Cách cải thiện văn bản kinh doanh

Làm thế nào để cải thiện văn bản kinh doanh

Tại sao Viết kinh doanh lại quan trọng như vậy?

Văn bản kinh doanh cung cấp một sợi dây chung liên kết các đối tượng khác nhau lại với nhau. Kết quả cuối cùng của việc viết nội dung cuối cùng được các nhà đầu tư, khách hàng, đối tác, nhà quảng cáo, nhân viên, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp và người cho vay nhìn thấy. Giao tiếp bằng văn bản kém có thể gây ra thiệt hại vĩnh viễn — như Will Rogers đã quan sát trong một tác phẩm khôn ngoan vượt thời gian, “Bạn không bao giờ có cơ hội thứ hai để tạo ấn tượng tốt đầu tiên”.

Trong thời đại kỹ thuật số của nội dung viết trên Internet, các tổ chức thuộc mọi quy mô có quyền kiểm soát tối thiểu về thời gian và vị trí của ấn tượng đầu tiên quan trọng đó. Các quy trình bán hàng lấy khách hàng làm trung tâm và các chiến lược tiếp thị trong nước đặt khách hàng chịu trách nhiệm về vận mệnh của chính họ. Khi những người mua tiềm năng đang tìm kiếm nội dung giáo dục giúp họ đưa ra quyết định mua hàng kịp thời, hầu hết khách hàng tìm kiếm thông tin chủ yếu phụ thuộc vào các công cụ tìm kiếm và phương tiện truyền thông xã hội để hướng họ đi đúng hướng.

Với nội dung viết về doanh nghiệp chất lượng cao, các công ty có thể ngay lập tức cải thiện cơ hội tạo ấn tượng đầu tiên thuận lợi. Bất chấp việc giành được hoặc mất khách hàng mới do chất lượng nội dung có tỷ lệ cược cao, nhiều tổ chức vẫn tiếp tục bỏ bóng viết bài kinh doanh một cách thường xuyên. Mặc dù đây là một vấn đề nghiêm trọng, nhưng nó là một vấn đề có thể khắc phục được.

Mục tiêu ở đây là mô tả lý do tại sao và làm thế nào các vấn đề viết kinh doanh xảy ra và xác định một số giải pháp thực tế. Để bắt đầu phần tổng quan này, bảng đầu tiên dưới đây tóm tắt những gì tôi coi là 10 trong số những lý do chính mà các chủ doanh nghiệp và người quản lý bỏ qua việc viết kinh doanh trong thói quen hàng ngày của họ. Bảng thứ hai phác thảo một danh sách thậm chí còn dài hơn — 15 lỗi phổ biến cần tránh trong bất kỳ nỗ lực cải thiện văn bản kinh doanh nào.

10 lý do tại sao các tổ chức xem nhẹ việc viết nội dung

Thiếu kỹ năng viết nội dung
Không biết về chiến lược viết kinh doanh hiệu quả
Do dự về các giải pháp thay thế
Không muốn chi nhiều hơn để viết nội dung chất lượng cao
Không biết rằng cần trợ giúp
Không hỏi đúng câu hỏi
Thiếu thời gian
Khả năng chống lại việc làm khác đi
Không chắc cái gì cần
Trải nghiệm tồi tệ trên trang web Crowdsourcing và Freelance

Bạn sẽ Học từ Sai lầm hay Tránh sai lầm?

Bạn cảm thấy thế nào về những sai lầm? Tôi nghĩ rằng những sai lầm thường bị hiểu lầm bởi tất cả chúng ta.

Một mặt, chúng ta có một quan sát chung cho chúng ta biết rằng "Tất cả chúng ta đều mắc sai lầm." Một lời khuyên phổ biến không kém là "Chúng ta nên luôn học hỏi từ những sai lầm của mình." Ngoài ra còn có sự khôn ngoan dồi dào từ những cá nhân đáng kính và thành công, những người liên tục nhắc nhở chúng ta rằng thất bại đóng một vai trò quan trọng trong thành công cuối cùng của họ.

Nếu chúng ta muốn ngăn ngừa sai lầm, chúng ta cần phải hiểu tại sao chúng ta mắc sai lầm ngay từ đầu. Trong khi tôi hoàn toàn chấp nhận triết lý học hỏi từ những sai lầm, một số rủi ro và vấn đề tiềm ẩn quan trọng hơn nhiều so với những rủi ro và vấn đề khác và theo nghĩa đen cần phải tránh bằng mọi giá. Trong những trường hợp như vậy, thường là khả thi để học hỏi từ những sai lầm chung của những người khác — và sau đó tránh hoặc ngăn chặn hoàn toàn sai lầm.

Khi chúng ta nói về việc học hỏi từ những sai lầm, điều quan trọng là phải nhận ra rằng quá trình học tập không nên chỉ giới hạn trong việc đánh giá kết quả hoạt động của chúng ta. Cho dù chúng ta đang nói về việc viết kinh doanh hay bất kỳ ví dụ nào khác về một sai lầm đã mắc phải, thì có rất nhiều trí tuệ sẵn có từ những người sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm của họ.

Với tinh thần này, tôi đang đóng góp một danh sách mở rộng gồm 15 lỗi viết kinh doanh phổ biến — chúng được tóm tắt trong bảng sau. Bạn muốn học hỏi từ chúng hay ngăn chặn chúng?

15 Lỗi Viết Kinh Doanh Có Thể Tránh Được

Lặp lại cùng một sai lầm
Các giải pháp lỗi thời cho các vấn đề viết nội dung mới
Tuyên bố gây hiểu lầm và không chính xác
Nghiên cứu nội dung không đầy đủ
Giao tiếp kinh doanh bất cẩn trong mọi bối cảnh
Quay nội dung
Kho ảnh miễn phí
Nhìn ra tiềm năng đối tượng thích hợp
Thiếu đủ chi tiết cho người tiêu dùng
Nội dung trùng lặp
Liên kết không cần thiết và / hoặc quá mức
Nội dung quá đơn giản
Viết nội dung cho công cụ tìm kiếm thay vì khách hàng
Khuyến mãi quá mức
Giải quyết nội dung chất lượng thấp

Thông cáo báo chí có lỗi thời không?

Trong khi thông cáo báo chí tiếp tục được sử dụng rộng rãi, hai câu hỏi cần được đặt ra:

Thông cáo báo chí có hiệu quả không?
Các thông cáo báo chí có phải là di tích của một thời đại đã qua?

Đối với câu hỏi đầu tiên, quan sát của tôi là hầu hết các thông cáo báo chí thậm chí không có hiệu quả từ xa. Với một số nỗ lực nghiêm túc, quá trình này thường có thể được đảo ngược ít nhất một phần. Liệu các tổ chức có sẵn sàng dành thời gian và tiền bạc để biến điều này thành hiện thực hay không là một câu hỏi hoàn toàn khác.

Về câu hỏi thứ hai, kinh nghiệm của tôi chỉ ra rằng thông cáo báo chí có giá trị hạn chế đối với hầu hết các tổ chức - đặc biệt là trong kỷ nguyên kỹ thuật số. Với những thay đổi về tiếp thị trong nước và quy trình bán hàng lấy khách hàng làm trung tâm, nội dung giáo dục như nghiên cứu điển hình, bài báo mở rộng và sách trắng có thể sẽ hiệu quả hơn nhiều so với thông cáo báo chí về mặt giáo dục và thuyết phục khách hàng tiềm năng đưa ra quyết định mua hàng.

Bất chấp những lập luận trái ngược này, thông cáo báo chí vẫn có những người hâm mộ và những người ủng hộ chủ trương phát hành một thông cáo báo chí cho những dịp cụ thể. Đối với những trường hợp đó và những trường hợp tương tự, bảng sau cung cấp 10 nguyên tắc được đề xuất có thể giúp cải thiện thông cáo báo chí của bạn.

10 Đề xuất và Hướng dẫn Thông cáo Báo chí

Bìa “5 chữ W” đầu tiên - Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, Tại sao
Tránh thông cáo báo chí miễn phí
Quan điểm của người thứ ba (Họ, Cô ấy, Anh ấy)
Liên kết “Không theo dõi” (Nofollow)
Giới hạn các liên kết đến mức tối thiểu tuyệt đối
Nội dung độc đáo về sự kiện đáng tin tức
Tránh mọi xuyên tạc
500 từ trở xuống
Phát hành từ Thứ Ba đến Thứ Năm (Thường)
Bao gồm video và hình ảnh văn bản bao hàm hầu hết các điểm chính



4 Ví dụ: Viết nội dung lỗi thời
Spinning - Tạo nhiều phiên bản của cùng một nội dung
Bài báo ngắn - 200 đến 400 từ
Mạng lưới blog - Nhấn mạnh các liên kết qua nội dung
Nội dung hình ảnh trùng lặp - Ảnh gốc không độc đáo

10 Ví dụ về Viết Kinh doanh: Cũ và Mới

4 Quan sát Bài viết Kinh doanh: Nội dung Giáo dục

“Các bài báo tiêu chuẩn” thường không đủ dài để hoàn thành công việc khi hướng dẫn khách hàng, vì vậy hãy chuẩn bị để làm “nhiều việc hơn” nếu dựa vào các bài báo về kết quả tiếp thị trong nước. Khái niệm bài báo mở rộng là một giải pháp thiết thực.
Quy trình bán hàng lấy khách hàng làm trung tâm yêu cầu nội dung giáo dục như nghiên cứu điển hình.
Sử dụng sách trắng và các nội dung chuyên biệt khác có thể giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh.
Người tiêu dùng sành điệu đã nói rõ rằng họ đang tìm kiếm nội dung giáo dục chất lượng cao khi đưa ra quyết định mua. Thách thức đối với chủ doanh nghiệp và giám đốc điều hành Cấp độ C là cung cấp nội dung đáp ứng kỳ vọng cao của khách hàng tiềm năng.

Viết kinh doanh chiến lược



Thêm Mẹo Viết Kinh doanh Thành công
Tăng cường sử dụng các Đề xuất Kinh doanh Một Trang
Không sử dụng quá nhiều hình ảnh - có thể làm giảm lượt xem trên thiết bị di động
Đưa các Đề xuất Không được yêu cầu vào Chiến lược Phát triển Kinh doanh
Áp dụng nhiều chiến lược nội dung - Suy nghĩ bên ngoài blog

Cải thiện văn bản kinh doanh của bạn bằng cách làm theo hướng dẫn này.