Lập kế hoạch để có trải nghiệm triển lãm thương mại thành công

Những lý do Công ty của bạn nên trưng bày tại Triển lãm thương mại

Triển lãm thương mại là một cách tuyệt vời để tạo khách hàng tiềm năng mới và gặp gỡ các nhà cung cấp và đối tác tiềm năng. Trưng bày tại các triển lãm thương mại cần nhiều thời gian lập kế hoạch, quản lý dự án chặt chẽ, khả năng lập kế hoạch và quản lý ngân sách, và làm việc với nhiều người. Vì triển lãm thương mại là một khoản đầu tư, nên cần cân nhắc kỹ lưỡng về địa điểm, đối tượng và các đơn vị triển lãm khác.

Nếu bạn biết rằng khách hàng và khách hàng tiềm năng của mình tham dự một triển lãm thương mại cụ thể mỗi năm và bạn có sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp là điểm khác biệt rõ ràng so với các đối thủ cạnh tranh, thì bạn nên đăng ký tham gia triển lãm. Tùy thuộc vào ngành và dịch vụ cung cấp của bạn, đừng mong đợi kết thúc giao dịch tại gian hàng của bạn. Thay vào đó, hãy xem đó là bước khởi đầu của việc xây dựng mối quan hệ mới với các đối tác, nhà cung cấp và đại lý tiềm năng.

Những Lý Do Công Ty Của Bạn Không Nên Trưng Bày Tại Triển Lãm Thương Mại

Nếu công ty của bạn trưng bày tại cùng một sự kiện năm này qua năm khác và không thu được hoạt động kinh doanh mới nào, nên có một cuộc thảo luận về việc có nên tiếp tục trưng bày tại sự kiện hay không.

Nếu khán giả không thay đổi, các nhà triển lãm không thay đổi và nếu bạn không có gì mới để cung cấp, thì bạn có thể tìm ra cách hiệu quả hơn để chi tiêu những đô la ngân sách đó. Ví dụ: bạn có thể đưa số tiền đó vào các chiến dịch Trả cho mỗi lần nhấp chuột của mình hoặc cho các quảng cáo tiếp thị lại. Quảng cáo tiếp thị lại có mục đích giữ thương hiệu và đề xuất giá trị của bạn trước khách truy cập trang web.

Nếu bạn dự định tham dự vì bạn muốn tiếp cận bảng giá và nước sốt bí mật của đối thủ cạnh tranh, bạn sẽ không tìm thấy nó tại một triển lãm thương mại. Nếu bạn không quan tâm đến việc xây dựng các mối quan hệ, thì một cuộc triển lãm thương mại có lẽ không phải là một khoản đầu tư tốt.

Câu hỏi thăm dò ý kiến

Lập kế hoạch Triển lãm tại các Hội nghị và Triển lãm Thương mại Hàng năm

Việc lập kế hoạch cho một triển lãm thương mại lớn có thể mất vài tháng và điều quan trọng là phải có người quản lý dự án đứng đầu về loại hình tổ chức sự kiện này. Điều này sẽ đảm bảo rằng các mốc thời gian được đáp ứng, ngân sách luôn đúng hướng và tất cả các cơ hội đều được kiểm tra kỹ lưỡng.

Hầu hết các triển lãm thương mại ngành diễn ra theo năm dương lịch nhưng thay đổi theo địa điểm. Ví dụ, một triển lãm thương mại thường được tổ chức vào mùa thu hàng năm, nhưng các ngày có thể dao động một hoặc hai tuần. Điều này có thể xảy ra do lịch trình của địa điểm, hoặc đơn giản là vì chương trình luôn bắt đầu vào Chủ Nhật và luôn kết thúc vào Thứ Tư.

Quản lý ngân sách triển lãm thương mại yêu cầu người quản lý đó chọn các triển lãm thương mại nơi họ có thể tạo ra tác động lớn nhất. Xem lại tài liệu trực tuyến để tìm ra các công ty đang tài trợ cho sự kiện. Tìm hiểu xem các diễn giả sẽ là ai và xác định xem chủ đề có phù hợp với chiến lược của bạn trong năm hay không.

Nếu không có sự tương thích, thì hãy kiểm tra các hội nghị khác sẽ tương thích với thương hiệu của bạn, đối tượng của bạn và sẽ có loại khách hàng tiềm năng phù hợp.

Cơ hội phát biểu thường là một phần của gói tài trợ lớn. Tuy nhiên, nếu một giám đốc điều hành trong nhóm của bạn có thể tạo ra tác động thì hãy xem xét việc tài trợ sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn.

Bố trí gian hàng nên có chỗ ngồi

Những người tham dự sẽ đánh giá cao cơ hội ngồi xuống trong vài phút.

Cách chọn Không gian Triển lãm Tốt nhất cho Công ty của Bạn

Lựa chọn không gian trưng bày cần có kế hoạch cẩn thận. Nếu một đối thủ cạnh tranh có lịch sử lâu đời tại triển lãm thương mại hàng năm lần đầu tiên chọn không gian của họ, thì bạn có thể không muốn ở bên kia lối đi hoặc bên cạnh họ. Công ty đang quản lý không gian triển lãm thường sẽ đăng bố cục tầng trên trang web của họ, với không gian gian hàng được chọn và tên công ty của các đơn vị triển lãm khác. Không thể cạnh tranh với một công ty có màn hình LED lớn và hai chục nhân viên bán hàng. Vì vậy, nó là rất quan trọng để lựa chọn cẩn thận không gian của bạn. Nếu không, gian hàng của bạn sẽ bị lạc trong tiếng ồn.

Lưu trữ hiện vật là một chi phí kinh doanh

Thanh toán cho bộ nhớ dễ dàng hơn và để các chuyên gia quản lý các gian hàng chật chội của bạn.

Lợi ích của việc thanh toán cho kho lưu trữ gian hàng

Gian hàng 20 x 30 được đóng trong một số thùng lớn và cần phải có xe nâng để di chuyển. Nó quá lớn để chứa hoặc quản lý trong văn phòng công ty. Chúng tôi có thể đưa gian hàng 6 'vào trong nhà và quản lý việc vận chuyển đến và đi từ các sự kiện khác nhau. Lợi ích của việc đặt nó tại một công ty triển lãm có nghĩa là các tấm và khung của gian hàng được kiểm tra độ mòn và hư hỏng mỗi khi nó được đưa trở lại nhà kho. Nếu bảng điều khiển bị hỏng, họ có thể in và thay thế nó trước khi đưa gian hàng về kho.

Sau khi thông tin được nhập vào cổng thông tin trực tuyến và các món ăn theo thực đơn 'gọi món' được chọn như một phần của lô hàng, công ty triển lãm sẽ gửi đề xuất qua email cho tôi. Đề xuất là một ước tính cho vận chuyển khứ hồi. Đề xuất bao gồm đóng gói, vận chuyển và trả lại gian hàng.

Bản cáo bạch Triển lãm Thương mại và Bộ Công cụ Dịch vụ Triển lãm

Công ty tổ chức triển lãm thương mại sẽ có Bản cáo bạch và Bộ công cụ dịch vụ của nhà triển lãm. Bản cáo bạch có thông tin về ngày tháng, địa điểm, chỉ định không gian gian hàng và thông tin đặt phòng khách sạn. Nó cũng sẽ chứa thông tin về các chương trình Đối tác, số liệu thống kê về năm trước, nhân khẩu học của người tham dự, và các cơ hội quảng cáo và tài trợ trong sự kiện.

Bộ Công cụ Dịch vụ Nhà triển lãm có nhiều chi tiết hơn và phù hợp hơn với các chi phí và cơ hội cụ thể tại triển lãm. Bộ công cụ cũng sẽ chứa thông tin về các nhà cung cấp chương trình. Nếu gian hàng của bạn có đèn, bạn sẽ phải đặt điện. Nếu bạn định sử dụng máy quét tại gian hàng của mình để nắm bắt thông tin khách truy cập trên huy hiệu của họ, bạn sẽ cần có Internet không dây hoặc Wi-Fi. Nếu bạn định sử dụng cây xanh dưới dạng cây giả, người trang trí chương trình sẽ có sẵn những lựa chọn phong phú.

Nếu triển lãm thương mại được tổ chức tại một trung tâm hội nghị, bạn sẽ cần phải hiểu những kỳ vọng về lao động tại chỗ. Nhiều chương trình lớn sử dụng lao động công đoàn để lắp ráp và phá bỏ các gian hàng. Nếu đúng như vậy, điều rất quan trọng là bạn phải biết mình có thể làm gì và không thể làm gì dưới hình thức sắp đặt và chia nhỏ.

Quảng cáo tại Triển lãm Thương mại là Đắt

Chi tiêu tiền quảng cáo của bạn ở nơi mà khán giả sẽ nhìn thấy nó.

Cơ hội tài trợ và quảng cáo

Trong thời gian bạn đang lên kế hoạch cho hàng trăm thông tin chi tiết xung quanh gian hàng của mình tại triển lãm thương mại, bạn sẽ nhận được nhiều email và cuộc gọi điện thoại về các cơ hội trở thành Nhà tài trợ và quảng cáo.

Sự khác biệt giữa Tài trợ và Quảng cáo có thể là $ 10.000- $ 25.000. Lợi ích của việc tài trợ cho buổi biểu diễn sẽ được cung cấp dưới hình thức chi tiêu theo tầng. Khoản tài trợ 25.000 đô la có thể mang lại cho bạn lợi ích từ việc hiển thị trước email và đặt logo công ty của bạn ở nhiều nơi khác nhau xung quanh hội trường hoặc phòng khiêu vũ của khách sạn.

Bạn có thể có cơ hội quảng cáo trên tạp chí của tổ chức và bạn có thể nhận được không gian kỹ thuật số trên trang web triển lãm thương mại (với mức tài trợ của bạn) và trên trang web của tổ chức. Quảng cáo không được tài trợ là tự giải thích. Bạn chỉ đơn giản là trả tiền cho không gian in hoặc kỹ thuật số mà không có lợi ích của tài trợ.

Danh sách Email Triển lãm và Kêu gọi Hành động

Bạn cần hiểu khán giả của mình và những người tham dự sự kiện. Công ty chủ trì thường sẽ gửi email danh sách đơn vị triển lãm 30 ngày trước sự kiện. Tuy nhiên, danh sách thường sẽ được giới hạn ở những thứ sau: Tên, Họ, Tên công ty, Chức vụ, Thành phố và Tiểu bang. Các Điều khoản bạn đồng ý tuân theo với công ty chủ quản thường sẽ bao gồm quy định rằng bạn (công ty) sẽ không gửi email cho các đơn vị triển lãm khác. Nhưng có thể có một thông báo trước đối với thỏa thuận nếu bạn là công ty Tài trợ.

Một trong những lợi ích của việc trở thành công ty tài trợ có thể cung cấp cho bạn quyền truy cập vào việc triển khai email hiển thị trước của bên thứ ba. Theo kinh nghiệm của tôi với tư cách là một công ty Tài trợ, chúng tôi đã có cơ hội cung cấp văn bản email và liên kết đến một công ty bên thứ ba được chấp thuận. Công ty có quyền truy cập vào các địa chỉ email và sẽ triển khai hai email thay mặt chúng tôi. Tôi đã làm việc chặt chẽ với công ty để lên lịch ngày và giờ cũng như kiểm tra email trên nhiều kênh để đảm bảo thông báo hoạt động như thiết kế đáp ứng cho các thiết bị khác nhau và cho các trình duyệt khác nhau. Tôi sẽ bao gồm dòng chủ đề, nội dung email, lời kêu gọi hành động và liên kết đến trang đích của chúng tôi cho cả hai email.

Mục tiêu của cả hai email là chuyển hướng người nhận đến một trang đích cụ thể trên trang web của chúng tôi. Dòng tiêu đề được thiết kế để thu hút sự quan tâm của người nhận, vì vậy họ sẽ mở email. Lời kêu gọi hành động là lời mời đăng ký để giành giải thưởng công nghệ cao tại một buổi rút thăm sẽ được tổ chức sau buổi biểu diễn. Ba liên kết khác nhau trong email sẽ đưa người nhận đến trang đích của cuộc thi. Gửi thông tin của họ, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại của họ sẽ tự động nhập họ vào cuộc thi của chúng tôi và họ có thể nhận thẻ Starbucks trị giá $ 5 trong giờ triển lãm.

Lời kêu gọi hành động khác là lời mời yêu cầu một cuộc hẹn tại gian hàng trong giờ triển lãm. Năm đầu tiên tôi sử dụng chiến thuật này, chúng tôi đã nhận được 24 yêu cầu đặt hẹn. Trong năm thứ hai, chúng tôi nhận được 48 yêu cầu đặt hẹn. Mỗi buổi sáng của sự kiện, tôi gửi email được cá nhân hóa cho những người đã yêu cầu cuộc hẹn, như một lời nhắc nhở về thời gian họ đã yêu cầu. Chúng tôi đã có một màn trình diễn mạnh mẽ trong cả hai năm, nhưng không phải ai cũng xuất hiện như đã định. Tuy nhiên, những lần lỡ hẹn đó đã được giao cho nhóm bán hàng của chúng tôi để theo dõi, sau buổi biểu diễn.

Nhiều hội nghị không chia sẻ danh sách email của người tham dự

Nhiều hội nghị sử dụng bên thứ ba để triển khai email đến danh sách người tham dự. Để gửi email đến người tham dự, bạn thường cần mua gói triển lãm thương mại bao gồm lợi ích tiếp thị qua email.

Theo kinh nghiệm của tôi, bạn (thương hiệu) sẽ viết email và làm việc với nhà cung cấp dịch vụ email đối tác. Đối tác sẽ đưa ra một bộ ngày và giờ để triển khai email của bạn vào danh sách triển lãm thương mại gồm những người tham dự, nhà cung cấp và các đối tác khác.

Kiểm tra email trước ngày triển khai

Kiểm tra email của bạn là hoàn toàn quan trọng. Một số email tồi tệ nhất mà tôi nhận được đã được gửi qua một đối tác, nhưng thương hiệu đã không kiểm tra email. Tôi đã nhận được các email bắt đầu bằng;

- Kính thưa, - Xin chào {First_Name}

cùng với một loạt các thảm họa tiếp thị qua email có thể phòng ngừa khác.

Lời khuyên tốt nhất của tôi là làm việc với đối tác email và kiểm tra kỹ lưỡng email của bạn để đảm bảo thương hiệu được thể hiện một cách thích hợp và được người nhận coi trọng.

Sử dụng dòng chủ đề email hấp dẫn và chu đáo

Mục đích của email là thu hút những người tham dự khác đến gian hàng của bạn. Có rất nhiều cách khác nhau để đưa họ đến đó, nhưng trước tiên bạn cần yêu cầu họ mở email của bạn.

Bao gồm Kêu gọi Hành động trong Email

Các cuộc thi là một cách tuyệt vời để thu hút mọi người đến gian hàng của bạn. Tuy nhiên, các cuộc thi thu hút mọi người chỉ muốn giành chiến thắng trong một cuộc thi, vì vậy bạn phải chuẩn bị cho điều đó.

Mục tiêu đầu tiên của email là thu hút được đúng loại người đến gian hàng của bạn. Mục tiêu thứ hai của email là thu hút những người có thể đủ tiêu chuẩn trong thời gian thực bởi những người ra quyết định hoặc nhóm bán hàng. Những người tham dự đủ điều kiện là những người bạn muốn theo dõi ngay sau buổi biểu diễn, vì vậy họ sẽ nhớ đến bạn và để bạn có thể tiếp tục mối quan hệ.

Triển lãm Thương mại Thế chấp so với Quà tặng Sản phẩm

Tài sản thế chấp được in ra rất đắt và có niên đại ngay lập tức. Những người duy nhất được cung cấp tài sản thế chấp in là những người đã đến hẹn hoặc yêu cầu một cuộc hẹn khi họ ghé qua gian hàng. Chúng tôi đã gửi kèm một thư mục chứa tài liệu quảng cáo của công ty, Sách trắng, Nghiên cứu điển hình và một tài liệu với Nhóm điều hành. Chúng tôi cũng tặng họ một cây bút Balmain có nhãn hiệu rất đẹp có logo, số điện thoại và trang web của công ty. Chúng tôi cũng cung cấp cho họ một ổ USB phù hợp. Chúng tôi có những vật phẩm khác để trao cho những người chỉ muốn ký tên vào Bản đồ đường mòn của họ. Mỗi năm, chúng tôi trao hàng chục chiếc bút có nhãn hiệu rẻ hơn, hàng trăm thẻ Starbucks trị giá 5 đô la và những thùng kẹo.

Vấn đề là chỉ trao tài sản thế chấp đã in cho những người thực sự quan tâm đến giải pháp của công ty. Nếu không, tất cả tài liệu in đó sẽ bị ném vào thùng rác và chiếm không gian trong các bãi chôn lấp của chúng tôi. Mục tiêu của những chiếc bút rẻ tiền hơn là cung cấp cho khách tham quan gian hàng thứ gì đó đủ nhỏ để mang về nhà, có nhãn hiệu và có URL trang web và số điện thoại. Món đồ đó là thứ họ có thể sử dụng hàng ngày và đủ đẹp cho gia đình hoặc văn phòng.

Chức năng của nhân viên và quy mô gian hàng



Kích thước gian hàng	# Công nhân gian hàng	Chức năng
10x10	1-2	Bán hàng
10x30	2	Bán hàng
20x30	6-8	Bán hàng / Tiếp thị

Bài học rút ra từ triển lãm

Một trong những bài học kinh nghiệm là ngừng làm những gì bạn luôn làm nếu nó không hiệu quả. Đánh giá sự thành công và thất bại của mỗi triển lãm thương mại và sử dụng những bài học đó để xác định xem liệu nó có đáng để đầu tư vào năm sau hay không.

Thử các chiến thuật mới chẳng hạn như trở thành nhà tài trợ của công ty. Việc tài trợ rất tốn kém, nhưng nó có thể mang lại khả năng hiển thị và những lợi ích mà trước đây bạn không có.

Đừng đưa tài liệu in cho tất cả mọi người, vì không phải ai cũng là khách hàng tiềm năng.

Theo dõi sau chương trình là quan trọng. Bạn sẽ gặp hàng chục người trong suốt chương trình, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn theo dõi trong vòng một hoặc hai tuần trước khi họ quên bạn. Lên lịch thời gian để gửi email cho khách hàng và đối tác tiềm năng hoặc theo dõi bằng một cuộc gọi điện thoại.

Và trên hết, hãy dành một chút thời gian để suy ngẫm về việc thực hiện hoàn hảo sự kiện trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho năm sau.