Cách lập kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch Dự án: Cái gì và Tại sao?

Một kế hoạch là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Thành thật mà nói, hầu hết các dự án đều thất bại, ngay cả những dự án có kế hoạch tốt. Nhưng một dự án không có kế hoạch là vô vọng. Nhóm dự án chắc chắn sẽ cung cấp một thứ khi khách hàng muốn thứ khác, hoặc chạy trễ hoặc vượt quá ngân sách. Một kế hoạch dự án tốt có thể giúp chúng ta thành công bằng cách tránh tất cả những vấn đề này và nhiều vấn đề khác nữa.

Một kế hoạch dự án đặt chúng tôi để quản lý dự án. Nó chính xác nghĩa là gì? Với một kế hoạch, chúng tôi sẽ có thể:

• làm theo các bước trong kế hoạch
• phối hợp những nỗ lực của một nhóm có nhiều kỹ năng
• đủ linh hoạt để đối phó với sự thay đổi, bao gồm các ý tưởng mới hay và xử lý các vấn đề
• cung cấp kết quả mong muốn đúng thời gian và ngân sách

Là một người quản lý dự án, mục tiêu của tôi không chỉ là sự hài lòng của khách hàng — đó là sự hài lòng của khách hàng. Và kế hoạch quản lý dự án là công cụ quan trọng nhất của tôi.

Một kế hoạch quản lý dự án tốt bao gồm mọi khía cạnh của dự án. Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), có chín lĩnh vực chúng ta phải lập kế hoạch và quản lý để dự án thành công. Đi bộ với tôi, và tôi sẽ cho bạn biết chúng là gì và cách lập kế hoạch quản lý dự án cho dự án tiếp theo của bạn.

Tôi đã dạy hơn 4.000 quản lý dự án và viết bốn cuốn sách về quản lý dự án. Bạn không cần phải đọc tất cả. Trên thực tế, nếu bạn làm theo các bước trong bài viết này, bạn sẽ đi trước hầu hết các chuyên gia mà tôi đã gặp!

Mục lục

• Một kế hoạch hoàn chỉnh được trả lại

  Một dự án có kế hoạch được thực hiện sớm hơn với chi phí thấp hơn.

• Kế hoạch Dự án Đơn giản nhất: Phạm vi, Thời gian và Chi phí Lập

  kế hoạch những gì bạn sẽ cung cấp, khi nào bạn hoàn thành và chi phí là bao nhiêu.

• Các yếu tố quan trọng của một kế hoạch dự án tuyệt vời

  Tìm hiểu cách lập kế hoạch sáu yếu tố (p) quy trình đảm bảo thành công của dự án

• Lập kế hoạch dự án tiếp theo của bạn Làm theo

  các bước trong bài viết này, bạn có thể lập kế hoạch dự án tiếp theo của mình.

• Sử dụng kế hoạch dự án của bạn mỗi ngày

  Kế hoạch của bạn hướng dẫn dự án của bạn — mỗi ngày!

Một kế hoạch hoàn chỉnh trả tiền

Khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ biết cách lập một kế hoạch quản lý dự án hoàn chỉnh, bao gồm chín vấn đề cần lập kế hoạch và quản lý.

Nghe có vẻ như rất nhiều công việc - nhưng điều đó không nhất thiết phải đúng.

Tôi có thể lập một kế hoạch như thế này trong khoảng 45 phút cho một dự án nhỏ. Và, nếu tôi làm vậy, dự án đó có thể mất 5 giờ, thay vì 8 giờ, và làm hài lòng khách hàng, thay vì khiến anh ta thất vọng. Thực sự, tôi vừa tăng gấp đôi thu nhập của mình bằng cách đặt ra một kế hoạch dự án. Tôi đang làm việc thông minh hơn - tôi đã giảm bớt sự thất vọng và lãng phí.

Tất nhiên, một kế hoạch dự án cho một dự án lớn cần nhiều thời gian hơn. Nhưng nó luôn luôn được đền đáp. Thời gian dành cho việc lập kế hoạch giúp tiết kiệm nhiều thời gian hơn cho dự án so với thời gian cần thiết — mọi lúc.

Trên thực tế, số tiền tiết kiệm được có thể rất lớn. Có lần tôi được gọi đến để giải cứu một dự án với kinh phí 10 triệu đô la. Đó đã là một thảm họa toàn diện— chi 1,5 triệu đô la, không có gì để hiển thị cho nó, và lãng phí hàng tháng trời. Cổ phiếu của công ty cũng sẽ sụt giảm nếu sản phẩm này ra mắt muộn. Tôi đã dạy cả nhóm cách lập kế hoạch dự án và chúng tôi cùng nhau vạch ra kế hoạch. Chưa đầy một tháng sau, chúng tôi có một kế hoạch mới sử dụng những kỹ năng tốt nhất của mọi thành viên trong nhóm và mọi nhà tư vấn, và sản phẩm mới được lên lịch giao hàng đúng hạn theo kế hoạch dự án mới.

Chắc chắn, kế hoạch đó tốn khoảng 10.000 đô la để tạo. Nhưng nó đã tiết kiệm cho công ty 10 triệu đô la và giúp công ty kiếm được khoảng một trăm triệu đô la trong vài năm tới.

Hình # 1: Tam giác sắt

Tam giác sắt: Sự gia tăng phạm vi đòi hỏi nhiều thời gian hơn và nhiều tiền hơn.

Sid Kemp

Kế hoạch Dự án Đơn giản nhất: Phạm vi, Thời gian và Chi phí

Kế hoạch dự án đơn giản nhất có ít nhất ba yếu tố: phạm vi, thời gian và chi phí. Hoặc, bằng tiếng Anh đơn giản:

• Phạm vi: Chúng tôi đang làm gì?
• Thời gian: Sẽ mất bao lâu? Khi nào thì chúng ta bắt đầu, và khi nào thì kết thúc?
• Chi phí: Nó sẽ có giá bao nhiêu?

Giả sử một khách hàng thuê nhóm của tôi để xây dựng cho họ một trang web. Nếu tôi nói, "Tôi sẽ có trang web mà bạn muốn hoàn thành trong hai tuần với giá 1.200 đô la", thì đó là bản tóm tắt về phạm vi, thời gian và chi phí của dự án. Nhưng tôi cần vạch ra kế hoạch đầy đủ để đảm bảo rằng trang web chúng tôi đang xây dựng là những gì khách hàng muốn và chúng tôi thực sự có thể hoàn thành nó trong hai tuần với giá 1.200 đô la.

Phạm vi, Thời gian và Chi phí được gọi là "Tam giác sắt", như trong Hình # 1. Tại sao? Bởi vì sắt không giãn ra, và khi một tam giác có hai cạnh cố định, thì cạnh còn lại không thể thay đổi nếu không làm tam giác bị gãy. Tam giác sắt là một cách nhắc nhở khách hàng rằng họ không thể nhận được nhiều hơn số tiền họ đã trả. Nếu họ đồng ý về một phạm vi nhất định trong một thời gian và chi phí nhất định, họ không thể quay lại sau đó và nói, "Tôi muốn nhiều hơn nữa." Nếu họ làm vậy, chúng tôi cho họ xem sơ đồ Tam giác sắt và nói, "Bạn không thể kéo dài một hình tam giác sắt. Nếu bạn muốn có nhiều kết quả hơn, chúng tôi cần thêm thời gian để thực hiện công việc và nó cũng sẽ tốn nhiều tiền hơn."

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng yếu tố trong số ba yếu tố này.

Phạm vi: Chúng tôi đang làm gì?

Nó có vẻ đơn giản: Chúng tôi đang tạo một trang web. Nhưng khách hàng có thể giả định rằng sẽ có video và mười sáu trang và một giỏ hàng, mặc dù đề nghị của bạn đã nêu rõ rằng một trang web 1.200 đô la có tới năm ảnh, sáu trang, không có video và không có giỏ hàng. Vì vậy, để đưa ra tuyên bố về phạm vi, là phần đầu tiên của kế hoạch dự án, chúng tôi viết ra những gì chúng tôi sẽ cung cấp.

Và chúng tôi cũng viết ra những gì chúng tôi sẽ không cung cấp. Khách hàng có xu hướng nhớ bạn đã nói "có" với mọi thứ họ muốn, ngay cả khi bạn nói, "không". Vì vậy, giả sử khách hàng yêu cầu video và bạn nói, "Tôi rất vui được liên kết trong một video nếu bạn cung cấp một video. Nhưng việc tạo video không nằm trong mức giá 1.200 đô la và không thể thực hiện được trong hai tuần. " Nếu điều đó xảy ra trong cuộc họp lập kế hoạch, thì hãy chắc chắn rằng nó cũng nằm trong kế hoạch dự án, trong phần được gọi là "loại trừ". Chúng ta có thể lịch sự. Chúng ta không cần phải nói "LISTEN UP: NO VIDEO." Nhưng chúng tôi có thể nói, "Gói 1.200 đô la hiện tại không bao gồm bất kỳ sản xuất video nào. Nếu bạn muốn có một video trên trang web, chúng tôi có thể sản xuất một video dài 3 phút và thêm nó với số tiền bổ sung là 350 đô la sau khi trang web hoàn thành.Sẽ mất thêm một tuần để tạo video. "

Một sai lầm phổ biến khác trong các câu lệnh phạm vi là liệu hỗ trợ có được bao gồm hay không. Khách hàng có thể cho rằng, khi trang web hoạt động, bạn sẽ thực hiện các thay đổi và bổ sung miễn phí. Tuyên bố phạm vi của bạn nên bao gồm hỗ trợ bạn sẽ cung cấp và loại trừ rõ ràng bất kỳ hỗ trợ nào mà bạn sẽ không cung cấp.

Một tuyên bố về phạm vi tốt đưa ra tất cả các giả định một cách rõ ràng, để bạn có thể chắc chắn rằng mọi người tham gia vào dự án đều có cùng mục tiêu trong đầu. Khi dự án tiếp tục, bạn sẽ nhắc mọi người về tuyên bố phạm vi để giữ mọi người trên cùng một trang. Và khi bạn hoàn thành, bạn sẽ so sánh các sản phẩm của mình với tuyên bố phạm vi của bạn. Bạn sẽ cung cấp mọi thứ mà khách hàng muốn và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng!

Thời gian: Sẽ mất bao lâu?

Có vẻ đơn giản khi nói, "Tôi có thể xây dựng một trang web trong hai tuần." Nhưng điều đó thực sự có ý nghĩa gì? Lập kế hoạch và ước tính thời gian dự án tốt không chỉ đơn thuần là một lời tuyên bố như thế. Dưới đây là một số vấn đề cần xem xét:

• Nỗ lực là tổng số giờ chúng tôi và nhóm của chúng tôi sẽ làm việc.
• Thời lượng là tổng thời gian dự án sẽ thực hiện, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
• Thời gian và nỗ lực không có mối quan hệ đơn giản. Ví dụ: chúng tôi có thể phân phối sớm hơn với nhiều người làm việc trong cùng một dự án cùng một lúc. Hoặc chúng tôi có thể cần thêm thời gian để chờ khách hàng cung cấp thông tin, hoặc vì chúng tôi đang thực hiện nhiều dự án cùng một lúc.

Nếu chúng tôi đang thực hiện một dự án rất thường xuyên đối với chúng tôi và nhóm của chúng tôi, chúng tôi có thể ước tính thời gian bằng cách so sánh với một dự án tương tự trong quá khứ. Nhưng hãy cẩn thận để không đưa ra các giả định về dự án. Kiểm tra sự khác biệt trong phạm vi một cách cẩn thận, vì một sự khác biệt nhỏ trong phạm vi có thể tạo ra sự khác biệt lớn về thời gian. Ví dụ: nếu tất cả các trang web trước đây của bạn được lưu trữ trên một máy chủ web và khách hàng này muốn bạn sử dụng một máy chủ lưu trữ khác, thì có thể mất nhiều thời gian hơn.

Cũng có một số bẫy thời gian khác. Điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng không cung cấp văn bản cho trang web khi bắt đầu dự án? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ không nhanh chóng phê duyệt đồ họa và trang của bạn? Điều này có thể làm tăng thời lượng của dự án. Và, trừ khi bạn giao tiếp rất rõ ràng, khách hàng sẽ không biết rằng họ là người đang trì hoãn dự án của chính họ.

Chi phí: Nó sẽ có giá bao nhiêu?

Kế hoạch chi phí đơn giản nhất là thời gian và vật liệu: số giờ làm việc nhân với giá dịch vụ, cộng với chi phí của bất kỳ mặt hàng nào bạn đang mua cho khách hàng. Thông thường, điều này là đủ. Nhưng bạn cũng nên bao gồm các điều khoản thanh toán và tuyên bố về cách xử lý chi phí vượt quá.

Khi kế hoạch dự án của bạn bao gồm phạm vi, thời gian và chi phí, bạn đã có những điều cơ bản. Kế hoạch đã xong chưa? Cách xa nó! Phạm vi, thời gian và chi phí là kết quả của việc thực hiện công việc tốt, không mắc sai lầm và quan tâm đến các vấn đề ngay khi chúng xảy ra. Vì vậy, chúng ta cũng cần lập kế hoạch cho các yếu tố quá trình đó.

Hình # 2: Tam giác sắt được hỗ trợ bởi 6 yếu tố quy trình

Chúng tôi có thể cung cấp phạm vi đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách chỉ khi chúng tôi quản lý sáu lĩnh vực quy trình khác.

Sid Kemp

Các yếu tố quan trọng của một kế hoạch dự án tuyệt vời

Lập kế hoạch cho tam giác sắt là không đủ. Nếu chúng ta chỉ lập kế hoạch và quản lý phạm vi, thời gian và chi phí, thì mọi thứ sẽ trở nên sai lầm trước khi chúng ta biết. Chúng tôi sẽ thiếu, giao hàng trễ hoặc vượt quá ngân sách. Trên thực tế, lần cuối cùng mà bất cứ ai nghĩ rằng một kế hoạch dự án được đặt ra với phạm vi, thời gian và chi phí đã hoàn thành là vào khoảng 50 năm trước.

Hình # 2 ở trên cho thấy Tam giác Sắt, ba yếu tố Kết quả (r), phụ thuộc vào sáu yếu tố Quá trình (p) khác như thế nào. Chúng tôi đảm bảo cung cấp thành công kết quả đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách bằng cách quản lý tất cả chín yếu tố, ba (r) yếu tố được mô tả ở trên và sáu (p) yếu tố này, cũng như:

• Chất lượng: Điều gì làm cho nó tốt?
• Rủi ro: Điều gì có thể xảy ra, và chúng ta sẽ làm gì với nó?
• Nhân sự: Ai sẽ làm công việc, và ai sẽ làm công việc nào?
• Thông tin liên lạc: Làm thế nào chúng ta sẽ giữ liên lạc và ở trên cùng một trang?
• Mua sắm: Chúng ta sẽ mua gì, và làm thế nào để nhận được?
• Tích hợp: Làm thế nào chúng ta sẽ giữ tất cả chín lĩnh vực này lại với nhau, và chúng ta sẽ quản lý sự thay đổi như thế nào?

Bây giờ, bạn có thể không cần lập kế hoạch cho từng lĩnh vực trong số chín lĩnh vực này. Nhưng bạn cần hỏi xem bạn có cần vạch ra kế hoạch cho từng khu vực hay không. Bất kỳ lĩnh vực nào cần một kế hoạch và không có được kế hoạch đều được xây dựng dựa trên phỏng đoán và giả định. Nó có khả năng thành công giống như một chiếc máy bay được giữ cùng với dây buộc và kẹo cao su. Vì vậy, đây là hướng dẫn nhanh về sáu lĩnh vực quy trình (p) của một kế hoạch quản lý dự án được bố trí tốt.

Chất lượng: Điều gì làm cho nó tốt?

Các câu hỏi chính: Những phần quan trọng nhất của sản phẩm có thể phân phối cho khách hàng là gì? Điều gì sẽ làm họ thích thú? Làm thế nào để chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi hoàn thành xuất sắc những mục cụ thể đó?

Rủi ro: Điều gì có thể xảy ra? Chúng ta có thể làm gì về việc này?

Cách đơn giản nhất để lập một kế hoạch rủi ro là hỏi: Điều gì đã xảy ra trong năm lần gần đây nhất chúng tôi thực hiện một dự án như thế này? Chúng tôi có thể nhận được một danh sách như:

• Chúng tôi giao hàng muộn vì có người bị ốm.
• Khách hàng đã mất ba ngày để đưa ra phê duyệt đồ họa và chúng tôi đã nhận được chúng vào thứ Sáu, và chúng tôi phải làm việc cả cuối tuần để hoàn thành.
• Khách hàng đã không cho chúng tôi biết mật khẩu của trang web và chúng tôi đã bắt đầu muộn ba ngày.
• Khách hàng yêu thích trang web, nhưng không bao giờ thanh toán hóa đơn của mình.

Có bất kỳ âm thanh quen thuộc? Vâng, hãy lập danh sách của riêng bạn như danh sách này, và sau đó viết ra cách bạn có thể ngăn chặn vấn đề, giảm khả năng nó xảy ra hoặc đối phó tốt với nó nếu nó xảy ra. Dưới đây là các giải pháp quản lý cho từng rủi ro này:

• Huấn luyện hai người trong nhóm làm mọi công việc hoặc nhờ một nhà tư vấn gọi điện để lấp đầy khoảng trống trong nhóm.
• Giáo dục khách hàng trước khi dự án bắt đầu, cho họ biết chúng tôi mong đợi sự chấp thuận hoặc yêu cầu thay đổi nhanh như thế nào và sự chậm trễ của khách hàng sẽ làm chậm ngày giao dự án.
• Lập danh sách kiểm tra mọi thứ chúng tôi cần từ khách hàng, giao nó cho khách hàng và không bắt đầu dự án cho đến khi chúng tôi có mọi thứ trong tay.
• Yêu cầu trả trước. Đối với khách hàng không có lịch sử thanh toán đã được chứng minh, yêu cầu ký quỹ.

Một kế hoạch rủi ro có thể phức tạp hơn nhiều. Trên thực tế, các nhà quản lý dự án có nhiệm vụ nặng nề lập kế hoạch cho rủi ro bằng cách sử dụng số liệu thống kê! Nhưng nếu bạn đã lập danh sách các rủi ro và lập kế hoạch cách ngăn ngừa hoặc xử lý từng rủi ro, bạn đang vượt quá mức trung bình.

Nhân sự: Ai là người trong nhóm, và mỗi người sẽ làm gì?

Ở đây, điều quan trọng nhất là đảm bảo rằng chúng ta có một đội ngũ với tất cả các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Tuy nhiên, đối với các dự án lớn, phức tạp, Lập kế hoạch Nguồn nhân lực Dự án có thể bao gồm những thứ như tuyển dụng, duy trì, làm thêm giờ, lịch nghỉ và các quy tắc công đoàn.

Thông tin liên lạc: Làm thế nào chúng ta sẽ giữ liên lạc và ở trên cùng một trang?

Hầu hết các dự án bị trì hoãn vì các quyết định quan trọng không được đưa ra đúng thời hạn và công việc bị đình trệ. Có một cảnh trong phim Aviator, kể về Howard Hughes, nơi anh ta bắt đầu phát điên, và hàng trăm công nhân đang nhàn rỗi, chờ hướng dẫn, trong khi Hughes đang cố gắng quyết định hình dạng phù hợp cho cần điều khiển. Thật không may, cảnh này đã quá quen thuộc với những người quản lý dự án chúng tôi, ngay cả khi không ai phát điên!

Tôi cũng đã thấy dự án thất bại vì các thành viên trong nhóm khác nhau được cung cấp các phiên bản khác nhau của kế hoạch. Một lần, chúng tôi quyết định loại bỏ một mô-đun nhất định khỏi một sản phẩm và khách hàng đã đồng ý. Nhưng không ai nói với lập trình viên, và anh ta đã thức cả đêm để cố gắng làm cho nó hoạt động. Tôi không cần phải nói cho bạn biết người lập trình cảm thấy thế nào vào sáng hôm sau, khi chúng tôi nói với anh ta rằng anh ta đã thức cả đêm mà không có lý do. Hãy chỉ nói rằng những sai lầm trong giao tiếp như vậy không xây dựng được lòng trung thành! Với giao tiếp kém, một nửa nhóm nghĩ rằng chúng tôi đang làm một con ngựa và nửa còn lại nghĩ rằng chúng tôi đang làm một con lừa. Khi dự án hoàn thành, chúng tôi có một thứ có đầu ngựa và đuôi lừa, và nó khiến người quản lý dự án trông giống như đuôi ngựa!

Vì vậy, giao tiếp là chìa khóa. Và điều đó thậm chí còn đúng hơn ngày nay, khi nhiều dự án được thực hiện qua web, email và điện thoại. Thông thường, chúng tôi đang làm việc với các thành viên trong nhóm sống ở các múi giờ khác nhau và nói các ngôn ngữ khác nhau. Trong những trường hợp này, một kế hoạch truyền thông là chìa khóa thành công. Đơn giản chỉ cần hỏi từng người khi nào và làm thế nào để liên hệ với họ và viết ra các hướng dẫn cho các cuộc họp, cuộc trò chuyện và phê duyệt hoặc yêu cầu thay đổi.

Mua sắm: Chúng ta sẽ mua gì, và làm thế nào để nhận được?

Một số dự án không có nhu cầu mua sắm. Nếu chúng ta không mua, thuê hoặc cho thuê bất cứ thứ gì và không duy trì các dịch vụ của nhà thầu phụ, chúng ta có thể bỏ qua phần này. Nhưng nếu chúng ta đang làm bất kỳ điều gì trong số này, thì chúng ta cần phối hợp các hợp đồng, thư thỏa thuận, bảo hiểm, tuân thủ các quy định, v.v. với kế hoạch dự án. Đó là cách chúng tôi lập Kế hoạch Mua sắm Dự án.

Hội nhập

Khi đặt ra một kế hoạch dự án, tích hợp có hai ý nghĩa. Đầu tiên là điều này: Chúng ta cần đảm bảo rằng tất cả các phần của kế hoạch gắn kết với nhau. Giả sử khách hàng yêu cầu các trang bổ sung trên trang web và chúng tôi đồng ý. Sau đó, chúng tôi thêm mười giờ làm việc. Nhưng chúng tôi có cập nhật chi phí để phản ánh những thay đổi về phạm vi và thời gian không? Điều gì sẽ xảy ra nếu 10 giờ đó được tính là làm thêm giờ, và theo quy định của Bộ phận Nhân sự, chúng ta phải trả tiền thời gian rưỡi? Tất cả chín lĩnh vực liên kết với nhau, và khi chúng tôi vạch ra kế hoạch dự án, chúng tôi phải kiểm tra lại mọi thứ.

Ngay cả khi chúng tôi kiểm tra chéo mọi thứ, điều đó vẫn chưa đủ. Các dự án thay đổi ở giữa, sang. Vì vậy, phần thứ hai của tích hợp đến sau khi lập kế hoạch — đó là quản lý kiểm soát thay đổi trong suốt dự án để giữ mọi thứ đi đúng hướng.

Lập kế hoạch dự án tiếp theo của bạn

Làm theo các bước trong bài viết này, bạn có thể vạch ra kế hoạch dự án tiếp theo của mình. Nếu bạn đã lên kế hoạch cho một dự án trước đây, bạn có thể làm cho dự án này tốt hơn nhiều, chỉ bằng cách đảm bảo chú ý đến chín lĩnh vực.

Viện Quản lý Dự án gọi đây là chín lĩnh vực kiến ​​thức trong quản lý dự án. Nhưng tôi khuyến khích bạn nên giữ nó đơn giản. Ý thức thông thường quan trọng hơn nhiều trong quản lý dự án hơn là kiến ​​thức. Hãy dành thời gian để suy nghĩ về chín lĩnh vực cần quản lý này và những gì bạn đưa ra sẽ rất tuyệt.

Tất nhiên, một số kế hoạch dự án dễ dàng hơn nhiều so với những kế hoạch khác. Tính độc đáo của dự án là yếu tố then chốt: Dự án càng có quy trình thì càng dễ lập kế hoạch. Và tất nhiên, quy mô, độ phức tạp và áp lực giảm chi phí hoặc cung cấp nhanh chóng đều tạo ra những yêu cầu về lập kế hoạch. Nếu bạn cần thêm trợ giúp, bạn có thể xem cuốn sách Quản lý dự án được thực hiện dễ dàng của tôi, hoặc xem các tài nguyên có sẵn từ PMI.

Sử dụng kế hoạch dự án của bạn mỗi ngày

Lý do lớn nhất dẫn đến thất bại của dự án là do thiếu một kế hoạch tốt. Xin chúc mừng! Bạn đã vượt qua vấn đề đó. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để mắc phải sai lầm lớn thứ hai, đó là vứt kế hoạch vào ngăn kéo, bắt tay vào công việc và không tận dụng tốt công việc đã làm.

Khi bạn đang lái xe ở một nơi nào đó mà bạn chưa từng đến trước đây, bạn có cài đặt GPS trong xe của mình, sau đó bỏ qua nó và chỉ lái xe cho đến khi bạn hoàn toàn mất hút. Dĩ nhiên là không!

Tuy nhiên, đó là điều mà quá nhiều nhà quản lý dự án phải làm. Sử dụng kế hoạch dự án của bạn hàng ngày và hàng tuần cũng giống như việc bạn đang nghe GPS. Mỗi ngày, hãy để kế hoạch của bạn cho bạn biết:

• làm gì hôm nay
• phải làm gì tiếp theo
• yêu cầu nhóm của bạn làm gì
• khi nào thì liên hệ với khách hàng của bạn và nói gì
• những rủi ro nào cần đề phòng và ngăn ngừa hoặc quản lý

Mỗi tuần, hãy kiểm tra công việc bạn đã hoàn thành so với kế hoạch của mình và giải quyết mọi vấn đề nảy sinh. Nếu bạn chỉ theo dõi thời gian và chi phí so với kết quả, bạn sẽ chỉ phát hiện ra rằng bạn đã đến muộn và vượt quá ngân sách. Nhưng nếu bạn cũng theo dõi sáu yếu tố quy trình, bạn sẽ phát hiện ra các vấn đề trước khi chúng thổi bay ngân sách của bạn, tạo ra sự chậm trễ lớn và phá hoại dự án của bạn. Với một kế hoạch tốt được vạch ra, bạn đang trên đường đến thành công.