Mục lục:
- Giới thiệu
- Xây dựng một danh sách
- Yếu tố trong công việc hỗ trợ
- Phải làm gì khi một dự án tồi tệ
- Biết khoảng thời gian bạn đang phân bổ
- Thu thập lịch trình dự án
- Xây dựng bảng tính phân bổ tài nguyên của bạn
Giới thiệu
Lập kế hoạch nguồn lực có thể là một trong những khía cạnh thách thức nhất của quản lý dự án, đặc biệt nếu bạn đang yêu cầu thực hiện nó cho nhiều nhóm dự án trong toàn bộ tổ chức trong một khoảng thời gian dài. Nếu bạn có Microsoft Project Server, bạn có thể thực hiện phân bổ tài nguyên khá dễ dàng vì Microsoft Project Server có thể xem xét tất cả các dự án trong tổ chức của bạn và cho bạn biết nơi tài nguyên cụ thể được phân bổ. Tuy nhiên, phiên bản tiêu chuẩn của Microsoft không cho phép bạn làm điều đó và tại thời điểm đó, việc tham khảo lịch trình dự án của bạn trong Microsoft Project hoặc nơi khác sẽ dễ dàng hơn và xây dựng tài liệu phân bổ tài nguyên của bạn trong Excel. Bài viết này hướng dẫn bạn mọi thứ bạn cần để làm tài liệu hướng dẫn tài nguyên của mình trong Microsoft Excel.
Làm việc về phân bổ tài nguyên có thể cảm thấy như bạn đang giải một câu đố rất lớn.
Xây dựng một danh sách
Bước đầu tiên là xây dựng một danh sách tất cả các tài nguyên mà bạn sẽ chịu trách nhiệm phân bổ. Nếu điều này dành cho một dự án đơn lẻ hoặc một bộ phận nhỏ, bạn có thể tự mình làm điều này, nhưng nếu bạn đang phân bổ nguồn lực cho một bộ phận lớn, nơi các nhân viên đang làm việc trên hàng trăm dự án, bạn có thể cần phải làm việc thông qua bộ phận hỗ trợ để đảm bảo rằng bạn có đầy đủ danh sách tên. Nhờ ai đó xem lại danh sách. Bạn không muốn bắt đầu di chuyển mọi người xung quanh và điều chỉnh tiến trình dự án, chỉ để phát hiện ra rằng có những người khác có thể đã lấp đầy một số lỗ hổng.
Yếu tố trong công việc hỗ trợ
Tại một số công ty, nhân viên làm việc trong các dự án cũng thực hiện một lượng công việc hỗ trợ tương đối. Tỷ lệ phần trăm công việc hỗ trợ mà nhân viên làm là khác nhau giữa các công ty và từ nhân viên này sang nhân viên khác. Điều quan trọng là phải hiểu phần trăm công việc hỗ trợ bạn cần để đưa vào con số cho mỗi nhân viên trong ngày làm việc trung bình hoặc tuần làm việc trong khoảng thời gian bạn đang phân bổ nguồn lực. Và nếu bạn không phải là người đủ quen với khối lượng công việc của nhân viên, hãy đảm bảo rằng bạn nhận được thông tin đó từ một người nào đó. Nếu bạn đoán và đoán sai, nó sẽ khiến các con số của bạn bị lệch một cách lớn và có thể dẫn đến rất nhiều đau đớn.
Phải làm gì khi một dự án tồi tệ
Biết khoảng thời gian bạn đang phân bổ
Để làm rõ, hãy luôn xác minh khoảng thời gian bạn được yêu cầu phân bổ tài nguyên. Dự báo vị trí của mọi người trong thời gian tới là một điều dễ dàng thực hiện hơn, nhưng bạn càng được yêu cầu xem xét trên con đường càng xa thì nguy cơ bạn sai càng lớn và nếu bạn không cần phải đặt một con số ra khỏi đó, bạn có thể muốn xem xét mạnh mẽ việc không làm điều đó.
Thu thập lịch trình dự án
Dự báo bạn thực hiện như một phần của việc phân bổ nguồn lực trở nên chính xác hơn nhiều nếu bạn có đầy đủ lịch trình dự án làm đầu vào. Ngay cả khi dự án chưa chính thức bắt đầu, bạn sẽ có thể tập hợp một lịch trình dự án cấp cao, rõ ràng để gọi ra tất cả các nhiệm vụ đã biết sẽ cần phải thực hiện. Tuy nhiên, ở giai đoạn đó, công việc phát triển có thể sẽ chỉ là một khoảng thời gian lớn mà không có chi tiết, vì một cấu trúc phân tích công việc chi tiết tất cả các nhiệm vụ vẫn chưa được xây dựng. Nhưng bạn vẫn có thể đặt tên của các cá nhân thực hiện công việc phát triển cùng với tên của các cá nhân được liên kết với tất cả các nhiệm vụ khác. Sau khi xem xét trường hợp kinh doanh và cuộc trò chuyện với pháp nhân kinh doanh đã yêu cầu dự án, bạn 'Sẽ có cảm giác rất cao về độ phức tạp của dự án và có thể dự báo thời lượng cho từng nhiệm vụ từ đó. Nếu dự án đã được thực hiện và có một cấu trúc phân tích công việc gọi ra tất cả các nhiệm vụ liên quan đến công việc phát triển, thì bạn sẽ có thông tin chi tiết hơn về việc ai sẽ làm việc gì và khi nào.
Cân bằng nguồn lực là bước cuối cùng quan trọng trong việc phân bổ nguồn lực, vì nó giúp các doanh nghiệp hiểu khi nào cần mở rộng quy mô nhân lực của mình lên và xuống, đồng thời giúp các nhà quản lý dự án thiết lập lịch trình dự án thực tế.
Nhà lãnh đạo và Quản lý dự án
Xây dựng bảng tính phân bổ tài nguyên của bạn
Các bước để kết hợp tất cả thông tin bạn đã thu thập vào bảng tính phân bổ tài nguyên trong Excel như sau:
- Mở sổ làm việc mới trong Excel và tạo trang tính mới cho từng tài nguyên mà bạn sẽ cần thực hiện dự báo.
- Trong trang tính đầu tiên, bắt đầu từ một số hàng xuống dưới, hãy bắt đầu nhập tên của các dự án mà cá nhân đó sẽ làm việc trong cột đầu tiên, với mỗi dự án sẽ ở một hàng riêng.
- Trong hàng trống ngay phía trên nơi bạn đã nhập dự án đầu tiên của mình, hãy chuyển đến ô thứ hai trong hàng và bắt đầu nhập phạm vi ngày riêng lẻ hoặc một tuần trong khoảng thời gian bạn cần phân bổ tài nguyên trên hàng đó. Cuối cùng, điều này phụ thuộc vào mức độ chi tiết của bạn hoặc sếp của bạn, muốn có được.
- Mở lịch trình dự án cho dự án đầu tiên trong danh sách của bạn và lọc xuống chỉ các nhiệm vụ mà tài nguyên bạn đang xem có liên quan. Tìm thời lượng cho tác vụ đầu tiên mà tài nguyên đã tham gia và xoay vòng vào bảng tính phân bổ tài nguyên mà bạn đang tạo. Điều hướng đến các ô trong hàng dự án phù hợp với phạm vi ngày hoặc một tuần đó, sau đó nhập số giờ xem tài nguyên đó được đưa vào trong khung thời gian đó. Lặp lại bước này cho tất cả các nhiệm vụ trong tất cả các dự án cho tất cả nhân viên.
- Nhập một công thức ở cuối mỗi cột phạm vi ngày hoặc một tuần để tính tổng số của chúng tôi trong cột đó cũng là yếu tố ảnh hưởng đến công việc hỗ trợ cần thiết cho tài nguyên đó.
- Xem lại các tổng. Nếu bạn đã sử dụng ngày làm việc đơn lẻ, tiêu chuẩn, hơn bất kỳ ngày nào mà có vẻ như một nhân viên sẽ làm việc hơn tám giờ là một dấu hiệu đỏ và cần được xem xét. Điều này rất bình thường khi bạn tính tổng các con số và nó thực sự làm nổi bật cách hầu hết các tổ chức phân bổ quá mức nguồn lực của họ và thậm chí không nhận ra điều đó cho đến khi họ trải qua một bài tập như thế này.
- Cấp nguồn lực của bạn. Đây là nơi bạn thực hiện hoặc chuyển công việc cho người khác hoặc kéo dài thời gian nhiệm vụ để mọi người được phân bổ hợp lý.
© 2017 Max Dalton