Mục lục:
- Cách sử dụng bài viết này
- 1.1 Giải thích lợi ích của việc biết mục đích của giao tiếp
- 1.2 Giải thích lý do để biết khán giả biết được truyền thông là ai
- 1.3 Giải thích mục đích của việc biết kết quả dự kiến của giao tiếp
- 1.4 Mô tả các phương pháp giao tiếp khác nhau và khi nào sử dụng chúng
- Bằng lời nói
- Phi ngôn ngữ
- Giao tiếp chính thức
- 2.1 Xác định các nguồn thông tin liên quan có thể được sử dụng khi chuẩn bị thông báo bằng văn bản
- Nguồn chính
- Nguồn thứ hai
- 2.2 Mô tả các nguyên tắc giao tiếp để sử dụng các hình thức điện tử của giao tiếp bằng văn bản trong môi trường kinh doanh
- 2.3 Giải thích các phong cách và sắc thái khác nhau của ngôn ngữ và tình huống khi chúng có thể được sử dụng cho giao tiếp bằng văn bản
- 2.4 Giải thích lý do lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ phù hợp với mục đích giao tiếp bằng văn bản
- 2.5 Mô tả các cách tổ chức, cấu trúc và trình bày thông tin dạng văn bản để nó đáp ứng nhu cầu của các đối tượng khác nhau
- 2.6 Mô tả các cách kiểm tra tính chính xác của nội dung trong thông tin bằng văn bản
- Kiểm tra điểm cho độ chính xác
- Kiểm tra Chính tả và Ngữ pháp
- Sử dụng Mẫu
- 2.7 Giải thích mục đích của việc sử dụng chính xác ngữ pháp, dấu câu và chính tả
- 2.8 Giải thích ý nghĩa của nó bằng tiếng Anh thông thường và tại sao nó được sử dụng
- 2.9 Giải thích mục đích của việc hiệu đính và kiểm tra tác phẩm đã viết
- 2.10 Giải thích mục đích của việc công nhận công việc quan trọng và công việc khẩn cấp
Đơn vị này bao gồm giao tiếp thích hợp trong môi trường kinh doanh.
Ảnh của Antenna trên Unsplash
Giao tiếp trong Môi trường Kinh doanh là một Nhóm A, đơn vị bắt buộc ba tín chỉ đối với Văn bằng Trình độ Nghề Quốc gia Cấp độ 3 về Kinh doanh và Quản trị, được cung cấp ở Anh, Wales và Bắc Ireland. Mô-đun này giúp ứng viên hiểu biết thấu đáo về mục đích giao tiếp. Ứng viên cũng học cách giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản, cách tìm kiếm và sử dụng phản hồi (và tầm quan trọng của nó) cũng như cách phát triển kỹ năng giao tiếp cho các cấp độ tiếp theo.
Bài viết này sẽ đề cập đến từng kết quả của mô-đun, giải thích ý nghĩa của chúng và thảo luận cách đạt được chúng. Nó sẽ giúp bạn hiểu được những gì ứng viên dự kiến sẽ viết chung. Tùy thuộc vào công việc cụ thể của bạn, bạn sẽ phải sửa đổi những gì được viết ở đây cho công việc và tổ chức của riêng bạn khi chuẩn bị danh mục đầu tư của riêng bạn.
Cách sử dụng bài viết này
Bài viết này đề cập đến Kết quả 1 và 2 của Bài 304 cho Chứng chỉ NVQ Cấp 3 về Kinh doanh và Quản trị, bao gồm các yếu tố của giao tiếp trong môi trường làm việc.
Nó hoàn toàn là thông tin và có nghĩa là để hướng dẫn bạn trong quá trình biên soạn danh mục đầu tư của riêng bạn. Đừng sao chép trực tiếp bất cứ thứ gì vào đây cho tệp của bạn, vì tệp của bạn cần được điều chỉnh cho phù hợp với các chi tiết cụ thể của công việc và tổ chức của bạn. Việc sao chép trực tiếp ngôn ngữ từ bài viết này không chỉ không trung thực mà còn làm suy yếu tệp của bạn.
Kết quả 1: Hiểu Mục đích của Truyền thông Lập kế hoạch
1.1 Giải thích lợi ích của việc biết mục đích của giao tiếp
Giao tiếp đề cập đến việc truyền tải ý tưởng hoặc nội dung giữa các cá nhân, nhóm hoặc cá nhân và nhóm. Giao tiếp bao gồm:
- Nguồn: người hoặc những người tạo tin nhắn.
- Thông điệp: nội dung của cuộc giao tiếp.
- Phương tiện: cách thức giao tiếp được truyền đi (email, điện thoại, gặp trực tiếp, v.v.).
- Người nhận : khán giả hoặc người được giao tiếp. Kỹ năng tiếp nhận bao gồm nghe và đọc một cách hiệu quả.
Trong môi trường kinh doanh, chúng tôi giao tiếp bằng cách lắng nghe vấn đề của nhau và bằng cách giải quyết các vấn đề hàng ngày cùng nhau.
1.2 Giải thích lý do để biết khán giả biết được truyền thông là ai
Nếu bạn hiểu khán giả của mình, bạn có thể giao tiếp và thuyết phục họ hiệu quả hơn.
Để đảm bảo thông điệp của bạn sẽ được đón nhận, bạn cần tìm hiểu khán giả mong đợi điều gì, tâm trạng của họ và những câu hỏi họ có thể muốn bạn trả lời.
1.3 Giải thích mục đích của việc biết kết quả dự kiến của giao tiếp
Hiểu "kết quả dự định" của giao tiếp có nghĩa là hiểu cả thông điệp của chính bạn và cách khán giả có thể tiếp nhận nó.
Đối tượng có thể là:
- Một đồng nghiệp duy nhất
- Một số người trong cuộc họp
- Một căn phòng đầy người
Khi giao tiếp, bạn nên biết liệu mình có đang cố gắng:
- Truyền đạt thông tin
- Truy vấn
- Sự giải trí
Hiệu quả của giao tiếp phụ thuộc vào mức độ bạn hiểu mục đích của mình đan xen với vị trí và kỳ vọng của khán giả.
1.4 Mô tả các phương pháp giao tiếp khác nhau và khi nào sử dụng chúng
Giao tiếp có thể được phân loại thành: bằng lời nói hoặc không lời, chính thức hoặc không chính thức.
Bằng lời nói
- Giao tiếp bằng lời nói là loại giao tiếp quan trọng, phổ biến và hiệu quả nhất. Nói trực tiếp và lắng nghe giúp chúng ta hiểu được nhu cầu cảm xúc của nhau.
- Giao tiếp bằng lời nói hiệu quả liên quan nhiều đến mức độ bạn lắng nghe người khác cũng như cách bạn nói chuyện với họ.
Phi ngôn ngữ
- Giao tiếp phi ngôn ngữ có nghĩa là viết, nhưng cũng đề cập đến ngôn ngữ ký hiệu, nét mặt và cử chỉ. Giao tiếp phi ngôn ngữ kém hiệu quả hơn giao tiếp bằng lời nói — tốt hơn là trực tiếp — nhưng điều quan trọng là bạn phải nắm bắt được các dấu hiệu phi ngôn ngữ.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể tăng cường giao tiếp bằng lời nói. Ngôn ngữ cơ thể và nét mặt thường trung thực và có thể giúp truyền đạt sự chân thành.
- Một số người — bao gồm nhưng không giới hạn ở những người khiếm thính — chủ yếu sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ dưới dạng ngôn ngữ ký hiệu, cử chỉ và nét mặt.
- Giao tiếp không chính thức là những tương tác mặt đối mặt xảy ra tình cờ trong suốt cả ngày. Chúng có thể liên quan đến công việc hoặc không, bằng lời nói hoặc không lời.
- Một số ví dụ là: một cuộc trò chuyện về điều gì đó không liên quan đến công việc trong phòng ăn trưa, một email nhanh hỏi về tình trạng của một dự án hoặc một mẩu giấy nhắn yêu cầu một cuộc họp ngẫu hứng, để nêu tên một số.
Giao tiếp chính thức
- Một số loại thông tin liên lạc phù hợp với các kỳ vọng hoặc giao thức chính thức, được ghi lại theo một cách nào đó, hoặc được lên kế hoạch và diễn tập trước thời hạn.
- Một ví dụ về giao tiếp bằng lời nói chính thức là một bài thuyết trình có kịch bản. Giao tiếp chính thức phi ngôn ngữ bao gồm các mục bằng văn bản như báo cáo hàng năm, điều khoản làm việc và hợp đồng.
Kết quả 2: Hiểu cách giao tiếp bằng văn bản
2.1 Xác định các nguồn thông tin liên quan có thể được sử dụng khi chuẩn bị thông báo bằng văn bản
Các nguồn thông tin có thể được phân loại là chính hoặc phụ.
Nguồn chính
- Nguồn chính được tạo ra trong một sự kiện. Loại thông tin này được thu thập bởi một người trực tiếp tiếp xúc với sự việc hoặc sự kiện.
- Các nguồn này có thể là nhật ký, thư từ, báo chí, hồ sơ tòa án, phỏng vấn, khảo sát, v.v.
- Các nguồn chính thường không sai sót và gần nhất với chính các sự kiện.
Nguồn thứ hai
- Loại thông tin này được lọc thông qua một người nào đó bị xóa khỏi sự kiện chính.
- Các nguồn này có thể được giải thích hoặc phân tích tài liệu của nguồn chính và bao gồm sách, tài liệu diễn giải hoặc lời kể của người ngoài về một sự kiện.
- Thông thường, các nguồn thứ cấp diễn giải một sự kiện và có thể được tạo ra sau đó.
2.2 Mô tả các nguyên tắc giao tiếp để sử dụng các hình thức điện tử của giao tiếp bằng văn bản trong môi trường kinh doanh
Giao tiếp điện tử đề cập đến email, fax hoặc bất kỳ thông tin liên lạc bằng văn bản nào được truyền và lưu trữ dưới dạng điện tử.
- Giao tiếp điện tử hiệu quả liên quan đến một mức độ thành thạo kỹ thuật. Bạn phải đủ khéo léo để truyền tải thông tin qua các công nghệ viễn thông và biết cách sử dụng phần mềm cần thiết.
- Khi lựa chọn phương thức liên lạc điện tử để trao đổi thông tin, bạn nên suy nghĩ kỹ và quyết định phương thức liên lạc tốt nhất và hiệu quả nhất.
- Trong môi trường văn phòng, bạn phải có khả năng diễn giải thông tin từ các nguồn điện tử và có kỹ năng diễn giải tốt.
2.3 Giải thích các phong cách và sắc thái khác nhau của ngôn ngữ và tình huống khi chúng có thể được sử dụng cho giao tiếp bằng văn bản
Văn bản thông tục, bình thường và trang trọng là những phong cách khác nhau với những kỳ vọng và kết quả riêng của chúng. Phong cách viết bạn sử dụng phụ thuộc vào ý định của bạn, phương tiện của bạn và khán giả của bạn.
- Ngôn ngữ thông thường là thân mật và đối thoại. Đó là cách bạn viết tin nhắn văn bản hoặc trò chuyện thân thiện. Có thể, bạn chỉ sử dụng ngôn ngữ bình thường một cách thận trọng trong công việc, đặc biệt là với cấp trên của bạn. Ngôn ngữ bình thường là cách bạn nói chuyện với đồng nghiệp của mình.
- Ngôn ngữ thông tục cũng tương tự như vậy, và dùng để chỉ ngôn ngữ chúng ta sử dụng để giao tiếp với gia đình và bạn bè thân thiết. Ngôn ngữ thông tục bao gồm tiếng lóng và phương ngữ.
- Ngôn ngữ trang trọng được sử dụng trong giao tiếp kinh doanh và được sử dụng khi bạn muốn thể hiện là chuyên nghiệp và có thẩm quyền. Nó cũng phụ thuộc vào từ ngữ và giọng điệu bạn sử dụng. Trong văn bản chính thức, ngôn ngữ của bạn phải có cú pháp, từ vựng và ngữ pháp phù hợp.
2.4 Giải thích lý do lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ phù hợp với mục đích giao tiếp bằng văn bản
Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng, suy nghĩ, cảm xúc và cảm xúc thông qua lời nói, tín hiệu, chữ viết hoặc hành vi. Ngôn ngữ mà chúng tôi sử dụng phải dễ hiểu, chính xác và tế nhị.
Mỗi loại thông điệp — phàn nàn, phút và bất bình, cho đến một vài cái tên — đòi hỏi các mức độ tế nhị khác nhau.
- Đặc biệt khi viết điều gì đó quan trọng, hãy luôn cố gắng đề cập đến tổ chức hoặc nhóm một cách chung chung thay vì biến nó thành cá nhân.
- Bắt đầu với những điểm tích cực trước những điểm tiêu cực, để người nhận không đặt vào tình thế phòng thủ ngay lập tức.
- Hãy giải thích sự việc một cách thẳng thắn, thay vì sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc gián tiếp.
- Trong khi viết, tránh sử dụng chữ in đậm hoặc viết hoa. Điều này được coi là thù địch trong giao tiếp bằng văn bản.
2.5 Mô tả các cách tổ chức, cấu trúc và trình bày thông tin dạng văn bản để nó đáp ứng nhu cầu của các đối tượng khác nhau
Khi tổ chức, cấu trúc và trình bày thông tin bằng văn bản, hãy ghi nhớ những điều sau:
- Khi thuyết trình, hãy chuẩn bị trước tất cả các tài liệu cần thiết. Chúng có thể bao gồm bản trình bày PowerPoint (hoặc phần mềm trình chiếu tương tự), tài liệu phát tay hoặc kịch bản cho chính bạn.
- Giữ các tài liệu theo đúng thứ tự để quá trình truyền thông không bị nhầm lẫn hoặc lỗi. Kiểm tra kỹ đơn đặt hàng trước.
- Trong khi trình bày, hãy rõ ràng về mục tiêu của bạn. Cung cấp phần giới thiệu về những gì bạn sẽ trình bày, động cơ của bạn khi trình bày, tại sao những người tham dự ở đó và tại sao chủ đề lại quan trọng.
- Trình bày công việc của bạn từng bước, rõ ràng bằng cách sử dụng các tài liệu tham khảo thích hợp khi cần thiết.
- Cuối cùng, hãy kết thúc bằng cách giải thích tất cả các mục tiêu của bạn đã được đáp ứng như thế nào.
- Dành thời gian để trả lời câu hỏi.
2.6 Mô tả các cách kiểm tra tính chính xác của nội dung trong thông tin bằng văn bản
Mọi thông tin liên lạc bằng văn bản cần phải chính xác, được định dạng chuyên nghiệp và không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Kiểm tra phần sau trước khi tài liệu được hoàn thiện để gửi cho người nhận.
Kiểm tra điểm cho độ chính xác
- Sự không chính xác có thể làm tổn hại đến danh tiếng của bạn và tổ chức của bạn. Tùy thuộc vào vấn đề, các tác động có thể từ đáng xấu hổ đến thảm hại.
- Các chi tiết cần được kiểm tra kỹ bao gồm: ngày tháng, tên, thống kê, sự kiện và trích dẫn.
- Nếu bạn không chắc chắn về bất cứ điều gì, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra với người có kiến thức hoặc kinh nghiệm.
Kiểm tra Chính tả và Ngữ pháp
- Hầu hết các trình xử lý văn bản và hệ thống email đều có trình kiểm tra chính tả tích hợp sẵn. Mặc dù vậy, hãy sử dụng phán đoán của bạn, vì chúng không phải lúc nào cũng chính xác, đặc biệt khi nói đến tên người hoặc biệt ngữ cụ thể trong ngành.
- Luôn luôn tự đọc qua một tài liệu hai lần trước khi hoàn thiện.
- Nhờ người khác đọc và chỉnh sửa tài liệu cho bạn. Một đôi mắt tươi mới sẽ nhận ra những sai sót mà bạn đã bỏ qua.
Sử dụng Mẫu
- Nhiều tổ chức có các kiểu nội bộ cho các tài liệu khác nhau. Tất cả chúng sẽ có sẵn dưới dạng các mẫu để bạn có thể dễ dàng nhập thông tin.
- Nếu giao tiếp không có khuôn mẫu quy định, bạn nên nghiên cứu phong cách phù hợp tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức hoặc bộ phận của bạn. Hãy hỏi đồng nghiệp của bạn hoặc tìm các tài liệu tương tự để hiểu về phong cách phù hợp.
2.7 Giải thích mục đích của việc sử dụng chính xác ngữ pháp, dấu câu và chính tả
- Ngữ pháp, dấu câu và chính tả phù hợp đảm bảo người đọc của bạn sẽ dễ dàng đọc thông tin liên lạc của bạn, giúp giao tiếp hiệu quả hơn.
- Khi một tài liệu có sai sót thực tế, người đọc có xu hướng không tin tưởng vào toàn bộ nội dung. Nhận thấy sự không đáng tin cậy có thể có tác động tiêu cực đến danh tiếng của bạn và do đó, vị thế của bạn trong tổ chức của bạn.
2.8 Giải thích ý nghĩa của nó bằng tiếng Anh thông thường và tại sao nó được sử dụng
Tiếng Anh thuần túy là ngôn ngữ nhấn mạnh sự rõ ràng và tránh ngôn ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ. Điều đặc biệt quan trọng khi nói chuyện với những người bên ngoài chuyên môn của bạn, những người cần ngôn ngữ kỹ thuật được dịch sang một thứ dễ hiểu hơn.
Tiếng Anh đơn giản:
- Có thể được sử dụng để giao tiếp với bất kỳ ai, bất kể kỹ năng đọc hoặc kiến thức của họ.
- Rõ ràng và trực tiếp, không có gì bị che giấu, không có các từ hoặc ý tưởng không cần thiết.
- Không có biệt ngữ kỹ thuật hoặc tiếng lóng.
2.9 Giải thích mục đích của việc hiệu đính và kiểm tra tác phẩm đã viết
Bạn nên đọc lại tất cả các công việc đã viết. Có một số lý do cho điều này:
- Việc viết đúng ngữ pháp phản ánh rất tốt tính chuyên nghiệp và sự khó tính của bạn, cũng như của tổ chức bạn. Người khác sẽ đánh giá bạn dựa trên mức độ bóng bẩy của tác phẩm viết của bạn.
- Văn xuôi được viết tốt sẽ ít tốn thời gian hơn cho người đọc so với văn bản có lỗi, giúp giao tiếp bằng văn bản hiệu quả hơn.
Tất cả các công việc bằng văn bản, từ email đến biên bản cuộc họp cho đến các báo cáo chính thức, phải được hiệu đính để tìm lỗi.
2.10 Giải thích mục đích của việc công nhận công việc quan trọng và công việc khẩn cấp
Trong công việc hàng ngày, chúng ta có nhiều nhiệm vụ đan xen, một số nhiệm vụ quan trọng, một số khẩn cấp và một số công việc có mức độ ưu tiên thấp. Tất cả các nhiệm vụ đều có thời hạn cần được đáp ứng. Tuy nhiên, tầm quan trọng và tính cấp thiết là hai điều khác nhau. Một số nhiệm vụ có thể là cả hai, nhưng nhận biết nhiệm vụ nào là