Làm thế nào để luôn có tổ chức với một danh sách kiểm tra

Bài viết này sẽ chia nhỏ cách sử dụng danh sách kiểm tra để luôn có tổ chức.

mohamed_hassan, CC0, thông qua PIxabay

Bạn có cảm thấy mình bị mất quyền kiểm soát không?

Bạn đã bao giờ có một trong những ngày, nơi bạn rời khỏi công việc với cảm giác như không đạt được gì không?

• Bàn làm việc của bạn trông lộn xộn hơn so với khi bạn đến.
• Hộp thư đến của bạn đã tối đa vào tuần trước.
• Ghi chú post-it che màn hình máy tính của bạn.
• Không còn chỗ cho đôi chân của bạn bên dưới bàn làm việc.
• Và buổi họp sáng đó cuối cùng đã kết thúc một giờ trước.

Giữ tổ chức là một thách thức. Thông tin bắn phá chúng tôi từ mọi hướng. Tin nhắn văn bản, phương tiện truyền thông xã hội, email, phản hồi biểu mẫu web, yêu cầu cuộc họp, chuyển cuộc trò chuyện, cuộc gọi điện thoại và thư tiêu chuẩn tranh giành sự chú ý của chúng tôi.

Không có gì ngạc nhiên khi mức độ căng thẳng cao. Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ (APA) báo cáo 39% người Mỹ trong năm 2017 bị từ "mức độ nhẹ" đến "mức độ căng thẳng đáng kể" do "khối lượng công việc quá nặng" tại nơi làm việc.

Tổ chức nơi làm việc

Các vai trò không thực tế hoặc không chắc chắn cũng nằm trong số năm mức độ căng thẳng hàng đầu tại nơi làm việc trong cuộc khảo sát của APA vào năm 2017. Những khía cạnh tiêu cực này cùng với quá nhiều công việc sẽ khiến việc duy trì công việc của bạn trở nên khó khăn.

Và không chỉ nhân viên văn phòng vật lộn với quá tải nhiệm vụ và hạn chế quản lý thời gian. Nhân viên kinh doanh, nhân viên bán lẻ và người làm giải trí cũng phải vật lộn để hoàn thành công việc.

Hầu hết các nơi làm việc đều cung cấp cho bạn bản mô tả công việc nêu rõ các nhiệm vụ và công việc. Đôi khi, chúng đã lỗi thời hoặc không bao gồm tất cả những gì bạn làm. Và trong khi họ có thể truyền đạt một danh sách các trách nhiệm, họ thiếu các chi tiết cụ thể.

Ngay cả khi nơi làm việc có các thủ tục được lập thành văn bản từng bước, bạn vẫn có thể có quá nhiều việc phải làm. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý khối lượng công việc nặng nhọc bằng danh sách kiểm tra có lợi. Và danh sách kiểm tra đóng vai trò như một công cụ tổ chức thiết yếu.

Nếu bạn cảm thấy quá tải trong công việc, hãy sắp xếp công việc với sự hỗ trợ của danh sách việc cần làm. Vào đầu mỗi buổi sáng, hãy viết ra mọi thứ bạn cần làm. Hãy cụ thể.

Giữ một danh sách hàng ngày phải thực hiện

Danh sách công việc và hoạt động phải làm hàng ngày:

• Hành động như một lời nhắc nhở
• Giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày của mình
• Cho biết nếu bạn đang cam kết quá mức
• Tiết kiệm thời gian cho bạn

Quản lý thời gian và ưu tiên của bạn trở lên

Danh sách kiểm tra cũng hỗ trợ quy trình làm việc. Nếu bạn là thư ký hoặc trợ lý cá nhân trả lời cho nhiều người quản lý trực tiếp, danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn quản lý trở lên. Bao gồm một cột trong danh sách của bạn để ghi lại ước tính thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ.

Khuyến khích người quản lý của bạn ghi lại những công việc mà họ giao cho bạn vào danh sách việc cần làm của bạn. Danh sách kiểm tra mở rộng nhận thức của họ về khối lượng công việc của bạn. Họ xem bạn phải làm gì khác và khi nào cần. Danh sách quản lý kỳ vọng của họ.

Ngay cả khi bạn chỉ có một người quản lý trực tiếp, một danh sách kiểm tra là bằng chứng quan trọng về khối lượng công việc của bạn. Sử dụng danh sách việc cần làm của bạn để:

• Khám phá các quy trình làm việc hiệu quả hơn
• Giảm nhẹ khối lượng công việc của bạn
• Yêu cầu trợ giúp
• Tranh luận để tìm trợ lý hoặc thành viên mới trong nhóm

Tuy nhiên, những gì tôi sắp chia sẻ với bạn không chỉ là một danh sách việc cần làm thông thường. Đó là một người tổ chức danh sách kiểm tra.

Những gì bạn cần để tạo danh sách kiểm tra của mình

• Máy tính xách tay (Tôi khuyên bạn nên sử dụng một cuốn sách khổ A5.)
• Ít nhất bốn bút màu, chẳng hạn như xanh lá cây, vàng, tím và đỏ
• Thước (tùy chọn)
• Hình dán ngôi sao (bất kỳ màu nào)

Khi bạn đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trên trang, hãy tự cho mình một ngôi sao.

© Phumphaosrk - Dreamstime.com (ảnh đã sửa đổi)

Trình tổ chức danh sách kiểm tra 7 bước

1. Mở sổ tay của bạn đến trang đầu tiên có sẵn.
2. Viết ngày hôm nay ở trên cùng.
3. Viết ra tất cả những việc bạn cần hoàn thành trước khi về nhà.

   * Bao gồm các nhiệm vụ mới ngay cả những nhiệm vụ bạn không cần phải hoàn thành vào ngày hôm đó.

   * Sử dụng một dòng cho mỗi nhiệm vụ.

   * Ưu tiên mỗi nhiệm vụ bằng bút màu (tham khảo hướng dẫn màu bên dưới).

   
   Mẹo: Bạn có thể muốn chia một số nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ để quản lý chúng dễ dàng hơn.

4. Quy tắc một đường thẳng qua mỗi nhiệm vụ khi bạn hoàn thành nó. Hoặc đánh dấu vào cuối dòng.
5. Bắt đầu một danh sách mới trên một trang mới vào ngày mai.
6. Hãy xem lại cuốn sách của bạn mỗi ngày và tìm những trang không có dấu sao. Đánh giá mọi nhiệm vụ chưa hoàn thành. Nếu bạn cần chuyển một nhiệm vụ sang một trang mới, hãy hoàn thành nhiệm vụ trên trang cũ để bạn không tiếp tục xem lại nó.
7. Tự thưởng cho mình một ngôi sao khi danh sách trong ngày được hoàn thành. Đặt nhãn dán ngôi sao trên trang mà bạn có thể dễ dàng nhìn thấy nó. Khi bạn thưởng cho nỗ lực của mình một cách trực quan, nó cũng cho biết từng mục trên trang đã được hoàn thành. Một trang không có ngôi sao có công việc kinh doanh chưa hoàn thành.

Hình dán dấu sao biểu thị các mục trong danh sách đã hoàn thành hoặc được chuyển sang một ngày khác.

© Bazruh - Dreamstime.com

Ưu tiên danh sách của bạn bằng màu sắc

• Nhiệm vụ màu đỏ có cảm giác cấp bách. Chúng phải được hoàn thành vào ngày hôm đó.
• Các nhiệm vụ màu xanh lam có tính lặp lại.
• Nhiệm vụ xanh dành cho các dự án dài. Bạn hy vọng chúng sẽ mất hơn một tuần để hoàn thành.
• Nhiệm vụ đen là những nhiệm vụ chung mà bạn có thể tìm thấy trong mô tả công việc của mình.

Bạn có thể sử dụng các màu khác để phân loại thêm. Ví dụ: bạn có thể muốn sử dụng các màu khác nhau để phân biệt giữa các công việc lặp đi lặp lại hàng ngày và hàng tuần.

Luôn có tổ chức ở nhà với danh sách kiểm tra của bạn

Một người tổ chức danh sách kiểm tra hoạt động ở bất cứ đâu. Bạn có thể muốn giữ hai cuốn sổ ghi chép: một cho công việc và một cho cuộc sống cá nhân của bạn.

Giữ cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ và bãi cỏ của bạn được cắt bằng cách thêm công việc nhà vào danh sách kiểm tra của người sắp xếp nhà của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng nó để:

• Tổ chức đám cưới của bạn
• Tìm việc
• Lên kế hoạch cho bữa tiệc nghỉ hưu của chú Ben
• Ưu tiên và thanh toán hóa đơn
• Sắp xếp kỳ nghỉ nước ngoài tiếp theo của bạn

Bạn có thể sử dụng nó để quản lý hầu hết các loại sự kiện hoặc hoàn cảnh cuộc sống.

Người tổ chức danh sách kiểm tra kỹ thuật số

Bạn có quy trình tại nơi làm việc đòi hỏi phải kiểm tra thường xuyên không? Cân nhắc tự động hóa trình sắp xếp danh sách kiểm tra của bạn để sử dụng trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Tạo biểu mẫu PDF hoặc thử một trong các ứng dụng được liệt kê bên dưới.

Biểu mẫu tổ chức danh sách kiểm tra PDF

Những nơi làm việc mà khách hàng tiếp cận các cơ sở thường bắt đầu một ngày mới bằng việc đánh giá hiện trường để kiểm tra thiết bị và cơ sở vật chất. Tạo một danh sách ưu tiên, như danh sách dưới đây, để một nhân viên được chỉ định kiểm tra hoặc nhận xét. Sau khi hoàn thành, nhân viên lưu và gửi danh sách kiểm tra đánh giá qua email cho người quản lý hoặc nhân viên OH&S.

Ứng dụng danh sách kiểm tra cho PC, điện thoại thông minh và máy tính bảng

Nếu bạn không muốn mang theo một cuốn sổ tay, các ứng dụng này cũng có thể giúp bạn sắp xếp công việc.

IOS của Apple đi kèm với ứng dụng Nhắc nhở tiêu chuẩn. Sử dụng quy trình này như một quy trình thay thế để giúp bạn luôn có tổ chức.

Tìm ứng dụng Lời nhắc của Apple hạn chế hoặc không sử dụng thiết bị IOS? Hãy thử Todoist: Danh sách việc cần làm và Trình quản lý tác vụ. Nó có sẵn miễn phí trên nhiều thiết bị, nhưng nó cũng đi kèm với một tùy chọn cao cấp. Đăng nhập vào ứng dụng bằng tài khoản Google hoặc Facebook của bạn hoặc tạo một tài khoản mới. Tôi sử dụng nó trên PC chạy Windows 10 của mình.

Các ứng dụng tổ chức và danh sách kiểm tra khác (một số có một khoản phí nhỏ hoặc chứa các giao dịch mua trong ứng dụng) bao gồm:

• Wunderlist
• Google Keep
• Habitica (một danh sách việc cần làm được đánh bạc)
• OmniFocus 2
• 2Do (danh sách việc cần làm, nhiệm vụ và ghi chú)

Danh sách kiểm tra dựa trên giấy so với ứng dụng

Ứng dụng tự động hóa danh sách kiểm tra. Chúng giúp bạn dễ dàng chia sẻ và tích hợp quy trình làm việc của mình với những người, chương trình và quy trình làm việc khác. Tuy nhiên, khi hệ thống máy tính ngừng hoạt động hoặc mất điện, trình tổ chức danh sách kiểm tra thủ công sẽ giúp bạn kiểm soát.

Một danh sách kiểm tra trên giấy là một công cụ cần thiết cho những trường hợp khẩn cấp. Cân nhắc giữ một bản in của danh sách kiểm tra kỹ thuật số của bạn trong tay.

Nếu bạn đang kiểm soát sự an toàn của nơi làm việc của mình, hãy giữ một bảng tạm và bản cứng của các danh sách kiểm tra sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc ở một nơi dễ lấy. Nó cũng có thể là một ý tưởng tốt để có một danh sách kiểm tra cho các thủ tục mất điện.

Giữ danh sách kiểm tra dựa trên giấy để phòng khi mất điện.

© Ekaterina79 - Dreamstime.com

Tại sao bạn nên tổ chức với một danh sách kiểm tra

Bằng cách sử dụng công cụ sắp xếp danh sách kiểm tra, chẳng hạn như danh sách công việc cần làm, bạn sẽ kiểm soát lại công việc của mình. Thay vì liên tục ghi nhớ mọi thứ bạn cần làm, việc viết ra các nhiệm vụ giúp giải phóng suy nghĩ của bạn để tập trung vào công việc đang làm.

Trình tổ chức danh sách kiểm tra cũng mở rộng ra ngoài danh sách việc cần làm hàng ngày. Sử dụng nó để hoàn thành một quy trình cụ thể, chẳng hạn như kiểm tra sức khỏe và an toàn nghề nghiệp hoặc đánh giá địa điểm. Hoặc sắp xếp mọi thứ bạn cần làm để thư giãn và tận hưởng kỳ nghỉ cuối tuần.

Bằng cách lập danh sách kiểm tra một phần trong ngày, bạn sẽ giảm bớt căng thẳng tại nơi làm việc. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách việc cần làm để:

• Đưa ra một trường hợp kinh doanh để có thêm tài nguyên
• Cập nhật mô tả công việc và phân công trách nhiệm

Hơn hết, danh sách kiểm tra giúp quản lý và tổ chức một cách trực quan quy trình hoặc những việc bạn cần làm. Kết quả là, lần đánh dấu cuối cùng đó sẽ khiến bạn bị áp lực.

© 2012 Tina Dubinsky

Làm thế nào để bạn luôn có tổ chức? Bạn có sử dụng danh sách?

Will English vào ngày 01 tháng 05 năm 2013:

không có tổ chức? Đó là tôi hàng ngày lol. Thật bất ngờ khi tôi vẫn còn khỏe mạnh. Tôi thực sự có một chiếc iPhone và tôi sử dụng ứng dụng "Lời nhắc" mọi lúc, tôi không biết mình có tổ chức như thế nào nhờ nó, nhưng nó giúp ích rất nhiều. Trung tâm tốt.