Mục lục:
- Làm thế nào bạn nên sa thải một người nào đó?
- Làm gì trước khi sa thải ai đó
- Các bước tìm kiếm một nhân viên
- 1. Đảm bảo nhân viên nhận thức được kỳ vọng công việc.
- 2. Làm cho nhân viên biết về những cải tiến cần thiết.
- 3. Thông báo cho nhân viên về tiến độ hoặc các vấn đề tiếp tục của họ.
- 4. Đưa ra một chấm dứt hợp pháp của việc làm.
- Một vài tài nguyên hữu ích
Brett Lider
Làm thế nào bạn nên sa thải một người nào đó?
Đối với bất kỳ ai ở vị trí có trách nhiệm trực tiếp đối với nhân viên, có thể đã đến lúc họ phải đối mặt với nhu cầu chấm dứt việc làm của một cá nhân. Chắc chắn, một tình huống tài chính mà việc sa thải là cần thiết là một trong những kịch bản như vậy, nhưng đó không phải là trọng tâm của cuộc thảo luận này. Thay vào đó, bài viết này sẽ hướng đến cách xử lý việc sa thải một người nào đó có hiệu suất không đạt yêu cầu.
Thông tin ở đây dựa trên khoảng 20 năm ở các vị trí giám sát và quản lý với những nhân viên "theo ý muốn". Tôi không phải là một chuyên gia nhân sự hay pháp lý mà chỉ đơn thuần nói từ kinh nghiệm. Mục đích của tôi là cung cấp một cái nhìn tổng quan về các bước mà một người quản lý tận tâm nên làm theo khi quyết định cho thôi việc một nhân viên.
Làm gì trước khi sa thải ai đó
Trước khi bắt đầu quy trình từng bước được đề xuất về cách sa thải ai đó, hãy thảo luận một vài ý tưởng cơ bản ở đây.
- Biết Luật. Đầu tiên, điều quan trọng là phải hiểu bất kỳ luật liên bang và tiểu bang cụ thể nào ảnh hưởng đến cách một nhân viên được thuê, đánh giá và chấm dứt hợp đồng. Vì lý do này, việc tham khảo ý kiến với bộ phận nhân sự của bạn có thể rất quan trọng trước khi thực hiện bước cuối cùng là chấm dứt việc làm.
- Biết Chính sách của Công ty bạn. Ngoài việc tuân thủ bất kỳ luật nào, điều quan trọng là phải biết và tuân theo các chính sách tuyển dụng / chấm dứt hợp đồng bằng văn bản của công ty bạn. Người sử dụng lao động phải có thể chỉ ra rằng có một số loại tiêu chuẩn mà nhân viên phải đáp ứng và nhân viên nhận thức được chúng. Một số trong số này có thể chung chung, chẳng hạn như yêu cầu tham dự, và một số khác có thể cụ thể cho một vị trí nhất định.
Một công ty cũng phải có khả năng chứng minh rằng các tiêu chuẩn được áp dụng một cách nhất quán. Ví dụ: nếu một nhân viên vắng mặt quá nhiều và không bị kỷ luật nhưng một nhân viên khác bị sa thải vì cùng một hành vi, thì vấn đề có thể xảy ra vì có bằng chứng rõ ràng về sự thiên vị. - Nhìn vào Hồ sơ Đánh giá Nhân viên. Ngoài ra, việc đánh giá nhân viên một cách thường xuyên là rất quan trọng. Ví dụ, đánh giá nửa năm hoặc hàng năm có thể rất hữu ích để cho thấy rằng tất cả nhân viên đều được đánh giá và nhận phản hồi, tạo cơ hội cho họ biết vị trí của họ. Tất nhiên, nếu có đánh giá, bất kỳ vấn đề hiệu suất nào cũng cần được lưu ý. Nếu việc làm bị chấm dứt và việc xem xét các đánh giá và các tài liệu khác cho thấy không có vấn đề về hiệu suất trước đó, thì trường hợp khởi kiện sẽ mạnh hơn.
- Hiểu các Quy trình Thực hành Tài liệu Thích hợp. Một điểm quan trọng khác là quá trình dẫn đến chấm dứt hợp đồng phải được lập thành văn bản để bảo vệ công ty hoặc doanh nghiệp của bạn khỏi các vụ kiện có thể xảy ra do nhân viên bị thôi việc. Hồ sơ cần thể hiện rõ rằng nhân viên nhận thức được những mong đợi của họ và bất kỳ hành động tư vấn hoặc khắc phục nào được thực hiện. Lý tưởng nhất là họ cũng sẽ biết kết quả có thể xảy ra nếu họ không đạt được những kỳ vọng này.
Nhiều hành động bạn thực hiện liên quan đến việc ghi lại quy trình sẽ bảo vệ công ty của bạn nhưng cũng là một thực tiễn tốt để đảm bảo đối xử công bằng với nhân viên.
Bắn ai đó không phải là điều bất ngờ. Nhân viên nên biết khi nào hiệu suất của họ là không thể chấp nhận được, làm thế nào để cải thiện nó và những hậu quả tiềm ẩn trước khi xảy ra chấm dứt. Họ nên có cơ hội để giải cứu tình hình nếu có thể.
Hãy nhớ rằng tài liệu về tất cả nhân viên là quan trọng. Việc xem xét hồ sơ công ty phải cho thấy rằng tất cả nhân viên đều có đánh giá, kế hoạch cải tiến khi cần thiết, v.v. Điều này chứng tỏ rằng không có ai bị đơn lẻ.
Dee Teal
Các bước tìm kiếm một nhân viên
Các bước bạn nên làm trong việc sa thải ai đó sẽ dựa trên tiểu bang của bạn và chính sách công ty của bạn. Nhiều doanh nghiệp sẽ xác định các kỳ vọng về hiệu suất là yếu tố quan trọng đối với hoạt động mà nếu không được đáp ứng, có thể dẫn đến chấm dứt ngay lập tức. Ví dụ, mang theo một khẩu súng ngắn để làm việc, chiến đấu, v.v. có thể dẫn đến bắn tại chỗ. Trong trường hợp này, nhiều bước dưới đây không thực sự áp dụng. Tuy nhiên, đối với các tình huống điển hình mà hiệu suất không đạt yêu cầu, quy trình chung sau đây sẽ có hiệu quả.
1. Đảm bảo nhân viên nhận thức được kỳ vọng công việc.
Tốt nhất, nên có tài liệu cho thấy một nhân viên biết những mong đợi công việc của mình. Vì lý do này, nhiều công ty đảm bảo rằng nhân viên nhận được bản sao mô tả công việc của họ khi được thuê cũng như bản sao của bất kỳ đánh giá hiệu suất nào mà họ đã ký.
Khi các vấn đề về hiệu suất lần đầu tiên được nhận ra, nhiệm vụ của người giám sát là cố gắng hỗ trợ nhân viên đạt được kỳ vọng. Họ phải làm việc để giáo dục, xác định bất kỳ rào cản nào và xác định xem có thể thực hiện hành động nào để hỗ trợ nhân viên đạt được những gì được yêu cầu hay không. Tuy nhiên, nhân viên thực hiện đến mức được xác định trong bất kỳ kế hoạch hành động khắc phục nào.
2. Làm cho nhân viên biết về những cải tiến cần thiết.
Nếu hiệu suất không đạt yêu cầu, người giám sát nên gặp nhân viên để thảo luận về điều này. Thông tin liên lạc nên bao gồm:
- mô tả vấn đề
- kỳ vọng cải thiện (bạn muốn họ làm gì)
- một mục tiêu với một mốc thời gian để đạt được thành tích
Và khi vấn đề trở nên chính thức hơn
- giải thích về hậu quả nếu mục tiêu không được đáp ứng.
Như bạn sẽ thấy bên dưới, định dạng nói chuyện với nhân viên tiến triển từ:
- cuộc trò chuyện bằng miệng, để
- kế hoạch hành động khắc phục bằng văn bản; đôi khi một vài, đôi khi chỉ một, để
- đình chỉ, và cuối cùng
- chấm dứt nếu các bước trước không thành công
Các cuộc trò chuyện bằng miệng nên được ghi vào hồ sơ nhân viên cá nhân của người giám sát ở mức tối thiểu. Tất cả các hành động vượt quá điều này phải được chính thức lập thành văn bản dưới dạng kế hoạch cải tiến hiệu suất, sau đó ghi ngày và ký bởi người giám sát và nhân viên. Nhân viên, giám sát và Phòng Nhân sự đều phải có bản sao.
3. Thông báo cho nhân viên về tiến độ hoặc các vấn đề tiếp tục của họ.
Rõ ràng, điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ và cung cấp phản hồi cho nhân viên về hiệu suất của họ liên quan đến kế hoạch đã đề ra. Tối thiểu, người giám sát nên ngồi lại với nhân viên để xem xét các mục tiêu cải thiện hiệu suất của họ khi đến thời hạn.
Nếu các mục tiêu ban đầu không đạt được, việc theo dõi sẽ được xác định dựa trên mức độ nghiêm trọng và hậu quả tiềm ẩn của vấn đề. Các kế hoạch / hành động khắc phục bổ sung bằng văn bản có thể được đảm bảo hoặc hành động nghiêm trọng hơn như đình chỉ có thể là phù hợp. Chỉ sau đây, việc chấm dứt thường được coi là cần thiết. Một lần nữa, mức độ nghiêm trọng của vấn đề quyết định tốc độ di chuyển của một người qua các bước này, hoặc mọi bước có phù hợp hay không. Tất nhiên, chính sách của công ty cũng định hướng điều này.
4. Đưa ra một chấm dứt hợp pháp của việc làm.
Khi các kế hoạch cải tiến không đạt được mức hiệu suất công việc mong muốn, thì việc chấm dứt hợp đồng có thể là một quá trình hành động thích hợp.
- Người giám sát nên tham khảo ý kiến nhân sự để xem xét trường hợp trước khi có bất kỳ hành động cuối cùng nào. Sau đó, một cuộc họp ngắn với nhân viên nên được lên lịch để xem xét thực tế là các mục tiêu hoạt động đã không được đáp ứng và việc làm đang bị chấm dứt có hiệu lực ngay lập tức.
- Khi gặp gỡ nhân viên, hãy làm việc theo kiểu kịch bản tinh thần là tốt để tránh nói bất cứ điều gì gây khó chịu hoặc có thể gây ra các vấn đề sau này. Cuộc họp này được điều hành bởi người giám sát, giọng điệu nên từ bi, nhưng chắc chắn. Bạn có thể chúc họ tốt nhưng bạn không nên xin lỗi vì bất cứ điều gì. Bạn có thể xem xét các lĩnh vực vấn đề, các kế hoạch hành động, kết quả không đầy đủ và nói rằng, vì lý do này, việc làm đang bị chấm dứt. Một số công ty chọn có nhân chứng trong phòng khi cuộc trò chuyện này xảy ra.
- Bất kỳ thông tin chấm dứt thích hợp nào khác phải được cung cấp bằng lời nói và văn bản. Ví dụ: bất kỳ chi tiết nào về tiền thôi việc, bảo hiểm COBRA, v.v. Bất kỳ đồ đạc nào của công ty nên được trả lại, chẳng hạn như chìa khóa hoặc điện thoại di động vào thời điểm này. Bạn không muốn một nhân viên kích động nán lại nơi làm việc. Bạn nên đưa họ ra khỏi cửa sau khi cho phép họ thu dọn đồ đạc.
- Trong nhiều doanh nghiệp, một người nào đó hộ tống nhân viên trở lại khu vực làm việc hoặc văn phòng của họ để loại bỏ các vật dụng cá nhân của họ trước khi được hộ tống ra ngoài. Nhân viên có thể được phép trút giận trong cuộc họp của bạn nhưng bạn không nên tranh luận với họ, không nên để một cuộc thảo luận kéo dài. Cuộc họp không phải là nơi để chia sẻ lại mọi thứ đã xảy ra trước thời điểm này, mà là để tiến lên phía trước.
- Mọi vấn đề về bảo mật cũng cần được giải quyết trước hoặc ngay sau cuộc họp này. Ví dụ, bất kỳ mật khẩu nào cũng nên được hủy kích hoạt và cần thực hiện các bước để đảm bảo nhân viên bị sa thải không rời khỏi tòa nhà với bất kỳ thông tin nhạy cảm hoặc công ty nào. Như đã nêu trước đây, các chìa khóa, v.v. phải được thu thập ngay lập tức.
Hy vọng rằng, bằng cách chủ động xử lý các vấn đề về hiệu suất, việc chấm dứt hợp đồng có thể tránh được. Trong mọi trường hợp, nhân viên xứng đáng được giao tiếp rõ ràng, nhất quán, công bằng và có cơ hội để nâng cao hiệu suất như mong đợi. Người giám sát và người quản lý cần phải hiểu biết về luật pháp, tuân thủ các chính sách và duy trì tài liệu thích hợp để đảm bảo rằng công ty hoặc doanh nghiệp của họ được bảo vệ và các quyết định chấm dứt là hợp lý và được thực hiện với sự khó khăn và thiếu ý chí.
Một vài tài nguyên hữu ích
- Bộ Lao động Hoa Kỳ - Tìm theo chủ đề - Chấm dứt
- Luật chấm dứt sai lầm
- Viện thông tin pháp lý: Luật lao động và việc làm
© 2009 Christine Mulberry