nỗ lực hiện tại của bạn. Ví dụ: nếu một hoạt động tương tự cho một dự án khác khiến bạn mất tám giờ, bạn có thể sử dụng làm nền tảng để ước tính rằng hoạt động này sẽ mất tám giờ.
Ước tính tham số xác định một biến hoặc đơn vị trong nỗ lực dự án khác có thể được chia tỷ lệ để ước tính hoạt động hiện tại của bạn. Ví dụ, chúng ta hãy giả sử bạn đang tạo ra một ước tính để xây dựng sáu dặm của hàng rào. Mùa hè năm ngoái, bạn mất một ngày để xây một dặm hàng rào. Kết quả là, sau đó bạn có thể làm cho các giả định rằng nó sẽ đưa bạn sáu ngày để xây dựng sáu dặm của hàng rào.
Ước tính 3 điểm (hoặc PERT) lấy các ước tính thời lượng tốt nhất, kém nhất và thực tế nhất và kết hợp chúng vào một công thức, làm trọng số ước tính thực tế nhất nhiều hơn. Công thức để tạo ước tính 3 điểm là: (Lạc quan ++ Bi quan) / 6.
Hoạt động theo trình tự
Bây giờ chúng ta có thể tiến lên với việc sắp xếp các hoạt động của mình, đó là nơi chúng ta sẽ hiểu những người đi trước và người kế nhiệm là gì đối với các hoạt động của chúng ta, mối quan hệ giữa các hoạt động và trình tự của các hoạt động sẽ như thế nào.
Bước đầu tiên để sắp xếp các hoạt động của bạn là hiểu những hoạt động nào phụ thuộc vào các hoạt động khác. Lưu ý phụ thuộc hoạt động trong phần trước của bảng tính Thuộc tính hoạt động.
Bây giờ bạn đã hiểu tất cả các hoạt động của mình và sự phụ thuộc của chúng, bạn có thể tiến lên với việc sắp xếp các hoạt động của mình. Mở bảng tính nơi bạn sẽ xây dựng sơ đồ lịch mạng của mình và tạo ba cột ở góc trên bên trái với các đầu cột sau: Hoạt động, Tiền nhiệm và Thời lượng. Bắt đầu bằng cách liệt kê các hoạt động theo thứ tự mà bạn cảm thấy hợp lý nhất để thực hiện chúng, dựa trên thông tin bạn đã thu thập, trong cột Hoạt động. Sau đó, nhập thông tin tiền nhiệm và thời lượng cho mỗi hoạt động. Xem lại điều này để đảm bảo không có mâu thuẫn với thứ tự của công việc.
Bước cuối cùng trước khi bạn bắt đầu xây dựng sơ đồ mạng của mình là ghi lại tất cả các trường hợp mà các hoạt động có mối quan hệ với một hoạt động khác trong tài liệu Thuộc tính hoạt động và gọi ra loại mối quan hệ đó. Ví dụ: nếu Hoạt động B là tiền thân của Hoạt động C, thì đó sẽ là mối quan hệ giữa các hoạt động đó. Điều tiếp theo cần xác định là hai hoạt động đó có mối quan hệ nào. Có bốn loại mối quan hệ mà các hoạt động có thể có: kết thúc để bắt đầu, bắt đầu để bắt đầu, kết thúc để kết thúc và bắt đầu để kết thúc.
Các loại mối quan hệ hoạt động
- Kết thúc để Bắt đầu: Hoạt động tiền nhiệm phải bắt đầu trước khi hoạt động kế nhiệm có thể bắt đầu. Đây là kiểu quan hệ phổ biến nhất. Cũng cần lưu ý rằng nếu bạn rơi vào tình huống cần phải khám phá theo dõi nhanh lịch trình của mình, những mối quan hệ này sẽ mang lại cơ hội lớn nhất để lấy lại thời gian đã mất trong một lịch trình vì chúng không được xây dựng với bất kỳ sự chồng chéo nào.
- Bắt đầu để Bắt đầu: Hoạt động tiền nhiệm phải bắt đầu trước khi hoạt động kế nhiệm có thể bắt đầu.
- Kết thúc để Kết thúc: Hoạt động tiền nhiệm phải kết thúc trước khi hoạt động kế nhiệm có thể kết thúc.
- Bắt đầu kết thúc: Hoạt động tiền nhiệm phải bắt đầu trước khi hoạt động kế nhiệm có thể kết thúc. Đây là kiểu quan hệ ít phổ biến nhất.
Sơ đồ mạng lịch trình hoàn thành.
Max Dalton
Tạo sơ đồ mạng
Bước tiếp theo là tiếp tục bằng cách lấy thông tin của chúng tôi và tạo sơ đồ mạng cho dự án của chúng tôi. Điều này có thể được thực hiện trong Visio, Excel hoặc nhiều ứng dụng khác. Bắt đầu bằng cách tạo hộp Bắt đầu tại vị trí bạn muốn bắt đầu xây dựng sơ đồ mạng của mình. Sau đó, tạo các hộp ở bên phải của hộp Bắt đầu cho mỗi hoạt động không có hoạt động tiền nhiệm. Đặt ID và thời lượng cho mỗi hoạt động vào hộp riêng của nó. Vẽ một mũi tên từ hộp Bắt đầu cho mỗi hộp hoạt động. Lặp lại quá trình này cho đến khi bạn đã vẽ tất cả các hoạt động của mình và sau đó các hoạt động cuối cùng trỏ đến hộp Kết thúc. Đây là sơ đồ mạng cho dự án của bạn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều việc có thể làm được.
Bước cuối cùng là xác định tất cả các đường dẫn hoạt động thông qua sơ đồ mạng của chúng tôi và sử dụng thông tin đó để sau đó xác định đường dẫn quan trọng, là đường dẫn dài nhất của các hoạt động chạy từ đầu đến cuối cho dự án của chúng tôi.
Bạn xác định từng đường dẫn thông qua dự án của mình bằng cách viết ra mọi đường dẫn có thể chạy từ đầu đến cuối thông qua sơ đồ mạng của bạn. Sau khi xác định tất cả các con đường có thể, hãy cộng thời lượng cho mỗi con đường. Đường dẫn có thời lượng dài nhất là đường dẫn quan trọng, vì không có phao nào cho bất kỳ hoạt động nào trên đường dẫn đó. Kết quả là, nếu bất kỳ hoạt động nào trong số đó bị trì hoãn dù chỉ một ngày, tiến độ dự án sẽ gặp rủi ro nghiêm trọng. Sau khi xác định đường tới hạn, hãy thay đổi màu của tất cả các mũi tên liên quan đến định tuyến thông qua các hoạt động trên đường tới hạn thành màu đỏ để bạn có thể nhìn rõ chúng.
© 2017 Max Dalton