Mục lục:
- Nghệ thuật ủy quyền
- Bạn Có Thể Giao Những Nhiệm Vụ Gì Cho Cấp Dưới?
- Tại sao người giám sát ủy quyền?
- Lựa chọn đúng người cho công việc
- Giao tiếp là quan trọng
- Ủy quyền có thể củng cố nơi làm việc
Việc ủy thác trách nhiệm thể hiện niềm tin của người giám sát đối với các nguồn tài nguyên của họ.
Tác giả
Nghệ thuật ủy quyền
Với ngân sách tinh gọn và ít nhân viên hơn để làm cùng một lượng công việc, người sử dụng lao động đã phải học cách làm việc với số lượng ít hơn. Thực tế là, những thách thức kinh tế trong vài năm qua đã đòi hỏi những thay đổi trong cách các nhà tuyển dụng tiến hành kinh doanh. Các nhà quản lý đã phải giao nhiệm vụ cho cấp dưới và phân công lại công việc do khối lượng công việc quá lớn không thể chỉ có một người đảm nhiệm. Nơi làm việc không như trước đây. Các nhà tuyển dụng đã học được một cách mới để kinh doanh cũ trong khi vẫn tiếp tục phát triển. Nghệ thuật ủy quyền là một công cụ đã được các nhà quản lý sử dụng thường xuyên trong những năm qua vì họ biết rằng họ không thể làm tất cả. Khi công việc được giao phó một cách hợp lý, người quản lý có thể đáp ứng các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả và hiệu quả. Sau đó,nhân viên được hưởng lợi từ việc có thể tỏa sáng khi họ trưởng thành và phát triển chuyên nghiệp từ kinh nghiệm.
Định nghĩa về Ủy quyền là gì?
"Ủy quyền", theo định nghĩa của Từ điển Merriam-Webster Miễn phí, là "hành động trao quyền để hành động cho người khác."
Bạn Có Thể Giao Những Nhiệm Vụ Gì Cho Cấp Dưới?
Ở nơi làm việc, người giám sát thường giao trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể hoặc nhiệm vụ cho một nhân viên. Việc ủy quyền các nhiệm vụ như vậy cho phép nhân viên này đưa ra các quyết định nhất định mà thông thường họ sẽ không đưa ra. Hành động trao quyền cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ hoặc đảm nhận trách nhiệm là một nguồn lực tuyệt vời cho bất kỳ tổ chức nào vì nó cho phép nhân viên thu được kinh nghiệm làm việc quý giá. Kinh nghiệm thực tế có được khi thực sự làm công việc, thay vì xem người khác làm, có thể rất bổ ích.
Trong một số tổ chức, người giám sát miễn cưỡng giao trách nhiệm. Đối với những người giám sát này, cần phải có toàn quyền kiểm soát mọi thứ thuộc thẩm quyền của họ. Những người khác đưa triết lý kiểm soát này đi xa hơn bằng cách cho rằng cách duy nhất để hoàn thành công việc đúng là tự mình làm. Nghĩ rằng người ta có thể làm mọi thứ một mình là điều ngu xuẩn vì phải nỗ lực của cả nhóm mới thực sự thành công. Các lý do để người giám sát giao trách nhiệm cho cấp dưới khác nhau. Tuy nhiên, kết quả cuối cùng có thể là phần thưởng cho nhân viên, người giám sát và nơi làm việc.
Tại sao người giám sát ủy quyền?
Người giám sát chọn giao nhiệm vụ cho cấp dưới vì nhiều lý do. Các lý do phổ biến để ủy quyền là:
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp - Nhân viên được giao trách nhiệm mới có cơ hội hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đã được giao phó cho sự quan tâm và chỉ đạo của họ. Người giám sát ủy nhiệm một số nhiệm vụ đang chọn một người có thể thực hiện công việc theo cách sẽ dẫn đến kết quả thành công.
- Đào tạo chéo - Người giám sát thông minh biết rằng một tổ chức hiệu quả bao gồm một đội ngũ nhân viên toàn diện, những người có thể tham gia hỗ trợ khi người giám sát vắng mặt vì ốm đau hoặc nghỉ phép. Ủy quyền nhiệm vụ cho phép cơ hội này.
- Các dự án và nhiệm vụ mới cho người sử dụng lao động - Nếu tổ chức đã được giao một trách nhiệm mới, những người giám sát có thể thấy nhiệm vụ mới là một cơ hội tuyệt vời cho việc ủy quyền các trách nhiệm mới. Vì nhiệm vụ được giao phải là nhiệm vụ mà người giám sát sẽ làm, nhiệm vụ mới có thể là một cái gì đó mới đối với tổ chức có thể đòi hỏi sự siêng năng của cấp dưới với sự giám sát của người giám sát. Mặc dù người giám sát không nên quá độc đoán hoặc xem xét kỹ lưỡng mọi động thái, nhưng người giám sát nên chuẩn bị sẵn sàng cho họ nếu cấp dưới với nhiệm vụ mới được giao cần một số hỗ trợ hoặc chỉ đạo.
- Nhân viên hạn chế trong tổ chức - Nhân viên giảm do hạn chế về ngân sách đòi hỏi các tổ chức phải phân công lại nhiệm vụ theo thời gian. Người giám sát thường đánh giá nhân viên về điểm mạnh và điểm yếu của họ để xác định người tốt nhất thực hiện nhiệm vụ được giao phó. Do những người giám sát sẽ bị kéo mỏng để tiếp tục phải "cầm tay chỉ việc" trong nhiều công việc, nên việc giao một số trách nhiệm cho cấp dưới thường trở nên cần thiết.
- Cần thể hiện sự hỗ trợ cho đội - Sự giao phó trách nhiệm thể hiện sự tin tưởng mà người giám sát dành cho cấp dưới dưới sự giám sát của họ để đảm nhận trách nhiệm.
Điểm mấu chốt đối với hầu hết các giám sát viên là họ không thể tự mình làm mọi việc. Bất kỳ người giám sát nào nghĩ rằng họ có thể là ngu ngốc bởi vì nó cần sự đóng góp của tất cả mọi người trong nhóm để tổ chức thành công. Các giám sát viên nên nhớ rằng khi nhân viên của họ tỏa sáng, thì họ cũng vậy. Ngoài ra, bằng cách giao phó những trách nhiệm nhất định cho nhân viên, người giám sát đang thể hiện sự tin tưởng và niềm tin của họ vào đội ngũ. Mỗi nhân viên trong một tổ chức đều có đóng góp vào sự thành công của tổ chức. Người giám sát cho rằng bất kỳ mục tiêu nào đạt được hoặc bất kỳ thành công nào có được không phải do nhân viên giúp đạt được các mục tiêu đó là thiếu sót. Khả năng lãnh đạo tuyệt vời là cần thiết với mục đích dẫn dắt và nêu gương tốt cho đội. Tuy nhiên,nó cần những nỗ lực của toàn bộ nhóm để thành công. Giao nhiệm vụ cho nhân viên phù hợp sẽ giúp người giám sát dẫn dắt những người khác phát triển chuyên môn của họ.
Lựa chọn đúng người cho công việc
Một khi người giám sát đã xác định được sự cần thiết của việc ủy thác trách nhiệm, bước tiếp theo sẽ là chọn người tốt nhất cho nhiệm vụ. Việc giao nhiệm vụ cho nhân viên phải được thực hiện theo cách thức đảm bảo trải nghiệm thành công cho nhân viên được giao phó cơ hội mới. Mặc dù chắc chắn có nhiều cấp độ trách nhiệm và tầm quan trọng của các nhiệm vụ được giao lại, nhưng người giám sát vẫn phải xem xét một số điều tương tự. Một số điều hữu ích cần cân nhắc khi quyết định giao trách nhiệm là:
- Đừng bao giờ giao nhiệm vụ cho cấp dưới trong cơn tức giận. Hãy để những cái đầu lạnh hơn chiếm ưu thế bằng cách thực sự kiểm tra bản chất của công việc và ai trong nhóm có khả năng thực hiện thành công công việc đó. Việc ủy thác một nhiệm vụ không bao giờ được thực hiện trong cơn tức giận hoặc như một hình phạt.
- Chọn người có kinh nghiệm và đào tạo phù hợp. Để chọn người tốt nhất cho nhiệm vụ, người giám sát nên xem xét kinh nghiệm, giáo dục và đào tạo mà cá nhân thành viên trong nhóm có được. Vì người giám sát muốn nhân viên thành công, điều quan trọng là phải chọn nhân viên có khả năng thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Đừng coi không như một câu trả lời. Vì cơ hội đảm nhận trách nhiệm có thể hơi khó khăn đối với nhân viên được chọn, nên cần phải đề xuất nhiệm vụ theo cách hỗ trợ để nhân viên biết rằng họ sẽ không bị "ném cho sói". Thay vào đó, người giám sát nên liên lạc thường xuyên để thể hiện sự ủng hộ đối với nhân viên này và niềm tin của họ rằng họ sẽ hoàn thành công việc.
- Thưởng cho thành tích tốt. Giao nhiệm vụ là cơ hội để khen thưởng thành tích tốt và là cơ hội mới để chứng kiến một nhân viên tỏa sáng và phát triển về mặt chuyên môn.
- Đừng để những thành kiến cá nhân là yếu tố quyết định việc lựa chọn nhân viên. Người giám sát phải luôn chọn nhân viên theo cách chỉ vì lý do kinh doanh. Việc loại bỏ mọi thành kiến trong việc lựa chọn nhân viên là điều tối quan trọng vì nhiệm vụ này được coi như một đặc quyền. Việc ủy quyền không nên là dịp để thể hiện sự thiên vị.
Giao tiếp là quan trọng
Khi quyết định ủy quyền đã được đưa ra và cấp dưới đã được chọn, điều quan trọng là người giám sát phải kiểm tra lại với nhân viên định kỳ để đưa ra bất kỳ hỗ trợ hoặc hướng dẫn nào cần thiết. Giao tiếp với nhân viên đó trở nên quan trọng vì nó mang lại một cơ hội khác để thể hiện niềm tin mà nhân viên đã giao phó trách nhiệm được giao. Người giám sát có thể chọn yêu cầu những nhân viên này cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ của nhiệm vụ. Ngoài ra, trong các cuộc họp định kỳ và cuộc họp đánh giá kết quả hoạt động hàng năm, người giám sát có thể đưa ra một số phản hồi quan trọng về tiến độ của trách nhiệm được giao. Nhân viên sẽ đánh giá cao cơ hội cung cấp phản hồi cho người giám sát.
Ủy quyền có thể củng cố nơi làm việc
Như đã đề cập ở trên, mọi nhân viên tại nơi làm việc đều có những đóng góp quý giá để đạt được các mục tiêu của nơi làm việc. Mối quan hệ bền chặt sẽ tồn tại giữa người giám sát và nhân viên sẽ là kết quả trực tiếp của kinh nghiệm mà nhân viên thu được thông qua việc được giao phó một nhiệm vụ được giao phó. Sự cần thiết của nhân viên và người giám sát để làm việc với nhau để trao đổi bất kỳ vấn đề nào đang xảy ra sẽ được thỏa mãn khi cả nhân viên và người giám sát gặp nhau thường xuyên để thảo luận về công việc đang được thực hiện. Mối quan hệ công việc chắc chắn có thể được cải thiện khi sự tin tưởng được thiết lập thường xuyên giữa cấp trên và cấp dưới. Người sử dụng lao động sử dụng ủy quyền vì những lý do thích hợp và cho những cá nhân có thể chịu trách nhiệm sẽ thành công hơn do hiệu quả thống nhất của người giám sát và cấp dưới.