Mục lục:
- Trộm cắp nhân viên: Nó có thể xảy ra với bạn
- Năm Dấu hiệu của Trộm cắp Nhân viên
- Phải làm gì nếu bạn phát hiện hoặc nghi ngờ nhân viên trộm cắp
- Ngăn chặn nhân viên trộm cắp trong doanh nghiệp của bạn
- Các bước bạn có thể thực hiện để ngăn chặn hoặc giảm thiểu hành vi trộm cắp của nhân viên
- Trộm cắp nhân viên: Mang đi
- Trộm cắp nhân viên phổ biến như thế nào?
- Nói chuyện với người lạ: Điều chúng ta nên biết về những người mà chúng ta không biết
Cách xử lý hành vi trộm cắp của nhân viên
Tác giả
Trộm cắp nhân viên: Nó có thể xảy ra với bạn
Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ, việc đặt niềm tin vào nhân viên của mình là điều cần thiết và cả rủi ro. Một mặt, bạn cần những người có thể hỗ trợ bạn về tất cả các khía cạnh của việc điều hành doanh nghiệp, từ tương tác với khách hàng và khách hàng, đến giao dịch với nhà cung cấp, nhận thanh toán, ghi sổ kế toán, theo dõi chi phí và dự trữ hàng hóa. Tuy nhiên, ngay cả một số nhân viên có sơ yếu lý lịch và tài liệu tham khảo ấn tượng cũng có thể không trung thực. Khi một nhân viên như vậy phụ trách việc thanh toán, mua các mặt hàng liên quan đến kinh doanh và / hoặc cân đối tài khoản, thì khả năng bạn muốn lướt qua doanh nghiệp của bạn là quá lớn. Một số nhân viên rất giỏi trong việc che giấu hành vi trộm cắp của họ, nhưng những người khác lại hoàn toàn tham gia vào hành vi gian lận.
Các số liệu thống kê về hành vi trộm cắp của nhân viên thật đáng ngạc nhiên, nếu không muốn nói là gây sốc.
Vào năm 2011, một cuộc khảo sát của Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia cho thấy những thiệt hại do nhân viên trộm cắp, ăn cắp đồ trong cửa hàng, lỗi thủ tục giấy tờ và gian lận của nhà cung cấp đã làm tăng thêm 34,5 tỷ đô la, hay 1,41% doanh thu bán lẻ, trong tổng số đó, 43,9% là do hành vi trộm cắp của nhân viên, nhiều hơn đáng kể so với tổn thất do trộm cắp (35,7%).
Mặc dù một số hành vi trộm cắp của nhân viên có thể được phân loại là tương đối nhỏ (ăn cắp đồ dùng văn phòng, sử dụng thiết bị của công ty cho mục đích cá nhân), nhưng thiệt hại đáng kể hơn xảy ra do làm sai lệch hồ sơ thời gian, đánh cắp thông tin kinh doanh độc quyền như danh sách khách hàng, tài khoản và hồ sơ tiến sĩ để đưa nhiều tiền hơn trong túi của nhân viên.
Thật không may cho tác giả này, tôi đã phát hiện ra rằng một nhân viên đáng tin cậy đã làm việc cho công ty luật của tôi kể từ ngày nó mở cửa vừa trả lương cao hơn cho bản thân qua bảng lương vừa sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp cho nhiều loại giao dịch cá nhân trong khoảng thời gian 5 tháng vào năm 2019 Cô ấy là nhân viên duy nhất của tôi, và tôi đã làm việc với cô ấy khi cả hai chúng tôi đều làm việc cho một công ty khác vào năm trước. Nhân viên này phụ trách việc tiếp nhận khách hàng, trả lương (cho hai chúng tôi), các khoản phải thu, và cô ấy cũng từng là thư ký kiêm luật sư của tôi. Cô có quyền truy cập vào cả thẻ tín dụng của công ty và tài khoản séc của công ty. Theo yêu cầu của tôi, nhân viên cũng thiết lập các dịch vụ trả lương, trang web, quảng cáo và tiếp thị của chúng tôi. Cô ấy liên tục nói với tôi, "Tôi muốn bạn có thể tập trung vào việc hành nghề luật - Tôi sẽ lo mọi thứ khác."Những lời đó trở lại ám ảnh tôi khi hành vi trộm cắp nhân viên của cô ấy khiến tôi chỉ mất hơn 20.000 đô la trong năm tháng ngắn ngủi.
Năm Dấu hiệu của Trộm cắp Nhân viên
Phải làm gì nếu bạn phát hiện hoặc nghi ngờ nhân viên trộm cắp
- Trừ khi bạn bắt được nhân viên đang thực hiện hành vi đó (xem # 7 bên dưới), hãy báo cáo ngay lập tức hành vi trộm cắp bị nghi ngờ cho bộ phận nhân sự của bạn, nếu bạn có và phối hợp với bộ phận, thực hiện theo bất kỳ và tất cả các quy trình sổ tay nhân viên đã được công bố. Bạn cũng có thể muốn thảo luận vấn đề này với bộ phận kế toán của mình nếu có.
- Nếu nhân viên có quyền truy cập vào thẻ tín dụng doanh nghiệp, tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tài khoản khách hàng hoặc hàng hóa, ngay lập tức hạn chế hoặc đóng băng quyền truy cập. Điều này bao gồm việc báo cáo hành vi trộm cắp đáng ngờ cho các ngân hàng và loại bỏ nhân viên đó với tư cách là người ký hoặc đại diện được ủy quyền trên tất cả các tài khoản. Hạn chế quyền truy cập của nhân viên vào cơ sở kinh doanh cũng như bất kỳ và tất cả các địa điểm mà doanh nghiệp của bạn được giao dịch, nếu có thể.
- Nếu bạn không có bộ phận nhân sự và / hoặc không có sổ tay nhân viên đã xuất bản, hãy sắp xếp để bên thứ ba có mặt trong cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp với nhân viên bị nghi ngờ có hành vi trộm cắp.
- Chuẩn bị cho một cuộc điện thoại hoặc cuộc họp với nhân viên, lấy bằng chứng bạn có tài liệu đó hoặc hỗ trợ nghi ngờ trộm cắp.
- Đình chỉ hoặc chấm dứt nhân viên ngay lập tức, tùy thuộc vào bằng chứng của bạn và nếu có sổ tay nhân viên, sau khi tuân theo các chính sách và thủ tục được công bố. Bạn nên có người thứ ba hiện diện trong cuộc họp hoặc cuộc gọi điện thoại này.
- Báo ngay vụ trộm cho cơ quan công an.
- Nếu bạn bắt được nhân viên đang thực hiện hành vi trộm cắp, hãy gọi cảnh sát ngay lập tức trước khi cho phép nhân viên đó rời đi.
- Báo cáo ngay hành vi trộm cắp cho khách hàng hoặc khách hàng nếu nhân viên đã truy cập vào thông tin nhạy cảm bao gồm nhưng không giới hạn số an sinh xã hội, số tài khoản ngân hàng và / hoặc số thẻ tín dụng.
- Nếu nhân viên có máy tính xách tay được cấp cho họ hoặc thiết bị di động khác có lưu trữ thông tin khách hàng hoặc khách hàng nhạy cảm, hãy đảm bảo việc trả lại (các) máy tính hoặc thiết bị đó ngay lập tức. Tất cả tài sản của công ty phải được yêu cầu trả lại, bao gồm điện thoại di động, thẻ thành viên và bất kỳ phương thức nào khác mà công ty có thể thực hiện chi phí (ví dụ: thẻ tín dụng nhiên liệu).
Ngăn chặn nhân viên trộm cắp trong doanh nghiệp của bạn
Các bước bạn có thể thực hiện để ngăn chặn hoặc giảm thiểu hành vi trộm cắp của nhân viên
Thuê nhân viên là một việc làm tế nhị. Bạn có thể tham khảo ý kiến của luật sư việc làm để đảm bảo rằng các hoạt động tuyển dụng của bạn không phân biệt đối xử. Luật sư cũng có thể giúp bạn phát triển sổ tay nhân viên đề cập đến các tình huống như hành vi trộm cắp của nhân viên. Một thỏa thuận không cạnh tranh cũng có thể được khuyến khích để bảo vệ bí mật thương mại và danh sách khách hàng.
Chủ động phòng ngừa tổn thất ngay từ đầu. Điều này, cùng với các hoạt động sàng lọc nhân viên hợp pháp, cẩn thận, có thể cung cấp một số bảo hiểm cho chủ doanh nghiệp nhỏ.
Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để ngăn chặn hoặc giảm thiểu hành vi trộm cắp của nhân viên:
- Yêu cầu và liên hệ với ít nhất ba tài liệu tham khảo chuyên nghiệp được liệt kê bởi một nhân viên tiềm năng trước khi tuyển dụng
- Nếu nhân viên có quyền truy cập vào tiền mặt và / hoặc tài khoản, hãy thực hiện kiểm tra định kỳ và cân đối sổ sách thường xuyên (không ít hơn một lần mỗi tháng)
- Giải thích và yêu cầu nhân viên ký các chính sách và thủ tục tuyển dụng liên quan đến việc được phép sử dụng thẻ tín dụng của công ty và thanh toán bằng tiền của công ty cho bất kỳ giao dịch mua nào liên quan đến kinh doanh
- Giải thích và yêu cầu nhân viên ký các chính sách và thủ tục tuyển dụng cấm sử dụng thẻ tín dụng của công ty và thanh toán bằng quỹ của công ty cho mọi chi phí cá nhân
- Cân nhắc yêu cầu luật sư soạn thảo một thỏa thuận không cạnh tranh có thể thực thi để bảo vệ danh sách khách hàng độc quyền và chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp
- Cân nhắc việc yêu cầu ủy quyền trước bất kỳ khoản chi nào cho giao dịch mua liên quan đến kinh doanh vượt quá một trăm đô la trong bất kỳ giao dịch đơn lẻ nào và đối với bất kỳ tình huống nào trong đó nhiều giao dịch liên quan đến kinh doanh vượt quá ba trong một tuần nhất định
- Cân nhắc yêu cầu mỗi nhân viên (không tính đồng hồ thời gian) tính số giờ hàng ngày cho các nhiệm vụ công việc với mô tả về từng nhiệm vụ
- Nếu bạn đồng ý thanh toán bảo hiểm y tế hoặc các chi phí khác (ví dụ dịch vụ điện thoại di động), hãy cân nhắc thu xếp thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp thay vì hoàn trả trực tiếp cho nhân viên
Biết quyền của bạn nếu một nhân viên đã đánh cắp của bạn
Tác giả
Trộm cắp nhân viên: Mang đi
Những bài học tôi học được do hành vi trộm cắp của nhân viên thật khó khăn. Kể từ ngày viết bài này, vấn đề đang trong quá trình tố tụng hình sự. Tôi vẫn chưa xác định có nên theo đuổi nhân viên cũ của mình trong các thủ tục tố tụng dân sự hay không.
Chủ doanh nghiệp nhỏ này có thể không bao giờ bù đắp được những tổn thất mà tôi đã phải gánh chịu. Tôi chắc chắn sẽ không thể phục hồi được vô số giờ đã dành để nộp báo cáo với cảnh sát và FBI, gặp gỡ các tổ chức ngân hàng và thẻ tín dụng, theo dõi khách hàng để cảnh báo họ về hành vi trộm cắp và đối phó với khả năng bị xâm phạm thông tin nhạy cảm của khách hàng. Lần này và số tiền thiệt hại về mặt tinh thần mà nó đã vượt xa số tiền thực tế bị đánh cắp từ công việc kinh doanh nhỏ của tôi.
Kể từ khi phát hiện ra hành vi trộm cắp của nhân viên, tôi biết được rằng nhiều bạn bè và đồng nghiệp khác cũng đã từng gặp trường hợp tương tự như vậy với họ. Mặc dù tôi tin rằng việc ngăn chặn hoàn toàn là khó đạt được, nhưng các doanh nghiệp nhỏ chắc chắn có thể thực hiện các bước nhất định để giảm thiểu rủi ro mất mát.
Trộm cắp nhân viên phổ biến như thế nào?
Nói chuyện với người lạ: Điều chúng ta nên biết về những người mà chúng ta không biết
Hành động pháp lý có thể cần thiết trong trường hợp nhân viên trộm cắp
Tác giả
© 2020 Stephanie Marshall