Cách sắp xếp hồ sơ tài chính của bạn

Năm này qua năm khác tôi sống với sự căng thẳng của những đống giấy vô tổ chức nằm rải rác trong nhà. Có những đống nhỏ ở đây và ở đó, cạnh lối vào, trong nhà bếp và trên bàn làm việc của tôi. Tôi đã có một hệ thống hộp thư đến / hộp thư đến, nhưng nó không hoạt động hiệu quả. Hóa đơn sẽ bị thất lạc, các bản sao kê hiếm khi được đưa vào hồ sơ của họ và tôi không bao giờ có thể tìm thấy thứ mình cần khi cần. Theo cách hiểu cơ bản nhất, tài chính của tôi đã không được tổ chức hợp lý.

Quản lý tài chính hiệu quả đòi hỏi một hệ thống theo dõi tất cả các hóa đơn, báo cáo tài chính, hợp đồng bảo hiểm và các thủ tục giấy tờ quan trọng khác. Nó không yêu cầu bạn tiết kiệm từng mẩu giấy, biên lai hoặc hóa đơn chuyển qua tay bạn. Dưới đây là hướng dẫn để giúp bạn xác định những gì bạn cần giữ và những gì bạn có thể cắt nhỏ. Khi bạn đã rõ các yêu cầu này, bạn có thể dọn dẹp các tệp và chồng giấy cũ của mình và thiết lập một hệ thống nhanh chóng và đơn giản để cập nhật hàng ngày.

Hệ thống nộp hồ sơ tại nhà

Những gì nên được nộp? Những gì nên được tung ra?

Hầu hết chúng ta tiết kiệm quá nhiều thủ tục giấy tờ, điều này trở thành gánh nặng để quản lý. Không nhất thiết phải lưu mọi biên lai ATM hoặc hóa đơn truyền hình cáp. Bao lâu thì bạn cần chúng để tham khảo? Tạo thói quen xem qua tất cả thư mỗi ngày và loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không cần. Thường xuyên theo dõi dòng chảy của giấy vào nhà, qua văn phòng hoặc xếp chồng lên bàn làm việc của bạn.

Khi bạn đã thiết lập một hệ thống làm việc, sẽ chỉ mất vài phút mỗi ngày để duy trì nó.

Dưới đây là một cái nhìn nhanh về một số giấy tờ tài chính mà bạn cần lưu giữ và nộp hồ sơ, và những giấy tờ bạn có thể ném. Hãy ghi nhớ khi "vứt bỏ" rằng việc cắt nhỏ và tái chế là cách thực hiện có trách nhiệm nhất — để bảo vệ danh tính của bạn và hành tinh.

• Các cuống phiếu lương: Khi bạn đã kiểm tra độ chính xác của các cuống phiếu lương, chúng không cần thiết. Bạn có thể lưu một cái gần đây nhất, phòng khi bạn cần nó để làm bằng chứng việc làm khi đăng ký khoản vay.
• Bảng sao kê ngân hàng, Séc đã hủy: Lưu và nộp bảng sao kê ngân hàng cho đủ ba năm tính thuế. Chúng sẽ cần thiết nếu bạn được kiểm toán và có thể dùng làm biên lai để chứng minh các hóa đơn đã thanh toán. Các séc đã hủy phải được lưu ít nhất một năm. Khi các bản sao kê và séc không còn phù hợp, hãy đốt hoặc cắt chúng.
• Hóa đơn tiện ích: Không cần phải tiết kiệm hóa đơn điện nước trong nhiều tháng hoặc nhiều năm. Khi có hóa đơn, hãy kiểm tra để chắc chắn rằng bạn đã được ghi có cho lần thanh toán cuối cùng, sau đó quăng hoặc cắt nhỏ hóa đơn cũ. Chỉ tiết kiệm nhất hiện tại.
• Bảng sao kê thẻ tín dụng: Cũng như với hóa đơn điện nước, hãy kiểm tra để chắc chắn rằng bạn đã được ghi có cho lần thanh toán cuối cùng của mình và chỉ giữ lại bảng sao kê mới nhất. Không cần phải sao lưu các tệp của bạn với bảng sao kê thẻ tín dụng cũ trừ khi những thẻ đó được sử dụng cho các chi phí được khấu trừ thuế.
• Chính sách Bảo hiểm và Hóa đơn: Lưu những hóa đơn này cho thời gian chúng hiện hành và có hiệu lực. Các chính sách bị hủy bỏ và các tuyên bố liên quan có thể được tung ra.
• Phiếu gửi tiền, Biên lai thẻ ghi nợ và Phiếu rút tiền ATM: Chỉ lưu chúng cho đến khi bảng sao kê ngân hàng tiếp theo của bạn đến để bạn có thể kiểm tra và xác minh số tiền. Miễn là chúng không đại diện cho một khoản chi phí được khấu trừ thuế và không cần thiết để làm bằng chứng cho yêu cầu bồi thường chiến tranh, bạn có thể ném chúng.
• Hồ sơ tài sản: Hồ sơ bất động sản cần được lưu giữ trong suốt thời gian sở hữu. Nếu có khả năng các hồ sơ sẽ cần thiết cho mục đích thuế, hãy lưu chúng sau khi chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc bán.
• Hồ sơ đầu tư: Tất cả hồ sơ đầu tư và báo cáo ngân hàng liên quan đến các khoản đầu tư phải được lưu. Nếu các bản sao kê của bạn là tích lũy, bạn có thể chỉ giữ lại bản mới nhất và cắt nhỏ các thủ tục giấy tờ lỗi thời.

Hãy dành thời gian xem qua tất cả bài báo của bạn — kể cả các tệp cũ — để xóa bất kỳ thứ gì không còn cần thiết nữa. Điều này sẽ làm cho nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ tài chính của bạn dễ dàng hơn và ít lộn xộn hơn. Cuối cùng, bạn sẽ có một hệ thống nộp đơn có tổ chức cho phép bạn tìm thấy những gì bạn cần ngay lập tức.

The Bill Payer, bộ tổ chức tài chính gia đình.

Thiết lập hệ thống nộp hồ sơ

Có một số loại hệ thống nộp đơn khác nhau cần xem xét. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, có thể yêu cầu bất cứ thứ gì từ tệp đàn accordion di động đến tủ tài liệu nhỏ. Khi bạn đã dọn sạch tất cả các thủ tục giấy tờ tài chính dư thừa, hãy đánh giá xem bạn sẽ cần bao nhiêu dung lượng để lưu trữ phần còn lại của các tệp của mình. Chỉ lớn hơn một chút so với nhu cầu hiện tại của bạn, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc chuyển sang hệ thống lớn hơn sau này và bạn có thể nộp giấy tờ nhanh chóng và dễ dàng.

Tôi sử dụng hệ thống nộp đơn truyền thống đơn giản với các tab cho từng danh mục (xem phần ở trên để biết các danh mục chung). Ngoài ra, tôi có các tệp riêng để lưu trữ các giấy tờ quan trọng cho mỗi đứa con của tôi, hóa đơn y tế và bảo hiểm. Mỗi hợp đồng bảo hiểm và tuyên bố liên quan cũng có tệp riêng của chúng.

Thiết lập trạm thanh toán hóa đơn. Đây có thể là một hộp lưu trữ nhỏ đơn giản chứa mọi thứ bạn cần để thanh toán hóa đơn, một trình sắp xếp tệp trên máy tính để bàn hoặc một sản phẩm sắp xếp dựa trên lịch được thiết kế đặc biệt cho nhiệm vụ này. Ngay cả khi bạn thanh toán phần lớn hóa đơn trực tuyến, chắc chắn bạn vẫn sẽ phải thanh toán các hóa đơn lẻ theo cách "cổ điển" và yêu cầu sổ séc, tem, v.v. của bạn ở một vị trí thuận tiện. Thay vì một tệp "được trả tiền", tôi sử dụng hệ thống dựa trên lịch. Thanh toán càng nhiều hóa đơn trực tuyến càng tốt sẽ giúp giữ giấy tờ ở mức tối thiểu và tôi cũng có thể đánh dấu lịch của mình cho những khoản thanh toán đó đến hạn.

Các tài liệu cần được lưu trữ trong két an toàn

Để đảm bảo an toàn, hãy cân nhắc cất giữ những tài liệu quan trọng, thường không thể thay thế sau đây trong két an toàn thuê hoặc trong két chống cháy trong nhà của bạn.

• Giấy khai sinh, khai tử và kết hôn
• Giấy giải quyết, quyền nuôi con và giấy ly hôn
• Giấy tờ nhận con nuôi hoặc quốc tịch
• Chứng thư tài sản, giấy chủ quyền xe cơ giới
• Cổ phiếu, Trái phiếu tiết kiệm Hoa Kỳ
• Hợp đồng thế chấp và đất đai, hoặc bất kỳ thỏa thuận ràng buộc pháp lý nào
• Giấy tờ quân sự
• Bằng sáng chế, bản quyền
• Danh sách kiểm kê nhà của bạn bao gồm ảnh và biên lai.

Trong trường hợp khẩn cấp

Bạn có phải là người duy nhất trong gia đình của bạn xử lý việc thanh toán hóa đơn và nộp hồ sơ tài chính không? Vợ / chồng hoặc người thân khác của bạn có thể tìm thấy giấy tờ cần thiết khi bạn vắng mặt không?

Dành thời gian để thiết lập tệp "Trong trường hợp khẩn cấp" giải thích hệ thống của bạn, làm rõ nơi lưu trữ thông tin pháp lý và bảo hiểm quan trọng và hướng dẫn cách tìm những gì có thể cần thiết trong trường hợp khẩn cấp. Bao gồm các số điện thoại quan trọng, chẳng hạn như số điện thoại của kế toán, luật sư và nhà môi giới đầu tư của bạn. Đánh dấu tệp rõ ràng để có thể dễ dàng tìm thấy tệp khi bạn vắng mặt. Hãy cập nhật nó một cách thường xuyên.

Đưa ra lời cam kết

Chìa khóa để làm cho bất kỳ hệ thống lưu trữ nào hoạt động và giữ cho hồ sơ tài chính của bạn được tổ chức tốt là cam kết cập nhật nó hàng ngày. Khi hệ thống của bạn đã hoạt động, hãy dành vài phút mỗi ngày để sắp xếp thư, gửi bản sao kê và cập nhật hóa đơn của bạn.

Chẳng bao lâu, bạn sẽ hình thành một thói quen cần thiết cho sức khỏe tài chính lâu dài của bạn và sẽ giảm bớt một số căng thẳng sinh ra khi quản lý tài chính của bạn.

Video hữu ích về cách sắp xếp công việc giấy tờ của bạn