Cách quản lý email của bạn hiệu quả hơn trong công việc

Sẽ thật tuyệt nếu Hộp thư đến của bạn có thể trông giống như đống giấy ở bên phải chứ không phải giống ở bên trái? Đây là cách bắt đầu sắp xếp thông qua email của bạn.

Cách xử lý email hiệu quả tại nơi làm việc

Bạn có cảm thấy như bạn nhận được quá nhiều email trong công việc? Bạn có đảo mắt và thở dài khi mở tài khoản email của mình và thấy hàng trăm thư đang chờ mở, quét, xóa hoặc xử lý?

Một số ngày, có vẻ như mất nhiều thời gian hơn để thực hiện các nhiệm vụ email hơn là thực sự hoàn thành bất kỳ công việc nào. Email không phải để làm cho ngày làm việc của chúng tôi bận rộn hơn. Email được phát triển như một cách để tăng tốc độ gửi các thông điệp quan trọng và giảm lãng phí giấy thừa. Nhưng thực tế là công nghệ email không phải là liều thuốc chữa bách bệnh để cải thiện hiệu quả giao tiếp của doanh nghiệp. Tại sao? Bởi vì giống như tất cả các công nghệ, email hoàn toàn phụ thuộc vào cách bạn chọn sử dụng nó để đáp ứng nhu cầu của mình. Câu ngạn ngữ "rác vào, bỏ rác" áp dụng cho cách bạn sử dụng (hoặc lạm dụng) tài khoản email công việc của mình.

Trong cuốn sách Quản lý email của bạn: Suy nghĩ bên ngoài hộp thư đến, chuyên gia truyền thông Christina Cavanagh cung cấp các mẹo về cách:

Kiểm soát và lọc hiệu quả những gì kết thúc trong Hộp thư đến của bạn

Xác định và quản lý các thư tầm thường và giá trị thấp tạo ra sự lộn xộn trong Hộp thư đến của bạn

Hiểu và quản lý các sự cố do danh sách phân phối và email nhóm gây ra

Cuốn sách cũng đưa ra những lời khuyên và gợi ý hữu ích về cách tránh những rắc rối pháp lý do việc sử dụng email không phù hợp ở nơi làm việc. Dưới đây là một số lời nhắc đơn giản để giúp bạn tránh khỏi những cạm bẫy thường gặp trong email.

1. Luôn nhớ rằng email là hồ sơ vĩnh viễn.

Không có cái gọi là thư điện tử bị xóa. Mặc dù một email có vẻ như đã bị xóa khỏi hệ thống của bạn, nhưng bạn không có cách nào biết được liệu thư của mình đã bị người nhận xóa hay chưa. Trên thực tế, một khi bạn gửi một email, không có cách nào để biết điều gì sẽ xảy ra với nó. Nó có thể được chuyển tiếp, sao chép hoặc lưu dưới dạng ảnh chụp màn hình. Chỉ sử dụng email công việc cho các tin nhắn chuyên nghiệp và hợp pháp. Luôn tránh đưa bất kỳ thông tin nào vào email liên quan đến công việc của bạn mà bạn không muốn bị người giám sát biết đến hoặc xem xét kỹ lưỡng.

2. Không bao giờ để email của bạn mà không được giám sát.

Luôn bảo vệ tài khoản email của bạn bằng mật khẩu và đảm bảo rằng các chương trình email của bạn không được mở trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của bạn. Cavanagh lưu ý rằng nếu ai đó truy cập vào tài khoản email của bạn để thay mặt bạn gửi thông tin xúc phạm, có khả năng bất hợp pháp hoặc gây tổn hại, có thể rất khó để chứng minh rằng bạn không phải là tác giả của thư đó.

3. Hãy minh bạch về các chính sách của tổ chức bạn liên quan đến việc sử dụng, lưu trữ và giám sát email tại nơi làm việc.

Sử dụng biểu ngữ ở cuối email để thông báo cho người dùng (cả người gửi và người nhận) về các quyền và trách nhiệm pháp lý của họ đối với việc truyền email. Biểu ngữ có thể được sử dụng để thông báo cho người dùng email nếu và cách thức truyền email của họ sẽ được giám sát. Đoạn trích từ Quản lý Email của Bạn cung cấp từ ngữ mẫu cho một biểu ngữ thông báo cho người dùng mạng email chính phủ về các giới hạn đối với quyền riêng tư:

Lần tới khi bạn gửi hoặc nhận email từ một công ty hoặc cơ quan chính phủ, hãy quan sát kỹ và xem họ có sử dụng biểu ngữ tiết lộ trong email của mình hay không.

Cuốn sách điện tử miễn phí mà bạn nhận được khi đăng ký nhận bản tin điện tử có thực sự đáng để bạn thêm lộn xộn trong Hộp thư đến của mình không?

4. Ngừng đăng ký các đăng ký email mà bạn sẽ không bao giờ đọc.

Tôi đã từng có thêm một tài khoản email trông giống như tài khoản này. Tôi tiếp tục không xử lý các email và vì vậy chúng cứ chất chồng lên nhau. Cuối cùng tôi quyết định đóng toàn bộ tài khoản. Tôi đã thiết lập nó để đọc bản tin điện tử, nguồn cấp dữ liệu và các đăng ký miễn phí khác, nhưng tôi không có thời gian để đọc tất cả các thư điện tử miễn phí mà tôi đã đăng ký.

5. Ít sử dụng email hơn.

Kiểm soát số lượng email bạn tạo giúp kiểm soát lượng email bạn nhận lại.

Nếu bạn muốn cắt giảm lượng email rác và thông tin vô ích mà bạn nhận được, hãy lưu ý đến lượng email bạn gửi cho người khác. Cavanagh lưu ý rằng điều chúng tôi yêu thích nhất ở email cũng là điều chúng tôi ghét nhất về nó. Cô ấy nói, "Chúng tôi thích nó vì chúng tôi có thể gửi cùng một thông điệp cho nhiều người chỉ bằng một lần nhấn phím; chúng tôi ghét nó vì chúng tôi nhận được quá nhiều tin nhắn như vậy."

Từ việc sử dụng tính năng "trả lời tất cả" thay vì dành thời gian để chọn người nhận phù hợp, đến việc chuyển tiếp các bức thư theo chuỗi "truyền cảm hứng hoặc hài hước", hầu hết chúng ta đã thực hiện các phương pháp email xấu khiến chúng ta và đồng nghiệp của chúng ta chậm lại. Hãy thử áp dụng một số thói quen email tốt như sau:

Giữ cho tin nhắn của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm.

Giữ cho danh sách phân phối của bạn được cập nhật và loại bỏ những người nhận email không còn là thành viên của bộ phận hoặc tích cực tham gia vào một dự án được chia sẻ.

Không sử dụng danh sách phân phối của tổ chức bạn để quảng bá các dự án cá nhân hoặc đợt gây quỹ tiếp theo của con bạn. Chia sẻ những loại thông báo này trong phòng ăn trưa hoặc một bảng ghim chung.

Bạn nghĩ sao? Những kẻ trộm thú cưng lớn nhất của bạn quản lý email của bạn là gì? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong các ý kiến.

Nhắc nhở: Đừng quá phụ thuộc vào email!

Bất kể bạn quản lý email hiệu quả đến mức nào và giữ cho nó không chiếm lấy ngày làm việc của bạn, đôi khi một cuộc điện thoại cá nhân là cách tốt nhất để giải quyết tình huống. Nhưng nếu ý nghĩ nhấc điện thoại lên và nói chuyện với một con người thực khiến bạn lo lắng, hãy thư giãn, bạn đang ở trong tình trạng tốt. Có nhiều người thà gửi tin nhắn hoặc email hơn là nói chuyện qua điện thoại. Một bài báo trực tuyến trên Tạp chí Khoa học của chúng ta cung cấp một số mẹo và hiểu biết sâu sắc từ các nhà tâm lý học về lý do tại sao một số người trong chúng ta sợ gọi điện thoại và chúng ta có thể làm gì để vượt qua nỗi sợ hãi đó.

Các nhà tâm lý học giải thích sự lo lắng về điện thoại của bạn và cách vượt qua nó

Mẹo gửi email bổ sung: Nếu một trong những điều khiến bạn phát điên khi sử dụng email là việc mọi người mất nhiều thời gian để trả lời thư của bạn, có lẽ đã đến lúc kiểm tra phần cuối của thư của bạn. Bạn có đang kết thúc thông điệp email của mình bằng một lời kêu gọi hành động cụ thể, rõ ràng hay việc đăng xuất của bạn quá khôn ngoan?

Thay vì kết thúc một tin nhắn dài dòng bằng "Bạn nghĩ gì về kế hoạch này?" hãy thử hỏi một câu hỏi cụ thể hơn. Bạn có thể thử hỏi, "Bạn nghĩ chúng ta nên thực hiện ngay điểm nào trong số năm điểm tôi đã liệt kê?" Bạn đang hỏi một câu hỏi cụ thể liên quan đến những điểm bạn đã đưa ra trong email của mình và bạn đang tạo ra cảm giác cấp bách bằng cách hỏi mục nào cần được chú ý nhất ngay bây giờ.