Mục lục:
Trong mỗi văn phòng, một khối lượng lớn thông tin liên lạc như thư từ, thông tư và điện tín được gửi cho người ngoài hoặc nhận từ họ. Bên trong tổ chức, các tài liệu bằng văn bản được trao đổi giữa các bộ phận khác nhau. Việc xử lý thư có kế hoạch và hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào. Nó được ví như xương sống và là một phần không thể thiếu của văn phòng.
Xử lý thư hiệu quả đòi hỏi phải thiết lập các thủ tục xác định liên quan đến việc xử lý thư từng bước. Thư đến phải được nhận và phân phối với tốc độ và độ chính xác. Phương pháp xử lý thư gửi chính xác khác nhau giữa các văn phòng.
Chúng tôi có hai hệ thống thư khác nhau trong tổ chức của mình, Thư nội bộ và Thư bên ngoài.
- Các dịch vụ thư nội bộ hiện có dành cho việc phân phối thư trong các văn phòng và phòng ban của ____________ (loại bỏ vì mục đích bảo mật) . Chúng được thu thập và giao hàng ngày.
- Thư bên ngoài được gửi qua ______________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) . Dịch vụ thư bên ngoài được sử dụng, khi thư không thể hoặc không đáp ứng các tiêu chí của dịch vụ thư nội bộ. Ví dụ, trong trường hợp thư phải được gửi cho khách hàng, hoặc các công ty khác, hoặc ____________ (xóa vì mục đích bảo mật) . Chúng cũng được giao và thu tiền hàng ngày.
Mails bao gồm ba loại chính - hướng nội, hướng ngoại và liên bộ phận. Dịch vụ thư tín giúp công ty thiết lập và liên hệ với khách hàng và công chúng nói chung. Một bộ phận gửi thư độc lập được thành lập để xử lý tất cả các loại thư trong văn phòng. Ưu điểm của dịch vụ gửi thư tập trung là chuyên môn hóa, giám sát tốt hơn, tiết kiệm, hiệu suất tốt hơn, sử dụng tối ưu thiết bị phòng thư và đội ngũ nhân viên được đào tạo.
Quy trình gửi thư đến bao gồm các bước như nhận thư, phân loại thư, mở thư, đánh dấu thư, ghi thư (đăng ký vào) và phân phối thư.
Quy trình gửi thư đi cũng bao gồm các bước khác nhau như thu thập thư đi, nhập thư đi (sổ đăng ký gửi, sổ gửi thư), gấp thư, chuẩn bị phong bì, phân loại, cân và dán tem và cuối cùng là gửi đi.
Tôi thu thập thư hàng ngày vào buổi sáng và buổi chiều, cả thư nội bộ và thư bên ngoài. Tôi phân phát thư gửi đến một người cụ thể cho người cụ thể đó và bất kỳ thư chung nào khác cho bộ phận đều do tôi mở. Tôi xem qua chúng để xem chúng liên quan gì và phân phối chúng cho phù hợp. Khi người quản lý địa phương của tôi nghỉ phép hàng năm hoặc nghỉ ốm, tôi cũng theo dõi thư của cô ấy và giải quyết bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào bằng cách liên hệ với Trưởng bộ phận Dịch vụ. Tôi cũng đảm bảo rằng tôi phân phối chúng đúng giờ, để nhiệm vụ được chỉ định trên thư được hoàn thành trong khoảng thời gian đã đề cập và thời hạn được đáp ứng.
Chúng tôi sử dụng các dịch vụ thư từ bên ngoài khi chuyển phát ngoài quận và địa điểm đó cho các công ty hoặc khách hàng khác. Đó sẽ là những khu vực không thuộc khu vực văn phòng ______________ ( bị loại bỏ vì mục đích bảo mật ). Chúng tôi sử dụng thư nội bộ trong trường hợp cần gửi thư đến các văn phòng hoặc phòng ban thuộc ___________________ ( bị xóa vì mục đích bảo mật ). Thư nội bộ tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Vì vậy, bất kỳ thư nào có thể được gửi qua thư nội bộ đều được gửi qua phương tiện đó và chỉ những thư còn lại được gửi qua hệ thống thư bên ngoài.
Tôi đưa các bài viết đi xuống lễ tân vào buổi chiều. Tôi sắp xếp các bài viết theo kích cỡ. Tôi để các thư nội bộ gửi đi trong các hộp có liên quan được sắp xếp theo khu vực. Ngoài ra, tôi sắp xếp các thư nội bộ đi theo mức độ khẩn cấp và quan trọng như hạng nhất hay hạng hai. Bất kỳ bài viết ở nước ngoài cũng phải được sắp xếp.
Trước khi gửi thư, cước phí bưu chính thích hợp được tính, tùy thuộc vào việc các bưu gửi là hạng nhất, hạng hai hoặc chuyển phát đã ghi. Để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào, tôi gửi thư vào đúng thời điểm với bưu phí chính xác trên đó. Các gói hàng hoặc thư khả nghi được xử lý hết sức cẩn thận, nếu phát hiện thấy khả nghi sẽ báo cho quản lý văn phòng và ghi vào sổ sự cố tại quầy lễ tân.
Khi xử lý thư, tôi phải tuân thủ và tuân thủ các quy trình nhất định.
- Trước tiên, tôi xem qua thư của từng bộ phận, và sắp xếp chúng theo quy mô và lớp học, sau đó tìm ra phương pháp tốt nhất để gửi chúng - thông thường hoặc được ghi lại.
- Sau đó, tôi xem trọng lượng và kích thước và tìm chi phí. Trọng lượng có thể được tra cứu trên máy dùng để cân các bài viết.
- Nếu vì bất kỳ lý do gì, việc giao hàng đặc biệt thông qua người giao hàng là cần thiết, tôi sẽ nói chuyện với người quản lý của mình để được ủy quyền và sau đó là người quản lý văn phòng, sau đó chúng tôi sẽ thu xếp để số tiền chuyển ra khỏi mã chi phí của mình. Nếu không, các dịch vụ được sử dụng trong công ty của chúng tôi là ___________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) .
- Khi tôi nhìn thấy các mục nói rằng hạng nhất được ghi lại, tôi ghi lại tất cả các chi tiết của bài đăng bao gồm địa chỉ của người gửi và người nhận và thực hiện ghi nhãn cần thiết cho các chuyến giao hàng khẩn cấp và được ghi lại.
- Những gói thư nào nặng hơn trọng lượng thông thường và lớn hơn kích thước thông thường, tôi sử dụng máy dùng để cân bưu phẩm, bưu kiện và tính đúng bưu phẩm. Đối với phần còn lại của thư, chúng tôi có một biểu đồ có chi phí theo kích thước cho cả phân phối hạng nhất và hạng hai.
- Bài viết được trao đổi thẳng thắn cho phù hợp với từng bộ phận. Vì vậy, chi phí cho mỗi bộ phận sẽ dựa trên các trung tâm chi phí liên quan của chúng. Đối với các giao hàng được ghi lại khác, chi phí được ghi vào sổ tại quầy lễ tân.
- Tất cả các bài đăng đều được đóng dấu và sắp xếp và luôn sẵn sàng để gửi trước 3:45 chiều hàng ngày. Chúng tôi có một thành viên của phi hành đoàn (đã bị loại bỏ vì mục đích bảo mật) , họ đến để thu thập bài đăng từ tòa nhà tại lễ tân, hàng ngày.
Nhiều sự cố có thể xảy ra khi xử lý thư và gói.
- Tất cả các bưu gửi và gói hàng đến đều được đóng dấu của công ty tại quầy lễ tân. Bất kỳ thư nào từ các địa chỉ hoặc người đáng ngờ hoặc bất kỳ gói nào không cảm thấy bình thường hoặc có vẻ đáng ngờ sẽ bị bỏ qua một bên mà không bị xử lý.
- Các thư và gói đáng ngờ được báo cáo cho người quản lý văn phòng. Quản lý văn phòng và các quản trị viên tại quầy lễ tân ghi các sự cố vào sổ sự cố và thực hiện các hành động cần thiết. Họ cũng sẽ đảm bảo ____________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) được thông báo về các vấn đề.
Hỏi và Đáp
Câu hỏi: Thư rác là gì?
Trả lời: Thư rác là tài liệu quảng cáo hoặc quảng cáo / công khai không mong muốn hoặc không được yêu cầu nhận được qua đường bưu điện hoặc qua email. Chúng thường được gửi bởi các công ty tiếp thị để giới thiệu sản phẩm mới hoặc thông báo cơ hội đầu tư, v.v. Khi nhận được không mong muốn qua email, nó còn được gọi là thư rác.