Mục lục:
- Sắp xếp các tệp vật lý của bạn
- Bảng tính là bạn của bạn
- Cách sao chép và dán trong Excel
- Bảng tính được đề xuất để theo dõi hoạt động kinh doanh
- Thu nhập từ nghề tự do
- Chi phí
- Đây là những gì bạn nên đưa vào bảng tính của mình
- Chi phí chung
- Đây là những mục bạn nên ghi lại hàng tháng
- Bảng tính đơn giản cho tất cả người nộp thuế
Những lời khuyên này sẽ giúp bạn vượt qua mùa thuế mà không gặp khó khăn như thường lệ.
Olga DeLawrence
Cuối năm bận rộn và đôi khi căng thẳng. Sau tất cả, chúng tôi có hai kỳ nghỉ liền kề đòi hỏi thời gian, tiền bạc và sự chuẩn bị. Ngày đầu đó, bởi 31 tháng 12 st, thật ra với cái cũ và với cái mới. Ồ, tôi không nói về việc dọn dẹp tủ quần áo của bạn hay nhà kho. Không, tôi đang nói về hồ sơ tài chính, hồ sơ, biên lai và việc đưa mấy con vịt của bạn liên tiếp để trình bày với chú Sam.
Đùa giỡn, phải không?
Chà, không nhất thiết phải như vậy. Hãy làm theo những lời khuyên này và việc dọn dẹp cuối năm thật dễ dàng. Việc thu thập hồ sơ của bạn để chuẩn bị khai thuế hàng năm cũng vậy.
Những lời khuyên này nhằm giúp cuộc sống dễ dàng hơn cho những người trong chúng ta, những người làm việc tại nhà với tư cách là doanh nhân hoặc người giải trí. Lord biết chúng ta đã đủ bận rộn rồi, vậy tại sao không sắp xếp hồ sơ của bạn? Nó sẽ tiết kiệm thời gian và rất nhiều căng thẳng. Hãy tin tôi!
Giữ các tệp của năm hiện tại trong tầm tay
Ảnh của Shauna L Bowling
Sắp xếp các tệp vật lý của bạn
Nhiều người trong chúng ta vẫn thích nhận hóa đơn qua đường bưu điện và thanh toán bằng séc. Dành một ngăn kéo trong bàn làm việc của bạn hoặc một hệ thống tệp di động để chứa các biên lai của năm hiện tại. Tạo một thư mục cho từng chủ nợ và gắn nhãn năm hiện tại trên tab. Bạn cũng nên có một tập hồ sơ về chi phí y tế, vì bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin này trên tờ khai thuế của mình.
Ngoài ra, hãy lập một thư mục năm hiện tại cho các chi phí kinh doanh của bạn, nếu có. Bỏ tất cả biên lai của bạn vào thư mục sau khi ghi lại chi phí. Nếu biên lai của bạn khớp với bảng sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng, hãy tạo một bản sao để thả vào thư mục công việc của bạn. (Xem thêm về việc ghi lại các chi phí liên quan đến kinh doanh ở phần sau của bài đăng này).
Nếu bạn có một hệ thống lưu trữ các giấy tờ như giấy đăng ký kết hôn, hợp đồng bảo hiểm, giấy bảo hành, giấy chủ quyền xe, tờ khai thuế, v.v., (và bạn nên làm như vậy!) Cuối năm là lúc bạn nên dọn dẹp nó. Lướt qua từng thư mục và bỏ rác bất cứ thứ gì đã hết hạn hoặc không còn áp dụng cho gia đình bạn.
Bạn sẽ muốn giữ bảng sao kê ngân hàng, hóa đơn đã thanh toán và những thứ tương tự trong ba năm. Lưu trữ chúng trong tủ với các tệp bạn đang lưu giữ lâu dài. IRS chỉ có ba năm để kiểm tra lợi nhuận, vì vậy bất kỳ thứ gì cũ hơn thời gian đó, bạn có thể gửi đến tệp mười ba, bao gồm tất cả bản sao lưu.
Cắt nhỏ tất cả các tài liệu có thể loại bỏ và thêm chúng vào đống phân trộn của bạn hoặc sử dụng chúng làm vật liệu nung cho lò sưởi.
Bây giờ bạn đã sắp xếp các tệp vật lý của mình, đã đến lúc thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ mà bạn sẽ duy trì thường xuyên. Đây là lúc để duy trì sự tỉnh táo của bạn.
Bảng tính là bạn của bạn
Bây giờ, đừng có đổ hết mọi thứ vào tôi. Ngay cả khi tôi không có kiến thức về kế toán, tôi vẫn sẽ sử dụng chúng. Chúng là cách dễ nhất để duy trì hồ sơ và cung cấp thông tin cho bạn trong nháy mắt. Học cách chèn công thức trong Excel không khó. Và không cần phải chạy băng (trên máy tính) đến thời gian tính thuế là một tiết kiệm thời gian rất lớn.
Đối với những người bạn chưa quen với Excel, đây là hướng dẫn cơ bản hướng dẫn bạn cách thiết lập bảng tính và định dạng công thức:
Cách sao chép và dán trong Excel
Luôn nhớ xóa tất cả dữ liệu, ngoại trừ các công thức. Bằng cách đó, các phép tính sẽ tự động thực hiện khi bạn thêm dữ liệu mới.
Như bạn thấy trong bức ảnh bên dưới, tôi đã xóa tất cả dữ liệu nhưng các công thức vẫn ở đó chờ tôi hoạt động!
Bảng tính được đề xuất để theo dõi hoạt động kinh doanh
Tôi có một số bảng tính mà tôi đã duy trì cho doanh nghiệp của mình và vẫn duy trì để khai thuế cá nhân. Dưới đây là những gì tôi đề xuất để giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn khi đến thời điểm nộp thuế. Loại hình lưu trữ hồ sơ này cũng phục vụ tốt cho bạn bất cứ lúc nào bạn cần cung cấp thông tin tài chính cho một đơn vị yêu cầu. Chỉ cần nhấn một nút, bạn có thể đính kèm các bảng tính này hoặc chuyển đổi chúng thành PDF và gửi chúng qua email cho các thực thể yêu cầu
Theo dõi thu nhập của bạn theo khách hàng
Ảnh của Shauna L Bowling
Thu nhập từ nghề tự do
Mở một sổ làm việc mới và đặt tên là Thu nhập nghề nghiệp tự do hoặc bất cứ thứ gì làm nổi con thuyền của bạn. Chỉ cần đảm bảo rằng đó là thứ bạn sẽ nhớ khi cần tìm kiếm.
Thêm tên của bạn, tên doanh nghiệp, tên của sổ làm việc và năm nó có liên quan. (Xem hình ảnh).
Trong sổ làm việc Kiếm tiền của người làm nghề tự do, tôi đã thêm các bảng tính liên quan đến doanh nghiệp của mình. Chúng như sau:
- Thu nhập 2015
- Chi phí 2015
- Mileage 2015
- Chi phí chung 2015
Lưu ý: Tôi đã đóng cửa công việc kinh doanh tự do của mình vào năm 2015, nhưng thông tin tôi cung cấp trong bài viết này là thường xuyên.
Trong tab Thu nhập, tôi đã đặt tên cho các cột như vậy:
- Cột A — Tên dự án
- Cột B — Ngày lập hóa đơn
- Cột C — Số hóa đơn
- Cột D đến Cột M — mỗi cột được chỉ định cho một nguồn thu nhập (khách hàng)
- Cột N — Tổng phụ (tổng tất cả các số trong hàng)
- Cột O — Tổng cộng (điều này thực sự là dư thừa)
- Cột P — Ngày thanh toán
- Cột Q — Ít phí hơn (đôi khi PayPal tính phí cho những người thanh toán chưa được xác minh)
- Cột R — Số tiền đã trả (số tiền ròng đã trả cho tôi)
- Cột S — Số dư (số dư chưa thanh toán)
- Cột T — Tổng số hàng tháng (điều này yêu cầu một công thức riêng thay đổi tùy thuộc vào số hàng mục nhập mà tôi có trong một tháng)
Ở cuối bảng tính, tôi có các công thức cho mỗi cột. Điều này cho phép tôi biết ngay tôi đã kiếm được bao nhiêu từ mỗi khách hàng. Điều này rất hữu ích khi bạn đánh giá lại cơ sở khách hàng của mình. Nó cũng hữu ích vào cuối năm; bạn biết từ những khách hàng nào sẽ mong đợi một 1099 (bất cứ điều gì trên $ 600).
Sau đó, có một công thức chạy qua để cung cấp cho tôi tổng số. Nó phải đồng ý với các tổng trong các cột Q, R, S và T. Đây được gọi là 'bằng chứng'. Nếu tổng số không kiểm tra chéo, bạn đã có lỗi ở đâu đó.
Tại thời điểm này, tôi muốn xen vào. Nếu bất kỳ độc giả nào của tôi cảm thấy quá tải với việc thiết lập bảng tính, tôi sẽ rất sẵn lòng làm điều đó cho bạn. Sau đó, tất cả những gì bạn phải làm là nhập thông tin khi nó xảy ra. Gửi cho tôi một email qua trang hồ sơ Bravewarrior (xem trong "thư của người hâm mộ".)
Theo dõi chi phí kinh doanh của bạn
Ảnh của Shauna L Bowling
Chi phí
Tiếp theo, chúng ta sẽ chuyển đến trang tính Chi phí. Đây là nơi bạn sẽ theo dõi tất cả các chi phí liên quan đến kinh doanh của mình. Tôi đã thiết lập cái này hơi khác một chút. Ba cột đầu tiên lần lượt là Ngày, Người nhận thanh toán và Tổng số. Cột thứ tư được để trống để xem tổng số mà không cần phải chuyển đến cột cuối cùng. Bạn sẽ thấy lý do tại sao tôi thiết lập nó theo cách này khi bạn nhìn thấy các cột tôi đã đặt tên. Hãy nhớ bao gồm tất cả các chi phí hoạt động được khấu trừ thuế, hay còn gọi là chi phí kinh doanh (ngoài chi phí chung – chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề đó sau).
Đây là những gì bạn nên đưa vào bảng tính của mình
- Đồ dùng văn phòng — giấy, mực, mực in, bút, bút chì, v.v.
- Phần mềm
- Phần cứng —CRT, màn hình, máy tính xách tay, loa, máy in, v.v.
- Đào tạo —bất kỳ hội thảo nào bạn tham dự hoặc đào tạo trực tuyến mà bạn phải trả phí
- Thiết bị Sửa chữa & Bảo trì (R & M) — sửa chữa máy tính, v.v.
- Quảng cáo / Tiếp thị — điều này không bao gồm số dặm mà là chi phí thực tế để đưa tên tuổi của bạn ra đó. Đây có thể là nhãn dán cho xe của bạn, danh thiếp, phí in ấn, v.v.
- Giấy phép / Thuế — giấy phép nghề nghiệp và phí đăng ký tên doanh nghiệp của bạn đủ điều kiện tại đây. Tôi cũng liệt kê tên miền và phí trang web hàng năm của mình trong cột này.
- Bảo hiểm —nếu bạn có bảo hiểm riêng chỉ cho doanh nghiệp của mình, chẳng hạn như Trách nhiệm pháp lý nghề nghiệp
- Phí cuộc thi
- Phí (khác) —đây sẽ là phí ngân hàng, phí PayPal và bất kỳ khoản phí nào khác mà bạn phải trả để được thanh toán.
- Bưu chính
- Giải trí — nếu bạn đưa khách hàng đi ăn trưa hoặc ăn tối, hãy nhớ viết tên của khách hàng và những gì đã thảo luận trên biên nhận, nếu không bạn không thể viết tắt.
- Du lịch —còn, điều này không bao gồm số dặm; đó là một phép tính riêng biệt. Điều này sẽ bao gồm vé máy bay, lưu trú khách sạn, thuê xe hơi, v.v. miễn là chúng có liên quan đến kinh doanh.
Bạn sẽ muốn có tổng số chạy xuống từng cột (dọc) sẽ 'chứng minh' cho tổng của hàng (ngang).
Tab Mileage khá thẳng về phía trước. Về cơ bản, nó trông như thế này:
Ghi lại số dặm của bạn
Ảnh của Shauna L Bowling
Khi bạn lái xe đến một sự kiện kết nối, bưu điện, cửa hàng cung cấp đồ dùng văn phòng, để gặp gỡ khách hàng hoặc tiếp đãi khách hàng tại địa phương, số dặm bay của bạn sẽ được khấu trừ. IRS đăng một tỷ lệ khác nhau mỗi năm. Phần mềm thuế hoặc kế toán của bạn sẽ thực hiện tính toán thích hợp khi bạn cung cấp tổng số dặm. Phí đậu xe và phí cầu đường cũng được khấu trừ, vì vậy hãy nhớ giữ biên lai và ghi lại chúng. Tôi thường giữ một cột riêng trong bảng tính quãng đường để theo dõi việc đậu xe và phí cầu đường (xem bảng Chi phí Y tế ở phần sau của bài đăng này để làm ví dụ).
Lưu ý: Nếu bạn chỉ sử dụng xe cho mục đích công việc, bạn có thể chọn đưa xăng và dầu, sửa chữa và bảo dưỡng xe vào khu vực chi phí vận hành. Tuy nhiên, bạn không thể viết tắt số dặm nếu đây là cách bạn đi. Ngoài ra, bạn nên khấu hao chiếc xe (tùy thuộc vào tuổi của nó) nếu nó thực sự là xe của công ty.
Chi phí chung
Chuyển sang Chi phí Chung:
Nếu bạn làm việc tại nhà và có một văn phòng chuyên dụng (tôi đã chuyển phòng ngủ thứ ba của mình thành văn phòng), bạn có thể khấu trừ một phần chi phí của mình. Các tính toán dựa trên diện tích vuông của văn phòng chia cho tổng diện tích vuông của nhà bạn. Phần mềm thuế của bạn sẽ tính toán dựa trên diện tích vuông mà bạn cung cấp.
Đây là những mục bạn nên ghi lại hàng tháng
- Thanh toán thế chấp — nếu thuế và bảo hiểm của bạn được bao gồm trong khoản thanh toán, bạn sẽ phải phá vỡ nguyên tắc khi khai thuế. Chỉ cần khấu trừ số thuế tài sản và bảo hiểm của bạn từ tổng số tiền thanh toán trong năm để đưa ra bảng phân tích chính xác.
- Điện
- Khí đốt —để làm mát và sưởi ấm nhà / nước của bạn
- Nước
- Sửa chữa Nhà — điều này chỉ áp dụng cho những sửa chữa ảnh hưởng đến toàn bộ ngôi nhà, chẳng hạn như sửa chữa lại cấu trúc, đi dây lại, v.v.
- Điện thoại di động —nếu bạn sử dụng cho công việc.
- Điện thoại —nếu bạn có đường dây điện thoại chuyên dụng, hãy đưa thông tin này vào bảng tính chi phí, thay vì ở đây.
- Internet —điều này đặc biệt áp dụng cho các nhà văn. Bất kỳ chuyên gia tự kinh doanh nào dựa vào Internet để kinh doanh đều phải bao gồm chi phí này.
Theo dõi chi phí chung của bạn
Ảnh của Shauna L Bowling
Bảng tính đơn giản cho tất cả người nộp thuế
Đối với tất cả những người đóng thuế đã giảm trừ các khoản khấu trừ, bạn nên duy trì bảng tính cho các chi phí Y tế / Nha khoa và các Khoản đóng góp từ thiện của mình. Theo dõi quãng đường đi của bạn cho cả hai hạng mục, vì nó được tính vào chi phí tự trả của bạn và được khấu trừ.
Bảng tính Y tế / Nha khoa của bạn là một bố cục rất đơn giản, như bạn sẽ thấy bên dưới:
Theo dõi chi phí y tế của bạn, bao gồm cả quãng đường
Ảnh của Shauna L Bowling
Phí bảo hiểm của bạn được khấu trừ, cũng như đơn thuốc, khám bác sĩ, nằm viện, làm việc trong phòng thí nghiệm, điều trị ngoại viện, v.v. Nếu bác sĩ của bạn đã kê đơn kế hoạch giảm cân hoặc tư cách thành viên phòng tập thể dục để điều trị một bệnh cụ thể, bao gồm cả béo phì, thì những khoản đó sẽ được khấu trừ như tốt. Lưu ý từ khóa ở đây được quy định. Việc bác sĩ của bạn đề cập rằng bạn nên giảm cân không đủ điều kiện để bạn được khấu trừ.
Đối với