Mục lục:
- Làm thế nào để ngăn chặn các cuộc họp trở nên lãng phí thời gian
- 9 cách để tổ chức một cuộc họp làm việc hiệu quả và năng suất
- 1. Chọn địa điểm phù hợp cho cuộc họp.
- 2. Hiểu loại cuộc họp bạn sẽ có (và thực hiện theo mục tiêu đó).
- 3. Thông báo trước một chương trình làm việc.
- 4. Mời đúng người.
- 5. Đặt âm báo khi bắt đầu.
- 6. Chọn cấu hình phòng phù hợp cho cuộc họp.
- 7. Đảm bảo rằng bạn được nghỉ ngơi hợp lý và tràn đầy năng lượng.
- 8. Cung cấp đồ giải khát thích hợp.
- 9. Thực hành thêm về cách điều hành cuộc họp hiệu quả bằng cách tham gia các khóa học và chương trình đào tạo.
Làm thế nào để ngăn chặn các cuộc họp trở nên lãng phí thời gian
Các cuộc họp là một trong những cách phổ biến nhất mà mọi người giao tiếp với nhau tại nơi làm việc. Khi được thực hiện đúng, các cuộc họp có thể giảm bớt hiểu lầm, tạo ra ý tưởng mới, củng cố các mục tiêu chung của nhóm và giải quyết các vấn đề. Trong hầu hết các tổ chức, cuộc họp là một phần quan trọng của quá trình ra quyết định. Nhưng một nhà lãnh đạo thông minh cũng biết rằng mỗi khi anh ta gọi họp, nhân viên của anh ta đang bị loại khỏi công việc mà họ được thuê để làm. Khi không được lên kế hoạch và thực hiện đúng cách, các cuộc họp có thể khiến mọi người thất vọng, coi thường và làm việc quá sức.
Những người tham gia nên để các cuộc họp cảm thấy được trao quyền và truyền cảm hứng, không bối rối và vỡ mộng. Dưới đây là một số mẹo và gợi ý để giúp bạn dẫn dắt các cuộc họp hiệu quả và thú vị ở nơi làm việc. Khi được lên kế hoạch cẩn thận, các cuộc họp kết thúc với mọi người cảm thấy như một điều gì đó ý nghĩa đã được hoàn thành.
Tổ chức một cuộc họp hiệu quả bắt đầu bằng việc chọn không gian thích hợp để tụ tập. Đảm bảo đặt trước phòng họp của bạn để có sẵn phòng họp khi bạn cần.
9 cách để tổ chức một cuộc họp làm việc hiệu quả và năng suất
1. Chọn địa điểm phù hợp cho cuộc họp.
Chọn địa điểm họp phù hợp và đảm bảo rằng bạn đã đặt trước với khoảng thời gian hợp lý trước và sau cuộc họp để bạn có thể sắp xếp phòng, chào hỏi khách và trả lời câu hỏi của họ sau đó. Bằng cách tạo không gian trước và sau phần chính của cuộc họp, bạn sẽ tránh được những tình huống khó xử khi mọi người xuất hiện trước khi bạn sẵn sàng hoặc cuộc họp kéo dài thêm giờ và bạn phải nhanh chóng ra khỏi phòng để nhóm lên lịch sau khi bạn có thể. bắt đầu thời gian.
2. Hiểu loại cuộc họp bạn sẽ có (và thực hiện theo mục tiêu đó).
Đó sẽ là một cuộc họp hợp tác, nơi tất cả mọi người sẽ được mong đợi tham gia vào cuộc thảo luận, hay nó sẽ là một cuộc họp mà bạn đang nói phần lớn? Nói chung, có ba loại cuộc họp chính dựa trên luồng thông tin.
- Các cuộc họp phổ biến thông tin: Người lãnh đạo trình bày các sự kiện, giải thích một hướng chính sách mới hoặc trình bày một quy trình hoặc thủ tục. Có thể có thời gian để người tham gia đặt câu hỏi sau phần trình bày chính nhưng phần lớn, thông tin chảy từ trên xuống.
- Các cuộc họp thu thập thông tin: Người lãnh đạo tìm kiếm ý kiến đóng góp và phản hồi từ những người tham gia. Ví dụ, các chủ tịch tiểu ban có thể được yêu cầu cung cấp những phát hiện của nhóm họ. Hoặc có lẽ người lãnh đạo cuộc họp cần ý tưởng để giúp cải thiện quy trình sản xuất hoặc quản trị và muốn cho nhân viên có cơ hội đưa ra ý tưởng của họ. Trong cuộc họp kiểu này, luồng thông tin là từ những người tham gia nhóm đến người lãnh đạo.
- Các cuộc họp hợp tác: Các phiên động não, hội thảo tương tác, lập kế hoạch chiến lược và các cuộc họp có mục đích là đưa ra các ý tưởng để giải quyết một vấn đề hoặc phát triển một kế hoạch trong tương lai, kêu gọi luồng thông tin qua lại lẫn nhau. Trong các loại phiên họp này, người lãnh đạo cuộc họp thường đóng vai trò là người hỗ trợ giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ và truyền năng lượng sáng tạo của nhóm thành các giải pháp hữu ích phục vụ toàn bộ tổ chức.
3. Thông báo trước một chương trình làm việc.
Bằng cách gửi chương trình làm việc cho tất cả những người tham dự cuộc họp trước thời hạn, mọi người có thể chuẩn bị tốt cho vai trò của họ. Họ sẽ biết những vấn đề đang được thảo luận, những phần nào họ dự kiến sẽ phát biểu và những người khác sẽ có mặt tại cuộc họp. Chỉ đơn giản là không chuyên nghiệp và không hiệu quả khi mong đợi mọi người đến tham dự một cuộc họp mà họ không thể chuẩn bị. Bạn đang tổ chức một cuộc họp kinh doanh, không phải là một bữa tiệc bất ngờ, vì vậy hãy đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng.
4. Mời đúng người.
Bạn đã bao giờ ngồi trong một cuộc họp và tự hỏi tại sao bạn lại ở đó? Các vấn đề đang được thảo luận không ảnh hưởng đến bộ phận của bạn, bạn không có kinh nghiệm hoặc kiến thức chuyên môn cần thiết để đóng góp vào cuộc thảo luận hoặc bạn có thời hạn chặt chẽ cho một dự án bộ phận của riêng mình và bạn chỉ là không có thời gian rảnh. Vâng, rất tiếc là một số nhà quản lý lên kế hoạch cho các cuộc họp với tư duy 'càng nhiều, càng vui' và thay vì chỉ mời những người cần nhất để thảo luận về các vấn đề trong chương trình nghị sự, một lời mời hàng loạt được gửi đi và mọi người từ tất cả các góc của tổ chức dự kiến sẽ tham dự.
Nếu bạn muốn lên kế hoạch cho một cuộc họp hiệu quả, hãy chọn lọc khi bạn soạn thảo danh sách người tham gia của mình. Một cách để quyết định xem ai đó có nên tham dự cuộc họp hay không là tự hỏi bản thân xem liệu người đó có phải thực hiện bất kỳ quyết định nào được đưa ra tại cuộc họp hay không. Nếu câu trả lời là có, hãy đưa người đó vào danh sách khách mời.
Những người lập kế hoạch cuộc họp hiệu quả nhất là những người coi trọng thời gian của những người tham gia cũng như họ coi trọng thời gian của chính họ.
5. Đặt âm báo khi bắt đầu.
Đến sớm và sắp xếp tài liệu của bạn trước khi cuộc họp bắt đầu. Thiết lập và kiểm tra thiết bị AV của bạn trước khi những người tham gia bắt đầu đến. Vào thời điểm họ bước qua cửa phòng họp, bạn nên có thời gian để kiểm tra nhanh chóng và sẵn sàng chào đón họ bằng một nụ cười thân thiện và một lời chào thân thiện. Giúp những người tham gia cuộc họp của bạn cảm thấy thoải mái và đảm bảo rằng họ biết sự hiện diện của họ được đánh giá cao --- khi cuộc họp bắt đầu, họ sẽ có nhiều khả năng chú ý và tiếp tục tham gia vào những gì đang diễn ra.
6. Chọn cấu hình phòng phù hợp cho cuộc họp.
Loại cuộc họp bạn đang tham gia (cung cấp thông tin, thu nhận thông tin hoặc giải quyết vấn đề) sẽ giúp bạn quyết định cách sắp xếp bàn ghế. Ví dụ, trong một cuộc họp cung cấp thông tin nơi một người làm hầu hết --- nếu không phải tất cả --- bài phát biểu, sắp xếp bàn ghế theo phong cách lớp học với những người tham gia quay mặt ra phía trước là phù hợp. Trong một cuộc họp mang tính tương tác cao hơn, chẳng hạn như một cuộc họp giải quyết vấn đề mà bạn muốn mọi người có thể nói và lắng nghe nhau, thì thiết lập hình móng ngựa (hình vuông hoặc hình chữ nhật với ghế và ghế ở ba trong bốn cạnh) sẽ thích hợp.
7. Đảm bảo rằng bạn được nghỉ ngơi hợp lý và tràn đầy năng lượng.
Với tư cách là người lãnh đạo cuộc họp, bạn đặt ra âm thanh cho cách cuộc họp sẽ diễn ra. Nếu bạn ngáp ngáp ngáp ngột ngạt hoặc di chuyển khắp phòng như thể pin sắp hết, thì bạn không thể mong đợi những người khác trong phòng tiếp tục chú ý và quan tâm đến những gì bạn đang nói.
8. Cung cấp đồ giải khát thích hợp.
Nếu bạn đang có một cuộc họp kéo dài chiếm gần hết buổi sáng hoặc buổi chiều, bất cứ khi nào có thể, bạn nên cung cấp một số loại đồ uống giải khát nhẹ như trà, cà phê, trái cây và bánh quy trà để giúp mọi người vượt qua. Ít nhất, hãy cung cấp nước. Nếu bạn không thể cung cấp đồ uống giải khát, hãy nhớ nghỉ ngơi trong cuộc họp để mọi người có thể ăn đồ ăn nhẹ của riêng họ hoặc lấy thứ gì đó từ quầy cà phê.
9. Thực hành thêm về cách điều hành cuộc họp hiệu quả bằng cách tham gia các khóa học và chương trình đào tạo.
Các mẹo và đề xuất trong bài viết này về cách điều hành một cuộc họp hiệu quả được lấy cảm hứng từ một tổ chức đã dạy kỹ năng nói và lãnh đạo trong gần 100 năm: Toastmasters International. Tại cuộc họp Toastmasters, bạn không chỉ học cách xoa dịu nỗi sợ hãi khi nói chuyện với khán giả, bạn còn học cách lập kế hoạch và chủ trì cuộc họp, quản lý thời gian hiệu quả, đối phó với sự phân tâm và đưa ra phản hồi và hỗ trợ có ý nghĩa cho đồng nghiệp của bạn. Bạn thậm chí còn học được cách giữ bình tĩnh và suy nghĩ chín chắn khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch.
Bằng cách phát triển các kỹ năng lập kế hoạch cuộc họp và sự kiện như một phần của cam kết liên tục phát triển nghề nghiệp, bạn sẽ chuẩn bị cho mình để đạt được thành công khi tiến lên trong sự nghiệp của mình. Ai mà không yêu một nhân viên có thể thành thạo tổ chức một cuộc họp thú vị và hiệu quả cùng nhau?
© 2017 Sally Hayes