Mục lục:
- Lợi ích của việc cung cấp phản hồi hiệu quả
- Phản hồi nào nên tập trung vào
- Làm thế nào để đưa ra một đánh giá có ý nghĩa
- 1. Đặt mục tiêu rõ ràng
- 2. Quan sát hiệu suất của nhân viên mà không di chuột quá nhiều
- 3. Kiểm tra thường xuyên với nhân viên của bạn
- 4. Nhận biết Hiệu suất
- Cách giữ cho phản hồi hữu ích và hỗ trợ
- 1. Thừa nhận Tiến độ
- 2. Sử dụng sự công nhận như một công cụ để truyền cảm hứng cho người khác
- 3. Đưa ra các ví dụ cụ thể về những gì nhân viên đã làm tốt
- 4. Bày tỏ lòng biết ơn
- 5. "Rửa. Rửa sạch. Lặp lại."
- Mẹo để cung cấp phản hồi
- Đánh giá Giúp cả Nhân viên và Quản lý đạt được Mục tiêu
Các nhà lãnh đạo và giám sát thông minh biết cách đưa ra phản hồi rõ ràng.
Các nhà lãnh đạo mạnh mẽ tại nơi làm việc đã nắm vững nghệ thuật đưa ra phản hồi có ý nghĩa cho nhân viên của họ. Dưới đây là một số mẹo về cách giúp bạn giao tiếp hiệu quả với nhân viên trong quá trình đánh giá hiệu suất.
Lợi ích của việc cung cấp phản hồi hiệu quả
Khi người giám sát và người quản lý có kỹ năng cung cấp phản hồi cho nhân viên của họ, kết quả thường luôn tích cực cho cả nhân viên và trưởng nhóm. Nhân viên đạt được mục tiêu của họ. Họ học các kỹ năng mới trong quá trình này khi các nhà lãnh đạo cung cấp hướng dẫn và phản hồi về những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả. Sự tự tin của họ được tăng cường, và năng lượng và sự nhiệt tình của họ đối với dự án của họ được đổi mới mỗi khi họ được công nhận cho những nỗ lực của mình.
Phản hồi nào nên tập trung vào
Để một tổ chức phát triển và lớn mạnh, người lãnh đạo của tổ chức đó phải có thể thoải mái đưa ra phản hồi cho nhân viên. Phản hồi hiệu quả tại nơi làm việc thường tập trung vào bốn điều chính:
- Hành vi của nhân viên: Nhân viên có xuất hiện đúng giờ không? Anh ta có đang thực hiện nhiệm vụ của mình một cách an toàn và tận tâm không? Anh ấy có đang làm theo hướng dẫn và chú ý đến từng chi tiết không?
- Thái độ: Thái độ của nhân viên có tích cực và năng nổ không? Hay là tiêu cực và ế ẩm? Nhân viên có vẻ tự hào về công việc của mình?
- Mối quan hệ giữa các cá nhân: Nhân viên hòa thuận với các nhân viên khác tốt như thế nào? Nhân viên đối xử với khách hàng như thế nào? Nhân viên có thể hiện ranh giới tốt không?
- Tiến tới mục tiêu đã thiết lập: Nhân viên đang thực hiện tốt như thế nào so với các mục tiêu và mục tiêu đã thiết lập?
Làm thế nào để đưa ra một đánh giá có ý nghĩa
Khi thiết lập, chuẩn bị và đưa ra đánh giá, bằng cách làm theo bốn bước tiếp theo sau đây, người quản lý có thể cung cấp cho nhân viên và tình nguyện viên của họ phản hồi có ý nghĩa và phù hợp.
1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Một trong những bước đầu tiên để đưa ra phản hồi hiệu quả cho nhân viên là thiết lập cho họ thành công ngay từ đầu. Và cách tốt nhất để làm điều đó là thiết lập các mục tiêu và mục tiêu cụ thể và sau đó truyền đạt chúng một cách rõ ràng và ngắn gọn trước khi thực hiện một dự án hoặc nhiệm vụ.
2. Quan sát hiệu suất của nhân viên mà không di chuột quá nhiều
Để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả, người đưa ra phản hồi hữu ích cho nhân viên, điều quan trọng là phải có mặt và hỗ trợ trong khi giám sát nhân viên. Bạn không thể đưa ra những đề xuất hữu ích để cải tiến nếu bạn không dành thời gian quan sát nhân viên của mình thực hiện nhiệm vụ của họ trong một môi trường làm việc 'tự nhiên' nhất có thể.
Khi bạn quan sát hiệu suất của nhân viên, hãy ghi chú cẩn thận, chu đáo về những gì họ đang làm tốt và những lĩnh vực cần cải thiện. Những ghi chú mà bạn thực hiện sẽ có giá trị khi bạn cung cấp phản hồi của mình cho nhân viên.
3. Kiểm tra thường xuyên với nhân viên của bạn
Luôn cung cấp thông tin phản hồi một cách kịp thời. Cách tốt nhất để đảm bảo rằng phản hồi của bạn với nhân viên được hiểu và thực hiện là đảm bảo rằng bạn đưa ra phản hồi về hiệu suất càng gần với hành động hoặc hoạt động càng sớm càng tốt. Bằng cách đó, nếu nhân viên đi sai hướng, bạn có thể giúp hướng dẫn anh ta trở lại đúng hướng càng sớm càng tốt.
Thật là không khuyến khích khi làm dự án, gần hoàn thành và sau đó có người quản lý nói với bạn rằng anh ta nghĩ rằng bạn đang làm sai. Nhân viên có thể sẽ hét lên, "Tại sao bạn không nói với tôi điều đó sớm hơn!" trong đầu anh, nếu không muốn nói là thành tiếng.
4. Nhận biết Hiệu suất
Các nhà lãnh đạo giỏi biết rằng sự đánh giá cao và công nhận là nền tảng để tạo ra một đội ngũ năng động lành mạnh. Đảm bảo rằng bạn luôn tìm thấy những điều tích cực để nhận xét khi đánh giá một nhân viên.
Đưa ra phản hồi rõ ràng, phù hợp cho nhân viên của bạn sẽ không chỉ cải thiện hiệu suất tại nơi làm việc mà còn làm tăng sự hài lòng trong công việc của nhân viên.
Cách giữ cho phản hồi hữu ích và hỗ trợ
Hãy luôn nhớ rằng khi phản hồi được đưa ra một cách hiệu quả, nó luôn nâng cao mọi người hơn là khiến họ rơi xuống. Dưới đây là một số mẹo và đề xuất về cách giữ cho phản hồi hữu ích và hỗ trợ.
1. Thừa nhận Tiến độ
Phản hồi hiệu quả phải luôn bao gồm việc ghi nhận những cải tiến mà một nhân viên đã thực hiện trong suốt thời gian dự án hoặc đánh giá.
2. Sử dụng sự công nhận như một công cụ để truyền cảm hứng cho người khác
Khi được thực hiện một cách công bằng và tôn trọng, việc chia sẻ thành tích và thành công của một thành viên trong nhóm với các nhân viên khác có thể giúp truyền cảm hứng cho họ tiếp tục thực hiện. Công nhận một nhân viên trước mặt các nhân viên khác không bao giờ được thực hiện với mục đích làm xấu mặt những nhân viên kém cỏi. Điều đó có thể sẽ dẫn đến cảm giác bực bội vì một số nhân viên sẽ được đối xử tốt hơn những nhân viên khác.
3. Đưa ra các ví dụ cụ thể về những gì nhân viên đã làm tốt
Bằng cách đó, họ sẽ dễ dàng tiếp tục làm tốt nhiệm vụ cụ thể đó. Nếu bạn sử dụng những tuyên bố và cụm từ rộng rãi như “Đó là một bài thuyết trình tuyệt vời mà bạn đã gửi cho các bên liên quan của chúng tôi vào tuần trước, bạn chỉ đơn giản là khen ngợi chứ không phải phản hồi có thể được sử dụng để giúp nhân viên tiếp tục đi đúng hướng.
Thay vào đó, hãy thử nói điều gì đó cụ thể như “Tôi có thể thấy từ đồ họa thông tin mà bạn thiết kế rằng bạn thực sự nắm chắc cấu trúc quản lý chuỗi cung ứng. Tôi nghĩ rằng các trang trình bày của bạn được trình bày tốt, dễ hiểu và được viết bằng ngôn ngữ mà khán giả có thể hiểu được. Bạn đã không sử dụng quá nhiều biệt ngữ và tôi nghĩ điều đó sẽ giúp mọi người tiếp thu thông tin dễ dàng hơn. ”
4. Bày tỏ lòng biết ơn
Cảm ơn những nỗ lực của nhân viên. Cung cấp cho họ một hoặc hai ví dụ về cách mà công việc tốt của họ đã có tác động tích cực đến tổ chức.
5. "Rửa. Rửa sạch. Lặp lại."
Hãy chắc chắn khuyến khích nhân viên của bạn tiếp tục làm nhiều việc tốt hơn.
Cách bạn nói chuyện với nhân viên của mình trong quá trình đánh giá có thể có tác động lớn đến việc nhân viên đó có thể tích hợp thành công phản hồi vào công việc của họ hay không.
Mẹo để cung cấp phản hồi
Nó không chỉ là những gì bạn nói, mà còn là cách bạn nói.
- Hãy chú ý đến những cụm từ nghe có vẻ phán xét. Đưa ra những tuyên bố chung chung chẳng hạn như “Những nhà lãnh đạo giỏi thì không…” hoặc “Nếu bạn vừa làm việc này thay vì…”.
- Hãy nhớ rằng bạn đang nói cho ai: chính bạn. Bạn không đánh giá nhân viên thay mặt cho thế giới. Sử dụng các cụm từ “tôi” ở ngôi thứ nhất như “Tôi nghĩ…” hoặc “Theo kinh nghiệm của tôi…” Ngay cả khi bạn là Giám đốc điều hành hàng đầu của công ty lớn nhất thế giới, bạn vẫn chỉ có thể nói cho chính mình.
- Đừng tin vào điểm của bạn. Khi đưa ra phản hồi cho nhân viên, hãy tập trung và không lặp lại một mục mà bạn đã thảo luận trong cuộc trò chuyện. Làm như vậy có thể giống như nhân viên đang bị đánh mắng. Mục tiêu của bạn là truyền đạt những mối quan tâm của bạn, chứ không phải nói đi nói lại những điểm tiêu cực.
- Đừng sử dụng sự tuyệt đối trong đánh giá của bạn. Các cụm từ sử dụng sự tuyệt đối bao gồm “bạn không bao giờ” hoặc “bạn luôn luôn”. Rất hiếm khi mọi người cư xử theo cùng một cách hơn và nhiều lần. Hãy thực tế về những đánh giá của bạn. Việc gán cho nhân viên một điểm tuyệt đối, cho dù đó là tích cực của tiêu cực, sẽ đặt ra một áp lực về hiệu suất không thể có đối với cá nhân. Ví dụ, nếu nhân viên nghe rằng bạn tin rằng anh ta luôn đến muộn, thì có vẻ như bạn đã đánh giá nhân viên đó rồi, vậy đâu là động lực để điều chỉnh hành vi.
- Tôn trọng phẩm giá của nhân viên. Nếu bạn cần đưa ra phản hồi nghiêm khắc về hiệu suất của nhân viên, hãy làm điều đó một cách riêng tư. Không cần phải quát mắng, làm xấu hổ hoặc làm nhục nhân viên trước mặt người khác. Không chỉ đối xử thiếu tôn trọng với nhân viên trước mặt người khác sẽ làm tổn hại đến sự tự tin và động lực của cá nhân đó, những người khác chứng kiến việc đặt tên và làm xấu hổ của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Công việc của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo là xây dựng một bầu không khí tôn trọng, an toàn, lành mạnh tại nơi làm việc.
Từ cuốn sách hướng dẫn Đánh giá Hiệu quả: Mẹo và Kỹ thuật Đưa ra Đánh giá Hữu ích do Toastmasters International xuất bản.
Một nhân viên nên cảm thấy được trao quyền và có động lực để làm hết sức mình khi kết thúc đánh giá.
Đánh giá Giúp cả Nhân viên và Quản lý đạt được Mục tiêu
Dành thời gian để chuẩn bị và cung cấp một đánh giá có ý nghĩa về hiệu suất công việc của nhân viên sẽ không chỉ củng cố và cải thiện khả năng thực hiện công việc của nhân viên mà còn giúp bạn với tư cách là người quản lý hoặc người giám sát đạt được các mục tiêu mà tổ chức của bạn đã đề ra cho bạn!
© 2016 Sally Hayes