Mục lục:
- Các thành phần chính của một bức thư kinh doanh tuyệt vời
- 1. Địa chỉ của người gửi
- 2. Ngày
- 3. Địa chỉ của người nhận
- 4. Ấn tượng đầu tiên tốt (Lời chào)
- 5. Lý do Viết Thư Kinh doanh (Nội dung Thư)
- 6. Kết thúc Thư kinh doanh
- 7. Cho phép liên hệ trong tương lai
- 8. Đóng thư
- 9. Vỏ
- 10. Tên viết tắt của người đánh máy
- Hãy dành thời gian của bạn!
Một lá thư kinh doanh là một nghi thức hàng ngày đối với một số người.
Bởi Petar Miloševi? (Tác phẩm riêng), CC-BY-SA-3.0, qua Wiki Commons
Giao tiếp kinh doanh là chìa khóa để điều hành một công ty có lợi nhuận và được tôn trọng. Một lá thư kinh doanh là một nghi thức hàng ngày đối với nhiều doanh nghiệp và nhân viên của họ. Một bức thư kinh doanh có thể tạo ra hoặc phá vỡ một thỏa thuận kinh doanh, và rõ ràng, một bức thư được viết tốt sẽ có khả năng đóng dấu thỏa thuận tốt hơn.
Mẫu định dạng thư thương mại chuyên nghiệp. Các con số đề cập đến các thành phần chính của một bức thư kinh doanh.
Teresa Coppens, 2012
Các thành phần chính của một bức thư kinh doanh tuyệt vời
Có mười thành phần chính của một bức thư kinh doanh tuyệt vời:
- Địa chỉ của người gửi
- Ngày
- Địa chỉ của người nhận
- Một ấn tượng tốt đầu tiên (chào)
- Lý do viết (phần nội dung thư)
- Kết thúc bức thư
- Đề cập đến liên hệ trong tương lai
- Đóng thư
- Vỏ bọc
- Tên viết tắt của người đánh máy
1. Địa chỉ của người gửi
Thành phần này thường có trên giấy tiêu đề của công ty. Tuy nhiên, nếu bạn không sử dụng tiêu đề thư, địa chỉ của người gửi sẽ xuất hiện ở bên trái cách đầu trang hai inch. Chỉ bao gồm địa chỉ đường phố, thành phố và mã zip, sau đó là số điện thoại liên hệ, số fax và địa chỉ email, nếu có. Phông chữ thích hợp cho bức thư của bạn phải dễ đọc và trang trọng. Phông chữ được chấp nhận rộng rãi là Times New Roman, cỡ 12 là một phông chữ bảo thủ.
2. Ngày
Thành phần này được sử dụng để chỉ ngày mà lá thư được viết. Nếu bạn mất vài ngày để soạn bức thư, thì hãy sử dụng ngày hoàn thành bức thư. Khi viết thư cho các công ty ở Hoa Kỳ, hãy sử dụng định dạng ngày của Hoa Kỳ đặt tháng trước ngày (12 tháng 4 năm 2012). Đường dữ liệu phải được căn trái và xuất hiện một dòng bên dưới Địa chỉ của người gửi.
3. Địa chỉ của người nhận
Để trống một dòng sau địa chỉ của người gửi, sau đó là địa chỉ của người nhận. Đối với địa chỉ quốc tế, hãy nhập tên quốc gia bằng chữ in hoa ở dòng cuối cùng. Nếu có thể, bạn nên viết thư cho một cá nhân cụ thể. Gọi cho công ty hoặc nói chuyện với nhân viên của công ty nếu bạn không có tên của người đó. Bao gồm một chức danh cá nhân chính xác như Bà, Bà, Ông, hoặc Tiến sĩ. Nếu nghi ngờ về sở thích cá nhân của phụ nữ, hãy sử dụng Ms.
4. Ấn tượng đầu tiên tốt (Lời chào)
Ấn tượng đầu tiên của bạn đối với người đọc sẽ là cách chào thư của bạn. Đảm bảo tên và chức danh của người đó chính xác và viết đúng chính tả. Nếu không thể tìm thấy cách sử dụng tên của người đó, “Thưa ông hoặc bà:” Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người đó, bạn có thể sử dụng tên đầy đủ trong lời chào. Ví dụ: bạn có thể viết Dear Chris Williams: nếu bạn không chắc chắn về giới tính của Chris. Tên trong lời chào của bạn phải giống với tên được sử dụng cho Địa chỉ của người nhận. Để trống một dòng sau lời chào.
5. Lý do Viết Thư Kinh doanh (Nội dung Thư)
Thư thương mại có thể được viết vì nhiều lý do, chẳng hạn như:
- Yêu cầu (để hỏi thông tin)
- Yêu cầu (yêu cầu ai đó làm điều gì đó)
- Xin lỗi (để nói lời xin lỗi)
- Khiếu nại (để phàn nàn về một vấn đề)
Khi viết một bức thư hỏi thăm hoặc yêu cầu, bạn có thể bắt đầu bức thư của mình bằng câu: “Bạn có thể…” hoặc “Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn…” Khi đưa ra tin xấu hoặc xin lỗi, bạn nên tế nhị và lịch sự, nêu lý do. cho vấn đề. “Rất tiếc, chúng tôi sẽ không thể xử lý đơn đặt hàng của bạn đúng thời hạn do…” hoặc “Rất tiếc, chúng tôi sẽ không thể gặp bạn vào lúc này do quá nhiều cam kết trước đó”.
Sử dụng định dạng khối khi viết thư của bạn. Không thụt lề đoạn văn mà hãy làm khoảng trắng. Để lại một khoảng trống giữa các đoạn văn. Điều rất quan trọng khi viết một bức thư kinh doanh phải nhớ rằng sự ngắn gọn là chìa khóa. Trong đoạn đầu tiên, hãy mở đầu một cách thân thiện và sau đó nêu mục đích của bạn bằng văn bản. Đoạn văn tiếp theo nên cung cấp các chi tiết giải thích lý do viết. Đoạn thứ ba có thể cung cấp thông tin cơ bản và các chi tiết hỗ trợ.
6. Kết thúc Thư kinh doanh
Đoạn kết thúc nên trình bày lại mục đích của bức thư và nếu cần, hãy yêu cầu một số loại hành động. “Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào.” “Tôi muốn gặp bạn khi thuận tiện để thảo luận thêm về vấn đề này.” Ngoài ra, nếu tài liệu phải được đính kèm, điều đó nên được chỉ ra trong đoạn kết. "Xin vui lòng tìm kèm…"
7. Cho phép liên hệ trong tương lai
Đoạn kết thúc cũng nên đề cập đến liên hệ trong tương lai, chẳng hạn như, "Tôi mong được gặp bạn vào thứ Tư tới."
8. Đóng thư
Việc đóng thư của bạn phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. 'Trân trọng,' trang trọng hơn nhiều so với 'Trân trọng,'. Nếu người đọc nổi tiếng với bạn thì có thể sử dụng 'Trân trọng'. Sau dấu đóng thích hợp, theo sau là dấu phẩy, hãy để lại bốn dòng cho chữ ký của bạn, sau đó nhập tên và chức vụ của bạn.
9. Vỏ
Nếu các thùng có kèm theo chữ cái, hãy cho biết điều này bằng cách viết 'Enc.' một dòng bên dưới kết thúc. Nếu một số tài liệu được bao gồm, thì việc đặt tên cho từng tài liệu là phù hợp.
10. Tên viết tắt của người đánh máy
Nếu bạn soạn thảo bức thư nhưng người khác đã đánh máy hoặc bạn đã đánh máy bức thư cho người khác, tên viết tắt của người đánh máy sẽ xuất hiện sau các hộp thư. Nếu bạn là người gửi và tự mình đánh máy, hãy bỏ qua các chữ cái đầu của người đánh máy.
Hãy dành thời gian của bạn!
Các bức thư thương mại chuyên nghiệp tuân theo một phác thảo chính thức mang lại cho chúng một cái nhìn bóng bẩy. Tuy nhiên, nội dung là đặc điểm quan trọng nhất sẽ đảm bảo một kết quả tích cực cho mục đích thư của bạn. Điều bắt buộc là chính tả và ngữ pháp của bạn phải hoàn hảo. Do đó, hãy đọc lại tác phẩm của bạn hai hoặc ba lần trước khi gửi. Đảm bảo rằng cách diễn đạt của bạn lịch sự, tế nhị và đi vào trọng tâm. Các giám đốc điều hành có hạn chế về thời gian và không có khả năng dành thời gian đọc những bài văn xuôi lan man và mất quá nhiều thời gian để đạt được ý. Hãy dành thời gian để làm theo các hướng dẫn trong bài viết này và cẩn thận chỉnh sửa nội dung súc tích của bạn, và một lá thư chuyên nghiệp sẽ là kết quả.