Mục lục:
- Tại sao Cần có Nhật ký Thủ công?
- Ưu điểm của Nhật ký điện tử là gì?
- Làm cách nào để sử dụng Nhật ký của tôi?
- Một lưu ý cuối cùng
Mike Tinnion (CC0) qua Unsplash (sửa đổi bằng Canva)
Một hệ thống nhật ký được duy trì để tận dụng thời gian và hoàn thành các công việc và cuộc hẹn một cách rất hiệu quả và hiệu quả. Nó giúp ích cho toàn tổ chức và giúp quản lý thời gian của tôi và của người khác. Nhật ký có thể được duy trì bằng tay hoặc điện tử.
Cá nhân tôi có cả hai loại nhật ký. Tôi có lịch điện tử của mình trên Outlook được chia sẻ với người quản lý của tôi và các quản trị viên khác. Tôi cũng có một cuốn nhật ký thủ công để có thể sử dụng trong trường hợp khẩn cấp.
Tại sao Cần có Nhật ký Thủ công?
Nhật ký thủ công mà tôi sử dụng là một cuốn sách đóng gáy với ba ngày mỗi trang vì tôi không có nhiều mục cho mỗi ngày.
Như tôi đã đề cập ở trên, tôi chỉ sử dụng nhật ký này trong những trường hợp khẩn cấp. Điều này bao gồm những lúc tôi bị ốm hoặc đi làm xa và không thể truy cập nhật ký điện tử của mình hoặc khi hệ thống máy tính gặp sự cố và không thể truy cập Outlook.
Ưu điểm của Nhật ký điện tử là gì?
Như tôi đã đề cập, nhật ký điện tử mà tôi duy trì nằm trên lịch Outlook trên máy tính làm việc của tôi.
Dưới đây là những ưu điểm của lịch điện tử:
- Tôi có thể làm nổi bật xung đột tiềm ẩn giữa các cuộc hẹn.
- Tôi chỉ cần nhập các sự kiện thường xuyên xảy ra một lần.
- Không có giấy được sử dụng.
- Có mật khẩu bảo vệ.
- Tôi có thể truy cập nó từ khá nhiều nơi.
- Có nhắc nhở trên màn hình về các cuộc hẹn.
- Nó tự động thông báo các thay đổi cho những người liên quan có hệ thống được kết nối với của tôi.
Làm cách nào để sử dụng Nhật ký của tôi?
Tôi sử dụng nhật ký của mình cho những thứ như cảnh báo và cuộc hẹn.
Các mục phổ biến nhất trong nhật ký của tôi sẽ là:
- cuộc họp hội đồng
- họp nhóm
- đơn đặt hàng văn phòng phẩm
- các buổi đào tạo
- thăm
- chuẩn bị chương trình nghị sự
- nghỉ thường niên
- các nhiệm vụ văn phòng khác
- giám sát
- các nhiệm vụ hàng tuần và hai tuần khác lặp lại với tần suất nhất định (điều này đảm bảo tôi sẽ không bỏ lỡ chúng)
Đôi khi tôi phải đặt trước các cuộc họp và gửi lời mời họp cho đồng nghiệp hoặc các đại biểu khác, và việc này được thực hiện dưới dạng điện tử.
Đây là cách tôi quản lý các loại cuộc họp này.
- Tôi cố gắng nhập càng nhiều chi tiết càng tốt, chẳng hạn như ngày tháng, địa điểm, thời gian, khách truy cập, v.v.
- Tôi hiếm khi gặp phải trường hợp cuộc họp bị hủy hoặc hoãn, nhưng nếu điều này xảy ra, tôi đảm bảo kiểm tra các tác động mà một thay đổi được yêu cầu sẽ có trước khi đồng ý với nó.
- Tôi cũng thu thập tất cả thông tin liên quan để đảm bảo rằng tất cả mọi người tham dự cuộc họp hoặc cuộc hẹn đều có quyền truy cập vào tất cả các chi tiết thích hợp để không có chỗ cho thông tin sai lệch.
- Tôi thường giải quyết các yêu cầu và thay đổi từ những người tham dự khác theo thứ tự thời gian, nhưng tôi sẽ ưu tiên các yêu cầu khẩn cấp nhất nếu tôi đang xử lý một khối lượng lớn chúng.
- Khi bất kỳ yêu cầu nào được đồng ý hoặc thực hiện các thay đổi, tôi đảm bảo rằng mọi người liên quan đều được liên hệ và điều đó sẽ thuận tiện cho họ trước khi các thay đổi được xác nhận.
- Tôi cũng đảm bảo rằng mọi người có liên quan đến cuộc hẹn hoặc cuộc họp đều có đủ thời gian để lập kế hoạch, đi lại và bất kỳ nhu cầu nào khác để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Tôi biết rằng nhật ký phải được cập nhật khi các thay đổi đã được thống nhất. Tôi đảm bảo rằng tôi đã xóa mọi cuộc hẹn bị hủy. Một cuốn nhật ký không được cập nhật hoàn toàn có thể có nguy cơ gây ra mọi sự nhầm lẫn. Nó cũng sẽ làm mất đi sự tự tin và khuyến khích mọi người cảm thấy cần phải kiểm tra các sắp xếp, điều này thật lãng phí thời gian hoặc thậm chí tệ hơn là ghi một nhật ký riêng của họ.
Một lưu ý cuối cùng
Một lưu ý tốt, vui lòng không sao chép bất kỳ thứ gì được gửi ở đây và hiển thị nó trong tệp của bạn. Điều này đã được xuất bản ở đây hoàn toàn để giúp bạn có được ý tưởng / hiểu biết về những gì họ mong đợi bạn theo dõi. Bạn sẽ phải liên quan đến khu vực làm việc và tổ chức của mình và gắn bó với nó trong khi chuẩn bị hồ sơ. Cảm ơn bạn đã hợp tác của bạn.
© 2012 livingsta