Mục lục:
Khi khách đến thăm doanh nghiệp cần được chào đón và chào đón lịch sự.
Ảnh của Helena Lopes trên Unsplash
Khi gặp gỡ và chào hỏi khách / khách hàng trong một môi trường kinh doanh, bạn có những giây đầu tiên đó để tạo ấn tượng tốt sẽ có tác động lâu dài.
Du khách đến với môi trường kinh doanh vì nhiều lý do khác nhau; họ có thể là khách hàng (hiện tại hoặc mới), đại diện, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh, những người từ các phòng ban / khu vực / tổ chức khác nhau, v.v.
Điểm tiếp xúc đầu tiên với khách truy cập phụ thuộc vào cấu trúc của tổ chức. Môi trường văn phòng hoặc môi trường công nghiệp có khả năng có khu vực lễ tân, nơi nhân viên hành chính lễ tân sẽ là đầu mối tiếp xúc, trong khi trong môi trường bán lẻ, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể là đầu mối tiếp xúc.
Có nhiều điều cần lưu ý khi gặp gỡ và chào hỏi khách hàng. Nếu bạn nhận thức và có kiến thức tốt về các hoạt động kinh doanh, các chính sách, quy định, luật pháp và quan trọng nhất là kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân, thì bạn sẽ có thể tạo ra ấn tượng tốt nhất đầu tiên.
Nội dung ở đây dựa trên Đơn vị NVQ Cấp 2 trong Kinh doanh và Quản trị và đơn vị này có giá trị tín dụng là 3. Chúng tôi sẽ thảo luận về các thủ tục khác nhau cần phải tuân theo và sự hiếu khách mà người ta dự kiến sẽ cung cấp khi gặp gỡ, chào hỏi và chào đón du khách trong một môi trường kinh doanh.
Có hai phần cho đơn vị này. Phần đầu tiên sẽ được đánh giá dựa trên kiến thức và sự hiểu biết của một ứng viên về các thủ tục gặp gỡ và chào đón du khách và phần thứ hai sẽ được đánh giá dựa trên thành tích của ứng viên; đó là thông qua quan sát, lời khai cá nhân, lời khai của nhân chứng, vv Cả hai phần cũng có thể được đánh giá thông qua thẩm vấn và thảo luận chuyên môn.
1. Hiểu các thủ tục gặp gỡ và đón tiếp khách đến thăm
1.1. Mô tả các lý do khác nhau để mọi người đến thăm doanh nghiệp, yêu cầu của họ và cách đáp ứng nhu cầu của họ
Xem xét môi trường kinh doanh và loại hình kinh doanh, người ta có thể mong đợi những vị khách đến thăm cơ sở kinh doanh vì nhiều lý do khác nhau. Ban tổ chức có trách nhiệm làm cho du khách cảm thấy được chào đón, đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu của họ cũng như cung cấp cho họ thông tin và dịch vụ liên quan đến chuyến thăm.
Những lý do khác nhau mà mọi người có thể ghé thăm cơ sở kinh doanh là:
- Truy vấn về sản phẩm và dịch vụ
- Nói chuyện với nhân viên về các dịch vụ hiện có
- Khiếu nại
- Tiếp thị
- Các cuộc họp khác nhau, bao gồm cuộc họp hội đồng quản trị / ủy ban, cuộc họp quan tâm nghiêm trọng, thảo luận nhóm, v.v.
- Thu thập và giao hàng
- Sữa chữa và bảo trì
- Kiểm toán
Các yêu cầu khác nhau đối với khách đến thăm doanh nghiệp có thể là:
- Cung cấp địa chỉ chính xác bao gồm cả mã bưu điện và cả các điểm mốc nếu có.
- Phương tiện đậu xe - đảm bảo rằng có đủ chỗ đậu xe trong một khoảng cách hợp lý và cũng có chỗ đậu xe được phân bổ cho người tàn tật
- Một số khách hàng có thể có nhu cầu đặc biệt và do đó các cơ sở liên quan đến loại khách hàng hoặc khách truy cập mà tổ chức mong đợi phải có sẵn.
- Dấu hiệu dễ thấy để dẫn du khách đến đúng khu vực mà không bị nhầm lẫn. Các bảng hiệu cũng cần phải chuyên nghiệp. Kiểm tra để đảm bảo rằng lối vào thông thoáng, sạch sẽ, dễ chịu và phản ánh bản chất của doanh nghiệp.
- Đảm bảo rằng có người chào đón và chào đón du khách trong khu vực lễ tân, có đủ chỗ ngồi, nhà vệ sinh, tập sách, nhật ký, tạp chí, v.v.
Các cách khác nhau để đáp ứng nhu cầu của khách đến thăm doanh nghiệp là:
- Luôn giữ cho các khu vực lễ tân dễ dàng tiếp cận với biển chỉ dẫn và các thông tin khác ở bất cứ nơi nào cần thiết.
- Lối vào phải gọn gàng và sạch sẽ vì nó phản ánh tổ chức.
- Tất cả các nhu cầu cơ bản và tiện nghi cần được chuẩn bị sẵn sàng - bãi đậu xe, chỗ ngồi, thiết bị vệ sinh, báo / tạp chí ở khu vực chờ, nước uống.
- Sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến doanh nghiệp, nếu có thể, cung cấp tờ rơi / tập sách hoặc các nguồn thông tin khác.
- Các khu vực tiếp cận của du khách cần tuân theo các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn.
1.2 Giải thích mục đích của việc giao dịch với du khách kịp thời và lịch sự
Khi khách đến thăm doanh nghiệp cần được chào đón và chào đón lịch sự. Nếu tổ chức phục vụ món gì đó để ăn hoặc uống, hãy hỏi họ xem họ có muốn ăn gì không, nếu không, bạn có thể hỏi xem họ có muốn uống nước không. Đối phó với mọi khách truy cập ngay khi bạn có thể và trả lời các thắc mắc của họ ngay lập tức và lịch sự.
Có thể có lúc khu vực lễ tân bận rộn với việc khách phải đợi một lúc. Hãy chắc chắn rằng bạn xin lỗi vì sự chậm trễ và cảm ơn họ đã chờ đợi.
Mục đích của việc giao dịch với du khách kịp thời và lịch sự là:
- Khách đến thăm sẽ biết rằng họ được tôn trọng, được coi trọng và công ty cũng coi họ là người quan trọng.
- Đổi lại, các du khách sẽ duy trì một thái độ và tác phong chuyên nghiệp.
- Du khách sẽ tin tưởng công ty, đồng thời cũng sẽ có nhận xét và ấn tượng tốt về tổ chức.
- Mỗi nhân viên và hành vi của họ sẽ phản ánh tổ chức và do đó, một phản ứng kịp thời và lịch sự sẽ để lại hình ảnh tốt đẹp về tổ chức.
- Du khách sẽ giới thiệu tổ chức cho những người khác và truyền bá những lời tốt đẹp và cũng sẽ sử dụng tổ chức này trong tương lai.
1.3 Giải thích mục đích của việc thể hiện hình ảnh tích cực về bản thân và tổ chức
Khi khách đến thăm một môi trường kinh doanh, điểm tiếp xúc đầu tiên của họ sẽ là người ở lễ tân (hầu hết các tổ chức đều có), hoặc ít nhất là người gặp và chào hỏi. Như chúng ta đã biết, ấn tượng đầu tiên luôn tạo ra sự khác biệt và do đó việc thể hiện một hình ảnh tích cực về bạn và tổ chức là rất quan trọng. Trang phục và trình bày bản thân gọn gàng. Tuân thủ quy định về trang phục của tổ chức. Hãy mỉm cười, duy trì giao tiếp bằng mắt, lắng nghe, tích cực và cố gắng hết sức để giúp họ giải đáp thắc mắc của họ.
Mục đích của việc này là:
- Tại thời điểm cụ thể đó, bạn đang đại diện cho tổ chức cho khách truy cập. Vì vậy, hành vi và cách tiếp cận của bạn sẽ phản ánh toàn bộ tổ chức. Bạn và tổ chức sẽ được đánh giá hoặc đánh giá dựa trên cách tiếp cận và dịch vụ của bạn.
- Nó tạo ra một cảm giác tin tưởng cho người truy cập.
- Các du khách có ấn tượng tích cực về tổ chức.
- Nó giúp xây dựng lòng tin giữa tổ chức với khách hàng và nhân viên.
- Nó thu hút những khách hàng chất lượng sẽ cải thiện công việc kinh doanh cho tổ chức do đó làm tăng lợi nhuận của tổ chức.
1.4 Giải thích mục đích của việc tuân theo các quy trình về sức khỏe, an toàn và an ninh khi giao dịch với khách, bao gồm cả trách nhiệm của chính mình
Nhiều quy trình về sức khỏe và an toàn / an ninh khác nhau được áp dụng trong mọi tổ chức. Các thủ tục này phải được nhân viên tuân thủ một cách có trách nhiệm, bao gồm cả giao dịch với khách.
nioh.ac.za
Mục đích của việc tuân theo các quy trình này là:
- Để giữ cho tổ chức và môi trường của nó trở thành một nơi an toàn hơn để đến thăm và làm việc
- Có đủ các phương tiện sơ cứu cần thiết theo yêu cầu.
- Để phòng tránh rủi ro cho sức khỏe của nhân viên và du khách.
- Để đảm bảo rằng máy móc và bất kỳ thiết bị hoặc thiết bị nào hoạt động trong cơ sở của tổ chức được an toàn khi sử dụng.
- Để giúp thực hiện các biện pháp phòng ngừa hoặc thiết lập các kế hoạch khẩn cấp khi được yêu cầu.
- Để ghi lại và báo cáo các tai nạn, thương tích và bất kỳ vấn đề sức khỏe và an toàn nào khác.
- Để đảm bảo rằng các quy trình làm việc an toàn và các biện pháp an toàn và sức khỏe đã được thực hiện và đang được tuân thủ.
- Sàn nhà, cầu thang và các khu vực khác cần an toàn để sử dụng
- Để xác nhận rằng các vật liệu nguy hiểm nếu được sử dụng có được cất giữ theo phương pháp an toàn, ở nơi an toàn hay không và chúng được xử lý và sử dụng theo cách an toàn vì chúng có thể gây hại theo nhiều cách
- Đảm bảo rằng có hệ thống thông gió thích hợp ở những khu vực có khách truy cập và nơi nhân viên làm việc
- Giữ nhiệt độ của các khu vực làm việc và thăm quan ở mức thích hợp và các thiết bị vệ sinh, giặt giũ và nhà vệ sinh luôn trong tình trạng tốt để du khách có thể sử dụng chúng mà không gặp vấn đề hoặc khó khăn
- Khu vực thăm và làm việc cần không có vật liệu dễ cháy, vật liệu nổ và các vật liệu phóng xạ độc hại khác.
- Máy móc và thiết bị khổng lồ phải được tránh xa các khu vực thăm quan để tránh tai nạn
- Cần đặt các biển cảnh báo ở những khu vực bắt buộc.
- Đảm bảo rằng không có dây dẫn và cẩn thận để tránh mọi rủi ro về sức khỏe và an toàn
- Được đào tạo thích hợp nếu sử dụng bất kỳ thiết bị nào tại nơi làm việc và tuân thủ các chính sách về sức khỏe và an toàn cũng như quy trình tai nạn của tổ chức.
- Hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi lại khách truy cập theo quy trình tổ chức để đảm bảo an ninh.
Tôi hy vọng bạn tìm thấy thông tin ở đây hữu ích và thú vị. Vui lòng phản hồi và chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn.
Cảm ơn đã ghé qua.
Livingsta.
Một lưu ý cho các ứng viên NVQ: Đây chỉ là thông tin tham khảo và vui lòng không sao chép. Ngoài ra, hãy liên hệ với môi trường kinh doanh và mô tả công việc của bạn trong khi viết ra các đơn vị của bạn. Tất cả tốt nhất!